Autor: flayoo

Wenn ein Kind die Einrichtung verlässt, etwa am Ende des Kitajahres oder beim Übergang in die Schule, muss es nicht gelöscht werden. In Kindy wird ein solches Kind inaktiv gesetzt: Es verschwindet aus dem laufenden Betrieb (aktive Kinderliste, Anwesenheit, Gruppen), bleibt aber vollständig im Bestand erhalten. So gehen keine Daten verloren, und das Kind kann bei Bedarf jederzeit wieder aktiv gesetzt werden.

Gesteuert wird das über das Austrittsdatum in den Vertragsdaten des Kindes. Ein separater „Archivieren“-Knopf existiert nicht: Das Austrittsdatum ist der offizielle Weg. Das Kita-Konto weist im Löschen-Dialog selbst darauf hin: „Um ein Kind nur zu deaktivieren, trage ein Austrittsdatum ein.“

Archivieren, löschen oder Ein-/Austrittsdaten pflegen?

Drei benachbarte Vorgänge, die leicht verwechselt werden:

Dieser Artikel beschreibt das Inaktiv setzen. Das endgültige Löschen ist im Artikel zum Löschen von Kindern und Familien beschrieben, das reine Pflegen der Daten im Artikel zu den Ein-/Austrittsdaten.

Ein einzelnes Kind inaktiv setzen

Ein Kind wird inaktiv, sobald in den Vertragsdaten ein Austrittsdatum eingetragen ist, das in der Vergangenheit liegt.

1. Im Kita-Konto über das Stammdaten-Menü Kinder öffnen.
2. Das betreffende Kind aus der Liste auswählen. Es öffnet sich die Kind-Detailseite auf dem Reiter Profil.
3. Zum Abschnitt Vertragsdaten scrollen.
4. Im Feld Austrittsdatum das Datum eintragen, an dem das Kind die Einrichtung verlässt.
5. Auf Speichern klicken.

Der Status ergibt sich aus Eintritts- und Austrittsdatum:

• Solange kein Austrittsdatum gesetzt ist oder das Austrittsdatum in der Zukunft liegt, bleibt das Kind aktiv und wird ganz normal im Betrieb geführt.
• Sobald das Austrittsdatum erreicht bzw. überschritten ist, gilt das Kind als inaktiv und wird nicht mehr in den aktiven Listen angezeigt.

Soll ein Kind, das die Einrichtung bereits verlassen hat, sofort aus dem aktiven Betrieb genommen werden, ist als Austrittsdatum der tatsächliche letzte Betreuungstag einzutragen.

Mehrere Kinder zum Kitajahr-Wechsel inaktiv setzen

Beim Wechsel des Kitajahres verlassen oft mehrere Kinder gleichzeitig die Einrichtung. Dafür gibt es eine Sammelbearbeitung, mit der bei vielen Kindern auf einmal ein Austrittsdatum gesetzt werden kann.

1. Im Bereich der Einrichtung den Reiter Daten & Berichte öffnen.
2. In der Kategorie Zeiten & Verträge den Punkt Ein-/Austritte wählen. Es erscheint die Ansicht Kinderliste – Ein-/Austrittsdaten.
3. Den Bereich Mehrere Einträge bearbeiten aufklappen.
4. Das Kästchen bei Austrittsdatum aktivieren und das gewünschte Datum eintragen.
5. In der Kinderliste die betroffenen Kinder anhaken. Über Alle auswählen lassen sich alle sichtbaren Kinder auf einmal markieren.
6. Auf Auf … ausgewählte anwenden klicken. Das Austrittsdatum wird in die markierten Zeilen übernommen (die geänderten Zeilen werden farbig hervorgehoben).
7. Zum Übernehmen abschließend auf Speichern klicken.

Über die Umschalter Aktive Kinder und Inaktive Kinder oberhalb der Liste kann jederzeit zwischen beiden Gruppen gewechselt werden, um das Ergebnis zu prüfen.

Was beim Inaktivsetzen passiert

Aktive Listen und Anwesenheit

Ein inaktives Kind erscheint nicht mehr in der aktiven Kinderliste, in der Anwesenheit und in den Gruppenansichten. Es taucht nur noch in der Liste Inaktive Kinder auf. Alle bisherigen Daten des Kindes (Tagebuch, Sammelmappe, Dokumente, Vertragsdaten) bleiben vollständig erhalten und sind über diese Liste weiter einsehbar.

Gruppen-Zuordnung

Die Gruppenzuordnung des Kindes bleibt gespeichert und wird beim Inaktivsetzen nicht gelöscht, sondern nur nicht mehr wirksam: In der Gruppenansicht und in den Gruppenzählungen wird das Kind nicht mehr mitgeführt. Wird das Kind später wieder aktiv gesetzt, ist die zuvor hinterlegte Gruppe weiterhin vorhanden.

