Autor: flayoo

Die Zeiterfassung ermöglicht das Erfassen von Arbeitszeiten per Stempeluhr (Check-in/Check-out) oder durch manuelle Eingabe. Das System berechnet automatisch Pausen und zeigt Statistiken zu den geleisteten Stunden.

Check-in / Check-out (Stempeluhr)

Am Desktop (Header)

Check-in:

• Wählen Sie ggf. eine Gruppe aus dem Dropdown
• Klicken Sie auf den grünen „Check-in“-Button
• Ihre Startzeit wird erfasst
• Der Button zeigt nun Ihre Check-in-Zeit und die verstrichene Zeit

Check-out:

• Klicken Sie auf „Check-out“
• Ihre Endzeit wird erfasst
• Die Arbeitszeit wird automatisch berechnet

Am Mobilgerät (FAB-Button)

Check-in:

• Tippen Sie auf den runden Button unten rechts
• Bei mehreren Gruppen: Wählen Sie die Gruppe aus
• Ihre Startzeit wird erfasst

Check-out:

• Tippen Sie erneut auf den Button
• Ihre Endzeit wird erfasst

Notiz beim Check-in

Sie können beim Check-in eine optionale Notiz hinzufügen, z.B.:

• Zahntermin vor Arbeit
• Verspätet wegen Verkehr

Manuelle Zeiterfassung

Für nachträgliche Einträge oder Korrekturen:

Zeiteintrag erstellen

1. Klicken Sie auf „Zeiteintrag hinzufügen“ im Header
ODER: Klicken Sie auf eine leere Zelle im Kalender

2. Füllen Sie die Felder aus:

• Mitarbeiter: Nur für Leitung
• Gruppe: Bei mehreren Gruppen
• Datum: Tag der Arbeit
• Von: Startzeit
• Bis: Endzeit
• Pause: In Minuten
• Notiz: Optional

3. Speichern

Dauer vs. Von/Bis

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Von/Bis eingeben: Dauer wird automatisch berechnet
• Dauer direkt eingeben: Überschreibt die Von/Bis-Berechnung

Pausen

Automatische Pause-Berechnung

Das System berechnet die Mindestpause gemäß Arbeitszeitgesetz (ArbZG):

Arbeitszeit	Mindestpause
Unter 6 Stunden	Keine
6–9 Stunden	30 Minuten
Über 9 Stunden	45 Minuten

Pause-Warnung

Wenn Ihre erfasste Pause unter dem Sollwert liegt, erscheint eine Warnung:

• Warnsymbol (Dreieck) wird angezeigt
• Tooltip erklärt die ArbZG-Regel
• Die Arbeitszeit wird trotzdem gespeichert

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Im Kalender sehen Sie bei jedem Tag:

Brutto: 8h 30min    (Check-in bis Check-out)
Pause:  30min / 30min  (Ist / Soll)
Netto:  8h          (Brutto minus Pause)

Kalender-Ansicht

Wochenansicht (Standard)

• Zeigt 7 Tage (Montag bis Sonntag)
• Format: „KW 2 – 6.1. bis 12.1.25″
• Navigation mit Pfeilen

Monatsansicht

• Zeigt alle Tage des Monats
• Format: „Januar 2025″
• Nützlich für Monatsübersicht

Umschalten

Toggle im Header: „Woche“ / „Monat“

Darstellung pro Tag

Jeder Zeiteintrag zeigt:

• Gruppe (falls vorhanden)
• Von-Bis Zeiten
• Status „offen“ (wenn noch nicht ausgecheckt)
• Dauer bei abgeschlossenen Einträgen
• Löschen-Button (bei entsprechender Berechtigung)

Statistiken

Wochenstatistik (oben)

Feld	Bedeutung
Gearbeitet	Summe Netto-Stunden diese Woche
Soll	Vertragsstunden pro Woche
Differenz	Plus (Überstunden) oder Minus (Fehlstunden)
Tage	Anzahl Arbeitstage diese Woche

Tooltip bei „Soll“

Zeigt Vertragsdetails, z.B.:

• „40h/Woche auf 5 Tage = 8h/Tag“

Wochensumme (im Kalender)

Am Ende der Woche steht die Gesamtsumme aller Netto-Stunden.

Gruppen

Bei mehreren Gruppen

• Desktop: Dropdown zur Gruppenauswahl vor Check-in
• Mobil: Modal zur Auswahl bei Check-in
• Standard-Gruppe: Mit Stern markiert, wird automatisch vorausgewählt

Bei einer Gruppe

• Keine Auswahl nötig
• Einträge werden automatisch zugeordnet

Gruppe beim manuellen Eintrag

Im Erfassungsfenster kann die Gruppe ausgewählt werden, wenn für eine andere Gruppe erfasst wird.

