Autor: flayoo

Übersicht

Das Kita-Dashboard ist die zentrale Übersichtsseite. Es zeigt alle wichtigen Informationen des Tages auf einen Blick: Anwesenheit von Kindern und Team, Personaldeckung, Termine, Geburtstage und mehr.

Aufbau

Kopfzeile

• Titel: „Kita-Dashboard“
• Gruppenfilter: Dropdown zur Auswahl einer bestimmten Gruppe oder „Alle Gruppen“
• Zahnrad-Symbol: Öffnet die Widget-Konfiguration
• Aktualisieren-Button: Lädt alle Daten neu

  

Zusammenfassungsleiste (oben)

Die farbigen Badges zeigen die wichtigsten Kennzahlen:

Kinder anwesend

• Zeigt: Anwesend / Gesamt
• Darunter: Anzahl abgemeldet und offen (noch nicht eingecheckt)
• Farbe: Grün wenn alle eingecheckt, Orange wenn noch offene Kinder
• Klick öffnet die Gruppenübersicht mit Balkendiagramm pro Gruppe

Team anwesend

• Zeigt: Anwesend / Gesamt
• Darunter: Anzahl krank und im Urlaub
• Farbe: Grün wenn alle da, Blau wenn Abwesenheiten
• Klick öffnet die Gruppenübersicht
• Nur sichtbar mit Berechtigung „Kita-Dashboard Teamanwesenheit“

Personaldeckung

• Zeigt den Gesamtstatus: „Alle OK“, Warnungen oder kritische Gruppen
• Darunter: Aufschlüsselung nach Status (OK / Warnung / Kritisch)
• Farbe: Grün (alles im Soll), Orange (Warnung), Rot (kritisch)
• Klick öffnet Details mit Personalschlüssel pro Gruppe (z.B. 1:8.5)
• Nur sichtbar mit Berechtigung „Kita-Dashboard Personaldeckung“

Benachrichtigungen

Zeigt die letzten Aktivitäten in der Kita (z.B. Check-ins, Abmeldungen, neue Nachrichten). Entspricht dem bekannten Aktivitäten-Feed. Durch Klick auf einen Eintrag öffnet sich das Detail-Modal.

Am Ende der Liste kann mit „Mehr laden“ weitere Einträge nachgeladen werden.

Bei Kurzmitteilungen ist eine direkte Antwort-Aktion verfügbar.

Linke Spalte

Termine

• Zeigt anstehende Termine aus dem Kita-Kalender
• Klick auf einen Termin öffnet die Termin-Details

Abholzeiten

• Zeigt die heutigen Abholzeiten der Kinder nach Gruppe
• Nur sichtbar mit Berechtigung „Kita-Dashboard Abholzeiten“

Gehzeiten

• Zeigt die geplanten Gehzeiten der Kinder
• Nur sichtbar mit Berechtigung „Kita-Dashboard Gehzeiten“

Geburtstage

• Zeigt anstehende Geburtstage der Kinder

Rechte Spalte

Auslastung

• Zeigt die aktuelle Belegung pro Gruppe
• Verfügbare Plätze vs. belegte Plätze

Personaldeckung (Detail)

• Detaillierte Ansicht des Personalschlüssels pro Gruppe
• Status-Anzeige: Im Soll, Grenzwertig, Kritisch
• Nur sichtbar mit Berechtigung „Kita-Dashboard Personaldeckung“

Statistik

• Kompakte Übersicht mit Kennzahlen: Kinder, Familien, Mitarbeiter, App-Nutzer, Gruppen, Nachrichten

Widget-Konfiguration

Über das Zahnrad-Symbol in der Kopfzeile kann jedes Widget einzeln ein- oder ausgeblendet werden:

Die Konfiguration wird im Browser gespeichert und bleibt beim nächsten Besuch erhalten.

Gruppenfilter

Der Gruppenfilter im Header filtert alle Widgets gleichzeitig auf die gewählte Gruppe. Bei „Alle Gruppen“ werden die Gesamtwerte angezeigt.

Der gewählte Filter wird für die aktuelle Sitzung gespeichert und beim Wechsel zwischen Seiten beibehalten.

Berechtigungen

Nicht alle Widgets sind für jeden Nutzer sichtbar. Folgende Berechtigungen steuern die Sichtbarkeit:

Kinder-Anwesenheit, Termine, Geburtstage, Benachrichtigungen und Statistik sind für alle Nutzer mit Zugang zum Kita-Dashboard sichtbar.

Echtzeit-Aktualisierung

Das Dashboard aktualisiert sich automatisch bei eingehenden Echtzeit-Events (z.B. wenn ein Kind eingecheckt wird). Zusätzlich kann jederzeit manuell über den Aktualisieren-Button neu geladen werden.

Häufige Fragen

Kann ich die Widgets dauerhaft ausblenden?
Ja, über das Zahnrad-Symbol. Die Einstellung wird im Browser gespeichert.

Warum sehe ich bestimmte Widgets nicht?
Einige Widgets erfordern spezielle Berechtigungen.

Was bedeuten die Farben bei der Personaldeckung?

• Grün: Personalschlüssel ist eingehalten
• Orange: Grenzwertig, Personalschlüssel knapp
• Rot: Kritisch, Personalschlüssel unterschritten

Die Sammelmappe ist dein digitaler Sammelordner für jedes Kind. Hier kannst du Lerngeschichten, Beobachtungen, Fotos und andere Dokumente festhalten – alles an einem Ort und jederzeit abrufbar.

Wichtig: Die Einträge in der Sammelmappe sind ausschließlich für das pädagogische Team sichtbar. Eltern haben keinen Zugriff auf die Sammelmappe. So kannst du frei und unbesorgt dokumentieren.

Du findest die Sammelmappe im Profil eines Kindes als eigenen Tab.

Einen neuen Eintrag erstellen

Um einen neuen Eintrag anzulegen, tippe auf den „Neu“-Button und wähle „Neuer Eintrag“. Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

• Titel – Gib deinem Eintrag einen aussagekräftigen Namen (Pflichtfeld).
• Datum – Wird automatisch auf heute gesetzt, kann aber angepasst werden.
• Kategorie – Ordne den Eintrag einer farbigen Kategorie zu (z.B. „Sprache“, „Motorik“). Kategorien können in den Standort-Einstellungen verwaltet werden.
• Tags – Vergib Schlagwörter, um Einträge später leichter wiederzufinden. Tippe ein Wort ein und bestätige mit Enter oder Komma.
• Inhalt – Ein Textfeld mit Formatierungsmöglichkeiten: Fett, Kursiv, Unterstrichen, Farben, Listen und mehr.
• Datei anhängen – Lade Bilder (JPG, PNG, HEIC), PDFs, Audio-Dateien (MP3) oder Dokumente (DOC, ODT) hoch. Maximale Dateigröße: 30 MB.

Wenn du fertig bist, tippe auf „Speichern“. Der Eintrag erscheint dann in der Übersicht.

Bereits gespeicherte Einträge kannst du jederzeit über das Stift-Symbol bearbeiten oder über das Papierkorb-Symbol löschen.

Gestaltete Seite erstellen

Neben dem klassischen Texteintrag kannst du auch eine Gestaltete Seite erstellen – eine visuell gestaltete Portfolio-Seite mit Fotos, Texten und Stickern.

