Autor: flayoo

Die Funktion Ungelesene Kurzmitteilungen bündelt alle noch nicht als gelesen markierten Kurzmitteilungen an einer Stelle: als Box auf dem Kita-Dashboard und als eigene Übersichtsseite. So bleibt auf einen Blick sichtbar, welche Kurzmitteilungen noch offen sind, ohne sie einzeln in den Kind-Profilen suchen zu müssen.

Ergänzend steuert die Benutzergruppen-Einstellung Alle Mitteilungen sehen, ob eine Benutzergruppe nur die an sie gerichteten oder alle Kurzmitteilungen der Einrichtung sieht.

Wo die ungelesenen Kurzmitteilungen zu finden sind

Es gibt zwei Zugänge zur selben Information:

1. Die Box auf dem Kita-Dashboard — eine kompakte Vorschau mit Zähler.
2. Die vollständige Übersichtsseite — alle ungelesenen Kurzmitteilungen als Liste, mit Gruppenfilter.

Die Dashboard-Box „Ungelesene Kurzmitteilungen“

Auf dem Kita-Dashboard erscheint die Box mit dem Titel Ungelesene Kurzmitteilungen. Neben dem Titel steht ein Zähler mit der Gesamtzahl der ungelesenen Kurzmitteilungen.

Darunter werden die drei aktuellsten ungelesenen Kurzmitteilungen als Vorschau gezeigt — jeweils mit Name des Kindes, Verfasser und Sendezeitpunkt. Gibt es mehr als drei, erscheint am Ende ein Link + N weitere (zum Beispiel „+ 5 weitere“).

Ein Klick auf den Titel, auf eine der Vorschauzeilen oder auf + N weitere öffnet die vollständige Übersichtsseite.

Wichtig zur Sichtbarkeit der Box:

• Die Box erscheint nur, wenn es ungelesene Kurzmitteilungen gibt. Sind alle Kurzmitteilungen gelesen, wird die Box ausgeblendet.
• Die Box erscheint nur für Personen, deren Benutzergruppe Kurzmitteilungen sehen darf (siehe Abschnitt „Voraussetzungen“).

Die Box ein- oder ausblenden (Dashboard-Widget)

Die Box ist ein konfigurierbares Widget des Kita-Dashboards. Über das Zahnrad-Symbol in der Kopfzeile des Dashboards öffnet sich das Fenster Übersicht konfigurieren. Dort lässt sich das Widget Ungelesene Kurzmitteilungen ein- oder ausschalten.

Mit Fertig wird das Fenster geschlossen. Die Einstellung wird im Browser gespeichert und bleibt beim nächsten Besuch erhalten.

Das Widget steht in dieser Liste nur zur Verfügung, wenn die Benutzergruppe Kurzmitteilungen sehen darf.

Die Übersichtsseite aller ungelesenen Kurzmitteilungen

Die Seite trägt den Titel Ungelesene Kurzmitteilungen und zeigt in Klammern die Anzahl der aktuell gelisteten Einträge.

Pro Zeile werden angezeigt:

Die Liste zeigt alle ungelesenen Kurzmitteilungen — unabhängig vom Datum, also auch ältere.

Nach Gruppe filtern

Oben rechts befindet sich ein Dropdown zur Auswahl der Gruppe. Mit Alle werden die ungelesenen Kurzmitteilungen aller Gruppen angezeigt; bei Auswahl einer einzelnen Gruppe nur deren Einträge.

Wenn nichts offen ist

Gibt es in der gewählten Gruppe keine ungelesenen Kurzmitteilungen, erscheint der Hinweis:

Keine ungelesenen Kurzmitteilungen
In der gewählten Gruppe gibt es keine ungelesenen Kurzmitteilungen.

Eine Kurzmitteilung öffnen und als gelesen markieren

1. In der Übersichtsseite auf Anzeigen klicken (oder mobil auf die Zeile tippen). Das Detailfenster Details öffnet sich.
2. Das Detailfenster zeigt den Text der Kurzmitteilung, das Kind, ggf. die Gruppe, den Verfasser unter Von und den Sendezeitpunkt unter Gesendet. Vorhandene Anhänge lassen sich öffnen.
3. Solange die Kurzmitteilung ungelesen ist, steht im Bereich Status die Schaltfläche Gelesen. Ein Klick darauf markiert die Kurzmitteilung als gelesen.
4. Nach dem Markieren zeigt das Detailfenster Gelesen mit Datum und Uhrzeit sowie — sofern bekannt — den Namen der Person, die als gelesen markiert hat. Zusätzlich erscheint die Schaltfläche Antworten.
5. Beim Schließen des Detailfensters verschwindet die nun gelesene Kurzmitteilung aus der Ungelesen-Liste, und der Zähler wird aktualisiert.

Über Zum Profil im Fußbereich des Detailfensters lässt sich direkt das Profil des betroffenen Kindes öffnen. Mit Schließen wird das Fenster geschlossen.

Die Benutzergruppen-Einstellung „Alle Mitteilungen sehen“

Welche Kurzmitteilungen eine Person überhaupt sieht, wird pro Benutzergruppe festgelegt. Maßgeblich sind zwei Einstellungen in den Benutzergruppen-Rechten:

• Mitteilungen — ob die Benutzergruppe Kurzmitteilungen lesen darf. Mögliche Werte: Leserechte, Lese-/Schreibrechte oder Keine Berechtigung.
• Alle Mitteilungen sehen — welcher Umfang an Kurzmitteilungen sichtbar ist:
  • Nur eigene/ungerichtete (Standard): Es werden nur Kurzmitteilungen angezeigt, die an niemanden bestimmten oder an die eigene Person gerichtet sind.
  • Alle der Einrichtung: Die Benutzergruppe sieht alle Kurzmitteilungen der Einrichtung, auch die an andere Personen gerichteten.

Die Einstellung Alle der Einrichtung wirkt überall, wo Kurzmitteilungen erscheinen: in der Kind-Detailansicht, im Aktivitäten-Feed des Dashboards und in der Übersicht der ungelesenen Kurzmitteilungen.