Eltern-App

Der Zugang der Familie zur Eltern-App richtet sich danach, welche Kinder der Familie aktiv sind:

• In der App werden nur noch die aktiven Kinder der Familie angezeigt. Ein inaktives Kind verschwindet aus der Kinderauswahl; seine Inhalte sind über die App nicht mehr erreichbar.
• Hat die Familie noch mindestens ein aktives Kind, bleibt der Zugang bestehen und funktioniert für die übrigen Kinder unverändert.
• Ist kein Kind der Familie mehr aktiv, verliert der Zugang seine Grundlage: Die Eltern werden abgemeldet und der Zugang wird deaktiviert. Ein späterer erneuter Zugang setzt eine neue Einladung voraus.

Diese Anpassung erfolgt nicht sekundengenau, sondern wird im Hintergrund regelmäßig nachgezogen.

Auswertungen und Belegung

Inaktive Kinder zählen nicht mehr zu den aktiv betreuten Kindern. Das betrifft insbesondere:

• die Belegung (Auslastung der belegten Plätze im Verhältnis zur Kapazität),
• die Auswertungen unter Daten & Berichte, die sich standardmäßig auf die aktiven Kinder beziehen.

In den Auswertungen lässt sich bei Bedarf zwischen aktiven und inaktiven Kindern umschalten, sodass auch ausgetretene Kinder für Auswertungen zugänglich bleiben.

Inaktive Kinder anzeigen und wieder aktiv setzen

Inaktive Kinder sind über einen eigenen Menüpunkt erreichbar und können wieder in den Betrieb genommen werden.

Inaktive Kinder anzeigen:

1. Im Stammdaten-Menü den Punkt Inaktive Kinder öffnen.
2. Die Liste zeigt alle inaktiv gesetzten Kinder. Ein Kind lässt sich anklicken, um seine Detailseite zu öffnen.

Ein Kind wieder aktiv setzen:

1. Das inaktive Kind über die Liste Inaktive Kinder öffnen.
2. In den Vertragsdaten das Austrittsdatum leeren (oder auf ein Datum in der Zukunft setzen).
3. Sicherstellen, dass ein gültiges Eintrittsdatum hinterlegt ist, das nicht in der Zukunft liegt.
4. Auf Speichern klicken. Das Kind erscheint anschließend wieder in der aktiven Kinderliste.

Inaktive Familien

Neben einzelnen Kindern kann auch eine ganze Familie archiviert werden. Eine archivierte Familie wandert in die Liste Inaktive Familien und wird mit dem Hinweis Archiviert gekennzeichnet.

Eine Familie lässt sich erst archivieren, wenn sie kein aktives Kind mehr hat. Solange noch ein aktives Kind zugeordnet ist, steht die Option nicht zur Verfügung; das Kita-Konto weist darauf hin: „Eine Familie kann archiviert werden, wenn es keine aktiven Kinder gibt.“ Es empfiehlt sich daher, zuerst die Kinder der Familie inaktiv zu setzen und anschließend die Familie zu archivieren.

Eine Familie archivieren:

1. Die Familie über das Stammdaten-Menü unter Familien öffnen.
2. Über Bearbeiten das Bearbeitungsfenster der Familie öffnen.
3. Das Kästchen Familie archivieren aktivieren.
4. Auf Speichern klicken.

Eine archivierte Familie wieder aktiv setzen:

1. Die Familie über den Menüpunkt Inaktive Familien öffnen.
2. Über Bearbeiten das Bearbeitungsfenster öffnen.
3. Das Kästchen Familie archivieren wieder deaktivieren.
4. Auf Speichern klicken.

Der Menüpunkt Familien in der Kinderliste zeigt neben der Anzahl der aktiven Kinder je Familie in Klammern auch die Anzahl der inaktiven Kinder an. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Familien nur noch inaktive Kinder haben.

Kinder, die noch nicht gestartet sind

Wird ein Kind bereits vor seinem ersten Betreuungstag angelegt und erhält ein Eintrittsdatum in der Zukunft, gilt es noch nicht als aktiv. Es erscheint bis zu seinem Starttag in der Liste Inaktive Kinder und wird erst mit Erreichen des Eintrittsdatums in den aktiven Betrieb aufgenommen. Das ist beim Kitajahr-Wechsel praktisch, wenn neue Kinder im Voraus erfasst werden.

Erscheint ein bereits gestartetes Kind wider Erwarten weiterhin unter den inaktiven Kindern, in den Vertragsdaten das Eintrittsdatum prüfen und, falls nötig, korrigieren und speichern.