Tippe auf „Neu“ und wähle „Gestaltete Seite“. Es öffnet sich ein Vollbild-Editor:

1. Vorlage wählen – Wähle zuerst ein Layout als Ausgangsbasis.
2. Hintergrund – Passe die Hintergrundfarbe an oder wähle ein Muster.
3. Texte – Füge Textfelder hinzu und gestalte sie mit verschiedenen Schriftarten.
4. Fotos – Lade Fotos hoch und platziere sie frei auf der Seite. Du kannst Form und Rahmen der Fotos anpassen.
5. Sticker – Dekoriere die Seite mit Stickern aus der Auswahl.

Alle Elemente lassen sich frei verschieben, duplizieren und löschen. Über die Werkzeugleiste am unteren Rand kannst du das ausgewählte Element bearbeiten.

Entwurf-Funktion: Deine Arbeit wird automatisch als Entwurf gespeichert. Wenn du den Editor verlässt und später zurückkehrst, kannst du dort weitermachen, wo du aufgehört hast. Entwürfe bleiben 24 Stunden erhalten.

Wenn die Seite fertig ist, tippe auf „Speichern“. Die gestaltete Seite erscheint dann als eigener Eintrag in der Sammelmappe.

Kategorien verwalten

Mit Kategorien kannst du Einträge thematisch sortieren – zum Beispiel nach Bildungsbereichen wie „Sprache“, „Motorik“ oder „Sozialverhalten“. Jede Kategorie bekommt eine eigene Farbe, die als farbiger Punkt beim Eintrag angezeigt wird.

Die Kategorien werden pro Standort eingerichtet und gelten für alle Kinder an diesem Standort.

So richtest du Kategorien ein:

1. Gehe in die Einstellungen deines Standorts.
2. Im Bereich „Sammelmappe“ findest du den Link „Verwalten“.
3. Hier kannst du neue Kategorien anlegen, bestehende umbenennen, die Farbe ändern oder nicht mehr benötigte Kategorien entfernen.

   

Es stehen 8 Farben zur Auswahl. Wenn noch keine Kategorien angelegt sind, wird automatisch eine Standard-Kategorie „Dokumentation“ verwendet.

Einträge filtern

Wenn sich in der Sammelmappe viele Einträge angesammelt haben, helfen dir die Filter, um schnell den richtigen Eintrag zu finden.

Tippe auf den „Filter“-Button oberhalb der Einträge. Es öffnet sich ein Filterbereich mit drei Möglichkeiten:

• Kategorie – Zeige nur Einträge einer bestimmten Kategorie an.
• Zeitraum (Von / Bis) – Grenze die Einträge auf einen bestimmten Zeitraum ein.
• Tag – Suche nach einem Schlagwort. Es werden alle Einträge angezeigt, die diesen Tag enthalten.

  

Die Filter lassen sich beliebig kombinieren. Um die Filter zurückzusetzen, klappe den Filterbereich einfach wieder zu.

PDF-Export

Du kannst Einträge aus der Sammelmappe als PDF exportieren – zum Beispiel zum Ausdrucken oder für Elterngespräche.

Einzelnen Eintrag exportieren:
Tippe beim gewünschten Eintrag auf das rote PDF-Symbol. Das PDF wird sofort erstellt und heruntergeladen.

Mehrere Einträge auf einmal exportieren:

1. Tippe auf „Auswählen“, um den Auswahl-Modus zu aktivieren.
2. Wähle die gewünschten Einträge aus, indem du sie antippst. Mit „Alle“ oder „Keine“ kannst du schnell alle Einträge auswählen oder die Auswahl aufheben.
3. Tippe auf den PDF-Button, um ein Sammel-PDF zu erstellen.

Das Sammel-PDF enthält ein Deckblatt mit dem Namen des Kindes, der Gruppe, der Anzahl der Einträge und dem Exportdatum. Jeder Eintrag beginnt auf einer neuen Seite.

Alte Einträge übertragen

Wenn du bisher den Bereich „Dokumentation“ genutzt hast, kannst du bestehende Einträge in die Sammelmappe übertragen.

Im Dokumentation-Tab wird dir ein gelber Hinweis angezeigt, dass die Dokumentation durch die Sammelmappe abgelöst wird. Du kannst deine alten Einträge einzeln übertragen, indem du beim jeweiligen Eintrag auf das Pfeil-Symbol tippst.

Bereits übertragene Einträge werden im Dokumentation-Tab ausgegraut und mit einem grünen „In Sammelmappe“-Badge gekennzeichnet, damit du den Überblick behältst.

Falls im Dokumentation-Tab keine alten Einträge mehr vorhanden sind, wird dir direkt ein Link „Zur Sammelmappe“ angezeigt.

Der Schutz der Privatsphäre unserer Kinder und Familien hat für uns oberste Priorität. Dennoch erreicht uns häufig die Frage: „Warum können in einem geschützten Bereich überhaupt Screenshots erstellt werden?“

Hier möchten wir Ihnen einen transparenten Einblick in die technischen Hintergründe und die Grenzen der verschiedenen Betriebssysteme geben.

Die Technik: Android vs. Apple (iOS)

Wir schöpfen technisch alle Möglichkeiten aus, die uns die Hersteller der Betriebssysteme zur Verfügung stellen. Dabei gibt es jedoch grundlegende Unterschiede:

• Android-Geräte: Hier greift unsere Screenshot-Sperre direkt auf Systemebene. In den meisten Fällen wird das Erstellen eines Bildschirmfotos aktiv durch die App unterbunden.
• Apple-Geräte (iOS): Apple erlaubt es grundsätzlich keiner App, die Screenshot-Funktion des iPhones oder iPads vollständig zu blockieren. Wir können zwar technisch erkennen, dass ein Screenshot gemacht wurde, ihn aber nicht physisch verhindern.

Die Grenze der Technik

Es ist wichtig zu verstehen: Technik allein bietet keinen 100%igen Schutz. Selbst wenn eine App Screenshots perfekt blockiert, könnten Inhalte jederzeit mit einem zweiten Smartphone abfotografiert werden. Ein technischer „Rundum-Schutz“ gegen das Abgreifen von Bildern ist auf mobilen Geräten daher faktisch nicht möglich.

Unsere Empfehlung: Organisatorischer Schutz

Da die Technik an ihre Grenzen stößt, ist die organisatorische Ebene umso wichtiger. Wir empfehlen Kitas, das Thema „digitale Etikette“ aktiv zu begleiten:

1. Nutzungsregeln festlegen: Halten Sie in Ihren Elternvereinbarungen klar fest, dass Screenshots und die Weitergabe von Inhalten aus der App ausdrücklich untersagt sind.
2. Sensibilisierung: Vertrauen ist die Basis unserer Gemeinschaft. Ein Hinweis an die Eltern, dass die App ein geschützter Raum ist, bewirkt oft mehr als jede technische Sperre.
3. Transparenz: Werden Sie sich bewusst, dass die App ein digitales Abbild Ihrer Gruppe ist – ein respektvoller Umgang mit Daten sollte Teil der Kita-Kultur sein.

Ausblick

Wir arbeiten stetig an weiteren Sicherheitsfeatures. Aktuell prüfen wir die Einführung einer Benachrichtigungs-Funktion. Damit könnten Kitas künftig eine Information erhalten, wenn auf einem iOS-Gerät ein Screenshot erstellt wurde, um das Thema bei Bedarf gezielt ansprechen zu können.

Übersicht

Auf der Pinnwand können Beiträge mit einem Like versehen werden. Wenn ein Beitrag mindestens einen Like erhalten hat, wird unter dem Beitrag ein Herz-Symbol mit dem Text „Gefällt X Mal“ angezeigt. Mit einem Klick auf diese Anzeige öffnet sich ein Fenster, das alle Personen auflistet, die den Beitrag geliked haben — inklusive Name und Zeitpunkt.