Wo die Einstellung gesetzt wird

1. Im Menü Einrichtung den Punkt Benutzerrechte öffnen (Bereich Benutzergruppen).
2. Bei der gewünschten Benutzergruppe auf Bearbeiten klicken. Das Fenster Benutzergruppe öffnet sich.
3. Das Auswahlfeld Alle Mitteilungen sehen auf den gewünschten Wert stellen.
4. Mit Speichern bestätigen.

Die Änderung gilt sofort für alle Mitglieder der Benutzergruppe — ein erneutes Anmelden ist nicht erforderlich.

Voraussetzungen

• Um die Box und die Übersichtsseite überhaupt zu sehen, muss die Benutzergruppe Kurzmitteilungen sehen dürfen — also bei Mitteilungen Leserechte oder Lese-/Schreibrechte, nicht Keine Berechtigung.
• Welcher Umfang an Kurzmitteilungen sichtbar ist, hängt von Alle Mitteilungen sehen ab (Standard: Nur eigene/ungerichtete).
• Das Bearbeiten der Benutzergruppen-Rechte erfordert Zugriff auf den Bereich Benutzerrechte unter Einrichtung.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Geteilter Lesestatus: Wird eine Kurzmitteilung als gelesen markiert, gilt sie anschließend für alle als gelesen. Wer das Recht Alle der Einrichtung hat und eine an eine andere Person gerichtete Kurzmitteilung über Gelesen markiert, entfernt damit den Ungelesen-Status auch für die eigentliche Empfängerin oder den eigentlichen Empfänger. Eine fremde Kurzmitteilung sollte daher nur bewusst als gelesen markiert werden.
• Sofort wirksam: Eine Änderung an Alle Mitteilungen sehen greift unmittelbar für alle Mitglieder der Benutzergruppe, ohne erneutes Anmelden.
• Vollständige Liste: Die Übersichtsseite zeigt alle ungelesenen Kurzmitteilungen unabhängig vom Datum; die Dashboard-Box zeigt davon nur die drei aktuellsten als Vorschau, der Zähler nennt aber die Gesamtzahl.

Übersicht

Mit der Zeiterfassung wird die Arbeitszeit per Stempeluhr erfasst — Check-in, Check-out und Pausen. Optional lässt sich eine Standort-Sperre (auch „Geo-Sperre“ oder Check-in-Radius) aktivieren: Ist sie an, kann in der Team-App nur noch in der Nähe der Einrichtung ein- und ausgestempelt werden. So wird der Check-in von zuhause oder unterwegs verhindert.

Arbeitszeit erfassen (Check-in)

In der Team-App wird die Arbeitszeit im Bereich Zeiterfassung über die Schaltflächen Check-in und Check-out erfasst.

Check-in

1. Den Bereich Zeiterfassung öffnen.
2. Auf Check-in tippen.
3. Bei Zuordnung zu mehreren Gruppen erscheint eine Auswahl — die gewünschte Gruppe wählen.
4. Optional lässt sich eine kurze Notiz hinterlegen.
5. Die Startzeit wird erfasst; es erscheint Zeitstempel gespeichert.

Pro Person kann immer nur eine Schicht gleichzeitig offen sein. Ist bereits eine Schicht offen, meldet die App Du bist bereits eingestempelt.

Check-out

1. Auf Check-out tippen.
2. Die Endzeit wird vorgeschlagen und kann bei Bedarf angepasst werden (Endzeit).
3. Eine begonnene Pause wird beim Ausstempeln automatisch beendet.
4. Bestätigen — die Arbeitszeit wird berechnet und gespeichert.

Pausen

Während einer offenen Schicht kann eine Pause gestartet und wieder beendet werden. Die Pausendauer wird von der erfassten Arbeitszeit abgezogen.

Was die Standort-Sperre macht

Ist die Standort-Sperre für die Einrichtung aktiv, prüft das System beim Einstempeln über die Team-App, ob sich das Gerät innerhalb des erlaubten Umkreises um die Einrichtungsadresse befindet:

• Innerhalb des Umkreises: Das Einstempeln funktioniert wie gewohnt.
• Außerhalb des Umkreises: Das Einstempeln wird abgelehnt.

Wichtig zu wissen:

• Die Sperre greift nur in der Team-App, weil nur diese den Gerätestandort melden kann. Wird die Zeiterfassung über den Browser (Web-Ansicht) oder eine Kiosk-/QR-Station genutzt, greift die Standort-Sperre nicht.
• Geprüft wird beim Check-in. Der Check-out und die Pausen sind nicht an den Standort gebunden.
• Erfasst und gespeichert wird nur, ob beim Stempeln der erlaubte Umkreis eingehalten war (und der ungefähre Abstand) — nicht der genaue Aufenthaltsort der Person. Der Standort wird ausschließlich für die Prüfung im Moment des Stempelns verwendet.

Standortfreigabe auf dem Gerät

Bei aktiver Standort-Sperre benötigt die Team-App beim Einstempeln Zugriff auf den Gerätestandort. Beim ersten Mal fragt das Gerät die Freigabe ab. Ohne erfassbaren Standort wird nicht gestempelt, damit kein Eintrag ohne Standortprüfung entsteht.

Mögliche Hinweismeldungen der App (wörtlich):

In diesen Fällen wird kein Zeitstempel gesetzt. Nach Freigabe der Ortung bzw. erneutem Versuch im Freien funktioniert das Einstempeln wieder.

Standort-Sperre einrichten (Leitung)

Die Standort-Sperre wird in den Einstellungen der Einrichtung im Abschnitt STANDORT / CHECK-IN-RADIUS aktiviert.

Schritte

1. Die Einrichtungs-Einstellungen öffnen und zum Abschnitt STANDORT / CHECK-IN-RADIUS gehen.
2. Das Kästchen Check-in nur am Standort der Einrichtung erlauben aktivieren.
3. Unter Erlaubter Umkreis (Meter) den gewünschten Radius eintragen — zulässig ist ein Wert zwischen 50 und 500 Meter (Voreinstellung: 150).
4. Auf Speichern tippen.