Ablauf zum Kitajahr-Wechsel

Ein bewährter Ablauf für den Übergang ins neue Kitajahr:

1. Austrittsdatum setzen für alle Kinder, die die Einrichtung verlassen, am einfachsten gesammelt über Daten & Berichte → Zeiten & Verträge → Ein-/Austritte.
2. Nach dem Austritt sind diese Kinder über Inaktive Kinder weiter einsehbar, belasten aber den laufenden Betrieb nicht mehr.
3. Neue Kinder anlegen und ihnen ein Eintrittsdatum sowie eine Gruppe zuweisen.

So bleibt der Datenbestand vollständig erhalten, während die aktiven Listen nur die aktuell betreuten Kinder zeigen.

Voraussetzungen

Zum Setzen oder Entfernen des Austrittsdatums wird für die eigene Benutzergruppe die Berechtigung Vertragsdaten mit Lese-/Schreibrechten benötigt. Diese Berechtigungen werden in den Benutzergruppen der Einrichtung vergeben.

Für die Sammelbearbeitung mehrerer Kinder wird zusätzlich Zugriff auf den Bereich Daten & Berichte benötigt.

Zum Archivieren oder Reaktivieren einer ganzen Familie wird die Berechtigung Familiename ändern mit Lese-/Schreibrechten benötigt.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Inaktiv setzen ist nicht dasselbe wie Löschen. Beim Inaktivsetzen bleiben alle Daten erhalten und können jederzeit wieder aktiviert werden. Das Löschen ist dagegen endgültig.
• Der aktive bzw. inaktive Status wird aus Eintritts- und Austrittsdatum abgeleitet. Ein leeres oder in der Zukunft liegendes Austrittsdatum bedeutet aktiv, ein bereits vergangenes Austrittsdatum bedeutet inaktiv.
• Wird ein inaktives Kind wieder aktiviert, erscheinen die zugehörigen aktiven Kinder der Familie automatisch wieder in der Eltern-App. War der Familienzugang zwischenzeitlich vollständig deaktiviert, ist für den erneuten Zugang eine neue Einladung an die Eltern nötig.
• Eine Familie kann erst archiviert werden, wenn sie kein aktives Kind mehr hat, und erst gelöscht werden, wenn ihr überhaupt kein Kind mehr zugeordnet ist. Inaktiv setzen und Archivieren sind damit der schonende Zwischenschritt vor einem etwaigen Löschen.
• Datenaufbewahrung: Inaktiv setzen und Archivieren bewahren alle Daten; sie werden nicht gelöscht. Die Aufbewahrung richtet sich nach den geltenden gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen der Einrichtung. Sollen Daten endgültig entfernt werden, geschieht das ausschließlich über das Löschen.

Übersicht

Kindy hat kein eigenes, fertiges Allergie-Feld. Allergien, Unverträglichkeiten, Medikamente oder sonstige Besonderheiten werden über frei konfigurierbare Auswahlfelder am Kind abgebildet. Ein solches Feld wird einmal in den Einstellungen der Einrichtung angelegt, danach je Kind gepflegt und lässt sich über eine Smart-Liste gesammelt auswerten.

So bleibt die Erfassung strukturiert und einheitlich: Statt Freitext an vielen Stellen gibt es ein festes Feld mit vorgegebenen Optionen, das in der Gruppenübersicht sichtbar ist und für eine Auswertung genutzt werden kann.

Prinzip: zwei Feldarten

Beim Anlegen eines eigenen Auswahlfelds stehen zwei Feldtypen zur Verfügung:

Für Allergien ist der Feldtyp Auswahl die richtige Wahl, weil ein Kind mehrere Allergien gleichzeitig haben kann.

Auswahlfeld für Allergien anlegen

Das Feld wird in den Einstellungen der Einrichtung im Abschnitt Auswahlfelder angelegt.

1. Die Einrichtung öffnen und den Reiter Einstellungen wählen.
2. Zum Abschnitt Auswahlfelder wechseln.
3. Über die Schaltfläche mit dem Plus-Symbol ein neues Feld anlegen. Es öffnet sich das Fenster Eigenes Auswahlfeld.
4. Die Felder ausfüllen:

1. Unter Auswahlmöglichkeiten über Option hinzufügen die gewünschten Einträge erfassen, z. B. Nüsse, Laktose, Gluten, Hühnerei. Jede Option erhält eine eigene Bezeichnung.
2. Mit Speichern abschließen.

Eine Option kann später jederzeit umbenannt werden, ohne dass bereits gesetzte Werte bei den Kindern verloren gehen. Nicht mehr benötigte Optionen lassen sich über das Kreuz neben der Zeile entfernen.

Allergien je Kind pflegen

Sobald das Auswahlfeld angelegt ist, erscheint es beim einzelnen Kind im Abschnitt Auswahlfelder (nach Kategorie gruppiert).

