Autor: flayoo

Die Kindy-Apps im Überblick: was ist wofür?

Kindy ist kein einzelnes Programm, sondern eine kleine Familie aus Anwendungen. Jede Anwendung ist auf eine Rolle zugeschnitten: die Eltern, die Erzieherinnen und Erzieher, die Kita- oder Hort-Leitung. Jeder bekommt genau die Oberfläche, die zu seinen Aufgaben passt, übersichtlich und ohne Funktionen, die für ihn ohnehin nicht gedacht sind. Das klingt zunächst nach „mehr“, ist in Wahrheit aber das Gegenteil. Statt einer überladenen Alles-App, in der jeder das meiste ausblenden müsste, hat jede Rolle ihr passendes Werkzeug.

Es gibt drei Bausteine:

  1. Die Kindy-App ist die Zentrale der Einrichtung.
  2. Die Team-App ist der mobile Begleiter für die Mitarbeitenden.
  3. Die Eltern-App ist der direkte Draht zu den Familien.

Im Folgenden ist jeder Baustein einzeln erklärt: für wen, wofür und warum er so gebaut ist, wie er ist.

1. Die Kindy-App: die Zentrale

Für wen: für die Kita selbst, also die Leitung und ebenso die Mitarbeitenden. Vieles im Alltag erledigen Erzieherinnen und Erzieher direkt in der Team-App. Manche Aufgaben gehören aber in die Kindy-App, die genauso am Tablet oder Computer geöffnet wird. Die Kindy-App ist also nicht „nur für die Leitung“, sondern die gemeinsame, vollständige Arbeitsumgebung der Einrichtung.

Wofür: Das ist das Herzstück. Hier läuft die eigentliche Arbeit der Einrichtung zusammen: die Verwaltung der Kinder und Familien, die Organisation des Teams, die Kommunikation nach außen, Auswertungen und alles, was zum Führen einer Kita dazugehört. Es ist die vollständige, umfassende Oberfläche mit allen Funktionen.

Warum sie so gebaut ist: Die Kindy-App läuft im Browser, auf dem Computer, dem Tablet und dem Smartphone. Sie passt sich automatisch an das jeweilige Gerät an: am großen Bildschirm mit viel Übersicht, am Handy kompakt und mit dem Daumen bedienbar. Nahezu die gesamte tägliche Arbeit lässt sich auch am Handy erledigen.

Einige wenige Dinge sind auf dem Smartphone bewusst nicht in voller Form vorgesehen. Das ist eine bewusste Entscheidung, kein technischer Mangel. Bestimmte umfangreiche Übersichten, Tabellen und Planungsansichten brauchen schlicht einen großen Bildschirm, um sinnvoll und fehlerfrei bedienbar zu sein. Ein gutes Beispiel ist die Dienst- und Schichtplanung: Schichten bequem per Ziehen-und-Ablegen anzulegen und zuzuweisen, mit der vollständigen Seitenleiste im Blick, gelingt am Tablet oder Computer deutlich besser als auf einem schmalen Handy-Display. Am Handy gibt es dafür eine kompakte Variante. Solche Ansichten auf ein Handy-Display zu zwängen würde sie unübersichtlich und fehleranfällig machen. Alles, was im Alltag unterwegs gebraucht wird, ist am Handy verfügbar; das, was Platz braucht, ist am großen Bildschirm beheimatet.

Wichtig zu verstehen: Auch wenn sie im Browser startet, ist sie eine vollwertige App. Mit einem Tipp lässt sie sich als Symbol auf den Startbildschirm legen und öffnet sich dann wie jede andere App im Vollbild. Der einzige Unterschied zu einer „App aus dem Store“ liegt darin, wie sie zu den Nutzern kommt, und genau darin liegt der Vorteil (dazu weiter unten mehr).

Brauche ich dafür Internet? Ja. Die Kindy-App lädt die Daten der Einrichtung live, dafür ist eine Internetverbindung nötig (WLAN oder mobile Daten). Das ist auch sinnvoll, denn so sehen alle immer denselben, aktuellen Stand. Die Team-App und die Eltern-App sind als installierte Apps zusätzlich in der Lage, Push-Benachrichtigungen direkt aufs Handy zu schicken, praktisch für kurze Hinweise unterwegs.

2. Die Team-App: der mobile Begleiter für die Mitarbeitenden

Für wen: für die Erzieherinnen und Erzieher im Alltag, direkt in der Gruppe.

Wofür: Die Team-App ist bewusst fokussiert. Sie ist für die Dinge gedacht, die Mitarbeitende schnell und unterwegs erledigen, dort, wo es unpraktisch wäre, sich erst an einen Computer zu setzen. Sie ist eine native App (also direkt aus dem App-Store installiert), weil genau diese Aufgaben von der engen Verzahnung mit dem Smartphone profitieren.

Warum sie nicht alles kann, was die Kindy-App kann, und das Absicht ist: Die Team-App ist kein verkleinerter Nachbau der Kindy-App. Sie soll die typischen Handgriffe der Mitarbeitenden leicht machen, nicht die komplette Kita-Verwaltung aufs Handy holen. Eine App, die zusätzlich alles könnte, was die Kindy-App kann, wäre nicht besser. Sie wäre unübersichtlicher für die Erzieher (die meiste Verwaltung brauchen sie im Alltag gar nicht), und Verbesserungen würden langsamer ankommen, weil jede Funktion doppelt gebaut werden müsste. Die klare Aufteilung sorgt dafür, dass beide Teile gut bleiben: die Team-App schlank und alltagstauglich, die Kindy-App vollständig und gründlich.

Sie wächst Schritt für Schritt, aber immer entlang ihres Zwecks: Die Team-App steht nicht still, sie wird laufend erweitert. Entscheidend ist das Kriterium: Es kommt das hinzu, was Erzieherinnen und Erzieher in ihrer täglichen Arbeit wirklich brauchen und unterwegs sinnvoll am Handy erledigen, nicht alles, was es irgendwo in der Kindy-App gibt. Wenn heute also etwas noch nicht in der Team-App steckt, heißt das nicht „geht nicht“, sondern dass Schritt für Schritt das ergänzt wird, was den Mitarbeitenden den größten Nutzen bringt.

Laden im App Store
Laden bei Google Play

3. Die Eltern-App: der direkte Draht zu den Familien

Für wen: für die Eltern der betreuten Kinder.

Wofür: Die Eltern-App ist das Fenster der Familien in die Kita, für Mitteilungen, Informationen aus der Einrichtung und die Kommunikation zwischen Eltern und Kita. Auch sie ist eine native App aus dem Store, weil Eltern sie auf ihrem privaten Handy nutzen und dort z. B. von Benachrichtigungen profitieren.

Warum sie getrennt ist: Eltern und Kita-Personal haben völlig unterschiedliche Bedürfnisse und dürfen völlig unterschiedliche Dinge sehen. Eine gemeinsame App für beide wäre weder übersichtlich noch sauber getrennt. Deshalb hat jede Seite ihre eigene, passende Oberfläche, und die Eltern sehen ausschließlich das, was ihre Familie betrifft.

Warum die Kindy-App im Browser läuft und keine „Alles-App“ ist

Das ist die häufigste Rückfrage: „Warum kann ich auf dem Handy nicht einfach alles über eine installierte App machen?“. Die Antwort hat handfeste, für jeden nachvollziehbare Gründe.

Updates sind sofort für alle da, und alle haben denselben Stand.
Bei einer nativen App aus dem Store muss jede Änderung erst die Prüfung von Apple und Google durchlaufen, das dauert je nach Prüfung Stunden bis mehrere Tage. Danach muss zusätzlich jeder das Update selbst installieren. So entsteht schnell ein Durcheinander: Ein Teil des Teams hat schon aktualisiert, ein anderer noch nicht, plötzlich fehlen bei den einen Funktionen, die die anderen schon haben, und Anleitungen passen nicht mehr. Bei der Kindy-App im Browser wird eine Verbesserung einmal eingespielt und ist mit dem nächsten Aufrufen für alle Kitas da. Kein Download, kein Warten, kein „bitte erst die App aktualisieren“, und immer nur eine aktuelle Version für alle gleich.

Wünsche werden schneller umgesetzt.
Weil keine App-Store-Bürokratie dazwischensteht, können Verbesserungen und neue Funktionen deutlich schneller bei den Kitas ankommen, statt erst in der nächsten Store-Freigabe. Genau das ist einer der Kerngründe für den Web-Ansatz: Tempo bei der Weiterentwicklung.

Eine Oberfläche, an jedes Gerät angepasst.
Weil die Kindy-App responsiv ist, ist es überall dieselbe App: am Handy kompakt, am großen Bildschirm mit voller Übersicht. Wer am Tablet in der Gruppe beginnt und abends am Computer weitermacht, findet alles an derselben Stelle wieder. Lediglich einige besonders umfangreiche Ansichten wie die komfortable Schichtplanung im Dienstplan sind bewusst dem großen Bildschirm vorbehalten, weil sie dort schlicht besser bedienbar sind.

In einem Satz zusammengefasst

Kindy gibt jeder Rolle genau das passende Werkzeug: die Eltern-App für die Familien, die Team-App für die schnellen Aufgaben der Mitarbeitenden unterwegs, und die Kindy-App als vollständige Zentrale der Kita. Sie läuft im Browser auf jedem Gerät, weil so jede Verbesserung sofort und ohne Update-Aufwand bei allen ankommt.

Zeiterfassung Team-App

Übersicht

Mit der Zeiterfassung wird die Arbeitszeit per Stempeluhr erfasst — Check-in, Check-out und Pausen. Optional lässt sich eine Standort-Sperre (auch „Geo-Sperre“ oder Check-in-Radius) aktivieren: Ist sie an, kann in der Team-App nur noch in der Nähe der Einrichtung ein- und ausgestempelt werden. So wird der Check-in von zuhause oder unterwegs verhindert.

Arbeitszeit erfassen (Check-in)

In der Team-App wird die Arbeitszeit im Bereich Zeiterfassung über die Schaltflächen Check-in und Check-out erfasst.

Check-in

  1. Den Bereich Zeiterfassung öffnen.
  2. Auf Check-in tippen.
  3. Bei Zuordnung zu mehreren Gruppen erscheint eine Auswahl — die gewünschte Gruppe wählen.
  4. Optional lässt sich eine kurze Notiz hinterlegen.
  5. Die Startzeit wird erfasst; es erscheint Zeitstempel gespeichert.

Pro Person kann immer nur eine Schicht gleichzeitig offen sein. Ist bereits eine Schicht offen, meldet die App Du bist bereits eingestempelt.

Check-out

  1. Auf Check-out tippen.
  2. Die Endzeit wird vorgeschlagen und kann bei Bedarf angepasst werden (Endzeit).
  3. Eine begonnene Pause wird beim Ausstempeln automatisch beendet.
  4. Bestätigen — die Arbeitszeit wird berechnet und gespeichert.

Pausen

Während einer offenen Schicht kann eine Pause gestartet und wieder beendet werden. Die Pausendauer wird von der erfassten Arbeitszeit abgezogen.

Was die Standort-Sperre macht

Ist die Standort-Sperre für die Einrichtung aktiv, prüft das System beim Einstempeln über die Team-App, ob sich das Gerät innerhalb des erlaubten Umkreises um die Einrichtungsadresse befindet:

  • Innerhalb des Umkreises: Das Einstempeln funktioniert wie gewohnt.
  • Außerhalb des Umkreises: Das Einstempeln wird abgelehnt.

Wichtig zu wissen:

  • Die Sperre greift nur in der Team-App, weil nur diese den Gerätestandort melden kann. Wird die Zeiterfassung über den Browser (Web-Ansicht) oder eine Kiosk-/QR-Station genutzt, greift die Standort-Sperre nicht.
  • Geprüft wird beim Check-in. Der Check-out und die Pausen sind nicht an den Standort gebunden.
  • Erfasst und gespeichert wird nur, ob beim Stempeln der erlaubte Umkreis eingehalten war (und der ungefähre Abstand) — nicht der genaue Aufenthaltsort der Person. Der Standort wird ausschließlich für die Prüfung im Moment des Stempelns verwendet.

Standortfreigabe auf dem Gerät

Bei aktiver Standort-Sperre benötigt die Team-App beim Einstempeln Zugriff auf den Gerätestandort. Beim ersten Mal fragt das Gerät die Freigabe ab. Ohne erfassbaren Standort wird nicht gestempelt, damit kein Eintrag ohne Standortprüfung entsteht.

Mögliche Hinweismeldungen der App (wörtlich):

SituationMeldung in der App
Ortung am Gerät systemweit aus„Ortung ist deaktiviert. Bitte aktiviere die Standortdienste, um ein- oder auszustempeln.“
Standortzugriff (für dieses Mal) abgelehnt„Ohne Standortfreigabe ist das Stempeln nicht möglich. Bitte erlaube den Zugriff auf deinen Standort.“
Standortzugriff dauerhaft gesperrt„Standortzugriff ist gesperrt. Bitte erlaube ihn in den Geräteeinstellungen, um zu stempeln.“
Standort nicht ermittelbar (kein Empfang)„Standort konnte nicht ermittelt werden. Bitte versuche es im Freien erneut.“

In diesen Fällen wird kein Zeitstempel gesetzt. Nach Freigabe der Ortung bzw. erneutem Versuch im Freien funktioniert das Einstempeln wieder.