Die Koordinaten der Einrichtung werden automatisch aus der hinterlegten Einrichtungsadresse ermittelt — eine separate Eingabe von Koordinaten ist nicht nötig.

Adresse muss verortbar sein

Damit die Standort-Sperre greift, muss die Adresse der Einrichtung auffindbar (verortbar) sein. Lässt sich die hinterlegte Adresse nicht zuordnen, erscheint beim Speichern der Hinweis:

Adresse konnte nicht verortet werden. Der Check-in-Radius greift erst, wenn die Adresse der Einrichtung verortet werden kann. Bitte die Adresse im Reiter „Übersicht“ prüfen und korrigieren.

In diesem Fall die Adresse im Reiter Übersicht prüfen und korrigieren. Wird die Adresse geändert, werden die Koordinaten beim nächsten Speichern automatisch neu ermittelt.

Voraussetzungen

• Stempeln (Mitarbeitende): Wer die eigene Arbeitszeit erfassen darf, benötigt mindestens Lese-Zugriff auf die Zeiterfassung. Ohne diese Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.
• Standort-Sperre einrichten (Leitung): Das Aktivieren und Konfigurieren der Standort-Sperre erfolgt in den Einrichtungs-Einstellungen und erfordert Schreibrechte auf die Einstellungen der Einrichtung (typischerweise Leitung/Verwaltung).
• Gerätestandort: Bei aktiver Sperre muss auf dem Mobilgerät die Ortung eingeschaltet und für die Team-App freigegeben sein.

Wenn etwas nicht funktioniert

Wie der Umkreis gemessen wird

Gemessen wird die direkte Entfernung (Luftlinie) zwischen dem Gerät und der hinterlegten Einrichtungsadresse — nicht die Strecke entlang von Wegen oder Straßen. Liegt diese Entfernung innerhalb des eingestellten Umkreises, ist das Einstempeln möglich. Genau auf der Grenze des Umkreises zählt noch als „innerhalb“.

Weil die Standortbestimmung von Mobilgeräten je nach Empfang und Umgebung schwanken kann, empfiehlt es sich, den Umkreis eher großzügig zu wählen. So wird vermieden, dass das Stempeln direkt vor Ort an einer ungenauen Ortung scheitert.

Häufige Fragen (FAQ)

Warum kann jemand am Browser oder an der Kiosk-Station ohne Standort stempeln? Die Standort-Sperre wirkt ausschließlich in der Team-App, weil nur diese den Gerätestandort melden kann. Geräte, die keinen Standort übermitteln — etwa die Web-Ansicht im Browser oder eine fest installierte Kiosk-/QR-Station ohne Standortfreigabe — werden von der Sperre nicht erfasst. Soll ortsgebunden gestempelt werden, ist dafür die Team-App mit aktiver Standortfreigabe vorgesehen.

Die Sperre ist aktiv, trotzdem wird von überall gestempelt — woran liegt das? Dafür kommen vor allem zwei Ursachen in Frage:

• Es wird nicht über die Team-App, sondern über den Browser oder eine Kiosk-Station gestempelt — dort greift die Sperre grundsätzlich nicht.
• Die Einrichtungsadresse lässt sich nicht auf der Karte verorten. In diesem Fall blockiert die Sperre bewusst nicht, damit niemand versehentlich ausgesperrt wird — das Einstempeln wird dann trotz aktiver Sperre erlaubt. Ob das der Grund ist, zeigt der Hinweis Adresse konnte nicht verortet werden. beim Speichern der Einstellung. Die Lösung: die Adresse im Reiter Übersicht prüfen und korrigieren, damit sie verortbar ist. Erst dann wirkt die Sperre.

Warum kommt beim Ausstempeln keine Standort-Meldung? Der Standort wird nur beim Einstempeln geprüft. Beim Ausstempeln und bei Pausen findet keine Standortprüfung statt — daher erscheint dort auch keine entsprechende Meldung.

Welcher Umkreis ist sinnvoll? Einstellbar ist ein Wert zwischen 50 und 500 Meter (Voreinstellung 150). Da die Ortung von Mobilgeräten schwanken kann, empfiehlt sich ein eher großzügiger Umkreis: Ist er zu klein gewählt, kann ungenauer Empfang (z.B. in Gebäuden) das Stempeln direkt vor Ort erschweren; ist er zu groß gewählt, schwächt das die Sperre.

Wird der genaue Standort gespeichert? Nein. Gespeichert wird ausschließlich, ob innerhalb oder außerhalb des erlaubten Umkreises gestempelt wurde, sowie die Entfernung in Metern — niemals der genaue Aufenthaltsort oder die Koordinaten. Und auch das nur, wenn das Gerät beim Stempeln überhaupt einen Standort gesendet hat.

Hinweise

• Die Standort-Sperre prüft nur den Check-in über die Team-App. Check-out und Pausen sind nicht standortgebunden.
• Aus Datenschutzgründen wird der genaue Aufenthaltsort nicht gespeichert — nur, ob der erlaubte Umkreis beim Check-in eingehalten war, sowie die Entfernung in Metern. Die genauen Koordinaten werden zu keinem Zeitpunkt gespeichert, und auch Umkreis-Ergebnis und Entfernung nur dann, wenn das Gerät beim Stempeln einen Standort gesendet hat.
• Lässt sich die Einrichtungsadresse vorübergehend nicht verorten, wird ein Check-in nicht blockiert, sondern zugelassen — die Sperre greift erst wieder, sobald die Adresse auffindbar ist. Daher ist eine korrekte, verortbare Adresse die Grundlage für eine zuverlässige Standort-Sperre.
• Der erlaubte Umkreis ist bewusst auf 50 bis 500 Meter begrenzt: zu klein gewählt kann ungenauer Empfang (z.B. in Gebäuden) das Stempeln erschweren, zu groß gewählt schwächt die Sperre.