Zeiteintrag bearbeiten

1. Klicken Sie auf einen bestehenden Eintrag
2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
3. Ändern Sie die gewünschten Felder
4. Speichern

Änderungsverlauf (Audit-Log)

Leitung kann sehen:

• Wer hat den Eintrag erstellt?
• Wer hat wann geändert?
• Welche Felder wurden geändert?

Zeiteintrag löschen

1. Fahren Sie über einen Eintrag im Kalender
2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol
3. Bestätigen Sie das Löschen

Hinweis: Gelöschte Einträge werden separat angezeigt (durchgestrichen) und nicht in der Statistik gezählt.

Export

PDF-Export

1. Klicken Sie auf „PDF“ im Header
2. Die aktuelle Woche/der Monat wird exportiert
3. Enthält: Einträge, Statistik, Mitarbeitername

CSV-Export

1. Klicken Sie auf „CSV“ im Header
2. Datei für Excel/Google Sheets
3. Nützlich für Lohnbuchhaltung

Tipps

Für Mitarbeiter

1. Morgens Check-in nicht vergessen – am besten zur Gewohnheit machen
2. Pause korrekt erfassen – das System warnt bei Unterschreitung
3. Notizen nutzen – für besondere Vorkommnisse
4. Wochenstatistik prüfen – Über-/Unterstunden im Blick behalten

Für Leitung

1. Offene Einträge prüfen – wenn Mitarbeiter vergessen auszuchecken
2. Pausen-Warnungen beachten – gesetzliche Vorgaben einhalten
3. Monatlich exportieren – für Lohnabrechnung
4. Änderungsverlauf nutzen – bei Unklarheiten

Berechtigungen

Berechtigung	Eigene Zeiten	Andere Mitarbeiter
Keine	Kein Zugriff	Kein Zugriff
Lesen (selbst)	Ansehen	–
Schreiben (selbst)	Check-in/out, Erstellen, Bearbeiten	–
Lesen (alle)	Ansehen	Ansehen
Schreiben (alle)	Vollzugriff	Vollzugriff

Ohne Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich vergesse auszuchecken?

Der Eintrag bleibt als „offen“ markiert. Sie können ihn später manuell bearbeiten und die Endzeit nachtragen.

Kann ich Zeiten für vergangene Tage erfassen?

Ja, über die manuelle Zeiterfassung. Klicken Sie auf den gewünschten Tag oder nutzen Sie „Zeiteintrag hinzufügen“.

Warum zeigt das System eine Pause-Warnung?

Das Arbeitszeitgesetz schreibt Mindestpausen vor. Bei 6–9 Stunden Arbeit: 30 Minuten, über 9 Stunden: 45 Minuten. Die Warnung dient der Erinnerung.

Wie berechnet sich die Differenz?

Differenz = Gearbeitet – Soll. Ein positiver Wert bedeutet Überstunden, ein negativer bedeutet Fehlstunden.

Mit Diskussionen kannst du Themen in deiner Kita-Gruppe oder deinem Team besprechen – ähnlich wie in einem Chat.

So lassen sich Informationen, Ideen und Absprachen schnell und übersichtlich austauschen.


➕ Neue Diskussion erstellen

Klicke oben rechts auf „Neu“, um eine neue Diskussion zu starten.

Im folgenden Fenster kannst du:

• Eine Beschreibung hinzufügen, die erklärt, worum es in der Diskussion geht
• Teilnehmer auswählen (z. B. Bärengruppe)
• Eine Bezeichnung vergeben, z. B. „Planung der Weihnachtsfeier“

Optional kannst du festlegen:

• Aktiv: Nur aktive Diskussionen sind sichtbar und nutzbar
• Nur lesend für Gruppenmitglieder: Andere können mitlesen, aber keine Nachrichten schreiben
• Zeitbeschränkung aktivieren: Der Chat ist nur für einen bestimmten Zeitraum offen

💭 Erste Nachricht

Nach dem Erstellen kannst du gleich die erste Nachricht schreiben, um das Thema zu eröffnen.

Beispiel:

🎄 Willkommen in der Diskussion zur Weihnachtsfeier!
Lasst uns Ideen sammeln, wer beim Schmücken oder Backen mithilft.
Wir freuen uns auf eure Beiträge! ✨

⏰ Zeitbeschränkung für eine Diskussion

Wenn die Zeitbeschränkung aktiviert ist, können Nachrichten nur innerhalb des angegebenen Zeitraums geschrieben werden.