Likes einsehen

Voraussetzungen

• Der Beitrag muss mindestens einen Like haben — bei Beiträgen ohne Likes wird keine Like-Anzeige dargestellt

  

So gehts

1. Öffne die Pinnwand im Hauptmenü
2. Scrolle zum gewünschten Beitrag
3. Unter dem Beitrag findest du die Anzeige mit dem Herz-Symbol und dem Text „Gefällt X Mal“
4. Klicke auf „Gefällt X Mal“
5. Es öffnet sich ein Fenster mit der Überschrift „Gefällt X Person/Personen“
6. Die Liste zeigt alle Personen, die den Beitrag geliked haben

Was wird angezeigt

Das Fenster zeigt pro Like folgende Informationen:

Hinweise

• Die Like-Anzeige „Gefällt X Mal“ ist nur sichtbar, wenn ein Beitrag mindestens einen Like hat
• Der Titel des Fensters passt sich automatisch an: „Gefällt 1 Person“ bei einem Like, „Gefällt X Personen“ bei mehreren Likes
• Zum Schliessen des Fensters klicke auf den Button „Schliessen“ oder auf das X oben rechts

Übersicht der Navigationspfade

Übersicht

Der QR-Kiosk ist ein Self-Service-System für den Ein- und Auscheck-Vorgang von Kindern. Ein Tablet wird als Kiosk-Terminal im Eingangsbereich aufgestellt. Eltern halten beim Bringen und Abholen den QR-Code ihres Kindes vor die Kamera — das System erkennt das Kind automatisch und führt den Check-In oder Check-Out durch.

Das Prinzip auf einen Blick:

1. Die Einrichtung erstellt QR-Karten (eine pro Kind) und verteilt sie an die Eltern
2. Ein Gerät wird als Kiosk-Terminal eingerichtet (Tablet, Laptop oder PC mit Kamera)
3. Eltern halten die Karte vor die Kamera — das Kind wird ein- oder ausgecheckt
4. Erzieher sehen die Änderung in Echtzeit im Gruppen-Dashboard

Vorteile:

• Kein Smartphone oder App für die Eltern erforderlich
• Schneller Self-Service ohne Wartezeit
• Echtzeit-Übersicht für das Team
• Funktioniert parallel zum manuellen Check-In

Voraussetzungen und Berechtigungen

Berechtigung „QR-Kiosk“

Der QR-Kiosk erfordert die Berechtigung QR-Kiosk mit der Stufe „Schreiben“. Ohne diese Berechtigung ist der Kiosk-Button im Gruppen-Dashboard nicht sichtbar.

Berechtigung aktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen → Standort → Benutzergruppen
2. Wählen Sie die gewünschte Benutzergruppe aus
3. Setzen Sie die Berechtigung QR-Kiosk auf „Schreiben“
4. Speichern Sie die Änderungen

Wer braucht die Berechtigung?

Technische Voraussetzungen für das Kiosk-Terminal

QR-Karten erstellen

QR-Karten sind ausdruckbare Karten mit einem persönlichen QR-Code für jedes Kind. Die Eltern erhalten diese Karte von der Einrichtung und nutzen sie am Kiosk-Terminal.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie das Gruppen-Dashboard
2. Klicken Sie oben rechts auf den Kiosk-Button (QR-Code-Symbol)
3. Wählen Sie im Dialog den Tab „QR-Karten“
4. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus — oder „Alle Gruppen“, um QR-Karten für alle Kinder der Einrichtung auf einmal zu erstellen
5. Klicken Sie auf „QR-Karten generieren“
6. Ein PDF wird heruntergeladen

   

Inhalt der QR-Karten

Das PDF enthält eine Seite pro Kind mit folgenden Informationen:

• Name der Einrichtung
• Gruppenname
• Vor- und Nachname des Kindes
• QR-Code (grosses, gut scanbares Format)
• Hinweistext: „QR-Code zum Ein- und Auschecken“
• Erstellungsdatum

QR-Karten verteilen

• Drucken Sie die Karten aus
• Laminieren Sie die Karten, damit sie robust und langlebig sind (siehe Tipps weiter unten)
• Händigen Sie jeder Familie die Karte ihres Kindes aus
• Bewahren Sie eine Kopie des PDFs für den Nachdruck auf

Wichtiger Hinweis zur Gültigkeit

Wenn Sie die QR-Karten für eine Gruppe neu generieren, werden alle bisherigen QR-Codes dieser Gruppe ungültig. Die Eltern benötigen dann neue Karten. Generieren Sie QR-Karten daher nur dann neu, wenn es tatsächlich notwendig ist (z.B. bei Sicherheitsbedenken oder Gruppenwechseln).

Kiosk-Terminal einrichten

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie das Gruppen-Dashboard auf dem Gerät, das als Kiosk dienen soll
2. Klicken Sie oben rechts auf den Kiosk-Button (QR-Code-Symbol)
3. Wählen Sie im Dialog den Tab „Kiosk starten“
4. Wählen Sie die Gruppe aus, für die der Kiosk gelten soll — oder „Alle Gruppen“, wenn Kinder aus verschiedenen Gruppen am selben Terminal einchecken sollen
5. Legen Sie einen Exit-PIN fest (genau 4 Ziffern) — dieser wird benötigt, um den Kiosk-Modus später wieder zu verlassen
6. Klicken Sie auf „Kiosk starten“

   
   

Das Gerät wechselt in den Vollbild-Kiosk-Modus. Die Kamera wird aktiviert und der Bildschirm zeigt die Scan-Oberfläche.

Was im Kiosk-Modus angezeigt wird

Sitzungsdauer

Die Kiosk-Sitzung läuft bis Mitternacht (23:59 Uhr) des aktuellen Tages. Am nächsten Morgen muss der Kiosk neu gestartet werden. So wird sichergestellt, dass täglich eine frische Sitzung verwendet wird.

Gerätewahl

Empfohlen: Tablet mit Ständer

• Stellen Sie das Tablet gut sichtbar im Eingangsbereich auf
• Verwenden Sie einen stabilen Ständer, der das Tablet in Augenhöhe hält
• Schliessen Sie das Ladekabel an, damit der Akku nicht leer wird
• Stellen Sie den Bildschirm-Timeout des Geräts auf eine lange Dauer oder deaktivieren Sie ihn

Alternativ: Laptop oder PC mit Webcam

• Funktioniert genauso, ist aber weniger mobil
• Achten Sie darauf, dass die Kamera nicht verdeckt ist

Ein- und Auschecken

Das Toggle-Prinzip

Das Check-In und Check-Out funktioniert über ein einfaches Umschalt-Prinzip mit demselben QR-Code:

Die Eltern müssen also nicht zwischen „Kommen“ und „Gehen“ unterscheiden — das System erkennt den aktuellen Status automatisch.

So funktioniert das Scannen

1. Die Eltern halten die QR-Karte vor die Kamera des Kiosk-Terminals
2. Das System erkennt den QR-Code automatisch (kein Button-Klick nötig)
3. Ein kurzer Ladevorgang wird angezeigt
4. Das Ergebnis erscheint als Vollbild-Bestätigung

Visuelles Feedback

Nach jedem Scan erscheint eine grosse, farbige Bestätigung auf dem gesamten Bildschirm:

Die Bestätigung verschwindet nach 4 Sekunden automatisch — oder früher, wenn man auf den Bildschirm tippt. Darunter erscheint der Hinweis „Antippen für nächstes Kind“.