1. Das Kind öffnen und zum Abschnitt Auswahlfelder gehen.
2. Bei Bedarf die passende Kategorie aufklappen.
3. Beim Feld Allergien die zutreffenden Optionen anklicken. Eine ausgewählte Option wird farbig hervorgehoben; es lassen sich mehrere Optionen zugleich auswählen.
4. Zum Entfernen die Option erneut anklicken.

Die Auswahl wird unmittelbar gespeichert. Unter dem Feld wird das Datum der letzten Änderung angezeigt.

Bei vielen Feldern helfen die Suche (Auswahlfelder durchsuchen) und der Filter Nur gesetzte anzeigen, die bereits gepflegten Merkmale schnell zu finden.

Wo die Merkmale sichtbar werden

Ist beim Feld die Option In Gruppenübersicht anzeigen aktiviert, werden die gepflegten Merkmale an mehreren Stellen sichtbar:

• Kennzeichnung in der Gruppenübersicht: Bei einem Kind mit hinterlegten Merkmalen erscheint ein Stern-Symbol mit dem Hinweis Besonderheiten hinterlegt.
• Fenster „Besonderheiten“: Ein Klick auf das Stern-Symbol (oder auf Besonderheiten im Menü des Kindes) öffnet eine Übersicht. Dort wird je Merkmal der Feldname genannt und die gewählten Allergien als einzelne Einträge aufgeführt. Bei einem Ja/Nein-Feld erscheint stattdessen Ja. Zusätzlich wird das Änderungsdatum angezeigt.
• Leerer Zustand: Sind keine Merkmale gepflegt, erscheint der Hinweis „Es sind keine Besonderheiten hinterlegt.“

Sammelübersicht per Smart-Liste

Um alle Allergien einer Gruppe gebündelt zu sehen, wird eine Smart-Liste über das Auswahlfeld erstellt.

1. Im Hauptmenü den Eintrag Smart-Listen öffnen.
2. Über Neu eine neue Liste anlegen. Es öffnet sich das Fenster Liste bearbeiten.
3. Die Angaben ausfüllen:

1. Unter Abfrage Zusatzfelder das Feld Allergien auswählen und dazu eine Option wählen (Auswahl Option wählen).
2. Über Zusatzfeld hinzufügen lassen sich weitere Bedingungen ergänzen (bis zu fünf). Mehrere Bedingungen werden über Und bzw. Oder verknüpft.
3. Mit Speichern abschließen.

In der Übersicht der Smart-Listen erscheint die neue Liste mit den Spalten Name der Liste, Bereich und Art. Über Anzeigen wird das Ergebnis geöffnet.

Im Ergebnis lässt sich über das Auswahlfeld oben rechts eine einzelne Gruppe oder Alle Gruppen wählen. Für jedes passende Kind werden Name und die erfassten Allergien als Werteliste aufgeführt. So entsteht auf einen Blick eine Allergie-Übersicht der Gruppe.

Voraussetzungen

• Zum Anlegen und Bearbeiten der Auswahlfelder werden Zugriff auf die Einrichtungs-Einstellungen und die entsprechenden Schreibrechte benötigt. Ohne Schreibrechte ist der Abschnitt Auswahlfelder nur lesbar.
• Zum Pflegen der Werte am Kind werden Schreibrechte im Bereich des Kindes benötigt.
• Für die Auswertung ist die Berechtigung Smart-Listen erforderlich: Lese-/Schreibrechte zum Anlegen und Bearbeiten von Listen, Leserechte zum reinen Anzeigen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Ohne ein angelegtes Auswahlfeld gibt es keine strukturierte Allergie-Erfassung und keine Auswertung. Freitext an anderer Stelle wird von der Smart-Liste nicht erfasst.
• Das gleiche Vorgehen eignet sich auch für andere Merkmale wie Unverträglichkeiten, Medikamente oder sonstige Besonderheiten: einfach ein weiteres Auswahlfeld mit passenden Optionen anlegen.
• Wird eine Option umbenannt, bleiben die bei den Kindern bereits gesetzten Werte erhalten.
• Auswahlfelder lassen sich zusätzlich zu Kind auch für Familie oder Team anlegen; für Allergien am Kind ist der Bereich Kind maßgeblich.

Mit dem Unfallprotokoll wird ein Unfall eines Kindes strukturiert dokumentiert: Zeitpunkt, Ort, Hergang, Verletzung, ergriffene Maßnahmen, Beteiligte, Benachrichtigung der Eltern und ein möglicher Arztbesuch. Das Protokoll wird zunächst als Entwurf erfasst, anschließend von der Leitung freigegeben und kann dabei an die Eltern gesendet werden. Die Eltern sehen das Protokoll in der Eltern-App und bestätigen dort die Kenntnisnahme. Jedes Protokoll bleibt dauerhaft in der Kindakte dokumentiert und lässt sich als PDF exportieren.

Das Unfallprotokoll ist ein eigener Bereich in der Kindakte, getrennt von der Sammelmappe. Es hat ein eigenes Zugriffsrecht (siehe Voraussetzungen).