Standort-Sperre einrichten (Leitung)

Die Standort-Sperre wird in den Einstellungen der Einrichtung im Abschnitt STANDORT / CHECK-IN-RADIUS aktiviert.

Schritte

  1. Die Einrichtungs-Einstellungen öffnen und zum Abschnitt STANDORT / CHECK-IN-RADIUS gehen.
  2. Das Kästchen Check-in nur am Standort der Einrichtung erlauben aktivieren.
  3. Unter Erlaubter Umkreis (Meter) den gewünschten Radius eintragen — zulässig ist ein Wert zwischen 50 und 500 Meter (Voreinstellung: 150).
  4. Auf Speichern tippen.

Die Koordinaten der Einrichtung werden automatisch aus der hinterlegten Einrichtungsadresse ermittelt — eine separate Eingabe von Koordinaten ist nicht nötig.

Adresse muss verortbar sein

Damit die Standort-Sperre greift, muss die Adresse der Einrichtung auffindbar (verortbar) sein. Lässt sich die hinterlegte Adresse nicht zuordnen, erscheint beim Speichern der Hinweis:

Adresse konnte nicht verortet werden. Der Check-in-Radius greift erst, wenn die Adresse der Einrichtung verortet werden kann. Bitte die Adresse im Reiter „Übersicht“ prüfen und korrigieren.

In diesem Fall die Adresse im Reiter Übersicht prüfen und korrigieren. Wird die Adresse geändert, werden die Koordinaten beim nächsten Speichern automatisch neu ermittelt.

Voraussetzungen

  • Stempeln (Mitarbeitende): Wer die eigene Arbeitszeit erfassen darf, benötigt mindestens Lese-Zugriff auf die Zeiterfassung. Ohne diese Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.
  • Standort-Sperre einrichten (Leitung): Das Aktivieren und Konfigurieren der Standort-Sperre erfolgt in den Einrichtungs-Einstellungen und erfordert Schreibrechte auf die Einstellungen der Einrichtung (typischerweise Leitung/Verwaltung).
  • Gerätestandort: Bei aktiver Sperre muss auf dem Mobilgerät die Ortung eingeschaltet und für die Team-App freigegeben sein.

Wenn etwas nicht funktioniert

BeobachtungUrsacheLösung
Beim Einstempeln erscheint „Stempeln nicht möglich: Du bist nicht in der Nähe der Einrichtung.“Das Gerät befindet sich außerhalb des erlaubten Umkreises.In die Nähe der Einrichtung begeben. Falls korrekt vor Ort: Umkreis in den Einstellungen ggf. großzügiger wählen.
App verlangt Standortfreigabe / „Ohne Standortfreigabe ist das Stempeln nicht möglich.“Standortzugriff wurde nicht erlaubt.Den Zugriff auf den Standort für die Team-App erlauben und erneut einstempeln.
„Standortzugriff ist gesperrt. Bitte erlaube ihn in den Geräteeinstellungen …“Der Zugriff wurde dauerhaft verweigert.In den Geräteeinstellungen den Standortzugriff für die Team-App wieder erlauben.
„Ortung ist deaktiviert …“Die Ortungsdienste sind am Gerät systemweit aus.Die Standortdienste am Gerät einschalten.
„Standort konnte nicht ermittelt werden. Bitte versuche es im Freien erneut.“Kein ausreichender Standortempfang (z.B. im Gebäude).Im Freien oder am Fenster erneut versuchen.
Hinweis Adresse konnte nicht verortet werden. beim Speichern der EinstellungDie Einrichtungsadresse ist nicht auffindbar.Adresse im Reiter Übersicht prüfen/korrigieren und erneut speichern.
Sperre greift nicht beim Stempeln über den Browser / die Kiosk-StationDie Standort-Sperre wirkt nur in der Team-App.Für ortsgebundenes Stempeln die Team-App nutzen.

Wie der Umkreis gemessen wird

Gemessen wird die direkte Entfernung (Luftlinie) zwischen dem Gerät und der hinterlegten Einrichtungsadresse — nicht die Strecke entlang von Wegen oder Straßen. Liegt diese Entfernung innerhalb des eingestellten Umkreises, ist das Einstempeln möglich. Genau auf der Grenze des Umkreises zählt noch als „innerhalb“.

Weil die Standortbestimmung von Mobilgeräten je nach Empfang und Umgebung schwanken kann, empfiehlt es sich, den Umkreis eher großzügig zu wählen. So wird vermieden, dass das Stempeln direkt vor Ort an einer ungenauen Ortung scheitert.

Häufige Fragen (FAQ)

Warum kann jemand am Browser oder an der Kiosk-Station ohne Standort stempeln? Die Standort-Sperre wirkt ausschließlich in der Team-App, weil nur diese den Gerätestandort melden kann. Geräte, die keinen Standort übermitteln — etwa die Web-Ansicht im Browser oder eine fest installierte Kiosk-/QR-Station ohne Standortfreigabe — werden von der Sperre nicht erfasst. Soll ortsgebunden gestempelt werden, ist dafür die Team-App mit aktiver Standortfreigabe vorgesehen.

Die Sperre ist aktiv, trotzdem wird von überall gestempelt — woran liegt das? Dafür kommen vor allem zwei Ursachen in Frage:

  • Es wird nicht über die Team-App, sondern über den Browser oder eine Kiosk-Station gestempelt — dort greift die Sperre grundsätzlich nicht.
  • Die Einrichtungsadresse lässt sich nicht auf der Karte verorten. In diesem Fall blockiert die Sperre bewusst nicht, damit niemand versehentlich ausgesperrt wird — das Einstempeln wird dann trotz aktiver Sperre erlaubt. Ob das der Grund ist, zeigt der Hinweis Adresse konnte nicht verortet werden. beim Speichern der Einstellung. Die Lösung: die Adresse im Reiter Übersicht prüfen und korrigieren, damit sie verortbar ist. Erst dann wirkt die Sperre.

Warum kommt beim Ausstempeln keine Standort-Meldung? Der Standort wird nur beim Einstempeln geprüft. Beim Ausstempeln und bei Pausen findet keine Standortprüfung statt — daher erscheint dort auch keine entsprechende Meldung.

Welcher Umkreis ist sinnvoll? Einstellbar ist ein Wert zwischen 50 und 500 Meter (Voreinstellung 150). Da die Ortung von Mobilgeräten schwanken kann, empfiehlt sich ein eher großzügiger Umkreis: Ist er zu klein gewählt, kann ungenauer Empfang (z.B. in Gebäuden) das Stempeln direkt vor Ort erschweren; ist er zu groß gewählt, schwächt das die Sperre.

Wird der genaue Standort gespeichert? Nein. Gespeichert wird ausschließlich, ob innerhalb oder außerhalb des erlaubten Umkreises gestempelt wurde, sowie die Entfernung in Metern — niemals der genaue Aufenthaltsort oder die Koordinaten. Und auch das nur, wenn das Gerät beim Stempeln überhaupt einen Standort gesendet hat.

Hinweise

  • Die Standort-Sperre prüft nur den Check-in über die Team-App. Check-out und Pausen sind nicht standortgebunden.
  • Aus Datenschutzgründen wird der genaue Aufenthaltsort nicht gespeichert — nur, ob der erlaubte Umkreis beim Check-in eingehalten war, sowie die Entfernung in Metern. Die genauen Koordinaten werden zu keinem Zeitpunkt gespeichert, und auch Umkreis-Ergebnis und Entfernung nur dann, wenn das Gerät beim Stempeln einen Standort gesendet hat.
  • Lässt sich die Einrichtungsadresse vorübergehend nicht verorten, wird ein Check-in nicht blockiert, sondern zugelassen — die Sperre greift erst wieder, sobald die Adresse auffindbar ist. Daher ist eine korrekte, verortbare Adresse die Grundlage für eine zuverlässige Standort-Sperre.
  • Der erlaubte Umkreis ist bewusst auf 50 bis 500 Meter begrenzt: zu klein gewählt kann ungenauer Empfang (z.B. in Gebäuden) das Stempeln erschweren, zu groß gewählt schwächt die Sperre.

Dienstplan Springer

Übersicht

Springer sind Mitarbeiter, die nicht fest in einer einzigen Gruppe arbeiten, sondern flexibel in mehreren Gruppen eingesetzt werden – teilweise sogar vormittags in der einen und nachmittags in einer anderen Gruppe. Dafür muss eine Mitarbeiterin im Dienstplan nicht dauerhaft umgeteilt werden: Bereits beim Anlegen eines Dienstes lässt sich festlegen, für welche Gruppen dieser Dienst gilt. Diese Anleitung zeigt die Einrichtung und die Auswirkung eines Springers auf die Personaldeckung.

Springer-Dienst anlegen

So wird einer Mitarbeiterin ein Dienst zugewiesen, der für mehrere Gruppen gleichzeitig gilt:

  1. Über das Hauptmenü den Dienstplan öffnen.
  2. Oben rechts auf Neu und anschließend auf Dienst hinzufügen klicken. Das Fenster Neuen Dienst hinzufügen öffnet sich.
  3. Unter Mitarbeiter die gewünschte Person auswählen.
  4. Sobald ein Mitarbeiter gewählt ist, erscheint im Bereich Gruppe der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen. Diesen Schalter aktivieren.
  5. Es erscheint eine Liste aller Gruppen der Einrichtung mit Auswahlkästchen. Bei jeder Gruppe, in der dieser Dienst gelten soll, ein Häkchen setzen. Oberhalb der Liste zeigt ein Zähler die aktuelle Auswahl, z. B. 2 Gruppen ausgewählt. Die gewählten Gruppen erscheinen zusätzlich als kleine, entfernbare Marken.
  6. Datum, Diensttyp / Vorlage sowie Startzeit und Endzeit ergänzen. Optional lässt sich eine Notiz hinterlegen.
  7. Auf Hinzufügen klicken. Bei Erfolg erscheint die Meldung Dienst hinzugefügt!.

Eine einzelne Gruppe entfernen

Eine bereits gewählte Gruppe lässt sich wieder herausnehmen, ohne die ganze Auswahl zurückzusetzen: dazu auf das × an der jeweiligen Gruppen-Marke klicken oder das Häkchen in der Liste entfernen.

Dienst nachträglich ändern

Ein Klick auf einen bestehenden Dienst im Dienstplan öffnet das Fenster Dienst bearbeiten mit den hinterlegten Gruppen. Der Springer-Schalter lässt sich dort ein- oder ausschalten und die Gruppen-Auswahl anpassen. Anschließend auf Speichern klicken.

Hinweis: Wird der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen wieder ausgeschaltet, bleibt nur die zuerst gewählte Gruppe bestehen. Der Dienst gilt dann wieder nur für eine einzige Gruppe.

Sonderfall: vormittags und nachmittags in verschiedenen Gruppen

Ein Springer, der vormittags in einer Gruppe und nachmittags in einer anderen arbeitet, ist kein durchgehender Dienst über beide Gruppen, sondern zwei getrennte Dienste mit jeweils eigener Uhrzeit und eigener Gruppe. Dafür werden zwei Dienste am selben Tag angelegt:

  1. Erster Dienst (Vormittag): Wie oben beschrieben einen Dienst anlegen. Unter Startzeit und Endzeit den Vormittag eintragen (z. B. von 08:00 bis 12:00) und die Vormittags-Gruppe auswählen.
  2. Zweiter Dienst (Nachmittag): Für dieselbe Mitarbeiterin am selben Tag einen weiteren Dienst anlegen. Hier den Nachmittag eintragen (z. B. von 12:00 bis 16:00) und die andere Gruppe auswählen.

So ist für jeden Zeitabschnitt klar, in welcher Gruppe die Mitarbeiterin eingeplant ist.

Tipp: Der Springer-Schalter ist für diesen Fall nur nötig, wenn ein einzelner Zeitabschnitt zugleich für mehrere Gruppen gelten soll. Sind Vormittag und Nachmittag jeweils genau einer Gruppe zugeordnet, genügen zwei normale Dienste mit je einer Gruppe.

Auswirkung auf die Personaldeckung

Ein Springer, der für mehrere Gruppen eingeplant ist, wird in der Personaldeckung im Modus Planung auf seine Gruppen aufgeteilt: Er zählt anteilig in jeder seiner Gruppen, insgesamt aber als eine Person.

Ein Beispiel: Ist ein Springer für zwei Gruppen eingeplant, zählt er in jeder der beiden Gruppen zur Hälfte. In einer einzelnen Gruppe erscheint die geplante Personalzahl dadurch nicht mehr zwingend als ganze Zahl, sondern kann einen Nachkommawert haben. Über alle Gruppen zusammengerechnet bleibt der Springer aber genau eine ganze Person – die Gesamtübersicht zählt ihn nicht doppelt.

Das spiegelt die Realität wider: Eine Springerin, die für drei Gruppen eingeplant ist, verstärkt jede dieser Gruppen, kann aber nicht in allen dreien gleichzeitig voll präsent sein.