Übersicht

Springer sind Mitarbeiter, die nicht fest in einer einzigen Gruppe arbeiten, sondern flexibel in mehreren Gruppen eingesetzt werden – teilweise sogar vormittags in der einen und nachmittags in einer anderen Gruppe. Dafür muss eine Mitarbeiterin im Dienstplan nicht dauerhaft umgeteilt werden: Bereits beim Anlegen eines Dienstes lässt sich festlegen, für welche Gruppen dieser Dienst gilt. Diese Anleitung zeigt die Einrichtung und die Auswirkung eines Springers auf die Personaldeckung.

Springer-Dienst anlegen

So wird einer Mitarbeiterin ein Dienst zugewiesen, der für mehrere Gruppen gleichzeitig gilt:

1. Über das Hauptmenü den Dienstplan öffnen.
2. Oben rechts auf Neu und anschließend auf Dienst hinzufügen klicken. Das Fenster Neuen Dienst hinzufügen öffnet sich.
3. Unter Mitarbeiter die gewünschte Person auswählen.
4. Sobald ein Mitarbeiter gewählt ist, erscheint im Bereich Gruppe der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen. Diesen Schalter aktivieren.
5. Es erscheint eine Liste aller Gruppen der Einrichtung mit Auswahlkästchen. Bei jeder Gruppe, in der dieser Dienst gelten soll, ein Häkchen setzen. Oberhalb der Liste zeigt ein Zähler die aktuelle Auswahl, z. B. 2 Gruppen ausgewählt. Die gewählten Gruppen erscheinen zusätzlich als kleine, entfernbare Marken.
6. Datum, Diensttyp / Vorlage sowie Startzeit und Endzeit ergänzen. Optional lässt sich eine Notiz hinterlegen.
7. Auf Hinzufügen klicken. Bei Erfolg erscheint die Meldung Dienst hinzugefügt!.

Eine einzelne Gruppe entfernen

Eine bereits gewählte Gruppe lässt sich wieder herausnehmen, ohne die ganze Auswahl zurückzusetzen: dazu auf das × an der jeweiligen Gruppen-Marke klicken oder das Häkchen in der Liste entfernen.

Dienst nachträglich ändern

Ein Klick auf einen bestehenden Dienst im Dienstplan öffnet das Fenster Dienst bearbeiten mit den hinterlegten Gruppen. Der Springer-Schalter lässt sich dort ein- oder ausschalten und die Gruppen-Auswahl anpassen. Anschließend auf Speichern klicken.

Hinweis: Wird der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen wieder ausgeschaltet, bleibt nur die zuerst gewählte Gruppe bestehen. Der Dienst gilt dann wieder nur für eine einzige Gruppe.

Sonderfall: vormittags und nachmittags in verschiedenen Gruppen

Ein Springer, der vormittags in einer Gruppe und nachmittags in einer anderen arbeitet, ist kein durchgehender Dienst über beide Gruppen, sondern zwei getrennte Dienste mit jeweils eigener Uhrzeit und eigener Gruppe. Dafür werden zwei Dienste am selben Tag angelegt:

1. Erster Dienst (Vormittag): Wie oben beschrieben einen Dienst anlegen. Unter Startzeit und Endzeit den Vormittag eintragen (z. B. von 08:00 bis 12:00) und die Vormittags-Gruppe auswählen.
2. Zweiter Dienst (Nachmittag): Für dieselbe Mitarbeiterin am selben Tag einen weiteren Dienst anlegen. Hier den Nachmittag eintragen (z. B. von 12:00 bis 16:00) und die andere Gruppe auswählen.

So ist für jeden Zeitabschnitt klar, in welcher Gruppe die Mitarbeiterin eingeplant ist.

Tipp: Der Springer-Schalter ist für diesen Fall nur nötig, wenn ein einzelner Zeitabschnitt zugleich für mehrere Gruppen gelten soll. Sind Vormittag und Nachmittag jeweils genau einer Gruppe zugeordnet, genügen zwei normale Dienste mit je einer Gruppe.

Auswirkung auf die Personaldeckung

Ein Springer, der für mehrere Gruppen eingeplant ist, wird in der Personaldeckung im Modus Planung auf seine Gruppen aufgeteilt: Er zählt anteilig in jeder seiner Gruppen, insgesamt aber als eine Person.

Ein Beispiel: Ist ein Springer für zwei Gruppen eingeplant, zählt er in jeder der beiden Gruppen zur Hälfte. In einer einzelnen Gruppe erscheint die geplante Personalzahl dadurch nicht mehr zwingend als ganze Zahl, sondern kann einen Nachkommawert haben. Über alle Gruppen zusammengerechnet bleibt der Springer aber genau eine ganze Person – die Gesamtübersicht zählt ihn nicht doppelt.

Das spiegelt die Realität wider: Eine Springerin, die für drei Gruppen eingeplant ist, verstärkt jede dieser Gruppen, kann aber nicht in allen dreien gleichzeitig voll präsent sein.

Wichtig zur Echtzeit-Ansicht: Im Modus Echtzeit zählt nicht die Planung, sondern die tatsächliche Anwesenheit. Dort wird ein eingestempelter Mitarbeiter jeweils der Gruppe zugerechnet, für die er sich angemeldet hat – die anteilige Aufteilung gilt nur für den Planungsmodus.

Stammgruppe muss nicht geändert werden

Jede Mitarbeiterin hat in ihren Stammdaten eine Gruppe hinterlegt (ihre Stammgruppe). Diese dient im Dienstplan nur als Vorauswahl: Beim Anlegen eines neuen Dienstes ist sie bereits voreingestellt.

Für den Einsatz als Springer muss diese Gruppe in den Stammdaten nicht geändert werden. Die Zuordnung zu mehreren Gruppen erfolgt ausschließlich pro Dienst über den Springer-Schalter. Die Stammgruppe bleibt davon unberührt.