Audio-Feedback

Zusätzlich zum visuellen Feedback gibt der Kiosk einen kurzen Signalton aus:

Die Töne sind bewusst dezent gehalten und funktionieren über den Lautsprecher des Geräts. Sollte kein Lautsprecher vorhanden oder der Ton stumm geschaltet sein, funktioniert der Kiosk trotzdem — das visuelle Feedback reicht aus.

Nächstes Kind scannen

Nach dem Verschwinden der Bestätigung (automatisch nach 4 Sekunden oder durch Antippen) ist der Kiosk sofort wieder bereit für den nächsten Scan. Mehrere Kinder können so schnell hintereinander ein- und ausgecheckt werden.

Kiosk-Modus beenden

Der Kiosk-Modus ist durch einen PIN geschützt, damit Kinder oder Unbefugte den Modus nicht versehentlich beenden können.

Schritt für Schritt

1. Tippen Sie auf das Schloss-Symbol unten rechts am Bildschirm
2. Es erscheint ein PIN-Dialog mit einer Zifferntastatur
3. Geben Sie den 4-stelligen Exit-PIN ein, den Sie beim Starten festgelegt haben
4. Bei korrekter Eingabe wird der Kiosk-Modus beendet und Sie gelangen zurück zum Gruppen-Dashboard

PIN-Eingabe

• Die PIN wird über eine Bildschirm-Tastatur eingegeben (Ziffern 0-9)
• Vier Punkte zeigen an, wie viele Ziffern bereits eingegeben wurden
• Die PIN wird automatisch geprüft, sobald die vierte Ziffer eingegeben ist
• Zum Löschen einzelner Ziffern verwenden Sie die Löschtaste
• Zum Abbrechen klicken Sie auf das X oben rechts im Dialog

Schutz vor Fehlversuchen

PIN vergessen?

Wenn Sie den Exit-PIN vergessen haben, gibt es folgende Möglichkeiten:

• Warten Sie bis Mitternacht — die Kiosk-Sitzung läuft automatisch ab
• Browser schliessen und die Seite neu öffnen — Sie landen wieder auf der normalen Ansicht
• Auf Tablets: App erzwungen beenden und neu starten

Echtzeit-Synchronisation

So funktioniert die Synchronisation

Wenn ein Kind am Kiosk ein- oder ausgecheckt wird, wird die Änderung sofort an alle verbundenen Geräte übertragen:

1. Kiosk scannt den QR-Code und sendet den Check-In/Check-Out an den Server
2. Server verarbeitet die Änderung und sendet eine Benachrichtigung an alle verbundenen Geräte
3. Gruppen-Dashboard empfängt die Benachrichtigung und aktualisiert die Anzeige in Echtzeit

Erzieher, die das Gruppen-Dashboard geöffnet haben, sehen die Änderung ohne die Seite neu laden zu müssen.

Zusammenspiel mit manuellem Check-In

Der QR-Kiosk und der manuelle Check-In im Gruppen-Dashboard arbeiten parallel:

Beide Methoden können gemischt werden — das System verwendet immer den aktuellen Status des Kindes.

Statusanzeige im Dashboard

Tipps für den Alltag

QR-Karten vorbereiten

• Laminieren Sie die QR-Karten, damit sie robust und wasserabweisend sind
• Lochen Sie die laminierten Karten und befestigen Sie sie mit einem Band am Rucksack oder an der Garderobe
• Erstellen Sie eine Ersatzkarte pro Kind, die in der Einrichtung verbleibt
• Bewahren Sie das PDF digital auf, um einzelne Karten bei Bedarf nachdrucken zu können

Kiosk-Terminal aufstellen

• Platzieren Sie das Tablet im Eingangsbereich auf Augenhöhe der Eltern
• Verwenden Sie einen stabilen Ständer, damit das Tablet nicht umfallen kann
• Schliessen Sie das Ladekabel dauerhaft an
• Stellen Sie den Bildschirm-Timeout auf Maximum oder deaktivieren Sie ihn
• Richten Sie die Kamera so aus, dass die Eltern die QR-Karte beqüm davorhalten können
• Achten Sie auf ausreichende Beleuchtung — die Kamera braucht Licht, um QR-Codes zu erkennen

Tägliche Routine

Neue Kinder oder Gruppenwechsel

• Wenn ein neues Kind in die Gruppe kommt, müssen die QR-Karten für diese Gruppe neu generiert werden
• Achtung: Alle bisherigen QR-Codes der Gruppe werden dabei ungültig — verteilen Sie die neuen Karten an alle betroffenen Familien
• Alternativ können Sie die Karten für „Alle Gruppen“ neu generieren, wenn mehrere Änderungen anstehen

Häufige Fragen

Allgemein

Was brauchen die Eltern für den QR-Kiosk?
Nur die ausgedruckte QR-Karte. Kein Smartphone, keine App, kein Login. Die Karte wird einmalig von der Einrichtung erstellt und ausgehändigt.

Kann ein Kind versehentlich doppelt eingecheckt werden?
Nein. Das System arbeitet nach dem Toggle-Prinzip: Wenn ein bereits eingechecktes Kind erneut gescannt wird, wird es automatisch ausgecheckt. Ein doppeltes Einchecken ist nicht möglich.

Können verschiedene Gruppen denselben Kiosk nutzen?
Ja. Wählen Sie beim Starten des Kiosks „Alle Gruppen“ aus. Dann können Kinder aus allen Gruppen am selben Terminal ein- und ausgecheckt werden.

Wie lange läuft eine Kiosk-Sitzung?
Die Sitzung läuft bis Mitternacht (23:59 Uhr) des aktuellen Tages. Am nächsten Morgen muss der Kiosk neu gestartet werden.

Können wir mehrere Kiosk-Terminals gleichzeitig betreiben?
Ja. Sie können auf mehreren Geräten parallel einen Kiosk starten — z.B. einen pro Eingang oder einen pro Etage. Jeder Kiosk benötigt eine eigene Sitzung mit eigenem PIN.

QR-Karten

Was passiert, wenn eine QR-Karte verloren geht?
Erstellen Sie die QR-Karten für die betroffene Gruppe neu. Beachten Sie, dass dabei alle QR-Codes dieser Gruppe ungültig werden und alle Familien neue Karten benötigen.

Kann ein QR-Code missbraucht werden?
Der QR-Code ist kryptografisch gesichert und nur in Kombination mit einer aktiven Kiosk-Sitzung Ihrer Einrichtung gültig. Ein QR-Code allein ermöglicht keinen Zugang zu persönlichen Daten.

Können QR-Karten vom Handy-Display gescannt werden?
Technisch ja — wenn jemand ein Foto des QR-Codes auf dem Handy hat, kann dieses ebenfalls gescannt werden. Die ausgedruckte Karte ist jedoch der vorgesehene Weg.

Kiosk-Betrieb

Was passiert, wenn das Tablet keinen Internetzugang hat?
Der Kiosk benötigt eine aktive Internetverbindung. Ohne Verbindung wird beim Scannen eine Fehlermeldung („Verbindungsfehler“) angezeigt. Stellen Sie die Verbindung wieder her, um den Betrieb fortzusetzen.

Kann der Kiosk auch ohne Kamera funktionieren?
Wenn die Kamera nicht verfügbar ist, zeigt der Kiosk ein Eingabefeld an, in das der QR-String manuell eingegeben werden kann. Dies ist jedoch nur als Notlösung gedacht — im Normalbetrieb wird die Kamera verwendet.