Wichtig zur Echtzeit-Ansicht: Im Modus Echtzeit zählt nicht die Planung, sondern die tatsächliche Anwesenheit. Dort wird ein eingestempelter Mitarbeiter jeweils der Gruppe zugerechnet, für die er sich angemeldet hat – die anteilige Aufteilung gilt nur für den Planungsmodus.

Stammgruppe muss nicht geändert werden

Jede Mitarbeiterin hat in ihren Stammdaten eine Gruppe hinterlegt (ihre Stammgruppe). Diese dient im Dienstplan nur als Vorauswahl: Beim Anlegen eines neuen Dienstes ist sie bereits voreingestellt.

Für den Einsatz als Springer muss diese Gruppe in den Stammdaten nicht geändert werden. Die Zuordnung zu mehreren Gruppen erfolgt ausschließlich pro Dienst über den Springer-Schalter. Die Stammgruppe bleibt davon unberührt.

Voraussetzungen

  • Für den Dienstplan ist die Berechtigung Dienstplan mit Lese-/Schreibrechte erforderlich. Mit Leserechte ist der Dienstplan nur einsehbar, aber es lassen sich keine Dienste anlegen oder ändern; bei Keine Berechtigung ist der Dienstplan nicht zugänglich. Diese Einstellung wird je Benutzergruppe vergeben.
  • Die Einrichtung muss mehr als eine Gruppe angelegt haben. Der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen erscheint nur, wenn mehrere Gruppen zur Auswahl stehen – bei nur einer Gruppe gibt es nichts zu verteilen.

Wenn etwas nicht funktioniert

BeobachtungUrsacheLösung
Der Schalter Springer – in mehreren Gruppen einsetzen wird nicht angezeigtEs ist noch kein Mitarbeiter gewählt, oder die Einrichtung hat nur eine GruppeZürst einen Mitarbeiter wählen; bei Bedarf weitere Gruppen anlegen
Beim Speichern erscheint Bitte füllen Sie alle Pflichtfelder aus.Mitarbeiter oder Datum fehltDie fehlenden Angaben ergänzen und erneut speichern
Der Auswahl-Zähler zeigt Keine Gruppe ausgewähltEs ist keine Gruppe angehaktMindestens ein Häkchen in der Gruppen-Liste setzen
Beim Ausschalten des Springer-Schalters ist nur noch eine Gruppe übrigBeim Deaktivieren bleibt nur die zürst gewählte Gruppe erhaltenDen Schalter wieder einschalten und die gewünschten Gruppen erneut wählen
Ein Dienst lässt sich nicht bearbeitenEs bestehen nur Leserechte, oder der Tag liegt in der VergangenheitLese-/Schreibrechte zuweisen lassen; vergangene Tage sind nicht bearbeitbar
Der Springer erscheint in der Personaldeckung mit einem NachkommawertDas ist beabsichtigt: anteilige Verteilung auf seine GruppenDie Gesamtübersicht prüfen – dort zählt er als eine ganze Person

Hinweise

  • „Springer“ ist keine eigene Mitarbeiter-Eigenschaft, sondern ergibt sich allein daraus, dass einem Dienst mehr als eine Gruppe zugeordnet ist. Dieselbe Person kann an einem Tag als Springer und an einem anderen Tag fest in einer Gruppe eingeplant werden.
  • Vormittag und Nachmittag in verschiedenen Gruppen werden immer über zwei getrennte Dienste mit den jeweiligen Uhrzeiten abgebildet – nicht über einen einzigen Dienst.
  • Die anteilige Verteilung auf die Gruppen wirkt sich nur im Modus Planung der Personaldeckung aus. Die Echtzeit-Ansicht richtet sich nach den tatsächlichen Anmeldungen der Mitarbeiter.
  • Die Stammgruppe einer Mitarbeiterin dient nur als Vorauswahl und muss für den Springer-Einsatz nicht angepasst werden.

Urlaubsfreigabe

Übersicht

Die Urlaubsfreigabe regelt, wie ein Urlaubsantrag (oder ein Antrag auf Überstundenabbau) eines Mitarbeiters geprüft und genehmigt oder abgelehnt wird. Der Antrag wird vom Mitarbeiter selbst gestellt, die Entscheidung trifft die Verwaltung. Erst nach der Genehmigung wird die Abwesenheit verbindlich im Kalender geführt und auf das Arbeitszeitkonto bzw. den Resturlaub angerechnet.

Wann eine Freigabe nötig ist

Nicht jede Abwesenheit muss freigegeben werden. Ob ein Eintrag zum Antrag wird, hängt von zwei Bedingungen ab, die beide erfüllt sein müssen:

BedingungBedeutung
Antrags-ArtNur Urlaub und Überstundenabbau sind freigabepflichtig.
Freigabe-Pflicht der BenutzergruppeFür die Benutzergruppe des Mitarbeiters muss die Freigabe-Pflicht aktiviert sein.

Ist eine der beiden Bedingungen nicht erfüllt, wird der Eintrag sofort als genehmigt angelegt (Direkteintrag) — es entsteht kein Antrag.

Meldungen wie Krank, Kind krank und Termin sind grundsätzlich nie freigabepflichtig und werden immer direkt eingetragen.

Antrag stellen (Mitarbeiter)

Der Antrag wird vom Mitarbeiter selbst im Bereich Abwesenheiten gestellt. Es gibt kein eigenes Antrags-Formular: Sie erfassen die Abwesenheit ganz normal, und das System entscheidet anhand der Art und der Einstellung Ihrer Benutzergruppe, ob daraus ein freigabepflichtiger Antrag oder ein Direkteintrag wird (siehe Wann eine Freigabe nötig ist).

  1. Bereich Abwesenheiten über das Menü öffnen.
  2. Im Kopfbereich auf Neu klicken oder den gewünschten Tag im Kalender auswählen. Es öffnet sich das Fenster Abwesenheit hinzufügen.
  3. Als Art der Abwesenheit Urlaub (oder Überstundenabbau) wählen.
  4. Startdatum und – bei mehrtägigem Urlaub – das Enddatum eintragen. Bei einem einzelnen Tag lässt sich zusätzlich unter Halbtags Vormittag oder Nachmittag wählen (halber Tag).
  5. Optional: Unter Notiz (optional) eine Begründung hinterlegen.
  6. Mit Hinzufügen bestätigen.

Ist die Abwesenheit freigabepflichtig, erscheint nach dem Absenden der Hinweis Antrag gestellt – wartet auf Freigabe. Der Antrag taucht im Bereich Meine Anträge mit dem Status Beantragt auf. Wird die Abwesenheit dagegen direkt eingetragen, erscheint stattdessen Abwesenheit eingetragen! und der Eintrag steht sofort verbindlich im Kalender.

Übersteigt ein Urlaubsantrag den verbleibenden Resturlaub oder sind im gewählten Zeitraum bereits andere Mitarbeiter abwesend, wird direkt nach dem Absenden zusätzlich ein Hinweis angezeigt — z. B. Hinweis: Der Antrag übersteigt den Resturlaub (beantragt: … Tag(e), verfügbar: …). und Im Zeitraum bereits abwesend: … mit den betroffenen Namen. Dieser Hinweis ist rein informativ und verhindert das Stellen nicht — der Antrag wird trotzdem gestellt und von der Verwaltung entschieden.

Solange ein Antrag den Status Beantragt hat, kann er vom Antragsteller über Stornieren selbst zurückgezogen werden. Nach einer Entscheidung ist das Stornieren nicht mehr möglich.

Antrag freigeben (Verwaltung)

Die Freigabe erfolgt ebenfalls im Bereich Abwesenheiten. Liegen offene Anträge vor, erscheint dort der Abschnitt Offene Anträge mit der Anzahl in Klammern, z. B. Offene Anträge (1).

Jede Antragszeile zeigt:

  • Name des Mitarbeiters
  • Art (z. B. Urlaub) und den Status-Hinweis Beantragt
  • Zeitraum (von – bis), ggf. mit Zusatz (vormittags) / (nachmittags)
  • die Begründung des Antragstellers (falls vorhanden)
  • einen Konflikt-Hinweis, falls im gleichen Zeitraum bereits andere Mitarbeiter abwesend sind: Im Zeitraum: … mit den betroffenen Namen

Genehmigen

  1. In der Antragszeile auf Genehmigen klicken.
  2. Das Fenster Antrag genehmigen öffnet sich. Angezeigt werden Antragsteller, Art, Zeitraum und die Begründung des Antragstellers.
  3. Optional: Unter Notiz (optional) eine Bemerkung eintragen.
  4. Mit Genehmigen bestätigen.

Der Antrag wechselt auf den Status Genehmigt und der Urlaub erscheint verbindlich im Kalender.

Ablehnen

  1. In der Antragszeile auf Ablehnen klicken.
  2. Das Fenster Antrag ablehnen öffnet sich.
  3. Unter Begründung (Pflicht) den Grund der Ablehnung eintragen. Ohne Begründung ist eine Ablehnung nicht möglich – andernfalls erscheint der Hinweis Begründung ist bei Ablehnung Pflicht.
  4. Mit Ablehnen bestätigen.

Der Antrag wechselt auf den Status Abgelehnt und erscheint nicht im Kalender.

Status eines Antrags

StatusAnzeigeBedeutung
BeantragtblauAntrag gestellt, wartet auf Entscheidung. Kann vom Antragsteller storniert werden.
GenehmigtgrünAntrag freigegeben; Abwesenheit ist verbindlich.
AbgelehntrotAntrag abgelehnt; eine Begründung wurde hinterlegt.
StorniertgrauVom Antragsteller zurückgezogen (nur aus dem Status Beantragt möglich).

In Meine Anträge bleiben offene Anträge sichtbar, bis sie entschieden sind; kürzlich (innerhalb von 7 Tagen) entschiedene Anträge werden noch kurz angezeigt. Die vollständige Historie aller Anträge ist über die Schaltfläche Verlauf im Kopfbereich erreichbar.

Auswirkung auf Resturlaub und Arbeitszeitkonto

  • Resturlaub: Genehmigte Urlaubstage zählen gegen den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters (Feld Urlaubstage im Mitarbeiterprofil). Beim Stellen eines Urlaubsantrags wird der verbleibende Resturlaub geprüft; übersteigt der Antrag den Rest, erscheint direkt nach dem Absenden ein Hinweis (rein informativ, keine Sperre). Urlaub an Wochenenden oder Feiertagen reduziert den Anspruch nicht.
  • Arbeitszeitkonto: Erst genehmigte Abwesenheiten fließen in das Arbeitszeitkonto ein. Urlaub wird dabei als anerkannte Abwesenheit gutgeschrieben, Überstundenabbau wird vom Saldo abgezogen. Solange ein Antrag nur Beantragt ist, hat er keine Wirkung auf den Saldo. Details siehe Arbeitszeitkonto.

Voraussetzungen

Die Berechtigung Abwesenheiten hat zwei getrennte Achsen, die jeweils auf keine, eigene oder alle stehen können:

  • Lesen – welche Daten sichtbar sind.
  • Schreiben – welche Daten bearbeitet werden dürfen.
VoraussetzungBeschreibung
Zugang zu AbwesenheitenEs muss mindestens ein effektives Leserecht bestehen, d. h. Lesen oder Schreiben ungleich keine. Steht beides auf keine, ist der Bereich nicht erreichbar.
Antrag stellen / eigenen Eintrag anlegenMöglich für jeden, der mindestens die eigenen Daten lesen darf (Lesen: Eigene oder Lesen: Alle – eine Schreib-Berechtigung ist dafür nicht erforderlich). Ob aus dem Eintrag ein Antrag wird, entscheidet das System art-getrieben (siehe Wann eine Freigabe nötig ist).
Freigeben (Genehmigen/Ablehnen)Erfordert Schreiben: Alle. Nur damit erscheint der Abschnitt Offene Anträge, und nur damit lassen sich fremde Anträge genehmigen oder ablehnen.
Freigabe-PflichtDie Benutzergruppe des Mitarbeiters muss die Freigabe-Pflicht aktiviert haben, sonst werden Urlaub/Überstundenabbau direkt eingetragen.
UrlaubsanspruchFür eine sinnvolle Resturlaub-Anzeige müssen im Mitarbeiterprofil die Urlaubstage hinterlegt sein.

Wenn etwas nicht funktioniert

BeobachtungUrsacheLösung
Abschnitt Offene Anträge fehlt, obwohl Anträge gestellt wurdenDie Schreib-Berechtigung steht nicht auf Alle.Für die Benutzergruppe Schreiben: Alle vergeben.
Keine Mitarbeiter-Auswahl im Fenster Abwesenheit hinzufügenDie Schreib-Berechtigung steht nicht auf Alle. Ohne Schreiben: Alle wird der Eintrag automatisch für die eigene Person angelegt.Ist das gewollt (Eintrag für sich selbst), ist nichts zu tun. Soll für andere Mitarbeiter eingetragen werden, Schreiben: Alle vergeben.
Urlaub wird sofort genehmigt, ohne AntragDie Freigabe-Pflicht ist für die Benutzergruppe nicht aktiviert, oder es handelt sich um eine Meldung (Krank/Kind krank/Termin).Freigabe-Pflicht für die Benutzergruppe aktivieren. Meldungen sind grundsätzlich nicht freigabepflichtig.
Ablehnen lässt sich nicht abschließenBei einer Ablehnung ist eine Begründung Pflicht.Im Feld Begründung (Pflicht) einen Grund eintragen.
Meldung Antrag wurde bereits entschiedenDer Antrag wurde zwischenzeitlich (z. B. von einer anderen Person) genehmigt oder abgelehnt.Liste der offenen Anträge neu laden; der aktuelle Status wird in der Meldung angezeigt.
Stornieren ist nicht möglichDer Antrag wurde bereits entschieden (nicht mehr im Status Beantragt).Nur offene Anträge lassen sich stornieren. Eine bereits getroffene Entscheidung kann nicht per Storno rückgängig gemacht werden.
Menüpunkt Abwesenheiten fehltEs besteht kein effektives Leserecht – Lesen und Schreiben stehen beide auf keine.Für die Benutzergruppe mindestens Lesen: Eigene vergeben.