Voraussetzungen

• Für den Dienstplan ist die Berechtigung Dienstplan mit Lese-/Schreibrechte erforderlich. Mit Leserechte ist der Dienstplan nur einsehbar, aber es lassen sich keine Dienste anlegen oder ändern; bei Keine Berechtigung ist der Dienstplan nicht zugänglich. Diese Einstellung wird je Benutzergruppe vergeben.
• Die Einrichtung muss mehr als eine Gruppe angelegt haben. Der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen erscheint nur, wenn mehrere Gruppen zur Auswahl stehen – bei nur einer Gruppe gibt es nichts zu verteilen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• „Springer“ ist keine eigene Mitarbeiter-Eigenschaft, sondern ergibt sich allein daraus, dass einem Dienst mehr als eine Gruppe zugeordnet ist. Dieselbe Person kann an einem Tag als Springer und an einem anderen Tag fest in einer Gruppe eingeplant werden.
• Vormittag und Nachmittag in verschiedenen Gruppen werden immer über zwei getrennte Dienste mit den jeweiligen Uhrzeiten abgebildet – nicht über einen einzigen Dienst.
• Die anteilige Verteilung auf die Gruppen wirkt sich nur im Modus Planung der Personaldeckung aus. Die Echtzeit-Ansicht richtet sich nach den tatsächlichen Anmeldungen der Mitarbeiter.
• Die Stammgruppe einer Mitarbeiterin dient nur als Vorauswahl und muss für den Springer-Einsatz nicht angepasst werden.

Übersicht

Das Arbeitszeitkonto führt für jeden Mitarbeiter einen laufenden Saldo aus geleisteter Arbeitszeit (Ist) gegenüber der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit (Soll). Plus- und Minusstunden werden ab einem festgelegten Stichtag fortgeschrieben. Grundlage der Ist-Zeiten ist die Zeiterfassung; die Soll-Zeiten ergeben sich aus den hinterlegten Wochenstunden.

Das Arbeitszeitkonto ist von der Pausenautomatik der Zeiterfassung unabhängig (siehe Abschnitt „Wie der Saldo berechnet wird").

Voraussetzungen

Berechtigung setzen

1. Einrichtung › Benutzerrechte öffnen
2. Die betreffende Benutzergruppe (z. B. Leitung) auswählen
3. Beim Eintrag Arbeitszeitkonto die Stufe Alle Daten bearbeiten wählen
4. Speichern

Danach erscheint im Menü der Punkt Arbeitszeitkonto mit der Verwaltungsansicht. Mitarbeiter ohne diese Berechtigung sehen ausschließlich ihr eigenes Konto (Mein Arbeitszeitkonto).

Persönliche Ansicht vs. Verwaltungsansicht

• Mein Arbeitszeitkonto (alle Berechtigungsstufen außer keine): zeigt nur den eigenen Saldo, nur lesend.
• Arbeitszeitkonto (Stufe Alle Daten bearbeiten): Liste aller Mitarbeiter, Aktivierung, Korrekturen, Periodenabschluss und CSV-Export.

Konto aktivieren

Ein neu eingerichteter Mitarbeiter zeigt Arbeitszeitkonto noch nicht aktiviert.

1. In der Verwaltungsansicht den Mitarbeiter wählen
2. Auf Konto aktivieren klicken — es öffnet sich Arbeitszeitkonto aktivieren / ändern
3. Felder ausfüllen:
   • Stichtag (Konto-Start): Datum im Format TT.MM.JJJJ. Ab diesem Tag werden alle Stunden gegen das Soll gerechnet.
   • Startsaldo: vorhandener Saldo zum Stichtag. Bei Übernahme eines bestehenden Kontos den aktuellen Stand eintragen; für einen Minus-Saldo den Vorzeichen-Button auf Minus stellen.
4. Auf Speichern klicken

Ab dem Stichtag baut sich der Saldo automatisch aus den erfassten Zeiten auf.

Konto-Start ändern

Stichtag oder Startsaldo lassen sich nachträglich anpassen: beim aktivierten Mitarbeiter auf Konto-Start ändern klicken. Es öffnet sich derselbe Dialog Arbeitszeitkonto aktivieren / ändern.

Wie der Saldo berechnet wird

Saldo = Ist − Soll, fortlaufend ab dem Stichtag.

• Ist (tatsächlich geleistet): aus der Zeiterfassung, abzüglich der dort erfassten bzw. — bei aktiver Pausenautomatik — der gesetzlichen Pause.
• Soll (vertraglich erwartet): Wochenstunden ÷ Arbeitstage pro Woche je Arbeitstag, abzüglich der täglichen Pausendauer (vertragliche Pause aus dem Mitarbeiterprofil).

Die tägliche Pausendauer reduziert das tägliche Soll (vertragliche Pause). Sie ist unabhängig von der Pausenautomatik der Zeiterfassung, die auf der Ist-Seite die tatsächlich gestempelte Zeit betrifft. Beide wirken auf verschiedenen Seiten der Rechnung und werden nicht doppelt abgezogen.

Saldo-Ansicht und Warnungen

Die Saldo-Karte zeigt den aktuellen Saldo, den Stand (Datum) sowie den Stichtag („seit"). Je nach Situation erscheinen Hinweise:

Die Plus-/Minus-Grenzen werden in den Einrichtungs-Einstellungen festgelegt.

Korrekturen

Manuelle Anpassungen (z. B. Auszahlung, Bonus, Korrektur eines Erfassungsfehlers) werden als Korrektur auf das Konto gebucht.

Korrektur anlegen

1. In der Verwaltungsansicht auf Korrektur klicken
2. Felder ausfüllen:
   • Datum: TT.MM.JJJJ
   • Korrektur: Zeitwert; über den Vorzeichen-Button als Plus oder Minus. Bei auffällig hohen Werten erscheint der Hinweis Auffallend hohe Korrektur.
   • Begründung: Pflichtfeld, z. B. „Auszahlung 5h, Bonus, Korrektur Erfassungsfehler"
3. Auf Speichern klicken

Korrektur bearbeiten oder löschen

In der Liste Korrekturen beim jeweiligen Eintrag:

• Bearbeiten öffnet denselben Dialog mit den vorhandenen Werten.
• Löschen entfernt die Korrektur nach einer Rückfrage.

