Zeiterfassung

Die Zeiterfassung erfasst Arbeitszeiten per Stempeluhr (Check-in und Check-out) oder durch eine Eingabe von Hand. Pausen werden nach den Regeln der Einrichtung bewertet, und die Seite zeigt die Summen der Woche und des Monats.

Check-in und Check-out (Stempeluhr)

Am Rechner

Check-in:

• Bei mehreren Gruppen zuerst die Gruppe aus dem Auswahlfeld wählen
• Auf den grünen Knopf Check-in klicken
• Die Startzeit wird erfasst
• Der Knopf zeigt danach die Check-in-Zeit und die verstrichene Zeit

Check-out:

• Auf Check-out klicken
• Die Endzeit wird erfasst
• Die Arbeitszeit wird berechnet

Am Mobilgerät

Check-in:

• Auf den runden Knopf unten rechts tippen
• Bei mehreren Gruppen die Gruppe auswählen
• Die Startzeit wird erfasst

Check-out:

• Erneut auf den Knopf tippen
• Die Endzeit wird erfasst

Notiz beim Check-in

Beim Check-in lässt sich eine kurze Notiz hinterlegen, zum Beispiel:

• Zahntermin vor Arbeit
• Verspätet wegen Verkehr

Zeiterfassung von Hand

Für nachträgliche Einträge und Korrekturen.

Zuerst prüfen: ist diese Möglichkeit überhaupt offen? Hat die Einrichtung eingestellt, dass die Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfasst wird, entfällt die Eingabe von Hand vollständig, auch für den heutigen Tag. Dann fehlt der Eintrag Zeiteintrag hinzufügen im Aktionsmenü, die Zeitvorlagen werden nicht mehr angeboten, und ein Klick auf eine leere Kalenderzelle meldet: „In dieser Einrichtung wird die Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfasst." Erfasst wird dann nur noch durch Ein- und Ausstempeln. Wer alle Zeiten verwalten darf, legt weiterhin Einträge an und korrigiert sie.

Getrennt davon steuert die Einstellung Mitarbeitende dürfen eigene Zeiteinträge nachträglich ändern, ob abgeschlossene eigene Einträge noch geändert oder gelöscht werden dürfen. Ist sie aus, ist auch das Nachtragen für einen vergangenen oder künftigen Tag gesperrt; die Meldung nennt dann den Grund.

Zeiteintrag erstellen

1. Im Aktionsmenü auf Zeiteintrag hinzufügen klicken
ODER: auf eine leere Zelle im Kalender klicken

2. Die Felder ausfüllen:

• Mitarbeiter: nur mit Schreibrecht für alle
• Gruppe: bei mehreren Gruppen
• Datum: Tag der Arbeit
• Von: Startzeit
• Bis: Endzeit
• Pause: in Minuten
• Notiz: optional

3. Auf Speichern klicken

Dauer oder Von und Bis

Es gibt zwei Wege:

• Von und Bis eingeben: die Dauer wird berechnet
• Dauer direkt eingeben: überschreibt die Berechnung aus Von und Bis

Pausen

Pausenregeln der Einrichtung

Die Einrichtung hinterlegt in ihren Einstellungen unter Automatische Pausenregeln, ab welcher Arbeitszeit welche Pause gilt. Ohne eigene Regeln gelten die gesetzlichen Werte:

Maßgeblich ist die Arbeitszeit, nicht die Anwesenheit: wer 6:30 Stunden anwesend ist und 30 Minuten Pause macht, arbeitet 6:00 Stunden und schuldet keine Pause.

Die drei Modi der Pausenautomatik

In den Einstellungen der Einrichtung steht das Feld Pausenautomatik mit drei Möglichkeiten. Davon hängt ab, was bei einer zu kurzen Pause geschieht:

Der Abzug eines abgeschlossenen Eintrags wird festgehalten: eine spätere Änderung der Einstellung oder der Regeln verschiebt bereits erfasste Tage nicht mehr.

Pausen-Warnung

Liegt die erfasste Pause unter dem Sollwert, erscheint am Tag ein Warndreieck mit dem Wort Pause!. Beim Zeigen darauf steht der Hinweis „Mindestpause unterschritten (ArbZG)". In den Modi Warnung anzeigen und Automatisch anpassen wird bewertet, bei Keine Automatik nicht.

Anzeige

Im Kalender steht bei jedem Tag:

Brutto: 8h 30min    (Check-in bis Check-out)
Pause:  30min / 30min  (Ist / Soll)
Netto:  8h          (Brutto minus Pause)

Kalender-Ansicht

Wochenansicht (Standard)

• Zeigt sieben Tage (Montag bis Sonntag)
• Navigation mit den Pfeilen
• Wochenendtage lassen sich über die Einstellung Wochenende anzeigen der Einrichtung ausblenden

Monatsansicht

• Zeigt alle Tage des Monats
• Nützlich für die Monatsübersicht

Umschalten

Die Knöpfe Woche und Monat stehen über dem Kalender.

Darstellung pro Tag

Jeder Zeiteintrag zeigt:

• Gruppe (falls vorhanden)
• Von-Bis-Zeiten
• Status offen, wenn noch nicht ausgecheckt wurde
• Dauer bei abgeschlossenen Einträgen
• Papierkorb-Symbol bei entsprechender Berechtigung

Statistiken

Wochenstatistik (oben)

Hinweis beim Soll

Beim Zeigen auf Soll erscheinen die Vertragsdetails, zum Beispiel „40h/Woche auf 5 Tage = 8h/Tag".

Wochensumme (im Kalender)

Am Ende der Woche steht die Gesamtsumme aller Netto-Stunden.