Voraussetzungen

Der Zugriff wird über die Benutzergruppe der Einrichtung gesteuert. Maßgeblich sind zwei getrennte Rechte:

Das Recht Unfallprotokolle ist unabhängig von der Dokumentation (Sammelmappe): Ohne Leserecht ist der Bereich gar nicht sichtbar, mit Leserecht nur lesbar, mit Schreibrecht können Protokolle erfasst und bearbeitet werden.

Das Recht Unfallprotokolle freigeben setzt mindestens Leserechte bei Unfallprotokolle voraus: Wer die Protokolle nicht einsehen darf, kann sie auch nicht freigeben.

Die Rechte werden je Benutzergruppe im Kita-Konto vergeben (Einstellungen der Benutzergruppen).

Den Bereich öffnen

1. Die Kindakte des betreffenden Kindes öffnen.
2. Oben rechts das Menü (Symbol mit den drei Punkten) antippen.
3. Unfallprotokolle wählen.

Es öffnet sich die Übersicht der Unfallprotokolle des Kindes. Solange noch kein Protokoll existiert, erscheint der Hinweis Keine Protokolle mit dem Text „Es wurden noch keine Unfallprotokolle erfasst.“ und der Schaltfläche Unfallprotokoll erfassen.

Unfallprotokoll erfassen

Auf Unfallprotokoll erfassen klicken. Es öffnet sich das Formular mit dem Titel Unfallprotokoll. Datum und Uhrzeit sind mit dem aktuellen Zeitpunkt vorbelegt und können angepasst werden.

Ein oben eingeblendeter Hinweis erinnert daran:

Leere Felder und Freitext-Nicht-Angaben (z. B. „keine“) werden den Eltern nicht angezeigt.

Felder im Formular

Zum Sichern auf Speichern klicken. Es erscheint die Bestätigung „Das Unfallprotokoll wurde gespeichert.“, das Protokoll wird als Entwurf in der Kindakte abgelegt.

Ein Entwurf lässt sich jederzeit erneut öffnen und bearbeiten, solange er noch nicht freigegeben wurde.

Fotos anhängen

Im Abschnitt Fotos auf das Hochladen-Symbol (Wolke mit Pfeil) klicken und ein oder mehrere Fotos auswählen (JPG oder PNG). Nach dem Hochladen erscheinen die Fotos als Vorschau. Ein einzelnes Foto wird über das kleine × an der oberen Ecke wieder entfernt.

Die Fotos werden zusammen mit dem Protokoll gespeichert und, sobald das Protokoll an die Eltern gesendet wurde, auch in der Eltern-App angezeigt.

Freigabe durch die Leitung

Ein Entwurf allein ist noch nicht freigegeben. Die Freigabe ist ein Leitungsakt und erfordert das Recht Unfallprotokolle freigeben. Erst nach dem Speichern des Entwurfs steht die Freigabe zur Verfügung.

Beim Freigeben kann gewählt werden, ob das Protokoll gleichzeitig an die Eltern gesendet wird. Dafür gibt es im Formular die Option:

An die Eltern senden (Benachrichtigung + Push)

• Mit gesetzter Option (Schaltfläche Freigeben & an Eltern senden): Das Protokoll wird freigegeben, in der Eltern-App als Nachricht eingestellt und die Eltern erhalten eine Push-Benachrichtigung. Der Zeitpunkt der App-Benachrichtigung wird automatisch festgehalten.
• Ohne die Option (Schaltfläche Freigeben (nur intern)): Das Protokoll wird freigegeben und intern in der Kindakte gespeichert, ohne Benachrichtigung der Eltern. Der Status lautet dann Freigegeben (intern). Ein späteres Senden an die Eltern bleibt möglich.

Vor dem Freigeben erscheint eine Sicherheitsabfrage. Nach der Freigabe sind die Unfall-Fakten eingefroren:

Dieses Protokoll wurde freigegeben und an die Eltern gesendet. Die Unfall-Fakten können nicht mehr geändert werden. Ergänzungen zur Benachrichtigung und zum Arztbesuch sind als Nachtrag möglich.

Ein intern freigegebenes Protokoll später senden

Ein Protokoll mit dem Status Freigegeben (intern) trägt in der Übersicht den Hinweis „Freigegeben (intern) – noch nicht an die Eltern gesendet.“ und die Schaltfläche Jetzt an Eltern senden (nur mit dem Freigabe-Recht sichtbar). Damit wird das Protokoll nachträglich an die Eltern übermittelt.

Was bei den Eltern ankommt

Sobald ein Protokoll an die Eltern gesendet wird, erscheint es in der Eltern-App als Nachricht der Leitung mit dem Betreff Unfallprotokoll und löst eine Push-Benachrichtigung aus.