Periodenabschluss

Mit dem Periodenabschluss wird der Saldo zum Stichtag auf einen maximalen Plus-Wert (Cap) begrenzt; die Differenz wird als Korrektur gebucht. Der Abschluss kann für alle aktivierten Mitarbeiter gemeinsam ausgeführt werden.

1. In der Verwaltungsansicht auf Periodenabschluss klicken
2. Felder ausfüllen:
   • Cap (max. Plus-Saldo): z. B. 40:00 — Saldo über diesem Wert wird gekappt.
   • Stichtag der Korrektur: TT.MM.JJJJ
   • Begründung: Auswahl aus
     • Periodenabschluss — Verfall
     • Periodenabschluss — Auszahlung über Gehalt
     • Periodenabschluss — Übertrag mit Kappung
     • Anderer Grund (Freitext)
3. Die Vorschau-Tabelle zeigt je Mitarbeiter Saldo aktuell, Cap, Korrektur und Saldo nach
4. Abschluss ausführen

Nach dem Lauf erscheint Periodenabschluss durchgeführt bzw. Periodenabschluss teilweise durchgeführt, falls einzelne Mitarbeiter fehlschlugen (diese lassen sich erneut versuchen).

CSV-Export

Die Saldo-Historie eines Mitarbeiters lässt sich herunterladen: in der Verwaltungsansicht auf CSV-Export klicken. Die Datei enthält die Saldo-Historie zum Weiterverarbeiten (z. B. in einer Tabellenkalkulation).

Fehlersuche

Hinweise

• Der Saldo wird ausschließlich ab dem Stichtag berechnet; Zeiten davor fließen nur über den Startsaldo ein.
• Korrekturen und Periodenabschlüsse sind nachvollziehbar in der Korrektur-Liste hinterlegt.
• Das persönliche Konto (Mein Arbeitszeitkonto) ist rein lesend; Änderungen erfolgen nur über die Verwaltungsansicht.

Übersicht

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Abfrageliste stehen unten drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• Mit Essen verknüpfen
• Mit Abwesenheiten verknüpfen
• Mit Anwesenheiten verknüpfen

Diese Optionen verbinden die Abfrageliste mit Daten, die in Kindy ohnehin schon erfasst werden. Das spart doppelte Eingaben, hält die Liste automatisch aktuell und macht Widersprüche zwischen den Quellen sichtbar.

Wozu dient eine Verknüpfung?

Eine Abfrageliste hält für jeden Tag und jedes Kind einen Status fest – zum Beispiel "Ja", "Nein" oder eine individuelle Antwort der Eltern. Diese Information wird in Kindy aber oft schon an anderer Stelle erfasst:

• Wer mitisst, wird über die Essensfunktion gemeldet.
• Wer krank ist oder Urlaub hat, wird als Abwesenheit eingetragen.
• Wer tatsächlich vor Ort ist, wird beim Check-in (Anwesenheit) erfasst.

Mit einer Verknüpfung greift die Abfrageliste auf diese Quellen zu, ohne dass die Information ein zweites Mal eingegeben werden muss.

Mit Essen verknüpfen

Was passiert?

Bei aktivierter Option werden die Essensmeldungen automatisch in die Abfrageliste übernommen:

• Ist ein Kind für einen Tag zum Essen angemeldet, erscheint in der Liste der entsprechende Status.
• Wird die Essensmeldung später geändert oder zurückgenommen, aktualisiert sich auch die Liste.
• In der Detailansicht zeigt ein Symbol an, dass die Information aus den Essensdaten stammt.
• Beim Excel-Export der Liste erscheint zusätzlich eine Spalte mit dem Essens-Status.

Wann sinnvoll?

Immer dann, wenn die Liste ohnehin abfragt, ob ein Kind am Mittagessen teilnimmt – z. B.:

• "Essensplan Mai"
• "Mittagessen Sommerferien"
• "Wer isst diese Woche mit?"

So muss die Information weder von den Eltern noch vom Personal zweimal gepflegt werden.

Wann lieber nicht?

Bei Listen, die thematisch nichts mit Essen zu tun haben (z. B. "Anmeldungen Sommerfest", "Schwimmkurs"), bleibt die Option aus. Die Liste verhält sich dann wie eine ganz normale, eigenständige Abfrage.

Mit Abwesenheiten verknüpfen

Was passiert?

Ist ein Kind für einen Tag als abwesend gemeldet (Krankheit, Urlaub, freier Tag), wird es in der Abfrageliste automatisch als Nein geführt.

Wann sinnvoll?

Bei Listen, in denen abwesende Kinder logischerweise nicht teilnehmen können – z. B. bei einer Essens- oder Ausflugsanmeldung. So lassen sich Inkonsistenzen wie "Kind ist krank, aber laut Liste beim Mittagessen angemeldet" vermeiden.

Mit Anwesenheiten verknüpfen

Was passiert?

Wird ein Kind am Tag eingecheckt (Anwesenheit / Check-in), wird der entsprechende Tag in der Liste automatisch als Ja markiert.

Wann sinnvoll?

Bei Listen, die die tatsächliche Anwesenheit dokumentieren – z. B. Frühdienst, Spätdienst oder Sondergruppen.

Kombination mehrerer Verknüpfungen

Es ist auch möglich, mehrere Optionen gleichzeitig zu aktivieren. Die Abfrageliste zieht dann alle aktivierten Quellen heran:

• Essen + Abwesenheit: Angemeldete Esser werden als "Ja", abwesende Kinder als "Nein" markiert.
• Anwesenheit + Abwesenheit: Eingecheckte Kinder als "Ja", abgemeldete als "Nein".

Warn-Symbol bei Widersprüchen

Widersprechen sich die Quellen – zum Beispiel:

• Kind ist als abwesend gemeldet, isst aber laut Essensfunktion mit, oder
• Kind ist nicht eingecheckt, in der Essensliste aber als Esser markiert –

erscheint in der Abfrageliste ein Warn-Symbol. So ist auf einen Blick erkennbar, wo eventüll nachgehakt werden muss.