Was passiert, wenn ein Kind während des Kiosk-Betriebs als abwesend gemeldet wird?
Wird ein als abwesend gemeldetes Kind gescannt, erscheint eine rote Fehlermeldung. Der Check-In wird abgelehnt. Erst wenn die Abwesenheitsmeldung im System aufgehoben wird, kann das Kind wieder eingecheckt werden.

Fehlerbehebung

Kamera nicht verfügbar

Symptom: Statt des Kamerabilds erscheint die Meldung „Kamera nicht verfügbar“ mit dem Hinweis „Bitte erlaube den Kamerazugriff in deinem Browser.“

Lösungen:

1. Kameraberechtigung prüfen:
   • Chrome: Klicken Sie auf das Schloss-Symbol in der Adressleiste → Kamera → „Zulassen“
   • Safari: Einstellungen → Websites → Kamera → „Erlauben“
   • Firefox: Klicken Sie auf das Kamera-Symbol in der Adressleiste → Berechtigung erteilen
2. Kamera von anderer App belegt:
   • Schliessen Sie andere Apps, die die Kamera nutzen (Videokonferenz, andere Browser-Tabs)
   • Starten Sie den Browser neu
3. Keine Kamera vorhanden:
   • Schliessen Sie eine externe Webcam an
   • Nutzen Sie das manuelle Eingabefeld als Überbrückung

Kiosk-Sitzung abgelaufen

Symptom: Beim Scannen erscheint eine Fehlermeldung, dass die Sitzung abgelaufen ist.

Lösung: Beenden Sie den Kiosk-Modus und starten Sie eine neue Sitzung über das Gruppen-Dashboard.

QR-Code wird nicht erkannt

Symptom: Die Kamera zeigt das Livebild, aber der QR-Code wird nicht gescannt.

Lösungen:

1. Beleuchtung verbessern: Die Kamera braucht ausreichend Licht
2. Abstand anpassen: Halten Sie die Karte ca. 15-25 cm vor die Kamera
3. Karte gerade halten: Vermeiden Sie starke Neigungen oder Wölbungen
4. Karte prüfen: Ist die Karte beschädigt, verschmutzt oder stark abgenutzt?
5. Karte gültig? Wurden die QR-Karten seit dem Ausdruck neu generiert? Falls ja, benötigen Sie die neuen Karten.

Fehlermeldung „Ungültiger QR-Code“

Symptom: Roter Bildschirm mit der Meldung „Ungültiger QR-Code“.

Ursachen:

• Ein fremder QR-Code wurde gescannt (z.B. von einem Produkt oder einer anderen App)
• Die QR-Karten wurden neu generiert und die alte Karte ist nicht mehr gültig
• Der QR-Code ist beschädigt und kann nicht korrekt gelesen werden

Lösung: Verwenden Sie eine aktuelle, von der Einrichtung ausgestellte QR-Karte.

Kind wird als abwesend gemeldet

Symptom: Roter Bildschirm mit der Meldung „Kind ist als abwesend gemeldet“.

Lösung: Dieses Verhalten ist beabsichtigt. Ein als abwesend gemeldetes Kind kann nicht am Kiosk eingecheckt werden. Heben Sie die Abwesenheitsmeldung im System auf, bevor Sie das Kind einchecken.

Verbindungsfehler

Symptom: Beim Scannen erscheint „Verbindungsfehler“.

Lösungen:

1. Prüfen Sie die WLAN-Verbindung des Kiosk-Geräts
2. Laden Sie die Seite im Browser neu (nach Beenden des Kiosk-Modus)
3. Starten Sie den Kiosk neu, wenn das Problem weiterhin besteht

Übersicht der Navigationspfade

Übersicht

Mit dem PDF-Export kannst du einzelne Nachrichten aus der Postbox als PDF-Datei herunterladen. Das ist nützlich, um Nachrichten zu archivieren oder auszudrucken

Mögliche Anwendungsfälle:

• Dokumentation: Wichtige Nachrichten für die Ablage sichern
• Archivierung: Nachrichten langfristig ausserhalb von Kindy aufbewahren
• Weitergabe: Nachrichten an Personen weiterleiten, die kein Kindy nutzen (z.B. Träger, Behörden)

Nachricht als PDF exportieren

Voraussetzungen

• Die Nachricht muss geöffnet sein (Detailansicht)
• Der Export ist verfügbar für empfangene und gesendete Nachrichten
• Nicht verfügbar bei Entwürfen und Vorlagen

Browser

1. Öffne die Postbox im Hauptmenü
2. Öffne die gewünschte Nachricht (klicke auf die Nachricht in der Liste)
3. Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü (grosses „more“-Symbol)
4. Wähle „PDF exportieren“
5. Die PDF-Datei wird automatisch heruntergeladen

   

Inhalt der PDF-Datei

Die PDF-Datei enthält alle relevanten Informationen der Nachricht in folgender Reihenfolge:

Seitenformat

• Format: A4 Hochformat
• Fusszeile: „Seite X von Y“ auf jeder Seite

Dateiname und Speicherort

Dateiname

Die PDF-Datei wird automatisch benannt nach dem Muster:

nachricht-{betreff}-{datum}.pdf

Beispiel: nachricht-elternabend-einladung-2025-03-15.pdf

Speicherort

Die Datei wird im Standard-Download-Ordner deines Browsers gespeichert. Je nach Browser-Einstellungen wirst du möglicherweise nach einem Speicherort gefragt.

Häufige Fragen

Welche Nachrichten kann ich als PDF exportieren?
Alle empfangenen und gesendeten Nachrichten können exportiert werden. Ausgenommen sind Entwürfe und Vorlagen — für diese ist der PDF-Export nicht verfügbar.

Sind Rückmeldungen und Antworten in der PDF enthalten?
Ja, sofern vorhanden. Antworten werden als Tabelle mit Name, Kind und Datum dargestellt. Rückmeldungen werden in Thread-Struktur mit Kennzeichnung [Kita] oder [Eltern] aufgeführt.

Kann ich mehrere Nachrichten auf einmal exportieren?
Nein. Der PDF-Export funktioniert immer für eine einzelne Nachricht. Öffne die gewünschte Nachricht und exportiere sie einzeln.

Fehlerbehebung

PDF wird nicht heruntergeladen

Symptom: Nach dem Klick auf „PDF exportieren“ passiert nichts — keine Datei wird heruntergeladen.

Lösungen:

1. Popup-Blocker prüfen: Manche Browser blockieren automatische Downloads. Erlaube Downloads für die Kindy-Website in den Browser-Einstellungen
2. Download-Ordner prüfen: Möglicherweise wurde die Datei bereits heruntergeladen, aber in einem anderen Ordner gespeichert. Prüfe den Standard-Download-Ordner deines Browsers
3. Seite neu laden: Lade die Seite neu und versuche den Export erneut

Fehlermeldung „PDF konnte nicht erstellt werden“

Symptom: Nach dem Klick auf „PDF exportieren“ erscheint die Meldung „PDF konnte nicht erstellt werden.“

Lösungen:

1. Internetverbindung prüfen: Stelle sicher, dass dein Gerät online ist
2. Nachricht erneut öffnen: Schliesse die Nachricht und öffne sie erneut
3. Browser aktualisieren: Verwende die neueste Version deines Browsers
4. Anderen Browser testen: Versuche den Export in einem anderen Browser (Chrome, Firefox, Safari)

Übersicht der Navigationspfade

Übersicht

Mit dem Kalender-Abo kannst du die Termine aus Kindy in deinem eigenen Kalender (z.B. Outlook, Google Calendar oder Apple Kalender) anzeigen lassen. Die Termine werden automatisch synchronisiert — neue, geänderte oder gelöschte Termine erscheinen ohne manuelles Zutun in deinem Kalender.