Hinweise

  • Ein Mitarbeiter kann nur für sich selbst einen Antrag stellen – „im Namen von“ ist beim Antragsweg nicht möglich.
  • Im Fenster Abwesenheit hinzufügen erscheint die Mitarbeiter-Auswahl nur mit Schreiben: Alle. Ohne diese Berechtigung gibt es keine Auswahl – der Eintrag bzw. Antrag gilt automatisch für die eigene Person.
  • Der Konflikt-Hinweis ist eine Information, keine Sperre. Er erscheint an zwei Stellen: beim Antragsteller direkt nach dem Stellen (Im Zeitraum bereits abwesend: …) und in der Freigabe-Ansicht an jeder offenen Antragszeile (Im Zeitraum: …). Als Konflikt zählt jede überlappende Abwesenheit anderer Mitarbeiter — bereits genehmigte wie auch noch offene Anträge, jeder Art (auch Krank/Termin). Eine Genehmigung ist trotz überlappender Abwesenheiten möglich, sofern die Personaldeckung es zulässt.
  • Übersteigt ein Urlaubsantrag den Resturlaub, ist das ebenfalls nur ein Hinweis und keine Sperre.
  • Jede Entscheidung wird protokolliert und ist über den Verlauf nachvollziehbar (wer, wann, mit welcher Notiz).
  • Die Freigabe ist eine reine Verwaltungs-Aktion über fremde Anträge – Schreiben: Eigene reicht dafür nicht aus. Zum Genehmigen oder Ablehnen fremder Anträge ist Schreiben: Alle erforderlich.

Arbeitszeitkonto

Übersicht

Das Arbeitszeitkonto führt für jeden Mitarbeiter einen laufenden Saldo aus geleisteter Arbeitszeit (Ist) gegenüber der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit (Soll). Plus- und Minusstunden werden ab einem festgelegten Stichtag fortgeschrieben. Grundlage der Ist-Zeiten ist die Zeiterfassung; die Soll-Zeiten ergeben sich aus den hinterlegten Wochenstunden.

Das Konto wird pro Mitarbeiter geführt und muss vor der ersten Nutzung je Mitarbeiter aktiviert werden. Es ist von der Pausenautomatik der Zeiterfassung unabhängig (siehe Abschnitt Wie der Saldo berechnet wird).

Arbeitszeitkonto ist nicht Zeiterfassung

Im Menü gibt es zwei ähnlich klingende Bereiche mit unterschiedlichen Aufgaben. Das ist der häufigste Verwechslungspunkt:

MenüpunktWofür
ZeiterfassungDie tägliche Stempeluhr / Stunden-Ansicht: Kommen, Gehen, Pausen, erfasste Arbeitszeiten.
ArbeitszeitkontoDie fortlaufende Saldo-Bilanz (Plus-/Minusstunden) je Mitarbeiter. Hier wird das Konto aktiviert und der Startsaldo eingetragen.

Zum Einrichten des Kontos und Eintragen des Startsaldos wird Arbeitszeitkonto benötigt, nicht Zeiterfassung.

Persönliche Ansicht vs. Verwaltungsansicht

Das Arbeitszeitkonto wird über den Menüpunkt Arbeitszeitkonto im Personal-Menü geöffnet. Welche Ansicht erscheint, hängt von der Berechtigung ab:

  • Mein Arbeitszeitkonto: zeigt nur den eigenen Saldo, rein lesend. Diese Ansicht öffnet sich, solange die Schreib-Berechtigung nicht auf Alle steht.
  • Arbeitszeitkonto (Verwaltungsansicht): Liste aller Mitarbeiter, Aktivierung, Korrekturen, Periodenabschluss und CSV-Export. Diese Ansicht öffnet sich mit Schreiben: Alle.

Der Menüpunkt selbst erscheint, sobald die Lese-Berechtigung mindestens auf Eigene steht. Fehlt jeder Zugriff, ist der Menüpunkt nicht sichtbar.

Voraussetzungen

VoraussetzungBeschreibung
Wochenstunden + Arbeitstage im ProfilMüssen je Mitarbeiter in den Mitarbeiter-Einstellungen unter Arbeitszeit (Wochenstunden und Arbeitstage pro Woche) hinterlegt sein. Ohne diese Werte ist der Saldo unzuverlässig.
Berechtigung zum VerwaltenZum Verwalten fremder Konten (aktivieren, Startsaldo, Korrekturen, Periodenabschluss) wird bei der Berechtigung Arbeitszeitkonto die Stufe Schreiben: Alle benötigt.
Aktiviertes KontoDas Konto muss je Mitarbeiter mit Stichtag und Startsaldo aktiviert werden.

Die Berechtigung Arbeitszeitkonto hat zwei unabhängige Achsen, jeweils mit den Stufen Keine, Eigene und Alle:

  • Lesen: Wer den Saldo einsehen darf. Ab Eigene erscheint der Menüpunkt und die eigene Ansicht Mein Arbeitszeitkonto.
  • Schreiben: Wer Konten bearbeiten darf. Erst Alle öffnet die Verwaltungsansicht mit allen Mitarbeiterkonten und den Bearbeitungsfunktionen.

Wer schreiben darf, darf das Geschriebene auch sehen: eine Schreib-Stufe zieht die Lese-Stufe mindestens auf denselben Umfang.

Berechtigung setzen

  1. Im Einrichtungs-Bereich zu Benutzergruppen wechseln.
  2. Die betreffende Benutzergruppe (z. B. Leitung) auswählen.
  3. Beim Eintrag Arbeitszeitkonto die beiden Auswahlfelder setzen: für die volle Verwaltung Lesen auf Alle und Schreiben auf Alle.
  4. Speichern.

Danach erscheint im Menü der Punkt Arbeitszeitkonto mit der Verwaltungsansicht. Mitarbeiter ohne Schreiben: Alle sehen ausschließlich ihr eigenes Konto (Mein Arbeitszeitkonto).

Zum Arbeitszeitkonto navigieren

  1. Im Kita-Konto oben das Personal-Menü öffnen.
  2. Im aufklappenden Menü Arbeitszeitkonto wählen.

Die Verwaltungsansicht zeigt links die Liste Mitarbeiter und rechts den Detailbereich der ausgewählten Person. In der Mitarbeiterliste sind Personen mit noch nicht aktiviertem Konto mit nicht aktiviert gekennzeichnet.

Konto aktivieren

Ein neu eingerichteter Mitarbeiter zeigt im Detailbereich den Hinweis Arbeitszeitkonto noch nicht aktiviert. mit dem Zusatz „Hier direkt aktivierbar: einmalig pro Mitarbeiter Startdatum und Startsaldo festlegen."

  1. In der Verwaltungsansicht in der Liste Mitarbeiter die Person wählen.
  2. Auf die grüne Schaltfläche Konto aktivieren klicken. Es öffnet sich das Fenster Arbeitszeitkonto aktivieren / ändern mit dem Hinweis: „Das Konto rechnet alle Stunden ab dem hier gesetzten Stichtag. Bei Bestandsübernahme den aktuellen Saldo als Startsaldo eintragen (Vorzeichen-Button für Minus-Saldo)."
  3. Felder ausfüllen: – Stichtag (Konto-Start): Datum im Format TT.MM.JJJJ (per Tastatur oder Kalender). Ab diesem Tag werden alle Stunden gegen das Soll gerechnet. Zeiten und Abwesenheiten davor fließen nicht in die laufende Bilanz ein, sie sind bereits im Startsaldo enthalten. – Startsaldo: der aktuelle Saldo zum Stichtag, in Stunden und Minuten. Bei Übernahme eines bestehenden Kontos den aktuellen Stand eintragen.
  4. Auf Speichern klicken.

Ab dem Stichtag baut sich der Saldo automatisch aus den erfassten Zeiten auf. Der Detailbereich zeigt danach den laufenden Saldo an, darunter die Zeile „Saldo seit …" mit Stichtag und Startwert.

Minus-Saldo eintragen (Vorzeichen umschalten)

Der Startsaldo kann positiv oder negativ sein. Links neben den Stunden- und Minutenfeldern steht der Vorzeichen-Button:

  • Steht der Button auf + (grün), wird ein Plus-Saldo eingetragen.
  • Ein Klick schaltet auf − (rot) um: Der Wert zählt dann als Minus-Saldo.
  • Ein weiterer Klick schaltet zurück auf +.

Für eine Person, die zum Stichtag im Minus steht, wird also zuerst auf − umgeschaltet und dann der Betrag in Stunden und Minuten eingetragen. Bei einem Startwert von 0 bleibt das Vorzeichen ohne Wirkung.

Konto-Start ändern

Stichtag oder Startsaldo lassen sich nachträglich anpassen: beim aktivierten Mitarbeiter im Detailbereich auf Konto-Start ändern klicken. Es öffnet sich dasselbe Fenster Arbeitszeitkonto aktivieren / ändern. Da dies den gesamten Rechenzeitraum verschiebt, sollte es nur zur Berichtigung eines falsch gesetzten Starts genutzt werden.

Wie der Saldo berechnet wird

Saldo = Ist − Soll, fortlaufend ab dem Stichtag.

  • Ist (tatsächlich geleistet): aus der Zeiterfassung, abzüglich der dort erfassten bzw., bei aktiver Pausenautomatik, der gesetzlichen Pause.
  • Soll (vertraglich erwartet): Wochenstunden geteilt durch Arbeitstage pro Woche je Arbeitstag, abzüglich der täglichen Pausendauer (vertragliche Pause aus dem Mitarbeiterprofil).

Ein gesonderter Freigabeschritt für erfasste Stunden ist nicht vorgesehen: eine Zeit fließt in den Saldo, sobald der Zeiteintrag abgeschlossen ist. Freigegeben werden lediglich Abwesenheitsanträge, und zwar über die Urlaubsfreigabe.

Die tägliche Pausendauer reduziert das tägliche Soll (vertragliche Pause). Sie ist unabhängig von der Pausenautomatik der Zeiterfassung, die auf der Ist-Seite die tatsächlich gestempelte Zeit betrifft. Beide wirken auf verschiedenen Seiten der Rechnung und werden nicht doppelt abgezogen.

Saldo-Ansicht und Warnungen

Der Detailbereich zeigt den aktuellen Saldo, den Stichtag („Saldo seit …") sowie den Startwert. Je nach Situation erscheint ein farbiger Hinweis:

HinweisBedeutung
Saldo unzuverlässig – Wochenstunden fehlen.Im Mitarbeiterprofil sind keine Wochenstunden hinterlegt; das Soll kann nicht berechnet werden. Wochenstunden und Arbeitstage nachtragen.
Saldo-Plus-Grenze (…) überschritten.Der Plus-Saldo liegt über der eingestellten Obergrenze.
Saldo-Minus-Grenze (…) überschritten.Der Minus-Saldo liegt unter der eingestellten Untergrenze.
Saldo nähert sich der Grenze.Der Saldo liegt nahe an einer der beiden Grenzen.

Die Plus- und Minus-Grenzen werden in den Einrichtungs-Einstellungen festgelegt.

Wochen-Aufschlüsselung

Die Tabelle Wochen-Aufschlüsselung zeigt die letzten Wochen im Detail:

SpalteBedeutung
KWKalenderwoche
ZeitraumStart- und Enddatum der Woche
SollGeplante Arbeitszeit der Woche
IstTatsächlich erfasste Arbeitszeit
Abw.Durch Abwesenheiten angerechnete Zeit
ΔDifferenz der Woche (Ist + Abwesenheit − Soll)

Sind noch keine Wochen erfasst, erscheint Keine Daten vorhanden.

Korrekturen

Manuelle Anpassungen (z. B. Auszahlung, Bonus, Korrektur eines Erfassungsfehlers) werden als Korrektur auf das Konto gebucht.

Korrektur anlegen

  1. Die betreffende Person in der Liste Mitarbeiter auswählen. (Die Schaltfläche Korrektur erscheint nur bei einem bereits aktivierten Konto.)
  2. Oben rechts auf Korrektur klicken. Es öffnet sich das Fenster Korrektur hinzufügen.
  3. Felder ausfüllen: – Datum: im Format TT.MM.JJJJ. – Korrektur: der Betrag in Stunden und Minuten, mit Vorzeichen-Button. Als Hilfe steht dort „Plus = Gutschrift, Minus = Abzug". Bei auffällig hohen Werten erscheint ein Hinweis, der um eine präzise Begründung bittet. – Begründung: Pflichtfeld (bis 500 Zeichen), z. B. „Auszahlung 5h" oder „Korrektur Erfassungsfehler".
  4. Auf Anlegen klicken.