In der Nachricht sehen die Eltern das Protokoll strukturiert Feld für Feld: Unfallzeitpunkt, Ort, Hergang, Art der Verletzung, Maßnahmen, Beteiligte, die Benachrichtigung (inklusive Uhrzeit „Über die App benachrichtigt“) und den Arztbesuch. Angehängte Fotos werden unter den Feldern angezeigt. Spätere Nachträge erscheinen ebenfalls in der Nachricht.

Leere Felder und Freitext-Nicht-Angaben (z. B. „keine“, „entfällt“, „-„) werden den Eltern nicht angezeigt.

Übersetzung der Freitexte

Die Eltern können die beschreibenden Freitexte (Hergang, Ort, Verletzung, sonstige Maßnahmen, Hinweise, Nachträge) in ihre App-Sprache übersetzen lassen. Ein Hinweis Übersetzt in … zeigt die aktive Sprache; über Original anzeigen kehren die Eltern zum ursprünglichen Text zurück. Eigennamen (Ersthelfer/in, Zeugen, weitere Personen), Datum und Uhrzeit bleiben unverändert.

Kenntnisnahme durch die Eltern

Unter dem Protokoll steht die Schaltfläche Kenntnisnahme bestätigen. Nach dem Antippen wird die Kenntnisnahme mit Datum festgehalten und der Hinweis Zur Kenntnis genommen mit Datum angezeigt. Dieser Vermerk bleibt auch nach dem erneuten Öffnen der Nachricht erhalten.

Im Kita-Konto erscheint am Protokoll dann der Hinweis „Von den Eltern zur Kenntnis genommen am …“ und der Status wechselt auf Zur Kenntnis genommen.

Kenntnisnahme im Kita-Konto erfassen

Haben die Eltern keine App oder wurde die Kenntnisnahme persönlich oder telefonisch bestätigt, kann das Personal sie manuell erfassen. Bei einem an die Eltern gesendeten, noch nicht bestätigten Protokoll erscheint dazu die Schaltfläche Kenntnisnahme manuell erfassen. Optional lässt sich eine Notiz hinterlegen (z. B. „Eltern bei Abholung informiert“).

Erfasste manuelle Kenntnisnahmen werden am Protokoll als „Kenntnisnahme manuell erfasst von … am … (persönlich)“ ausgewiesen, damit sie von der Bestätigung über die Eltern-App unterscheidbar bleiben.

Nachträge

Nach dem Senden sind die Unfall-Fakten eingefroren. Ergänzungen zur Benachrichtigung der Eltern und zum Arztbesuch sind aber weiterhin als datierter Nachtrag möglich. Dazu das freigegebene Protokoll öffnen, im Abschnitt Nachtrag hinzufügen den Text eintragen und auf Nachtrag speichern klicken.

Ein Nachtrag wird mit Zeitpunkt und Name in der Kindakte dokumentiert und erscheint auch in der Eltern-Ansicht. Es wird dabei keine neue Benachrichtigung und kein erneuter Versand an die Eltern ausgelöst.

Ablage in der Kindakte und PDF-Export

Alle Protokolle eines Kindes werden in der Übersicht chronologisch aufgeführt, das jüngste zuerst. Jeder Eintrag trägt ein Status-Kennzeichen:

Über die Filter-Leiste lässt sich die Liste einschränken: Alle, Entwurf, Freigegeben und (mit Schreibrecht) Gelöscht.

PDF-Export

Ein freigegebenes Protokoll (intern freigegeben, an Eltern gesendet oder zur Kenntnis genommen) kann über das PDF-Symbol am Eintrag als PDF exportiert werden. Das PDF enthält Name und Gruppe des Kindes sowie alle Protokollangaben. Ein reiner Entwurf ist noch nicht exportierbar.

Löschen und gelöschte Protokolle

Protokolle werden nicht endgültig entfernt, sondern in eine Gelöscht-Ansicht verschoben und dort mit Lösch-Vermerk aufbewahrt.

• Ein Entwurf kann mit dem Schreibrecht (Lese-/Schreibrechte) gelöscht werden.
• Ein bereits freigegebenes Protokoll (freigegeben, gesendet oder zur Kenntnis genommen) zu löschen ist eine Rücknahme der Freigabe und erfordert zusätzlich das Recht Unfallprotokolle freigeben.

Zum Löschen am Eintrag auf das Papierkorb-Symbol klicken und die Abfrage bestätigen. War das Protokoll bereits an die Eltern gesendet, weist der Bestätigungstext darauf hin, dass es auch aus der Eltern-Ansicht entfernt wird. Es wird dabei keine Benachrichtigung an die Eltern ausgelöst.

Über den Filter Gelöscht werden die gelöschten Protokolle angezeigt. Jeder Eintrag zeigt „Gelöscht von … am …“. Gelöschte Protokolle sind schreibgeschützt und können nicht wiederhergestellt werden.