Das Prinzip auf einen Blick:

1. Du erstellst in Kindy ein Kalender-Abo und wählst, welche Termine enthalten sein sollen
2. Du erhältst eine Abonnement-URL (iCal-Link)
3. Du fügst diese URL in deinem Kalender-Programm hinzu (Outlook, Google Calendar, Apple Kalender etc.)
4. Die Termine werden automatisch synchronisiert und in deinem Kalender angezeigt

Vorteile:

• Alle Kindy-Termine direkt im eigenen Kalender sichtbar
• Automatische Aktualisierung bei neuen oder geänderten Terminen
• Filter wählbar: Nur die Termine anzeigen, die für dich relevant sind
• Funktioniert mit allen gängigen Kalender-Programmen

Kalender-Abo erstellen

Schritt für Schritt

1. Öffne die Seite Termine im Hauptmenü
2. Tippe oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü (die drei Punkte)
3. Wähle den Menüpunkt „Kalender-Abo“ (ganz unten im Menü)
4. Es öffnet sich der Dialog „Kalender-Abo“

   
   

Filter wählen

Im Kalender-Abo werden die aktuell aktiven Filter der Kalender-Ansicht übernommen. Bevor du das Abo erstellst, stelle sicher, dass die gewünschten Filter im Drei-Punkte-Menü aktiviert sind:

Die aktiven Filter werden im Dialog unter „Enthaltene Termine“ als farbige Tags angezeigt.

Wichtig: Wenn keine Filter aktiv sind, erscheint eine Warnung: „Keine Filter aktiv – das Abo wird leer sein.“ In diesem Fall ist der Button zum Erstellen deaktiviert.

Gruppen wählen

Du kannst festlegen, für welche Gruppen die Termine abonniert werden sollen:

• Alle Gruppen (Standard) — Termine aller Gruppen der Einrichtung
• Einzelne Gruppen — Öffne das Dropdown „Gruppen“ und wähle gezielt die gewünschten Gruppen aus

Abo erstellen

Klicke auf den Button „Kalender-Abo erstellen“. Anschliessend wird die Abonnement-URL angezeigt, die du in dein Kalender-Programm einfügen kannst.

URL kopieren und in Kalender einbinden

Nach dem Erstellen des Abos wird dir die Abonnement-URL angezeigt. Klicke auf das Kopieren-Symbol neben der URL, um sie in die Zwischenablage zu kopieren. Bei Erfolg erscheint die Bestätigung „URL kopiert!“.

Outlook Desktop (Windows)

Variante 1:

1. Öffne Outlook
2. Gehe zu Datei → Konto-Einstellungen → Konto-Einstellungen
3. Wechsle zum Tab „Internetkalender“
4. Klicke auf „Neu“
5. Füge die kopierte URL ein und klicke „Hinzufügen“
6. Vergib einen Namen (z.B. „Kindy Termine“) und klicke „OK“

Variante 2:

1. Öffne Outlook und wechsle in die Kalender-Ansicht
2. Klicke auf „Kalender hinzufügen“ → „Aus dem Internet“
3. Füge die kopierte URL ein
4. Klicke auf „OK“

Wichtiger Hinweis zu Outlook: Outlook synchronisiert abonnierte Internetkalender nur in grösseren Abständen — typischerweise alle paar Stunden. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis neue oder geänderte Termine in Outlook erscheinen. Dies ist eine Einschränkung von Outlook und kann nicht beeinflusst werden.

Outlook Web (Microsoft 365)

1. Öffne Outlook im Browser (outlook.office.com)
2. Wechsle in die Kalender-Ansicht (Kalender-Symbol links)
3. Klicke auf „Kalender hinzufügen“ (in der linken Seitenleiste)
4. Wähle „Aus dem Internet abonnieren“
5. Füge die kopierte URL ein
6. Vergib einen Namen (z.B. „Kindy Termine“)
7. Klicke auf „Importieren“

Hinweis: Auch Outlook Web synchronisiert abonnierte Kalender nur periodisch. Neue Termine können mit Verzögerung erscheinen.

Apple Kalender (Mac)

1. Öffne die Kalender-App
2. Gehe zu Ablage → Neues Kalender-Abonnement (oder drücke Alt+Cmd+S)
3. Füge die kopierte URL ein
4. Klicke auf „Abonnieren“
5. Passe bei Bedarf den Namen und die Aktualisierungsfreqünz an
6. Klicke auf „OK“

Apple Kalender (iPhone / iPad)

1. Öffne die Einstellungen
2. Scrolle zu „Kalender“ (oder „Apps“ → „Kalender“ bei neueren iOS-Versionen)
3. Tippe auf „Accounts“
4. Tippe auf „Account hinzufügen“
5. Wähle „Andere“
6. Tippe auf „Kalenderabo hinzufügen“
7. Füge die kopierte URL in das Feld „Server“ ein
8. Tippe auf „Weiter“
9. Passe bei Bedarf die Einstellungen an und tippe auf „Sichern“

Google Calendar

1. Öffne Google Calendar im Browser (calendar.google.com)
2. Klicke in der linken Seitenleiste auf das „+“ neben „Andere Kalender“
3. Wähle „Per URL“
4. Füge die kopierte URL ein
5. Klicke auf „Kalender hinzufügen“

Hinweis: Google Calendar aktualisiert abonnierte Kalender typischerweise alle 12-24 Stunden. Eine manuelle Aktualisierung ist nicht möglich.

Abo verwalten

Wenn du bereits ein Kalender-Abo erstellt hast, zeigt der Dialog „Kalender-Abo“ die folgenden Informationen und Aktionen:

Abonnement-URL

Die aktuelle URL wird in einem Textfeld angezeigt. Klicke auf das Kopieren-Symbol, um die URL erneut zu kopieren.

Enthaltene Termine und Gruppen

• Enthaltene Termine: Zeigt die Filter als farbige Tags an (z.B. „Feiertage“, „Interne Termine“, „Externe Termine“, „Geburtstage“)
• Gruppen: Zeigt entweder „Alle Gruppen“ oder die einzelnen gewählten Gruppen an

Statistik

Neue URL generieren

Klicke auf „Neue URL generieren“, um eineeue Abonnement-URL zu erstellen. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage:

„Neue URL generieren?“
Die alte URL wird ungültig. Alle Kalender müssen mit der neuen URL aktualisiert werden.

Nach der Bestätigung wird die alte URL sofort ungültig. Du musst die neue URL in allen Kalender-Programmen, die das Abo nutzen, erneut eintragen.

Abo deaktivieren

Klicke auf „Abo deaktivieren“, um das Kalender-Abo vollständig zu entfernen. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage:

„Abo deaktivieren?“
Das Kalender-Abo wird deaktiviert und die URL wird ungültig.

Nach der Bestätigung wird die URL ungültig und die Termine verschwinden aus den abonnierten Kalendern (beim nächsten Synchronisierungszyklus). Du kannst jederzeit ein neues Abo erstellen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich eine neue URL generiere?
Die alte URL wird sofort ungültig. Kalender-Programme, die die alte URL verwenden, erhalten keine Termine mehr. Du musst die neue URL in jedem Kalender-Programm erneut eintragen.