Korrektur bearbeiten oder löschen

In der Tabelle Korrekturen stehen am Zeilenende die Symbole zum Bearbeiten und Löschen:

  • Bearbeiten öffnet das Fenster Korrektur bearbeiten mit den vorhandenen Werten; gespeichert wird hier über Speichern.
  • Löschen entfernt die Korrektur nach der Rückfrage „Korrektur wirklich löschen?".

Gibt es keine Einträge, erscheint Keine Korrekturen vorhanden. In der eigenen Ansicht ist die Liste schreibgeschützt; Korrekturen werden nur über die Verwaltungsansicht vorgenommen.

Periodenabschluss

Mit dem Periodenabschluss wird der Saldo zum Stichtag auf einen maximalen Plus-Wert (Cap) begrenzt; die Differenz wird als Korrektur gebucht. Nur Plus-Salden werden behandelt, Minus-Salden bleiben unverändert. Der Abschluss kann für alle aktivierten Mitarbeiter gemeinsam ausgeführt werden.

  1. In der Verwaltungsansicht oben auf Periodenabschluss klicken.
  2. Felder ausfüllen: – Cap (max. Plus-Saldo): z. B. 40:00. Saldo über diesem Wert wird gekappt. – Stichtag der Korrektur: im Format TT.MM.JJJJ. – Begründung: Auswahl aus Periodenabschluss — Verfall, Periodenabschluss — Auszahlung über Gehalt, Periodenabschluss — Übertrag mit Kappung oder Anderer Grund (Freitext).
  3. Auf Vorschau klicken. Die Tabelle zeigt je Mitarbeiter Saldo aktuell, Cap, Korrektur und Saldo nach sowie die Aktion kappen oder überspringen.
  4. Auf … Korrektur(en) anlegen klicken, um den Abschluss auszuführen.

Nach dem Lauf erscheint Periodenabschluss durchgeführt. bzw. Periodenabschluss teilweise durchgeführt., falls einzelne Mitarbeiter fehlschlugen. Diese lassen sich manuell prüfen und der Periodenabschluss erneut ausführen; bereits gekappte Salden werden dabei nicht erneut gebucht.

CSV-Export

Die Saldo-Historie eines Mitarbeiters lässt sich herunterladen: in der Verwaltungsansicht im Detailbereich auf CSV-Export klicken. Die Datei enthält die Saldo-Historie zum Weiterverarbeiten, z. B. in einer Tabellenkalkulation.

Wenn etwas nicht funktioniert

BeobachtungUrsacheLösung
Menüpunkt Arbeitszeitkonto fehltBei der Benutzergruppe steht Lesen auf Keine.In den Benutzergruppen die Lese-Stufe mindestens auf Eigene setzen.
Statt der Mitarbeiterliste öffnet sich nur Mein ArbeitszeitkontoDie Schreib-Stufe steht nicht auf Alle; nur das eigene Konto ist sichtbar.Die Benutzergruppe bei Arbeitszeitkonto auf Schreiben: Alle setzen, um fremde Konten zu verwalten.
Konto aktivieren wird nicht angezeigtDie Berechtigung reicht nicht zum Verwalten fremder Konten.Die Stufe Schreiben: Alle vergeben.
Schaltfläche Korrektur fehltDas Konto der ausgewählten Person ist noch nicht aktiviert.Zuerst das Konto über Konto aktivieren einrichten.
Hinweis Saldo unzuverlässig – Wochenstunden fehlen.Wochenstunden/Arbeitstage fehlen im Profil.Werte in den Mitarbeiter-Einstellungen unter Arbeitszeit nachtragen.
Pause wird abgezogen, obwohl „keine Pausenautomatik" eingestellt istVerwechslung mit der täglichen Vertragspause (Soll-Seite).Die tägliche Pausendauer im Mitarbeiterprofil prüfen; sie reduziert bewusst das Soll und ist von der Pausenautomatik unabhängig.
Beim Speichern erscheint „Format: TT.MM.JJJJ"Das Datum ist nicht im Format TT.MM.JJJJ eingetragen.Das Datum als TT.MM.JJJJ eingeben oder über den Kalender wählen.
Der Startsaldo wird als Plus gespeichert, obwohl ein Minus gemeint warDer Vorzeichen-Button stand auf +.Vor dem Speichern auf − umschalten; bei einem bereits aktivierten Konto über Konto-Start ändern korrigieren.
Saldo beginnt am falschen TagFalscher Stichtag bei der Aktivierung.Über Konto-Start ändern korrigieren.
Ein gearbeiteter Tag fehlt im SaldoDer Zeiteintrag ist noch offen, es wurde kein Feierabend erfasst. Nur abgeschlossene Einträge fließen in den Saldo.Den Eintrag in der Zeiterfassung abschließen. Vergessene Einträge werden über Nacht automatisch geschlossen; die Dauer wird dabei auf die im Profil hinterlegte tägliche Arbeitszeit begrenzt, ersatzweise auf acht Stunden. Die Zeit lässt sich anschließend in der Zeiterfassung korrigieren.
Urlaub oder Krankheit wird nicht gutgeschriebenDer Antrag steht noch auf beantragt.Den Antrag in der Urlaubsfreigabe genehmigen. Nur genehmigte Abwesenheiten werden im Saldo angerechnet.

Hinweise

  • Die Aktivierung mit Stichtag und Startsaldo ist einmalig pro Person vorgesehen und legt den Nullpunkt des Kontos fest. Laufende Anpassungen erfolgen danach über Korrekturen, nicht über eine erneute Änderung von Stichtag und Startsaldo.
  • Der Saldo wird ausschließlich ab dem Stichtag berechnet; Zeiten davor fließen nur über den Startsaldo ein.
  • Korrekturen und Periodenabschlüsse sind nachvollziehbar in der Tabelle Korrekturen hinterlegt.
  • Das persönliche Konto (Mein Arbeitszeitkonto) ist rein lesend; Änderungen erfolgen nur über die Verwaltungsansicht.
  • Nach dem letzten Update kann einmalig der Hinweis Saldo-Berechnung wurde aktualisiert erscheinen. Er weist auf berichtigte Berechnungsregeln hin und empfiehlt, bestehende Salden einmal gegenzuprüfen. Der Hinweis wird mit Verstanden ausgeblendet.

Abfragelisten – Verknüpfung mit Essen, Abwesenheit und Anwesenheit

Übersicht

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Abfrageliste stehen unten drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Mit Essen verknüpfen
  • Mit Abwesenheiten verknüpfen
  • Mit Anwesenheiten verknüpfen

Diese Optionen verbinden die Abfrageliste mit Daten, die in Kindy ohnehin schon erfasst werden. Das spart doppelte Eingaben, hält die Liste automatisch aktuell und macht Widersprüche zwischen den Quellen sichtbar.

Wozu dient eine Verknüpfung?

Eine Abfrageliste hält für jeden Tag und jedes Kind einen Status fest – zum Beispiel "Ja", "Nein" oder eine individuelle Antwort der Eltern. Diese Information wird in Kindy aber oft schon an anderer Stelle erfasst:

  • Wer mitisst, wird über die Essensfunktion gemeldet.
  • Wer krank ist oder Urlaub hat, wird als Abwesenheit eingetragen.
  • Wer tatsächlich vor Ort ist, wird beim Check-in (Anwesenheit) erfasst.

Mit einer Verknüpfung greift die Abfrageliste auf diese Quellen zu, ohne dass die Information ein zweites Mal eingegeben werden muss.

Mit Essen verknüpfen

Was passiert?

Bei aktivierter Option werden die Essensmeldungen automatisch in die Abfrageliste übernommen:

  • Ist ein Kind für einen Tag zum Essen angemeldet, erscheint in der Liste der entsprechende Status.
  • Wird die Essensmeldung später geändert oder zurückgenommen, aktualisiert sich auch die Liste.
  • In der Detailansicht zeigt ein Symbol an, dass die Information aus den Essensdaten stammt.
  • Beim Excel-Export der Liste erscheint zusätzlich eine Spalte mit dem Essens-Status.

Wann sinnvoll?

Immer dann, wenn die Liste ohnehin abfragt, ob ein Kind am Mittagessen teilnimmt – z. B.:

  • "Essensplan Mai"
  • "Mittagessen Sommerferien"
  • "Wer isst diese Woche mit?"

So muss die Information weder von den Eltern noch vom Personal zweimal gepflegt werden.

Wann lieber nicht?

Bei Listen, die thematisch nichts mit Essen zu tun haben (z. B. "Anmeldungen Sommerfest", "Schwimmkurs"), bleibt die Option aus. Die Liste verhält sich dann wie eine ganz normale, eigenständige Abfrage.

Mit Abwesenheiten verknüpfen

Was passiert?

Ist ein Kind für einen Tag als abwesend gemeldet (Krankheit, Urlaub, freier Tag), wird es in der Abfrageliste automatisch als Nein geführt.

Wann sinnvoll?

Bei Listen, in denen abwesende Kinder logischerweise nicht teilnehmen können – z. B. bei einer Essens- oder Ausflugsanmeldung. So lassen sich Inkonsistenzen wie "Kind ist krank, aber laut Liste beim Mittagessen angemeldet" vermeiden.

Mit Anwesenheiten verknüpfen

Was passiert?

Wird ein Kind am Tag eingecheckt (Anwesenheit / Check-in), wird der entsprechende Tag in der Liste automatisch als Ja markiert.

Wann sinnvoll?

Bei Listen, die die tatsächliche Anwesenheit dokumentieren – z. B. Frühdienst, Spätdienst oder Sondergruppen.

Kombination mehrerer Verknüpfungen

Es ist auch möglich, mehrere Optionen gleichzeitig zu aktivieren. Die Abfrageliste zieht dann alle aktivierten Quellen heran:

  • Essen + Abwesenheit: Angemeldete Esser werden als "Ja", abwesende Kinder als "Nein" markiert.
  • Anwesenheit + Abwesenheit: Eingecheckte Kinder als "Ja", abgemeldete als "Nein".

Warn-Symbol bei Widersprüchen

Widersprechen sich die Quellen – zum Beispiel:

  • Kind ist als abwesend gemeldet, isst aber laut Essensfunktion mit, oder
  • Kind ist nicht eingecheckt, in der Essensliste aber als Esser markiert –

erscheint in der Abfrageliste ein Warn-Symbol. So ist auf einen Blick erkennbar, wo eventüll nachgehakt werden muss.

Verknüpfung im Excel-Export

Bei aktivierter Verknüpfung enthält der Excel-Export der Abfrageliste eine zusätzliche Status-Spalte. Dort wird der jeweils verknüpfte Wert (Essen / Abwesenheit / Anwesenheit) pro Kind und Tag mitgegeben. Praktisch z. B. für die Monatsabrechnung oder die Weitergabe an den Träger.

Verknüpfung nachträglich ändern

Die Verknüpfungs-Optionen lassen sich jederzeit über "Bearbeiten" der Liste an- oder ausschalten. Die Liste übernimmt dann ab sofort die Daten der gewählten Quellen – bestehende manuelle Einträge bleiben erhalten.

Häufige Fragen

Werden bestehende Einträge überschrieben, wenn die Verknüpfung eingeschaltet wird?

Nein. Die Verknüpfung ergänzt die Liste um die Daten aus Essen, Abwesenheit oder Anwesenheit. Manuell eingetragene Antworten bleiben bestehen.

Lässt sich die Verknüpfung nur für einen Teilzeitraum aktivieren?

Nein. Die Verknüpfung gilt immer für den gesamten Gültigkeitszeitraum der Liste. Ist eine zeitliche Trennung gewünscht, müssen zwei getrennte Listen angelegt werden.

Sehen Eltern in der App, dass die Liste verknüpft ist?

Nein. Für die Eltern sieht die Liste ganz normal aus. Lediglich der Komfort steigt – die Essensanmeldung etwa ist bereits berücksichtigt.

Was passiert, wenn eine Essensanmeldung geändert wird?

Die verknüpfte Abfrageliste aktualisiert sich automatisch. Ein zusätzlicher Schritt ist nicht nötig.

Woran ist erkennbar, dass ein Eintrag aus einer Verknüpfung stammt?

In der Detailansicht der Liste wird der Status entsprechend gekennzeichnet – und bei Widersprüchen erscheint ein Warn-Symbol. Im Excel-Export steht der verknüpfte Wert in einer eigenen Spalte.

Sind besondere Berechtigungen nötig, um die Verknüpfung zu nutzen?

Nein – wer Abfragelisten erstellen oder bearbeiten darf, kann auch die Verknüpfungs-Optionen setzen.

Kurz zusammengefasst

  • Mit Essen verknüpfen = Essensmeldungen fließen automatisch in die Liste ein
  • Mit Abwesenheiten verknüpfen = Abwesende Kinder werden automatisch als "Nein" gesetzt
  • Mit Anwesenheiten verknüpfen = Eingecheckte Kinder werden automatisch als "Ja" gesetzt

So lassen sich doppelte Erfassungen vermeiden, die Liste bleibt automatisch aktuell, und Widersprüche werden sofort sichtbar.