Verknüpfung im Excel-Export

Bei aktivierter Verknüpfung enthält der Excel-Export der Abfrageliste eine zusätzliche Status-Spalte. Dort wird der jeweils verknüpfte Wert (Essen / Abwesenheit / Anwesenheit) pro Kind und Tag mitgegeben. Praktisch z. B. für die Monatsabrechnung oder die Weitergabe an den Träger.

Verknüpfung nachträglich ändern

Die Verknüpfungs-Optionen lassen sich jederzeit über "Bearbeiten" der Liste an- oder ausschalten. Die Liste übernimmt dann ab sofort die Daten der gewählten Quellen – bestehende manuelle Einträge bleiben erhalten.

Häufige Fragen

Werden bestehende Einträge überschrieben, wenn die Verknüpfung eingeschaltet wird?

Nein. Die Verknüpfung ergänzt die Liste um die Daten aus Essen, Abwesenheit oder Anwesenheit. Manuell eingetragene Antworten bleiben bestehen.

Lässt sich die Verknüpfung nur für einen Teilzeitraum aktivieren?

Nein. Die Verknüpfung gilt immer für den gesamten Gültigkeitszeitraum der Liste. Ist eine zeitliche Trennung gewünscht, müssen zwei getrennte Listen angelegt werden.

Sehen Eltern in der App, dass die Liste verknüpft ist?

Nein. Für die Eltern sieht die Liste ganz normal aus. Lediglich der Komfort steigt – die Essensanmeldung etwa ist bereits berücksichtigt.

Was passiert, wenn eine Essensanmeldung geändert wird?

Die verknüpfte Abfrageliste aktualisiert sich automatisch. Ein zusätzlicher Schritt ist nicht nötig.

Woran ist erkennbar, dass ein Eintrag aus einer Verknüpfung stammt?

In der Detailansicht der Liste wird der Status entsprechend gekennzeichnet – und bei Widersprüchen erscheint ein Warn-Symbol. Im Excel-Export steht der verknüpfte Wert in einer eigenen Spalte.

Sind besondere Berechtigungen nötig, um die Verknüpfung zu nutzen?

Nein – wer Abfragelisten erstellen oder bearbeiten darf, kann auch die Verknüpfungs-Optionen setzen.

Kurz zusammengefasst

• Mit Essen verknüpfen = Essensmeldungen fließen automatisch in die Liste ein
• Mit Abwesenheiten verknüpfen = Abwesende Kinder werden automatisch als "Nein" gesetzt
• Mit Anwesenheiten verknüpfen = Eingecheckte Kinder werden automatisch als "Ja" gesetzt

So lassen sich doppelte Erfassungen vermeiden, die Liste bleibt automatisch aktuell, und Widersprüche werden sofort sichtbar.

Kindy Team ist die mobile App für euer Kita-Team. Sie bündelt Arbeitszeit, Dienstplan, Abwesenheiten und Team-Kommunikation in einer App – auf dem Smartphone der Erzieherinnen und Erzieher, jederzeit griffbereit.

Diese Seite gibt euch einen Überblick: wofür die App da ist, was sie kann und wie ihr sie einrichtet.

Wofür ist Kindy Team da?

Kindy Team löst drei Alltagsprobleme im Kita-Betrieb:

• Arbeitszeit einfach erfassen. Statt Zettel, Excel oder Stempeluhr macht das Team Check-in und Check-out direkt am Handy.
• Dienstplan und Abwesenheiten transparent halten. Wer arbeitet wann, wer ist krank, wer hat Urlaub – alles an einem Ort.
• Team- und Elternkommunikation an einem Ort. Interne Themen laufen in geschlossenen Team-Chats – nicht in privaten WhatsApp-Gruppen, in denen Dienstliches und Privates verschwimmen. Nachrichten an und von Eltern liegen in derselben App, klar getrennt per Filter.

Kurz: Kindy Team ist die App fürs pädagogische Personal. Die Kindy App für die Eltern bleibt davon unberührt und richtet sich weiter an die Familien.

Für wen ist die App?

• Erzieherinnen und Erzieher – tägliche Nutzung für Zeiterfassung, Dienstplan, Chat.
• Kita-Leitung – Überblick über Anwesenheit, Abwesenheiten und Kommunikation.
• Träger und Verwaltung – saubere Zeit- und Abwesenheits­daten direkt aus dem Alltag, ohne Umwege über Zettel und Tabellen.

Kindy Team ist ein neues Modul im Kindy-Ökosystem und steht für den Start allen Kindy-Nutzern zur Verfügung.

Anmelden – so funktioniert der Login

Der Login läuft in zwei Schritten:

1. Kindy-ID eingeben. Beim ersten Start fragt die App nach der ID eurer Einrichtung – ein kurzer Code im Format KY-1234. Damit weiß die App, zu welcher Kita ihr gehört. Die ID bekommt ihr von eurer Kita-Leitung oder findet unter Standort.
   
2. Mit den bekannten Zugangsdaten anmelden. Danach gebt ihr die gleiche E-Mail-Adresse und das gleiche Passwort ein, die ihr auch in der Kindy-Verwaltung nutzt. Wer dort noch keine Zugangsdaten hat, lässt sich von der Kita-Leitung anlegen.

Die Kindy-ID muss nur einmal eingegeben werden – beim nächsten App-Start merkt sich das Gerät die Einrichtung. Optional lässt sich die App zusätzlich mit Face ID, Fingerabdruck oder dem Gerätecode sperren.

Was kann die App?

Nach dem Login zeigt die App vier Bereiche, erreichbar über die Symbole am unteren Bildschirmrand. In der Mitte sitzt ein großer Plus-Button für schnelle Aktionen, und oben links führt das Profil-Symbol zum eigenen Profil und zu den Einstellungen.

Reihenfolge der Tabs von links nach rechts: Chat · Dienstplan · (Plus) · Abwesenheiten · Zeiterfassung.

Chat (Diskussionen)

Der zentrale Chat – für das Team und für die Eltern eurer Gruppen.