Außerhalb dieser Zeiten ist der Chat nur lesbar – neue Nachrichten können dann nicht gesendet werden.

Du kannst festlegen:

• Schreibzeit (z. B. 08:00 – 14:00 Uhr)
• Tage, an denen das gilt (nur Wochentage oder die ganze Woche)

💬 Diskussionen in der Eltern-App

Die Diskussionen sind in der Eltern-App im Bereich Nachrichten zu finden.

⚠️ Wichtig
Damit sie sichtbar sind, muss die Funktion zuvor in der Kita-Verwaltung aktiviert werden.

💬 Diskussionen in der Kita-Verwaltung

Damit Diskussionen in der Kita-Verwaltung sichtbar und nutzbar sind, muss die entsprechende Benutzergruppe über Lese-/Schreibrechte für Diskussionen verfügen.

Im Bereich „Daten & Berichte“ können alle eingetragenen Gehzeiten bequem exportiert werden.

So hast du auch außerhalb der App eine vollständige Übersicht – z. B. für Dokumentation oder Auswertungen.

🔎 Filtermöglichkeiten

Wähle vor dem Export aus:

• Zeitraum: Bestimme, für welchen Zeitraum die Daten exportiert werden sollen

• Gruppe: Zeigt nur die Gehzeiten einer bestimmten Gruppe oder aller Kinder

💾 Exportformate

Du kannst den Export in drei Formaten herunterladen:

• PDF Export: Übersichtliches Dokument für Ausdruck oder Ablage

• Excel Export (XLSX): Ideal zur Weiterbearbeitung oder für interne Listen

• CSV Export: Für den Import in andere Systeme

Mit der Gehzeiten-Funktion können Eltern angeben, wann ihr Kind die Einrichtung selbstständig verlassen darf – ideal für Hortgruppen oder Nachmittagsbetreuungen.

Das pädagogische Team kann diese Angaben bequem einsehen und dokumentieren, wann ein Kind tatsächlich losgeschickt wurde

👨‍👩‍👧 Für Eltern

In der Eltern-App können Eltern Gehzeiten für ihr Kind eintragen – einmalig oder regelmäßig (z. B. jeden Mittwoch um 16:00 Uhr).

Diese Zeiten erscheinen anschließend automatisch in der Verwaltung unter „Gehzeiten“.

🧑‍🏫 Für die Einrichtung

Übersicht
In der Verwaltung siehst du für den ausgewählten Tag alle eingetragenen Gehzeiten:

• Nach Uhrzeit sortiert
• Mit Name und Typ (einmalig oder wiederkehrend)
• Nach Gruppe filterbar

Beispiel:
13:25 Uhr – Julian Adam (einmalig)
16:00 Uhr – Elias Bartsch (einmalig)

Kind losschicken

Wenn ein Kind zur angegebenen Zeit die Einrichtung verlässt:

Danach wird der Status „Losgeschickt“ angezeigt – inklusive Uhrzeit und wer das Kind losgeschickt hat.

Tippe auf „Losschicken“ neben dem Namen.

Es öffnet sich ein Dialog:

• Bestätige mit „Ja, losgeschickt“
• Optional: Push-Benachrichtigung an die Eltern senden

Rückgängig machen

Falls ein Kind versehentlich als losgeschickt markiert wurde, kann die Aktion über „Rückgängig“ wieder aufgehoben werden.

🗂 Verwaltung der Gehzeiten

Über den Button „Verwalten“ kannst du alle eingetragenen Gehzeiten sehen und bearbeiten:

• Zeitraum und Gruppe filtern
• Uhrzeit oder Typ anpassen
• Neue Gehzeiten hinzufügen

So behältst du immer den Überblick über alle selbstständig gehenden Kinder.

Die Gehzeiten können auch exportiert werden.

⚙️ Aktivierung der Gehzeiten-Funktion

Damit die Gehzeiten in der App korrekt angezeigt und genutzt werden können, müssen sie an zwei Stellen aktiviert werden:

📱 Eltern-App

Damit Eltern in ihrer App Gehzeiten eintragen und sehen können, muss unter „Eltern App Funktionen“ die Option „Gehzeiten“ aktiviert sein.

🧑‍💼 In der Verwaltung

Damit die Gehzeiten auch in der Verwaltung sichtbar und bearbeitbar sind, muss in den Benutzerrechten die Berechtigung „Gehzeiten“ freigeschaltet werden.

💡 Hinweis

Nur Benutzer mit Lese-/Schreibrechten können Kinder als „losgeschickt“ markieren oder Gehzeiten verwalten.