Kindy Team

Kindy Team ist die mobile App für euer Kita-Team. Sie bündelt Arbeitszeit, Dienstplan, Abwesenheiten und Team-Kommunikation in einer App – auf dem Smartphone der Erzieherinnen und Erzieher, jederzeit griffbereit.

Diese Seite gibt euch einen Überblick: wofür die App da ist, was sie kann und wie ihr sie einrichtet.

Wofür ist Kindy Team da?

Kindy Team löst drei Alltagsprobleme im Kita-Betrieb:

  • Arbeitszeit einfach erfassen. Statt Zettel, Excel oder Stempeluhr macht das Team Check-in und Check-out direkt am Handy.
  • Dienstplan und Abwesenheiten transparent halten. Wer arbeitet wann, wer ist krank, wer hat Urlaub – alles an einem Ort.
  • Team- und Elternkommunikation an einem Ort. Interne Themen laufen in geschlossenen Team-Chats – nicht in privaten WhatsApp-Gruppen, in denen Dienstliches und Privates verschwimmen. Nachrichten an und von Eltern liegen in derselben App, klar getrennt per Filter.

Kurz: Kindy Team ist die App fürs pädagogische Personal. Die Kindy App für die Eltern bleibt davon unberührt und richtet sich weiter an die Familien.

Für wen ist die App?

  • Erzieherinnen und Erzieher – tägliche Nutzung für Zeiterfassung, Dienstplan, Chat.
  • Kita-Leitung – Überblick über Anwesenheit, Abwesenheiten und Kommunikation.
  • Träger und Verwaltung – saubere Zeit- und Abwesenheits­daten direkt aus dem Alltag, ohne Umwege über Zettel und Tabellen.

Kindy Team ist ein neues Modul im Kindy-Ökosystem und steht für den Start allen Kindy-Nutzern zur Verfügung.

Anmelden – so funktioniert der Login

Der Login läuft in zwei Schritten:

  1. Kindy-ID eingeben. Beim ersten Start fragt die App nach der ID eurer Einrichtung – ein kurzer Code im Format KY-1234. Damit weiß die App, zu welcher Kita ihr gehört. Die ID bekommt ihr von eurer Kita-Leitung oder findet unter Standort.
  2. Mit den bekannten Zugangsdaten anmelden. Danach gebt ihr die gleiche E-Mail-Adresse und das gleiche Passwort ein, die ihr auch in der Kindy-Verwaltung nutzt. Wer dort noch keine Zugangsdaten hat, lässt sich von der Kita-Leitung anlegen.

Die Kindy-ID muss nur einmal eingegeben werden – beim nächsten App-Start merkt sich das Gerät die Einrichtung. Optional lässt sich die App zusätzlich mit Face ID, Fingerabdruck oder dem Gerätecode sperren.

Was kann die App?

Nach dem Login zeigt die App vier Bereiche, erreichbar über die Symbole am unteren Bildschirmrand. In der Mitte sitzt ein großer Plus-Button für schnelle Aktionen, und oben links führt das Profil-Symbol zum eigenen Profil und zu den Einstellungen.

Reihenfolge der Tabs von links nach rechts: Chat · Dienstplan · (Plus) · Abwesenheiten · Zeiterfassung.

Chat (Diskussionen)

Der zentrale Chat – für das Team und für die Eltern eurer Gruppen.

  • drei Filter: Alle, Intern (nur Team) oder Eltern
  • Diskussionen pro Gruppe, Bereich oder Thema
  • Nachrichten, Bilder und Sprachnachrichten
  • Nachrichten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert – lesbar nur für die Mitglieder der jeweiligen Diskussion
  • markierte Nachrichten (Sterne) für Wichtiges
  • Push-Benachrichtigungen für neue Nachrichten
  • Teilnehmerliste und Diskussions­beschreibung jederzeit einsehbar

Manche Diskussionen sind zeitlich oder werktags begrenzt – die App weist darauf hin, wenn gerade nicht geschrieben werden kann.

Die internen Diskussionen sind der Ersatz für private Messenger-Gruppen: was im Team besprochen wird, bleibt auch im Team – und nicht auf privaten Handys ehemaliger Mitarbeitender.

Dienstplan

Der Dienstplan eurer Einrichtung – auf das Wesentliche reduziert.

  • Tages- und Wochenansicht, wischbar zwischen Wochen
  • Filter Alle, Meine Gruppe und Nur ich – je nachdem, ob ihr das ganze Team oder nur den eigenen Tag sehen wollt
  • Schichten und Vertretungen werden in einer Liste zusammengeführt
  • die Diensttypen (z.B. Früh-, Spät- oder Tagdienst) kommen aus eurer Kindy-Konfiguration

Änderungen aus der Kindy-Verwaltung zieht die App im Hintergrund nach – kein manuelles Aktualisieren nötig.

Hinweis: Der Dienstplan ist berechtigungs­abhängig. Wenn er bei euch nicht sichtbar ist, kann die Leitung ihn freischalten.

Abwesenheiten

Urlaub, Krankheit und Termine – einsehen und melden.

  • aktuelle und vergangene Abwesenheiten getrennt aufgelistet
  • neue Abwesenheit direkt aus der App melden
  • Arten: Urlaub, Krank, Kind krank, Termin, Überstunden­abbau
  • ganztags oder halbtags (Vormittag/Nachmittag)
  • optional eine kurze Nachricht zur Erläuterung

Zeiterfassung

Digitale Stempeluhr für die Arbeitszeit.

  • Check-in / Check-out mit einem Tipp
  • Vorlagen wie Vollzeit, Halbtags vormittags oder Halbtags nachmittags sparen Eintippen
  • Pausen werden bei Bedarf automatisch auf die gesetzliche Mindestpause angepasst
  • Zeiten werden auf 5 Minuten gerundet und direkt an Kindy übertragen
  • vergangene Einträge sind einsehbar und – mit entsprechender Berechtigung – nachpflegbar, falls jemand das Stempeln vergessen hat

Ziel: ehrliche, vollständige Zeiterfassung mit minimalem Aufwand.

Plus-Button (Mitte)

Der Plus-Button in der Mitte der Leiste ist die Abkürzung für die zwei häufigsten Aktionen:

  • Zeit erfassen – Komm- und Geh-Zeit eintragen, ohne erst in die Zeiterfassung zu wechseln
  • Abwesenheit planen – Urlaub, Krankheit oder Termine melden, ohne den aktuellen Tab zu verlassen

Profil-Symbol (oben links)

Hinter dem Profil-Symbol findet ihr:

  • Profil – eigenes Foto, Telefon, Einrichtung und App-Version
  • Kontöinstellungen – Darstellung (Hell/Dunkel/Automatisch), Sprache, Push-Mitteilungen, App-Sperre und Abmelden
  • Hilfe & Erklärung – diese Hilfeseite und weitere Hinweise

Wie hängt Kindy Team mit Kindy zusammen?

Kindy Team arbeitet direkt mit eurer bestehenden Kindy-Verwaltung zusammen. Das heißt:

  • Stammdaten (Mitarbeitende, Gruppen, Kita) kommen aus Kindy – nichts wird doppelt gepflegt.
  • Zeiterfassung und Abwesenheiten landen direkt in der Kindy-Verwaltung und sind dort wie gewohnt auswertbar.
  • Die Kindy App für die Eltern und Kindy Team sind getrennte Apps – Eltern brauchen Kindy Team nicht, das Personal nicht die Eltern-App.

Wer bereits Kindy einsetzt, kann Kindy Team ohne zusätzliche Einrichtung nutzen.

Sicherheit und Datenschutz

  • Login mit den persönlichen Kindy-Zugangsdaten. Optional lässt sich die App zusätzlich mit Face ID, Fingerabdruck oder dem Gerätecode sperren.
  • Diskussionen sind verschlüsselt – lesbar nur für die Mitglieder der jeweiligen Diskussion.
  • Zeit- und Abwesenheits­daten bleiben innerhalb von Kindy und werden nicht an Dritte weitergegeben.
  • Push-Benachrichtigungen zeigen nur den Hinweis, dass es eine neue Nachricht gibt – keine Inhalte.

Erste Schritte

  1. App installieren – im App Store (iOS) oder bei Google Play (Android) nach Kindy Team suchen.
  2. Kindy-ID eingeben – den Code eurer Einrichtung (Format KY-1234) eintippen.
  3. Anmelden – E-Mail und Passwort aus der Kindy-Verwaltung.
  4. Einstellungen prüfen – über das Profil-Symbol oben links Darstellung, Sprache und Push-Mitteilungen anpassen.
  5. App-Sperre aktivieren (optional) – Face ID, Fingerabdruck oder Gerätecode schützen die App zusätzlich auf gemeinsam oder privat genutzten Geräten.
  6. Loslegen – einstempeln, Dienstplan checken, im Team-Chat hallo sagen.

Die App wächst mit euch

Kindy Team ist noch jung. Wir bauen die App Schritt für Schritt weiter aus und nehmen regelmäßig neue Funktionen mit auf, die im Kita-Alltag wirklich helfen.

Wenn euch dabei etwas auffällt, eine Funktion fehlt oder etwas nicht so läuft, wie ihr es erwartet: gebt uns gern Bescheid. Eine kurze Beschreibung – was war, was hattet ihr erwartet, und die App-Version aus Profil → App-Information – reicht völlig. Rückmeldungen aus dem Alltag sind das, was die App besser macht.

Auto-Logout-Funktion

Übersicht

Die Auto-Logout-Funktion meldet Mitarbeiter automatisch ab, wenn sie über einen bestimmten Zeitraum inaktiv sind. Dies erhöht die Sicherheit, indem unbeaufsichtigte Sitzungen automatisch beendet werden — besonders nützlich auf gemeinsam genutzten Geräten in der Einrichtung.

Wichtig: Die Einstellung gilt für die gesamte Einrichtung (alle Mitarbeiter), nicht pro einzelnem Mitarbeiter.

Für Administratoren: Auto-Logout einrichten

Navigation

Einstellungen → Standort → Tab "Einstellungen"

Timeout konfigurieren

  1. Öffnen Sie die Standort-Einstellungen
  2. Suchen Sie die Option "Auto-Logout (Inaktivität)"
  3. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus dem Dropdown:
Einstellung Beschreibung
Deaktiviert Kein automatisches Abmelden (Standard)
5 Minuten Abmeldung nach 5 Minuten Inaktivität
15 Minuten Abmeldung nach 15 Minuten Inaktivität
30 Minuten Abmeldung nach 30 Minuten Inaktivität
60 Minuten Abmeldung nach 60 Minuten Inaktivität
  1. Klicken Sie auf "Speichern"

Empfohlene Einstellungen

Einsatzszenario Empfehlung
Gemeinsam genutztes Tablet (z.B. Gruppenraum) 5 oder 15 Minuten
Büro-PC (Leitung/Verwaltung) 30 oder 60 Minuten
Persönliches Gerät Deaktiviert oder 60 Minuten

Für Mitarbeiter: So funktioniert der Auto-Logout

Was als Aktivität zählt

Folgende Aktionen setzen den Inaktivitäts-Timer zurück:

  • Mausbewegung — die Maus bewegen
  • Klicken — irgendwo in der App klicken
  • Tastatur — eine Taste drücken
  • Tippen — den Bildschirm berühren (Tablet/Smartphone)
  • Scrollen — in der Seite nach oben oder unten scrollen

Solange Sie die App aktiv nutzen, werden Sie nicht abgemeldet.

Was passiert bei Inaktivität?

1. Warnung (30 Sekunden vor Abmeldung)

Wenn Sie längere Zeit inaktiv waren, erscheint eine Warnung auf dem Bildschirm:

"Ihre Sitzung läuft in XX Sekunden ab."

Ein Countdown zählt von 30 Sekunden herunter.

2. Sitzung verlängern

  • Klicken Sie auf den Button "Sitzung verlängern"
  • Der Timer wird zurückgesetzt
  • Sie können normal weiterarbeiten

3. Automatische Abmeldung

Wenn Sie nicht auf "Sitzung verlängern" klicken:

  • Nach Ablauf des Countdowns werden Sie automatisch abgemeldet
  • Sie werden zur Anmeldeseite weitergeleitet
  • Um weiter zu arbeiten, melden Sie sich erneut an

Beispiel: 15-Minuten-Timeout

00:00  Letzter Klick/Tastendruck
  ...  Keine Aktivität
14:30  ⚠ Warnung erscheint: "Sitzung läuft in 30 Sekunden ab"
  ...  Countdown läuft
15:00  🔒 Automatische Abmeldung (falls nicht verlängert)

Verhalten bei Browser-Tab-Wechsel

Wenn Sie den Browser-Tab verlassen und später zurückkehren:

  • Innerhalb des Zeitlimits: Sie können normal weiterarbeiten
  • Kurz vor Ablauf: Die Warnung wird sofort angezeigt mit der verbleibenden Zeit
  • Nach Ablauf: Sie werden sofort abgemeldet

Häufige Fragen und Probleme

"Ich werde ständig abgemeldet, obwohl ich die App nutze"

Mögliche Ursachen:

  1. Timeout zu kurz eingestellt — bitten Sie den Administrator, einen längeren Zeitraum zu wählen (z.B. 30 statt 5 Minuten)
  2. Lesen ohne Interaktion — wenn Sie längere Zeit nur lesen, ohne zu scrollen oder zu klicken, zählt das als Inaktivität. Scrollen Sie gelegentlich oder bewegen Sie die Maus

"Die Warnung erscheint nicht"

Mögliche Ursachen:

  • Auto-Logout ist auf "Deaktiviert" gestellt — prüfen Sie die Standort-Einstellungen
  • Die Warnung erscheint nur 30 Sekunden vor dem Logout — bei einem kurzen Timeout (5 Minuten) kann sie leicht übersehen werden

"Kann ich Auto-Logout nur für bestimmte Mitarbeiter aktivieren?"