Nachvollziehbarkeit (Audit)

Jedes Protokoll führt mit, wer es erfasst und wer es freigegeben hat (mit Datum). Ergänzt werden die Kenntnisnahme (durch die Eltern oder manuell erfasst) sowie, bei gelöschten Protokollen, wer wann gelöscht hat. So bleibt der gesamte Ablauf lückenlos nachvollziehbar.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Das Unfallprotokoll ist ein eigener Bereich mit eigenem Zugriffsrecht, getrennt von der Dokumentation (Sammelmappe).
• Ein Protokoll durchläuft die Stufen Entwurf, Freigabe (intern oder mit Versand an die Eltern) und Kenntnisnahme. Nach der Freigabe sind die Unfall-Fakten unveränderlich; nur Benachrichtigung und Arztbesuch lassen sich als Nachtrag ergänzen.
• Die Fotos werden bei jedem Öffnen frisch geladen und bleiben dauerhaft verfügbar.
• Der Versand an die Eltern und die Rücknahme (Löschen) eines freigegebenen Protokolls sind Leitungshandlungen und erfordern das Recht Unfallprotokolle freigeben.
• Löschen entfernt ein Protokoll aus der aktiven Ansicht (und, falls gesendet, aus der Eltern-Ansicht), bewahrt es aber mit Lösch-Vermerk in der Gelöscht-Ansicht auf.

Die Funktion Ungelesene Kurzmitteilungen bündelt alle noch nicht als gelesen markierten Kurzmitteilungen an einer Stelle: als Box auf dem Kita-Dashboard und als eigene Übersichtsseite. So bleibt auf einen Blick sichtbar, welche Kurzmitteilungen noch offen sind, ohne sie einzeln in den Kind-Profilen suchen zu müssen.

Ergänzend steuert die Benutzergruppen-Einstellung Alle Mitteilungen sehen, ob eine Benutzergruppe nur die an sie gerichteten oder alle Kurzmitteilungen der Einrichtung sieht.

Wo die ungelesenen Kurzmitteilungen zu finden sind

Es gibt zwei Zugänge zur selben Information:

1. Die Box auf dem Kita-Dashboard — eine kompakte Vorschau mit Zähler.
2. Die vollständige Übersichtsseite — alle ungelesenen Kurzmitteilungen als Liste, mit Gruppenfilter.

Die Dashboard-Box „Ungelesene Kurzmitteilungen“

Auf dem Kita-Dashboard erscheint die Box mit dem Titel Ungelesene Kurzmitteilungen. Neben dem Titel steht ein Zähler mit der Gesamtzahl der ungelesenen Kurzmitteilungen.

Darunter werden die drei aktuellsten ungelesenen Kurzmitteilungen als Vorschau gezeigt — jeweils mit Name des Kindes, Verfasser und Sendezeitpunkt. Gibt es mehr als drei, erscheint am Ende ein Link + N weitere (zum Beispiel „+ 5 weitere“).

Ein Klick auf den Titel, auf eine der Vorschauzeilen oder auf + N weitere öffnet die vollständige Übersichtsseite.

Wichtig zur Sichtbarkeit der Box:

• Die Box erscheint nur, wenn es ungelesene Kurzmitteilungen gibt. Sind alle Kurzmitteilungen gelesen, wird die Box ausgeblendet.
• Die Box erscheint nur für Personen, deren Benutzergruppe Kurzmitteilungen sehen darf (siehe Abschnitt „Voraussetzungen“).

Die Box ein- oder ausblenden (Dashboard-Widget)

Die Box ist ein konfigurierbares Widget des Kita-Dashboards. Über das Zahnrad-Symbol in der Kopfzeile des Dashboards öffnet sich das Fenster Übersicht konfigurieren. Dort lässt sich das Widget Ungelesene Kurzmitteilungen ein- oder ausschalten.

Mit Fertig wird das Fenster geschlossen. Die Einstellung wird im Browser gespeichert und bleibt beim nächsten Besuch erhalten.

Das Widget steht in dieser Liste nur zur Verfügung, wenn die Benutzergruppe Kurzmitteilungen sehen darf.

Die Übersichtsseite aller ungelesenen Kurzmitteilungen

Die Seite trägt den Titel Ungelesene Kurzmitteilungen und zeigt in Klammern die Anzahl der aktuell gelisteten Einträge.

Pro Zeile werden angezeigt:

Die Liste zeigt alle ungelesenen Kurzmitteilungen — unabhängig vom Datum, also auch ältere.

Nach Gruppe filtern

Oben rechts befindet sich ein Dropdown zur Auswahl der Gruppe. Mit Alle werden die ungelesenen Kurzmitteilungen aller Gruppen angezeigt; bei Auswahl einer einzelnen Gruppe nur deren Einträge.