Welche Termine sind im Abo enthalten?
Das Abo enthält genau die Termine, die den beim Erstellen aktiven Filtern entsprechen — also Feiertage, interne Termine, externe Termine und/oder Geburtstage, je nach Auswahl. Ausserdem werden nur Termine der gewählten Gruppen (oder aller Gruppen) einbezogen.

Wie oft wird mein Kalender aktualisiert?
Das hängt von deinem Kalender-Programm ab. Jedes Mal, wenn dein Kalender-Programm die URL abruft, erhält es die aktuellsten Termine. Die Aktualisierungsintervalle sind:

Ist die URL sicher?
Die Abonnement-URL enthält einen einzigartigen, kryptographischen Token. Nur wer die URL kennt, kann die Termine abrufen. Teile die URL nicht mit Personen, die keinen Zugriff auf die Termine haben sollen. Falls du den Verdacht hast, dass die URL in falsche Hände geraten ist, generiere eine neue URL.

Kann ich mehrere Kalender-Abos haben?
Nein, pro Benutzer ist ein Kalender-Abo möglich. Du kannst jedoch die Filter und Gruppen so wählen, dass alle relevanten Termine enthalten sind.

Muss ich das Abo erneuern?
Nein. Solange das Abo aktiv ist, bleibt die URL gültig und die Termine werden automatisch aktualisiert.

Fehlerbehebung

URL kopieren funktioniert nicht

Symptom: Nach dem Klick auf das Kopieren-Symbol erscheint die Meldung „Kopieren fehlgeschlagen – bitte manuell kopieren“.

Lösung:

1. Klicke in das URL-Textfeld, um die URL zu markieren
2. Markiere die gesamte URL manuell (Strg+A / Cmd+A)
3. Kopiere sie mit Strg+C / Cmd+C
4. Füge sie in dein Kalender-Programm ein

Termine erscheinen nicht im Kalender

Symptom: Das Abo wurde eingerichtet, aber im Kalender werden keine Termine angezeigt.

Lösungen:

1. Synchronisierung abwarten: Je nach Kalender-Programm kann es einige Stunden dauern, bis die Termine erscheinen (siehe Tabelle oben)
2. URL prüfen: Stelle sicher, dass die vollständige URL korrekt kopiert wurde — ein fehlendes Zeichen reicht aus, damit das Abo nicht funktioniert
3. Filter prüfen: Öffne den Kalender-Abo-Dialog in Kindy und prüfe, ob die gewünschten Filter aktiv sind
4. Kalender sichtbar? Manche Kalender-Programme blenden abonnierte Kalender standardmässig aus — prüfe, ob der Kindy-Kalender in der Kalender-Liste aktiviert ist

Outlook zeigt Termine erst nach langer Zeit

Symptom: Neue Termine aus Kindy erscheinen in Outlook erst Stunden später oder am nächsten Tag.

Ursache: Outlook synchronisiert abonnierte Internetkalender nur in grösseren Abständen (typischerweise alle paar Stunden, bis zu 24 Stunden). Dies ist eine bekannte Einschränkung von Microsoft Outlook und kann nicht über Kindy beeinflusst werden.

Tipps:

• Outlook Desktop: Unter Datei → Konto-Einstellungen → Internetkalender kannst du das Aktualisierungsintervall prüfen (Outlook erlaubt hier jedoch keine kürzeren Intervalle als vorgegeben)
• Für zeitkritische Termine: Prüfe die Termine direkt in Kindy oder nutze Apple Kalender / Google Calendar als Alternative, da diese häufiger synchronisieren
• Geduld: Nach dem Erstellen des Abos kann der erste Abruf bis zu 24 Stunden dauern

Fehlermeldung beim Einrichten in der Kalender-App

Symptom: Das Kalender-Programm zeigt eine Fehlermeldung beim Hinzufügen der URL.

Lösungen:

1. URL-Format prüfen: Die URL muss vollständig kopiert worden sein (beginnt mit https://)
2. Internetverbindung prüfen: Dein Gerät muss online sein, um die URL abrufen zu können
3. Abo noch aktiv? Prüfe in Kindy, ob das Abo noch existiert und nicht deaktiviert wurde
4. Neue URL generieren: Falls nichts hilft, generiere in Kindy eine neue URL und versuche es erneut

Übersicht der Navigationspfade

Im Abwesenheitsmodul können Krankheitstage, Urlaub und Termine für Mitarbeiter erfasst und verwaltet werden. Die Abwesenheiten werden automatisch im Dienstplan und bei der Personaldeckung berücksichtigt.

Abwesenheitstypen

Halbtags-Optionen

Bei eintägigen Abwesenheiten können Sie wählen:

• Ganztags (Standard): Zählt als 1 Tag
• Vormittag: Zählt als 0,5 Tage
• Nachmittag: Zählt als 0,5 Tage

Bei mehrtägigen Abwesenheiten steht diese Option nicht zur Verfügung.

Abwesenheit erfassen

Option 1: Klick auf Kalendertag

1. Klicken Sie auf den gewünschten Tag im Kalender
2. Das Erfassungsfenster öffnet sich mit dem Datum vorausgefüllt
3. Wählen Sie den Abwesenheitstyp
4. Optional: Enddatum für mehrtägige Abwesenheiten
5. Optional: Halbtags (nur bei einzelnem Tag)
6. Optional: Notiz hinzufügen (max. 200 Zeichen)
7. Speichern

Option 2: „Neu“-Button

1. Klicken Sie auf den grünen „Neu“-Button im Header
2. Wählen Sie Startdatum und optional Enddatum
3. Füllen Sie die restlichen Felder aus
4. Speichern

Felder im Erfassungsfenster

• Mitarbeiter: Nur für Leitung sichtbar – wählen Sie den betroffenen Mitarbeiter
• Startdatum: Beginn der Abwesenheit
• Enddatum: Ende der Abwesenheit (leer lassen für einzelnen Tag)
• Art der Abwesenheit: Krank, Urlaub oder Termin
• Halbtags: Vormittag, Nachmittag oder Ganztags
• Notiz: Optionale Bemerkung
• Zusammenfassung: Zeigt die berechnete Dauer in Tagen

Mehrtägige Abwesenheiten

Für Abwesenheiten über mehrere Tage:

1. Startdatum eintragen
2. Enddatum eintragen
3. Die Dauer wird automatisch berechnet (z.B. „5 Tage“)

Im Kalender:

• Mehrtägige Abwesenheiten werden als durchgehender Balken angezeigt
• Der erste Tag zeigt den vollen Text
• Folgetage zeigen einen fortlaufenden Balken

Abwesenheit bearbeiten

1. Klicken Sie auf eine bestehende Abwesenheit im Kalender
2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
3. Ändern Sie die gewünschten Felder
4. Speichern

Änderungsverlauf (Audit-Log)

Benutzer mit Schreibberechtigung können den Änderungsverlauf einsehen:

• Wer hat die Abwesenheit erstellt?
• Wer hat sie wann geändert?
• Welche Felder wurden geändert? (alt → neu)

Abwesenheit löschen

1. Klicken Sie auf die Abwesenheit
2. Klicken Sie auf „Löschen“
3. Bestätigen Sie das Löschen

Hinweis für die Leitung: Gelöschte Einträge können über „Gelöschte anzeigen“ im Header wieder sichtbar gemacht werden.