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Mit den Smart-Listen kannst du in der Kita-App ganz einfach automatisch gefilterte Listen erstellen.

Diese Listen helfen dir dabei, schnell zu sehen, welche Kinder, Familien oder Teammitglieder bestimmte Merkmale oder Angaben haben – zum Beispiel:

• Welche Kinder dürfen fotografiert werden?
• Wer nimmt nicht am Musikunterricht teil?
• Welche Familien haben den Kita-Gutschein angegeben?
• Welche Mitarbeitenden sind Elternvertreter:innen?

Smart-Listen sparen Zeit und halten sich immer selbst aktuell, sobald sich die Daten im System ändern.

Du musst also keine Excel-Listen mehr pflegen oder Einträge manuell heraussuchen.

🧭 Aufbau und Bereiche

Jede Smart-Liste gehört zu einem bestimmten Bereich:

• Kind: Die Liste bezieht sich auf Daten der Kinder, z. B. Fotogenehmigung oder Allergie.
• Familie: Die Liste bezieht sich auf Familienangaben, z. B. Kita-Gutschein oder Wohnort.
• Team: Die Liste bezieht sich auf Teammitglieder, z. B. Zusatzqualifikationen oder Verantwortungsbereiche.

Der gewählte Bereich bestimmt, welche Daten du in der Abfrage nutzen kannst (z. B. welche Zusatzfelder zur Verfügung stehen).

🧩 Arten der Abfrage

Stichwort
Diese Art der Abfrage sucht nach Datensätzen, bei denen ein bestimmtes Stichwort hinterlegt wurde.

👉 Beispiel:

Du hast bei einem Kind das Stichwort „Allergie“ eingetragen.

Wenn du eine Smart-Liste mit der Abfrage „Stichwort = Allergie“ erstellst, erscheinen automatisch alle Kinder, bei denen dieses Stichwort gesetzt ist.

➡️ Ideal für einfache Markierungen oder Schlagwörter.

Zusatzfeld
Bei dieser Abfrage nutzt du die eigenen Auswahlfelder, die im Bereich Standort → Eigene Auswahlfelder angelegt wurden.

Das sind individuelle Checkboxen oder Auswahloptionen, die ihr selbst definiert – z. B.:

Bezeichnung	Kategorie	Bereich
Fotogenehmigung	Allgemein	Kind
Musikunterricht Mittwoch	Allgemein	Kind
Kita-Gutschein 24	Allgemein	Familie

Jedes Zusatzfeld kann bei den jeweiligen Datensätzen (Kind, Familie, Team) aktiviert oder deaktiviert werden.

⚙️ Eine Smart-Liste mit Zusatzfeldern erstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Öffne die Smart-Listen-Verwaltung.
   Du findest sie im Menü unter Smart-Listen.
   
2. Klicke auf „Neu“ (oben rechts im grünen Button).
   
3. Name der Liste:
   Gib deiner Liste einen eindeutigen Namen, z. B.
   • „Kinder mit Fotogenehmigung“
   • „Kinder ohne Musikunterricht“
   • „Familien mit Kita-Gutschein“
     
4. Bereich auswählen:
   Wähle, ob sich die Liste auf Kind, Familie oder Team bezieht. (Nur Zusatzfelder dieses Bereichs werden später angezeigt.)
   
5. Art der Abfrage:
   Wähle „Zusatzfeld“.
   
6. Abfrage Zusatzfelder:
   Jetzt kannst du eine oder mehrere Bedingungen festlegen.
   • Wähle ein Zusatzfeld (z. B. „Fotogenehmigung“).
   • Wähle den gewünschten Wert (z. B. „Ja“ oder „Nein“).
   • Mit „Zusatzfeld hinzufügen“ kannst du weitere Bedingungen ergänzen.
     
7. Bedingungen verknüpfen:
   Zwischen mehreren Zusatzfeldern kannst du „Und“ oder „Oder“ wählen.
   • Und bedeutet: Alle Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.Oder bedeutet: Es reicht, wenn eine der Bedingungen erfüllt ist.
   
   👉 Beispiel:
   • Fotogenehmigung = Ja
   • Und
   • Musikunterricht Mittwoch = Nein
     → Zeigt alle Kinder, die fotografiert werden dürfen und mittwochs keinen Musikunterricht haben.
     
8. Liste speichern.
   Nach dem Speichern erscheint deine neue Liste in der Übersicht der Smart-Listen.
   
   

🔄 Automatische Aktualisierung

Der große Vorteil der Smart-Listen:

Sie aktualisieren sich automatisch, sobald sich die Daten im System ändern.