Nein, die Einstellung gilt immer für die gesamte Einrichtung. Alle Mitarbeiter am Standort haben denselben Timeout-Wert.

"Was passiert mit nicht gespeicherten Änderungen?"

Nicht gespeicherte Änderungen gehen bei der automatischen Abmeldung verloren. Speichern Sie Ihre Eingaben regelmäßig, insbesondere bei längeren Formularen oder Dokumentationen.

Tipps

  1. Regelmäßig speichern: Sichern Sie Ihre Arbeit, bevor Sie eine Pause machen
  2. Sitzung aktiv verlängern: Bei der Warnung einfach auf den Button klicken
  3. Passendes Timeout wählen: Nicht zu kurz (störend), nicht zu lang (unsicher)
  4. Gemeinsame Geräte schützen: Auf gemeinsam genutzten Tablets empfiehlt sich ein kurzer Timeout (5-15 Minuten)

2-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Übersicht

Die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) bietet zusätzlichen Schutz für Mitarbeiter-Konten. Wenn 2FA aktiviert ist, wird beim Login neben E-Mail und Passwort ein 6-stelliger Bestätigungscode benötigt, der per E-Mail zugesendet wird.

Wichtig: 2FA ist nur für Mitarbeiter mit der Zugangsart „E-Mail und PIN“ verfügbar.

Für Administratoren: 2FA einrichten

Voraussetzungen

  • Der Mitarbeiter benötigt die Zugangsart „E-Mail und PIN“
  • Eine gültige E-Mail-Adresse muss beim Mitarbeiter hinterlegt sein
  • Sie benötigen die Berechtigung Mitarbeiter zu bearbeiten

2FA für einen Mitarbeiter aktivieren

  1. Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter auswählen
  2. Scrollen Sie zum Abschnitt „Zugangsdaten“
  3. Stellen Sie sicher, dass die Zugangsart auf „E-Mail und PIN“ steht
  4. Unterhalb der Zugangsart erscheint der Bereich „2-Faktor-Authentifizierung“
  5. Setzen Sie den Haken bei „Aktiviert“
  6. Klicken Sie auf „Speichern“
Einstellung Beschreibung
Zugangsart Muss „E-Mail und PIN“ sein, damit 2FA verfügbar ist
2-Faktor-Authentifizierung Checkbox „Aktiviert“ — erscheint nur bei passender Zugangsart

Hinweis: Wird die Zugangsart später auf „PIN“ oder „Keine“ geändert, wird 2FA automatisch deaktiviert.

2FA für einen Mitarbeiter deaktivieren

  1. Mitarbeiter öffnen → Abschnitt „Zugangsdaten“
  2. Haken bei „Aktiviert“ entfernen
  3. „Speichern“ klicken

Für Mitarbeiter: Login mit 2FA

Schritt 1: Anmeldung starten

  1. Öffnen Sie die Kindy-App oder gehen Sie zur Login-Seite
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
  3. Geben Sie Ihr Passwort ein
  4. Klicken Sie auf „Anmelden“

Schritt 2: Bestätigungscode eingeben

Nach der Anmeldung erscheint eine neue Seite:

  1. Sie sehen die Meldung „Bestätigungscode eingeben“
  2. Darunter steht: „Ein 6-stelliger Code wurde an [Ihre maskierte E-Mail] gesendet.“
  3. Prüfen Sie Ihren E-Mail-Posteingang (auch den Spam-Ordner)
  4. Die E-Mail hat den Betreff: „Dein Bestätigungscode für Kindy“
  5. Geben Sie den 6-stelligen Code in das Eingabefeld ein
  6. Klicken Sie auf „Bestätigen“

Schritt 3: Fertig

Nach erfolgreicher Eingabe werden Sie wie gewohnt angemeldet und zur Startseite weitergeleitet.

Code erneut senden

Falls Sie keinen Code erhalten haben:

  1. Warten Sie mindestens 60 Sekunden (ein Countdown wird angezeigt)
  2. Klicken Sie auf den Link „Code erneut senden“
  3. Ein neuer Code wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet
  4. Der vorherige Code ist danach nicht mehr gültig

Tipp: Prüfen Sie auch Ihren Spam-/Junk-Ordner, bevor Sie einen neuen Code anfordern.

Zurück zum Login

Falls Sie die Anmeldung abbrechen möchten:

  • Klicken Sie auf „Zurück zum Login“
  • Sie gelangen zurück zum Anmeldeformular und können sich erneut anmelden

Sicherheitsinformationen

Eigenschaft Wert
Code-Format 6 Ziffern (z.B. 847293)
Gültigkeit 10 Minuten nach Versand
Maximale Fehlversuche 5 pro Code
Wartezeit für erneutes Senden 60 Sekunden

Was passiert nach zu vielen Fehlversuchen?

Nach 5 falschen Code-Eingaben wird der aktuelle Code ungültig. Sie müssen dann über „Code erneut senden“ einen neuen Code anfordern.

Häufige Fragen und Probleme

„Ich sehe die 2FA-Option beim Mitarbeiter nicht“

Ursache: Die Zugangsart ist nicht auf „E-Mail und PIN“ gesetzt.

Lösung:

  1. Mitarbeiter bearbeiten
  2. Zugangsart auf „E-Mail und PIN“ ändern
  3. Speichern — die 2FA-Checkbox erscheint nun

„Ich habe keinen Code per E-Mail erhalten“

Mögliche Ursachen und Lösungen:

  1. Spam-Ordner prüfen — der Code könnte dort gelandet sein
  2. E-Mail-Adresse prüfen — ist die richtige Adresse beim Mitarbeiter hinterlegt?
  3. Wenige Minuten warten — manchmal dauert die Zustellung etwas
  4. Code erneut senden — nach 60 Sekunden über den Link einen neuen Code anfordern

„Der Code ist ungültig oder abgelaufen“

Mögliche Ursachen:

  • Der Code ist älter als 10 Minuten — fordern Sie einen neuen an
  • Sie haben den Code falsch eingegeben — prüfen Sie die Ziffern
  • Es wurde bereits ein neuer Code angefordert — nur der neueste Code ist gültig
  • 5 Fehlversuche überschritten — fordern Sie einen neuen Code an

„Zu viele Fehlversuche“

Lösung:

  1. Klicken Sie auf „Code erneut senden“
  2. Ein neuer Code wird zugesendet
  3. Geben Sie den neuen Code sorgfältig ein

„Mitarbeiter hat keinen Zugriff mehr auf die E-Mail-Adresse“

Lösung (als Administrator):

  1. Mitarbeiter öffnen → „Zugangsdaten“
  2. E-Mail-Adresse auf eine aktuelle Adresse ändern
  3. Oder: 2FA vorübergehend deaktivieren
  4. Speichern

Empfehlungen für Administratoren

  1. Schrittweise einführen: Aktivieren Sie 2FA zunächst für wenige Mitarbeiter, bevor Sie es flächendeckend einsetzen
  2. Mitarbeiter informieren: Erklären Sie den Ablauf vor der Aktivierung
  3. E-Mail-Adressen prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf ihre hinterlegte E-Mail haben
  4. Notfallzugang: Als Administrator können Sie 2FA jederzeit für einzelne Mitarbeiter deaktivieren, falls nötig

Umfragen

Mit dem Umfragen-Modul können Sie strukturierte Abfragen an die Eltern einer oder mehrerer Gruppen senden – z. B. zur Teilnahme an einem Sommerfest oder Ausflug, zur Terminfindung für Elternabende, zur Anmeldung für die Ferienbetreuung, zur Wahl der Elternvertreter oder für eine anonyme Zufriedenheits-Umfrage. Das System erfasst die Antworten automatisch, berechnet Rücklaufquoten und stellt Statistiken sowie Export-Funktionen bereit.

Umfragen können als Entwurf vorbereitet, anschließend veröffentlicht werden, später wieder geschlossen, bei Bedarf wieder geöffnet und schließlich archiviert werden.

Übersichtsseite

Gruppen-Auswahl

Oben rechts können Sie die Gruppe umschalten. Es werden nur die Umfragen der aktiven Gruppe angezeigt. Mit „Alle Gruppen“ sehen Sie alle Umfragen übergreifend.

Status-Filter

Direkt über der Tabelle befinden sich Filter-Chips:

Filter Bedeutung
Alle Alle Umfragen anzeigen
Aktiv Laufende, veröffentlichte Umfragen
Entwurf Noch nicht veröffentlichte Umfragen
Beendet Manuell geschlossene Umfragen
Archiviert Archivierte Umfragen

Tabellenansicht

Jede Zeile zeigt:

  • Name der Umfrage + Anzahl Fragen
  • Status-Badge (Aktiv grün / Entwurf grau / Beendet orange / Archiviert grau)
  • Erstellt-Datum
  • Frist (Antwortfrist, sofern gesetzt)
  • Anzeigen-Button für die Detailansicht

Bei aktiven Umfragen gibt es zusätzlich einen Schnell-Einblick (Pfeil-Button): Dieser klappt eine Mini-Statistik ein mit Anzahl Antworten, Fortschrittsbalken und Rücklaufquote in Prozent.

Frist-Warnungen

  • Orange: Die Antwortfrist liegt in den nächsten 3 Tagen
  • Rot: Die Frist ist abgelaufen
  • Ein Warnsymbol (Dreieck) wird zusätzlich bei aktiven Umfragen mit naher Frist angezeigt

Mobile Kartenansicht

Auf kleinen Bildschirmen (< 730 px) wird statt der Tabelle eine Karten-Liste angezeigt. Tippen auf eine Karte öffnet die Detailansicht.

Sortierung & Suche

  • Spaltenüberschriften (Name, Status, Erstellt, Frist) sind anklickbar und sortieren die Liste
  • Über das Filter-Icon rechts können Sie per Suchbegriff filtern

Neue Umfrage erstellen

Klicken Sie oben rechts auf „Neu“. Es öffnet sich ein Assistent mit 3 Schritten.

Schritt 1: Basis

Feld Bedeutung
Empfänger Eine oder mehrere Gruppen auswählen. Mit dem X pro Chip wieder entfernen.
Name der Umfrage Pflichtfeld, max. 50 Zeichen (z. B. „Sommerfest 2026“)
Beschreibung Optional, max. 200 Zeichen. Erscheint für Eltern in der App.
Antwortfrist setzen Checkbox. Wenn aktiv: Datum + Uhrzeit. Nach diesem Zeitpunkt können keine Antworten mehr abgegeben oder geändert werden.
Ergebnisse für Eltern sichtbar Wenn aktiv, können Eltern das anonyme Gesamtergebnis in der App sehen.
Anonyme Umfrage Antworten werden anonym erfasst. Die Kita kann nicht sehen, wer was geantwortet hat. Diese Einstellung lässt sich nach der Veröffentlichung nicht mehr ändern.
Benachrichtigung „Eltern in der App benachrichtigen“ löst beim Veröffentlichen eine Push-Benachrichtigung an alle Eltern der Empfängergruppen aus.
Datei anhängen Bis zu 3 Anhänge (PDF, JPG/PNG), max. 30 MB pro Datei.

Schritt 2: Fragen

Hier fügen Sie die eigentlichen Fragen hinzu.

Aus Vorlage laden

Klicken Sie auf „Aus Vorlage laden“, um Fragen aus einer bereits gespeicherten Vorlage zu übernehmen (siehe Abschnitt „Vorlagen“). Die Fragen werden als neue Kopie eingefügt und können beliebig angepasst werden.

Frage hinzufügen

Mit „Frage hinzufügen“ erstellen Sie eine neue Frage. Jede Frage besitzt:

Feld Bedeutung
Fragetyp Ja/Nein, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Freitext
Fragetext Pflichtfeld, max. 200 Zeichen
Auswahlmöglichkeiten Bei Einfach-/Mehrfachauswahl: 2–10 Optionen, jeweils max. 100 Zeichen
Pflichtfrage Wenn aktiviert, müssen Eltern diese Frage beantworten

Fragetypen

Typ Beschreibung Beispiel
Ja / Nein Zwei-Antwort-Frage „Kommt Ihr Kind zum Sommerfest?“
Einfachauswahl Eine Antwort aus mehreren „An welchem Termin können Sie zum Elternabend?“
Mehrfachauswahl Mehrere Antworten möglich „Für welche Ferienwochen brauchen Sie Betreuung?“
Freitext Offenes Textfeld „Was wünschen Sie sich für das nächste Jahr?“

Reihenfolge ändern / Fragen entfernen

Über die Pfeil-Buttons rechts an jeder Frage verschieben Sie die Reihenfolge. Das Papierkorb-Symbol entfernt die Frage.