• drei Filter: Alle, Intern (nur Team) oder Eltern
• Diskussionen pro Gruppe, Bereich oder Thema
• Nachrichten, Bilder und Sprachnachrichten
• Nachrichten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert – lesbar nur für die Mitglieder der jeweiligen Diskussion
• markierte Nachrichten (Sterne) für Wichtiges
• Push-Benachrichtigungen für neue Nachrichten
• Teilnehmerliste und Diskussions­beschreibung jederzeit einsehbar

Manche Diskussionen sind zeitlich oder werktags begrenzt – die App weist darauf hin, wenn gerade nicht geschrieben werden kann.

Die internen Diskussionen sind der Ersatz für private Messenger-Gruppen: was im Team besprochen wird, bleibt auch im Team – und nicht auf privaten Handys ehemaliger Mitarbeitender.

Dienstplan

Der Dienstplan eurer Einrichtung – auf das Wesentliche reduziert.

• Tages- und Wochenansicht, wischbar zwischen Wochen
• Filter Alle, Meine Gruppe und Nur ich – je nachdem, ob ihr das ganze Team oder nur den eigenen Tag sehen wollt
• Schichten und Vertretungen werden in einer Liste zusammengeführt
• die Diensttypen (z.B. Früh-, Spät- oder Tagdienst) kommen aus eurer Kindy-Konfiguration

Änderungen aus der Kindy-Verwaltung zieht die App im Hintergrund nach – kein manuelles Aktualisieren nötig.

Hinweis: Der Dienstplan ist berechtigungs­abhängig. Wenn er bei euch nicht sichtbar ist, kann die Leitung ihn freischalten.

Abwesenheiten

Urlaub, Krankheit und Termine – einsehen und melden.

• aktuelle und vergangene Abwesenheiten getrennt aufgelistet
• neue Abwesenheit direkt aus der App melden
• Arten: Urlaub, Krank, Kind krank, Termin, Überstunden­abbau
• ganztags oder halbtags (Vormittag/Nachmittag)
• optional eine kurze Nachricht zur Erläuterung

Zeiterfassung

Digitale Stempeluhr für die Arbeitszeit.

• Check-in / Check-out mit einem Tipp
• Vorlagen wie Vollzeit, Halbtags vormittags oder Halbtags nachmittags sparen Eintippen
• Pausen werden bei Bedarf automatisch auf die gesetzliche Mindestpause angepasst
• Zeiten werden auf 5 Minuten gerundet und direkt an Kindy übertragen
• vergangene Einträge sind einsehbar und – mit entsprechender Berechtigung – nachpflegbar, falls jemand das Stempeln vergessen hat

Ziel: ehrliche, vollständige Zeiterfassung mit minimalem Aufwand.

Plus-Button (Mitte)

Der Plus-Button in der Mitte der Leiste ist die Abkürzung für die zwei häufigsten Aktionen:

• Zeit erfassen – Komm- und Geh-Zeit eintragen, ohne erst in die Zeiterfassung zu wechseln
• Abwesenheit planen – Urlaub, Krankheit oder Termine melden, ohne den aktuellen Tab zu verlassen

Profil-Symbol (oben links)

Hinter dem Profil-Symbol findet ihr:

• Profil – eigenes Foto, Telefon, Einrichtung und App-Version
• Kontöinstellungen – Darstellung (Hell/Dunkel/Automatisch), Sprache, Push-Mitteilungen, App-Sperre und Abmelden
• Hilfe & Erklärung – diese Hilfeseite und weitere Hinweise

Wie hängt Kindy Team mit Kindy zusammen?

Kindy Team arbeitet direkt mit eurer bestehenden Kindy-Verwaltung zusammen. Das heißt:

• Stammdaten (Mitarbeitende, Gruppen, Kita) kommen aus Kindy – nichts wird doppelt gepflegt.
• Zeiterfassung und Abwesenheiten landen direkt in der Kindy-Verwaltung und sind dort wie gewohnt auswertbar.
• Die Kindy App für die Eltern und Kindy Team sind getrennte Apps – Eltern brauchen Kindy Team nicht, das Personal nicht die Eltern-App.

Wer bereits Kindy einsetzt, kann Kindy Team ohne zusätzliche Einrichtung nutzen.

Sicherheit und Datenschutz

• Login mit den persönlichen Kindy-Zugangsdaten. Optional lässt sich die App zusätzlich mit Face ID, Fingerabdruck oder dem Gerätecode sperren.
• Diskussionen sind verschlüsselt – lesbar nur für die Mitglieder der jeweiligen Diskussion.
• Zeit- und Abwesenheits­daten bleiben innerhalb von Kindy und werden nicht an Dritte weitergegeben.
• Push-Benachrichtigungen zeigen nur den Hinweis, dass es eine neue Nachricht gibt – keine Inhalte.

Erste Schritte

1. App installieren – im App Store (iOS) oder bei Google Play (Android) nach Kindy Team suchen.
2. Kindy-ID eingeben – den Code eurer Einrichtung (Format KY-1234) eintippen.
3. Anmelden – E-Mail und Passwort aus der Kindy-Verwaltung.
4. Einstellungen prüfen – über das Profil-Symbol oben links Darstellung, Sprache und Push-Mitteilungen anpassen.
5. App-Sperre aktivieren (optional) – Face ID, Fingerabdruck oder Gerätecode schützen die App zusätzlich auf gemeinsam oder privat genutzten Geräten.
6. Loslegen – einstempeln, Dienstplan checken, im Team-Chat hallo sagen.

Die App wächst mit euch

Kindy Team ist noch jung. Wir bauen die App Schritt für Schritt weiter aus und nehmen regelmäßig neue Funktionen mit auf, die im Kita-Alltag wirklich helfen.

Wenn euch dabei etwas auffällt, eine Funktion fehlt oder etwas nicht so läuft, wie ihr es erwartet: gebt uns gern Bescheid. Eine kurze Beschreibung – was war, was hattet ihr erwartet, und die App-Version aus Profil → App-Information – reicht völlig. Rückmeldungen aus dem Alltag sind das, was die App besser macht.