Wenn nichts offen ist

Gibt es in der gewählten Gruppe keine ungelesenen Kurzmitteilungen, erscheint der Hinweis:

Keine ungelesenen Kurzmitteilungen
In der gewählten Gruppe gibt es keine ungelesenen Kurzmitteilungen.

Eine Kurzmitteilung öffnen und als gelesen markieren

1. In der Übersichtsseite auf Anzeigen klicken (oder mobil auf die Zeile tippen). Das Detailfenster Details öffnet sich.
2. Das Detailfenster zeigt den Text der Kurzmitteilung, das Kind, ggf. die Gruppe, den Verfasser unter Von und den Sendezeitpunkt unter Gesendet. Vorhandene Anhänge lassen sich öffnen.
3. Solange die Kurzmitteilung ungelesen ist, steht im Bereich Status die Schaltfläche Gelesen. Ein Klick darauf markiert die Kurzmitteilung als gelesen.
4. Nach dem Markieren zeigt das Detailfenster Gelesen mit Datum und Uhrzeit sowie — sofern bekannt — den Namen der Person, die als gelesen markiert hat. Zusätzlich erscheint die Schaltfläche Antworten.
5. Beim Schließen des Detailfensters verschwindet die nun gelesene Kurzmitteilung aus der Ungelesen-Liste, und der Zähler wird aktualisiert.

Über Zum Profil im Fußbereich des Detailfensters lässt sich direkt das Profil des betroffenen Kindes öffnen. Mit Schließen wird das Fenster geschlossen.

Die Benutzergruppen-Einstellung „Alle Mitteilungen sehen“

Welche Kurzmitteilungen eine Person überhaupt sieht, wird pro Benutzergruppe festgelegt. Maßgeblich sind zwei Einstellungen in den Benutzergruppen-Rechten:

• Mitteilungen — ob die Benutzergruppe Kurzmitteilungen lesen darf. Mögliche Werte: Leserechte, Lese-/Schreibrechte oder Keine Berechtigung.
• Alle Mitteilungen sehen — welcher Umfang an Kurzmitteilungen sichtbar ist:
  • Nur eigene/ungerichtete (Standard): Es werden nur Kurzmitteilungen angezeigt, die an niemanden bestimmten oder an die eigene Person gerichtet sind.
  • Alle der Einrichtung: Die Benutzergruppe sieht alle Kurzmitteilungen der Einrichtung, auch die an andere Personen gerichteten.

Die Einstellung Alle der Einrichtung wirkt überall, wo Kurzmitteilungen erscheinen: in der Kind-Detailansicht, im Aktivitäten-Feed des Dashboards und in der Übersicht der ungelesenen Kurzmitteilungen.

Wo die Einstellung gesetzt wird

1. Im Menü Einrichtung den Punkt Benutzerrechte öffnen (Bereich Benutzergruppen).
2. Bei der gewünschten Benutzergruppe auf Bearbeiten klicken. Das Fenster Benutzergruppe öffnet sich.
3. Das Auswahlfeld Alle Mitteilungen sehen auf den gewünschten Wert stellen.
4. Mit Speichern bestätigen.

Die Änderung gilt sofort für alle Mitglieder der Benutzergruppe — ein erneutes Anmelden ist nicht erforderlich.

Voraussetzungen

• Um die Box und die Übersichtsseite überhaupt zu sehen, muss die Benutzergruppe Kurzmitteilungen sehen dürfen — also bei Mitteilungen Leserechte oder Lese-/Schreibrechte, nicht Keine Berechtigung.
• Welcher Umfang an Kurzmitteilungen sichtbar ist, hängt von Alle Mitteilungen sehen ab (Standard: Nur eigene/ungerichtete).
• Das Bearbeiten der Benutzergruppen-Rechte erfordert Zugriff auf den Bereich Benutzerrechte unter Einrichtung.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Geteilter Lesestatus: Wird eine Kurzmitteilung als gelesen markiert, gilt sie anschließend für alle als gelesen. Wer das Recht Alle der Einrichtung hat und eine an eine andere Person gerichtete Kurzmitteilung über Gelesen markiert, entfernt damit den Ungelesen-Status auch für die eigentliche Empfängerin oder den eigentlichen Empfänger. Eine fremde Kurzmitteilung sollte daher nur bewusst als gelesen markiert werden.
• Sofort wirksam: Eine Änderung an Alle Mitteilungen sehen greift unmittelbar für alle Mitglieder der Benutzergruppe, ohne erneutes Anmelden.
• Vollständige Liste: Die Übersichtsseite zeigt alle ungelesenen Kurzmitteilungen unabhängig vom Datum; die Dashboard-Box zeigt davon nur die drei aktuellsten als Vorschau, der Zähler nennt aber die Gesamtzahl.