Kalender-Ansicht

Monats-Navigation

• Pfeile links/rechts zum Wechseln des Monats
• Aktueller Monat wird angezeigt

Farbcodierung

Wochenenden

• Samstag und Sonntag sind ausgegraut
• Abwesenheiten können trotzdem eingetragen werden

Statistiken

Jahresüberblick (oben im Header)

Zeigt die Summen für das gesamte Jahr:

• Krankheitstage: Anzahl der Krankheitstage im Jahr
• Urlaubstage: Anzahl der Urlaubstage im Jahr

Monatszusammenfassung (unten im Kalender)

Zeigt die Summen für den aktuellen Monat:

• Krankheitstage im Monat
• Urlaubstage im Monat
• Gesamttage im Monat

Mitarbeiter-Auswahl

Für Leitung:

• Dropdown im Header zum Wechseln zwischen Mitarbeitern
• Zeigt alle Mitarbeiter mit Leseberechtigung

Für Mitarbeiter:

• Nur eigene Abwesenheiten sichtbar
• Kein Dropdown

Export

PDF-Export

1. Klicken Sie auf „PDF“ im Header
2. Der aktuelle Monat wird als PDF exportiert
3. Enthält alle Abwesenheiten mit Typ, Datum und Notiz

CSV-Export

1. Klicken Sie auf „CSV“ im Header
2. Datei kann in Excel oder Google Sheets geöffnet werden
3. Nützlich für weitere Auswertungen

Gelöschte Einträge

Nur für Benutzer mit Schreibberechtigung:

1. Klicken Sie auf „Gelöschte anzeigen“ im Header
2. Gelöschte Einträge werden separat angezeigt
3. Zu sehen: Typ, Datum, wer erstellt hat, wer gelöscht hat, Notiz
4. Gelöschte Einträge können nicht wiederhergestellt werden

Tipps

Für Mitarbeiter

1. Melden Sie Krankheitstage so früh wie möglich
2. Nutzen Sie die Notiz für zusätzliche Informationen
3. Prüfen Sie Ihre Jahresstatistik regelmäßig

Für die Leitung

1. Nutzen Sie den Änderungsverlauf bei Unklarheiten
2. Exportieren Sie monatlich für Ihre Unterlagen
3. Gelöschte Einträge bleiben für Nachvollziehbarkeit sichtbar

Berechtigungen

Ohne Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.

Der Dienstplan ermöglicht die visuelle Planung von Arbeitsschichten für alle Mitarbeiter. Sie können Schichten erstellen, bearbeiten und per Drag & Drop verschieben.

Ansichten

Wochenansicht (Standard)

• Zeigt 7 Tage (Montag bis Sonntag)
• Wochenendtage sind optisch abgehoben
• Rechts neben jedem Mitarbeiternamen: Wochensumme der Stunden

Monatsansicht

• Zeigt den gesamten Monat
• Automatisch in Wochen aufgeteilt
• Jede Woche auf separater Seite für bessere Übersicht

Navigation

• Pfeile links/rechts zum Wechseln der Woche/des Monats
• „Heute“ ist farblich hervorgehoben
• Vergangene Tage sind ausgegraut und nicht bearbeitbar

Schichten verwalten

Neue Schicht erstellen

Option 1: Über den „Neu“-Button

1. Klicken Sie auf „Neu“ → „Dienst hinzufügen“
2. Wählen Sie Mitarbeiter, Datum und Diensttyp
3. Passen Sie bei Bedarf Start- und Endzeit an
4. Optional: Notiz hinzufügen
5. Speichern

Option 2: Per Drag & Drop aus der Sidebar

1. Ziehen Sie einen Diensttyp aus der Sidebar rechts
2. Lassen Sie ihn auf der gewünschten Zelle los (Mitarbeiter + Tag)
3. Die Schicht wird automatisch mit den Standardzeiten erstellt

Schicht bearbeiten

• Klicken Sie auf eine bestehende Schicht
• Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
• Ändern Sie die gewünschten Felder
• Speichern

Schicht löschen

• Fahren Sie mit der Maus über eine Schicht
• Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol
• Bestätigen Sie das Löschen

Schicht verschieben

• Klicken und halten Sie eine Schicht
• Ziehen Sie sie zu einem anderen Tag oder Mitarbeiter
• Lassen Sie los, um die Schicht zu verschieben

Diensttypen

Diensttypen sind vordefinierte Schichtvorlagen (z.B. „Frühdienst“, „Spätdienst“).

Diensttyp erstellen

1. Klicken Sie auf „+“ in der Sidebar
2. Vergeben Sie einen Code (z.B. „F1″) und Namen
3. Definieren Sie Start- und Endzeit
4. Wählen Sie eine Farbe
5. Speichern

Diensttyp bearbeiten/löschen

• Fahren Sie in der Sidebar über einen Diensttyp
• Klicken Sie auf das Bearbeiten- oder Löschen-Symbol

Verfügbare Felder

• Code: Kurzbezeichnung (z.B. „S1″, „F1″)
• Name: Ausführlicher Name (z.B. „Spätdienst“)
• Startzeit: Beginn der Schicht
• Endzeit: Ende der Schicht
• Dauer: Wird automatisch berechnet
• Farbe: Farbmarkierung im Kalender

Abwesenheiten im Dienstplan

Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Fortbildung) werden automatisch aus dem Abwesenheitsmodul übernommen und im Dienstplan angezeigt.

Darstellung

• Urlaub: Grün
• Krankheit: Rot
• Fortbildung: Blau
• Termine: Grau

Mehrtägige Abwesenheiten

• Werden als durchgehender Balken angezeigt
• Können verschoben werden (Drag & Drop)
• Ende-Datum kann angepasst werden (Ziehen am rechten Rand)

Hinweis

Genehmigte Urlaubsanträge aus dem Abwesenheitsmodul sind nur zur Ansicht – sie können nicht direkt im Dienstplan bearbeitet werden.

Filter

Im Header können Sie die Anzeige filtern:

• Krankmeldungen: Ein-/Ausblenden von Krankheitstagen
• Termine: Ein-/Ausblenden von Terminen

Stundensummen

Tägliche Summen

• In der Fußzeile wird die Gesamtstundenzahl pro Tag angezeigt
• Format: „8h“ oder „8h 30min“

Wöchentliche Summen

• Neben jedem Mitarbeiternamen steht die Wochensumme
• Nur in der Wochenansicht sichtbar

PDF-Export

1. Klicken Sie auf „PDF“ im Header
2. Der Dienstplan wird als PDF generiert
3. Dateiname: „Dienstplan-KW{Woche}-{Datum}.pdf“

Inhalt des PDFs

• Header mit Zeitraum
• Tabelle mit allen Schichten und Abwesenheiten
• Farbcodierung wie im Online-Dienstplan
• Tages- und Wochensummen
• Legende der verwendeten Diensttypen
• Seitenzahlen und Generierungsdatum

Tipps

Für Einsteiger

1. Legen Sie zuerst die benötigten Diensttypen an
2. Nutzen Sie Drag & Drop für schnelle Planung
3. Der heutige Tag ist immer markiert
4. Vergangene Tage können nicht mehr bearbeitet werden

Für Fortgeschrittene

1. Drag & Drop funktioniert auch auf Mobilgeräten
2. Schichten können zwischen Mitarbeitern verschoben werden
3. Bei mehrtägigen Abwesenheiten: Am rechten Rand ziehen zum Verlängern/Verkürzen
4. Der PDF-Export enthält alle sichtbaren Informationen inkl. Farben
5. Wochenendtage können in den Einstellungen ausgeblendet werden

Berechtigungen

• Lesen: Dienstplan ansehen, aber nicht bearbeiten
• Schreiben: Dienstplan vollständig bearbeiten

Ohne Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.