Gruppen

Bei mehreren Gruppen

• Am Rechner: Auswahlfeld für die Gruppe vor dem Check-in
• Am Mobilgerät: Auswahlfenster beim Check-in
• Standard-Gruppe: mit Stern markiert und automatisch vorausgewählt

Bei einer Gruppe

• Keine Auswahl nötig
• Einträge werden automatisch zugeordnet

Gruppe beim Eintrag von Hand

Im Erfassungsfenster lässt sich die Gruppe wählen, wenn für eine andere Gruppe erfasst wird.

Zeiteintrag bearbeiten

1. Auf einen bestehenden Eintrag klicken
2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
3. Die gewünschten Felder ändern
4. Auf Speichern klicken

Ob eigene abgeschlossene Einträge geändert werden dürfen, entscheidet die Einstellung der Einrichtung (siehe oben). Die Leitung kann in jedem Fall korrigieren.

Änderungsverlauf

Die Leitung kann sehen:

• Wer hat den Eintrag erstellt?
• Wer hat wann geändert?
• Welche Felder wurden geändert?

Zeiteintrag löschen

1. Über einen Eintrag im Kalender fahren
2. Auf das Papierkorb-Symbol klicken
3. Das Löschen bestätigen

Hinweis: Gelöschte Einträge werden getrennt angezeigt und zählen nicht in die Statistik.

Export

PDF-Export

1. Über dem Kalender auf PDF klicken
2. Die angezeigte Woche oder der angezeigte Monat wird ausgegeben
3. Enthalten sind Einträge, Statistik und Name

CSV-Export

1. Über dem Kalender auf CSV klicken
2. Die Datei lässt sich in Excel oder Google Sheets öffnen
3. Nützlich für die Lohnbuchhaltung

Tipps

Für Mitarbeitende

1. Morgens den Check-in nicht vergessen, am besten zur Gewohnheit machen
2. Pause korrekt erfassen, je nach Einstellung der Einrichtung wird gewarnt oder abgezogen
3. Notizen nutzen für besondere Vorkommnisse
4. Wochenstatistik prüfen, um Über- und Unterstunden im Blick zu behalten

Für die Leitung

1. Offene Einträge prüfen, wenn jemand das Auschecken vergessen hat
2. Pausen-Warnungen beachten und die gesetzlichen Vorgaben einhalten
3. Monatlich exportieren für die Lohnabrechnung
4. Änderungsverlauf nutzen bei Unklarheiten

Berechtigungen

Die Berechtigung Zeiterfassung besteht aus zwei Auswahlfeldern, Lesen und Schreiben. Beide haben dieselben drei Stufen: Keine, Eigene, Alle. Sie werden unabhängig voneinander gesetzt.

Weil beide Achsen getrennt gesetzt werden, ist auch die Kombination Lesen: Alle mit Schreiben: Eigene möglich: alle Zeiten sehen, nur die eigenen stempeln und korrigieren.

Der QR-Kiosk ist davon unabhängig. Wer am Kiosk mit seiner Karte stempelt, braucht dafür keine eigene Berechtigung, es ist ja keine Anmeldung nötig. Eine Benutzergruppe mit Schreiben: Keine stempelt also nicht in der App ein, am Kiosk aber weiterhin. Das Ausstempeln und die Pause bleiben im Kita-Konto möglich, sonst käme niemand aus einem am Kiosk begonnenen Tag wieder heraus. In der Team-App sind diese Knöpfe bei Schreiben: Keine derzeit nicht bedienbar; wer dort am Kiosk eingestempelt wurde, stempelt am Kiosk oder im Kita-Konto wieder aus.

Das Arbeitszeitkonto ist eine eigene Berechtigung, ebenfalls mit den zwei Achsen Lesen und Schreiben. Sie steht ab Werk auf Keine. Wer die Saldo-Anzeige in der Zeiterfassung vermisst, obwohl die Zeiterfassung freigegeben ist, prüft zuerst diese zweite Berechtigung.

Ob eigene Zeiten überhaupt nachträglich geändert werden dürfen, entscheidet zusätzlich eine Einstellung der Einrichtung. Sie steht über der Berechtigung: ist sie aus, hilft auch Schreiben: Eigene nicht. Davon ausgenommen ist Schreiben: Alle, damit eine Fehlstempelung immer noch korrigiert werden kann. Einzelheiten dazu stehen im Artikel über das nachträgliche Ändern eigener Zeiteinträge.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn das Auschecken vergessen wurde?

Der Eintrag bleibt als offen markiert. Die Endzeit lässt sich später nachtragen, sofern die Einrichtung eigene Korrekturen erlaubt; sonst übernimmt das die Leitung.

Lassen sich Zeiten für vergangene Tage erfassen?

Das hängt an zwei Einstellungen der Einrichtung. Erfasst die Einrichtung ausschließlich per Stempeln, ist die Anlage von Hand für alle Tage gesperrt. Ist nur die nachträgliche Änderung eigener Einträge abgeschaltet, lässt sich von Hand ausschließlich für den heutigen Tag erfassen. Steht beides offen, geht es über Zeiteintrag hinzufügen oder über einen Klick auf den gewünschten Tag.

Warum erscheint eine Pausen-Warnung?

Das Arbeitszeitgesetz schreibt Mindestpausen vor. Kindy vergleicht die erfasste Pause mit der Regel der Einrichtung und weist auf eine Unterschreitung hin. Ob dabei nur gewarnt oder die Pause zusätzlich abgezogen wird, entscheidet die Pausenautomatik.

Wie berechnet sich die Differenz?

Differenz = Gearbeitet minus Soll. Ein positiver Wert bedeutet Überstunden, ein negativer bedeutet Fehlstunden.