Schritt 3: Vorschau

Hier sehen Sie die Umfrage so, wie Eltern sie sehen werden (inkl. Empfängergruppen, Frist, Sichtbarkeit, Anhänge und aller Fragen).

Speichern

Am Ende von Schritt 3 haben Sie zwei Optionen:

Button Verhalten
Als Entwurf Umfrage wird gespeichert, aber nicht an Eltern versendet. Status: Entwurf.
Veröffentlichen Umfrage wird aktiv, Eltern können ab sofort antworten. Bei aktivierter Benachrichtigung wird eine Push an alle Eltern gesendet.

Detailansicht einer Umfrage

Durch Klick auf „Anzeigen“ (Desktop) oder eine Karte (Mobil) öffnet sich die Detailseite.

Kopfbereich

  • Titel der Umfrage
  • Antworten-Zähler: „X von Y beantwortet“
  • Status-Badge
  • Anonym-Badge (sofern die Umfrage anonym ist)
  • Frist (falls gesetzt)
  • Fortschrittsbalken mit Rücklaufquote in Prozent
    • Grün ab 75 %, Orange ab 50 %, Rot darunter
  • Beschreibung (falls eingetragen)
  • Anhänge als klickbare Chips

Statistik pro Frage

Für jede Frage wird automatisch eine Statistik erzeugt:

  • Ja/Nein → horizontale Balken für Ja, Nein, Keine Antwort
  • Einfachauswahl / Mehrfachauswahl → Balken pro Option mit Anzahl und Prozentwert
  • Freitext → Liste aller eingegangenen Antworten

Kinderliste (nur bei nicht-anonymen Umfragen)

Unterhalb der Statistik sehen Sie die Liste aller Kinder der Empfängergruppe(n):

  • Beantwortet (grüner Badge) / Ausstehend (grauer Badge)
  • Datum der Antwort
  • Klick auf ein Kind: zeigt die konkrete Antwort pro Frage an

Beantwortete Kinder stehen in der Liste ganz oben, ausstehende darunter – jeweils alphabetisch sortiert.

Anonyme Umfragen

Bei anonymen Umfragen wird die Kinderliste nicht angezeigt. Stattdessen erscheint der Hinweis:

„Dies ist eine anonyme Umfrage. Einzelne Antworten können nicht zugeordnet werden.“

Aktionen (Drei-Punkte-Menü der Detailseite)

Über das Menü-Icon oben rechts stehen abhängig vom Status folgende Aktionen bereit:

Aktion Verfügbar bei Status Wirkung
Bearbeiten Alle außer Archiviert Öffnet den Assistenten mit den bestehenden Daten
Schließen Aktiv Eltern können keine Antworten mehr abgeben
Wieder öffnen Beendet Macht die Umfrage erneut aktiv
Archivieren Beendet Verschiebt die Umfrage ans Ende der Liste
Erinnerung senden Aktiv + nicht anonym + mind. 1 ausstehende Antwort Sendet Push an alle Eltern, die noch nicht geantwortet haben
Excel Export Alle CSV-Export aller Antworten (Excel/Google Sheets)
PDF Export Alle PDF mit Statistiken und Antworten
Als Vorlage speichern Alle Speichert die Fragen als wiederverwendbare Vorlage
Löschen Alle Löscht die Umfrage inkl. aller Antworten (unwiderruflich)

Bearbeitungs-Warnung

Wenn Sie eine aktive oder beendete Umfrage bearbeiten, erscheint oben im Assistenten ein Hinweis:

„Änderungen an dieser Umfrage können Auswirkungen auf bereits eingetragene Werte von Eltern haben.“

Die Einstellung „Anonyme Umfrage“ ist nach dem Veröffentlichen gesperrt und kann nicht mehr geändert werden.

Vorlagen

Mit Vorlagen können Sie wiederkehrende Umfragen (z. B. jährliche Sommerfest-Anmeldungen, Terminabfragen für Elternabende, Anmeldungen zur Ferienbetreuung) einfach duplizieren.

Vorlage erstellen

  1. Öffnen Sie eine bestehende Umfrage
  2. Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf „Als Vorlage speichern“
  3. Vergeben Sie einen Namen (z. B. „Sommerfest-Vorlage“)
  4. Speichern

Die Vorlage enthält alle Fragen mit Typ, Optionen und Pflichtfeld-Einstellung – nicht jedoch Empfänger, Frist, Beschreibung oder Anhänge.

Vorlage verwenden

  1. Beim Anlegen einer neuen Umfrage in Schritt 2 auf „Aus Vorlage laden“ klicken
  2. Vorlage auswählen
  3. Die Fragen werden eingefügt und können weiter angepasst werden

Vorlage löschen

Im Vorlagen-Auswahl-Dialog befindet sich neben jeder Vorlage ein Papierkorb-Symbol zum Löschen.

Anhänge

Formate

PDF, JPG, JPEG, PNG

Limits

  • Max. 3 Dateien pro Umfrage
  • Max. 30 MB pro Datei

Anzeige

  • Im Erstellen-Assistenten werden hochgeladene Dateien als Chips angezeigt; das X entfernt den Anhang.
  • In der Detailansicht sind Anhänge anklickbar und öffnen sich in einem neuen Tab.

Benachrichtigungen

Beim Veröffentlichen

Wenn Sie im Schritt 1 „Eltern in der App benachrichtigen“ ausgewählt haben, erhalten alle Eltern der Empfängergruppen eine Push-Benachrichtigung, sobald Sie in Schritt 3 auf „Veröffentlichen“ klicken.

Erinnerung nachträglich

Bei aktiven, nicht-anonymen Umfragen mit offenen Antworten erscheint im Drei-Punkte-Menü die Option „Erinnerung senden (X)“. X zeigt die Anzahl der Eltern, die noch nicht geantwortet haben. Alle ausstehenden Eltern erhalten dann eine Push.

Umfrage in einer Nachricht verlinken

Sie können eine aktive Umfrage zusätzlich in einer Postbox-Nachricht verknüpfen. Das ist praktisch, wenn Sie Eltern neben der reinen Umfrage-Benachrichtigung einen ausführlichen Begleittext mitgeben möchten (z. B. Infos zum Sommerfest, Erklärungen zur Terminfindung).

So verknüpfen Sie eine Umfrage

  1. Öffnen Sie die Postbox und klicken Sie auf „Neue Nachricht“.
  2. Verfassen Sie wie gewohnt Betreff und Text.
  3. Im Feld „Umfrage verknüpfen“ wählen Sie aus der Liste die gewünschte Umfrage aus.
  4. Die Umfrage erscheint als Karte mit Name und Frist. Über das X kann die Verknüpfung wieder entfernt werden.
  5. Nachricht versenden.

Was sehen die Eltern?

  • Die Nachricht erscheint in der Eltern-App im gewohnten Postbox-Bereich.
  • In der Nachricht wird die verknüpfte Umfrage als anklickbarer Button angezeigt.
  • Ein Tipp darauf öffnet direkt die Umfrage – die Eltern können ohne Umwege antworten.

Hinweise

  • Es werden nur aktive Umfragen zur Auswahl angeboten. Entwürfe, beendete und archivierte Umfragen sind nicht verknüpfbar.
  • Pro Nachricht kann eine Umfrage verknüpft werden.
  • Die Umfrage und die Nachricht sind voneinander unabhängig: Wird die Umfrage geschlossen oder gelöscht, bleibt die Nachricht bestehen, aber der Link führt nicht mehr zum Antworten.
  • Eltern sehen die verknüpfte Umfrage nur, wenn sie auch tatsächlich zur Empfängergruppe der Umfrage gehören.

Export

PDF-Export

  • Enthält: Titel, Beschreibung, Rücklaufquote, Statistik pro Frage, ggf. Einzelantworten
  • Eignet sich für Aushang, Elternabend, Ablage

CSV-Export (Excel)

  • Eine Zeile pro Antwort, eine Spalte pro Frage
  • Eignet sich für Auswertung in Excel / Google Sheets

Beide Exporte berücksichtigen die Anonymitäts-Einstellung der Umfrage.

Status-Lebenszyklus

Entwurf  ──▶  Aktiv  ──▶  Beendet  ──▶  Archiviert
                 ▲              │
                 └──── wieder öffnen
Status Bedeutung
Entwurf Nur intern sichtbar. Eltern sehen und erhalten nichts.
Aktiv Eltern können antworten. Statistik wird live aktualisiert.
Beendet Keine neuen Antworten mehr möglich. Ergebnisse bleiben sichtbar.
Archiviert Aus dem Alltagsbetrieb ausgeblendet. Kann jederzeit wieder geöffnet werden, indem Sie die Archivierung rückgängig machen (Status „Beendet“ + „Wieder öffnen“).

Frist vs. Schließen

  • Antwortfrist: automatisch, nach Ablauf wird die Umfrage für Eltern gesperrt.
  • Manuell schließen: jederzeit über das Drei-Punkte-Menü möglich, auch vor Ablauf der Frist.

Berechtigungen

Berechtigung Lesen Erstellen / Bearbeiten / Löschen
Keine Kein Zugriff, der Menüpunkt ist nicht sichtbar –
Lesen Umfragen und Ergebnisse ansehen, Export –
Schreiben Voller Zugriff inkl. Erstellen, Bearbeiten, Schließen, Archivieren, Löschen, Vorlagen Ja

Ohne Leseberechtigung leitet das System automatisch zur Pinnwand weiter.

Wenn eine Benutzerin zusätzlich über Gruppen-Beschränkungen verfügt, werden nur die für sie freigegebenen Gruppen im Empfänger-Auswahlmenü angezeigt.

Tipps für die Praxis

Für die Kita-Leitung

  1. Vorlagen anlegen für wiederkehrende Abfragen (Sommerfest, Elternabend, Ferienbetreuung) – spart bei jeder Wiederholung Zeit.
  2. Frist sinnvoll setzen: gibt Eltern eine klare Deadline und ermöglicht zuverlässige Planung.
  3. Nicht-anonym nutzen, wenn Sie auf einzelne Kinder reagieren müssen (z. B. Teilnahme-Anmeldungen, Ferienbetreuung).
  4. Anonym nutzen für Elternzufriedenheit und kritisches Feedback.
  5. Erinnerung gezielt einsetzen: vor Fristablauf eine einzige Erinnerung – nicht mehrfach am selben Tag.

Für Erzieherinnen

  1. Entwurf zürst, dann veröffentlichen: Sie können die Umfrage in Ruhe aufbauen und später mit einem Klick freigeben.
  2. Vorschau prüfen (Schritt 3), bevor Sie auf „Veröffentlichen“ klicken.
  3. Pflichtfragen markieren, wenn eine Antwort zwingend nötig ist (z. B. Teilnahme Ja/Nein).
  4. Ergebnisse für Eltern sichtbar aktivieren, wenn die Gemeinschaft das Ergebnis teilen soll.
  5. Nach Abschluss archivieren, um die Übersicht aufgeräumt zu halten.

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Menüpunkt Umfragen nicht?

Sie haben keine Leseberechtigung. Wenden Sie sich an die Leitung, damit diese die Berechtigungen im Benutzer-Profil anpasst.

Können Eltern ihre Antwort später ändern?

Ja – solange die Umfrage aktiv ist und die Frist (falls gesetzt) nicht abgelaufen ist.

Was passiert mit Antworten, wenn ich eine aktive Umfrage bearbeite?

Bereits eingegangene Antworten bleiben erhalten, können aber zu bearbeiteten Fragen nicht mehr passen. Das System zeigt dafür einen Warnhinweis. Am sichersten ist es, Änderungen nur im Entwurfsstatus vorzunehmen.

Kann ich die Anonymität nachträglich ändern?

Nein. Nach dem Veröffentlichen ist die Anonymitäts-Einstellung gesperrt. Wenn Sie das ändern möchten, müssen Sie die Umfrage löschen und neu erstellen.

Warum ist meine Umfrage rot / orange markiert?

Die Frist läuft ab (orange) oder ist bereits abgelaufen (rot). Bei abgelaufener Frist können Eltern nicht mehr antworten.

Was passiert beim Löschen?

Die Umfrage und alle bereits eingegangenen Antworten werden unwiderruflich gelöscht. Falls Sie die Ergebnisse noch brauchen, exportieren Sie sie vorher als PDF oder CSV.

Wie sehen Eltern die Umfrage?

Die Umfrage erscheint in der Kindy Eltern-App. Mit aktivierter Push-Benachrichtigung werden Eltern zusätzlich informiert. Bei aktivierter „Ergebnisse sichtbar“-Option sehen sie nach dem Antworten die anonyme Auswertung. Zusätzlich kann die Umfrage in einer Postbox-Nachricht verknüpft werden – von dort springen Eltern mit einem Klick direkt in die Umfrage (siehe Abschnitt „Umfrage in einer Nachricht verlinken“).

Kann ich eine Umfrage an mehrere Gruppen gleichzeitig senden?

Ja. In Schritt 1 können Sie beliebig viele Empfänger-Gruppen hinzufügen. Jedes Elternpaar erhält die Umfrage genau einmal – auch wenn mehrere Gruppen zutreffen.