Beispiel:

• Wenn bei einem Kind die Fotogenehmigung auf „Ja“ gesetzt wird, erscheint es automatisch in der Liste.
• Wenn das Häkchen wieder entfernt wird, verschwindet das Kind sofort wieder aus der Liste.
  
  So sind deine Listen immer auf dem neuesten Stand, ganz ohne Nacharbeit.
  
  

🧱 Eigene Auswahlfelder anlegen

Damit du Smart-Listen mit Zusatzfeldern nutzen kannst, müssen die entsprechenden Felder zuerst angelegt werden.

Das geht unter:
Standort → Eigene Auswahlfelder

Hier kannst du neue Felder erstellen, die dann später in den Kinder-, Familien- oder Teamdaten erscheinen.

Beim Anlegen eines Zusatzfelds bestimmst du:

• Bezeichnung (z. B. „Fotogenehmigung“)
• Kategorie (z. B. „Allgemein“)
• Bereich (Kind / Familie / Team)
• Aktiv (muss aktiviert sein, um auswählbar zu sein)

Diese Felder erscheinen dann z. B. bei den Kinderprofilen unter Zusatzinformation, wo du das Häkchen setzen oder entfernen kannst.

👁️ Beispiele aus der Praxis

Ziel	Einstellung	Ergebnis
Kinder mit Fotogenehmigung	Zusatzfeld: Fotogenehmigung = Ja	Zeigt alle Kinder, bei denen das Häkchen bei „Fotogenehmigung“ gesetzt ist
Kinder ohne Musikunterricht	Zusatzfeld: Musikunterricht Mittwoch = Nein	Zeigt alle Kinder, bei denen das Feld nicht aktiviert ist
Kinder mit Fotogenehmigung und ohne Musikunterricht	Fotogenehmigung = Ja UND Musikunterricht Mittwoch = Nein	Kombination mehrerer Zusatzfelder
Familien mit Kita-Gutschein	Bereich: Familie / Zusatzfeld: Kita-Gutschein 24 = Ja	Zeigt alle Familien, die den Gutschein eingetragen haben

🧭 Übersicht der Smart-Listen

In der Smart-Listen-Übersicht siehst du alle gespeicherten Listen auf einen Blick.

Zu jeder Liste werden folgende Informationen angezeigt:

Spalte	Bedeutung
Name der Liste	Wie du die Liste benannt hast
Bereich	Kind, Familie oder Team
Art	Stichwort oder Zusatzfeld
Aktionen	Bearbeiten oder Anzeigen

Wenn du auf „Anzeigen“ klickst, öffnet sich die Liste mit allen passenden Datensätzen (z. B. Kindern).

So kannst du direkt sehen, wer aktuell die Bedingungen erfüllt.

💬 Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich ein Zusatzfeld lösche?
→ Dann wird es auch aus allen Smart-Listen entfernt, die darauf basieren.

Kann ich mehrere Listen für denselben Bereich anlegen?
→ Ja, du kannst beliebig viele Listen erstellen, z. B. „Fotogenehmigung“, „Allergie“, „Sporttag Montag“.

Muss ich Smart-Listen regelmäßig aktualisieren?
→ Nein. Die App prüft die Bedingungen automatisch bei jeder Änderung eines Datensatzes.

✨ Zusammengefasst

Smart-Listen sind ein praktisches Werkzeug, um in der Kita-App automatisch aktuelle Übersichten zu behalten – ohne manuelle Pflege.

Sie nutzen Daten, die sowieso schon in den Kinder-, Familien- oder Teamprofilen gespeichert sind, und verknüpfen diese intelligent.

💡 Tipp:

Nutze Smart-Listen z. B. zur Vorbereitung von Elternabenden, Ausflügen oder zur schnellen Übersicht, wer eine bestimmte Erlaubnis hat.

Wenn für eine Nachricht die Antwortmöglichkeit “Texteingabe” aktiviert ist, können Eltern in der App auf diese Nachricht antworten.

Ansicht in der Eltern-App

Über den Button “Antworten” kann direkt auf die Nachricht eines Elternteils geantwortet werden.

Bei jeder neuen Antwort der Einrichtung kann festgelegt werden, ob Eltern in der App erneut darauf antworten können oder ob die Kommunikation mit dieser Nachricht beendet wird.

Diese Funktion ermöglicht der Einrichtung, den Austausch gezielt zu steuern – je nach Thema und Bedarf. So kann eine offene Rückkommunikation ermöglicht oder ein Gespräch nach einer abschließenden Antwort beendet werden.