Abwesenheiten (Mitarbeiter)

Im Abwesenheitsmodul werden Krankheit, Urlaub, Termine und die übrigen Abwesenheiten der Mitarbeitenden erfasst und verwaltet. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen automatisch im Dienstplan und werden in der Personaldeckung abgezogen. Ein Eintrag, der noch auf eine Freigabe wartet, wirkt dort noch nicht.

Abwesenheitsarten

Es gibt acht Arten. Vier davon können freigabepflichtig sein: dann entsteht aus der Erfassung ein Antrag, der erst nach der Genehmigung gilt (siehe Freigabe).

Für Krankheit und Kind krank lässt sich zusätzlich eine Uhrzeit angeben, ab der die Abwesenheit gilt. Ein Termin kann ein Zeitfenster von und bis tragen.

Halbtags-Optionen

Bei eintägigen Abwesenheiten stehen drei Möglichkeiten zur Wahl:

• Ganztags (Standard): Zählt als 1 Tag
• Vormittag: Zählt als 0,5 Tage
• Nachmittag: Zählt als 0,5 Tage

Bei mehrtägigen Abwesenheiten steht diese Option nicht zur Verfügung.

Abwesenheit erfassen

Option 1: Klick auf Kalendertag

1. Auf den gewünschten Tag im Kalender klicken
2. Das Erfassungsfenster öffnet sich mit dem Datum vorausgefüllt
3. Die Art der Abwesenheit wählen
4. Optional: Enddatum für mehrtägige Abwesenheiten
5. Optional: Halbtags (nur bei einzelnem Tag)
6. Optional: Notiz hinzufügen (max. 200 Zeichen)
7. Auf Hinzufügen klicken

Option 2: Knopf „Neu"

1. Oben rechts auf Neu klicken
2. Startdatum und optional Enddatum wählen
3. Die restlichen Felder ausfüllen
4. Auf Hinzufügen klicken

Beim Bearbeiten eines bestehenden Eintrags heißt der Knopf Speichern.

Felder im Erfassungsfenster

• Mitarbeiter: nur mit Schreibrecht für alle sichtbar, hier wird die betroffene Person gewählt
• Startdatum: Beginn der Abwesenheit
• Enddatum: Ende der Abwesenheit (leer lassen für einzelnen Tag)
• Art der Abwesenheit: eine der acht Arten
• Halbtags: Vormittag, Nachmittag oder Ganztags
• Notiz (optional): Bemerkung, höchstens 200 Zeichen
• Dauer: zeigt die berechnete Dauer in Tagen

Freigabe: wann aus einer Erfassung ein Antrag wird

Ob eine Erfassung sofort gilt oder erst freigegeben werden muss, hängt an zwei Bedingungen:

1. Die Benutzergruppe der erfassenden Person hat Urlaub muss freigegeben werden auf Ja stehen. Ab Werk steht dort Nein.
2. Die gewählte Art ist Urlaub, Überstundenabbau, Regenerationstag oder Sonderurlaub.

Treffen beide zu, entsteht statt eines fertigen Eintrags ein Antrag:

• Der Eintrag bekommt den Status Beantragt und steht im Bereich Meine Anträge.
• Im Kalender erscheint er blass und schraffiert mit einem Uhr-Symbol und dem Zusatz beantragt.
• Solange er beantragt ist, zählt er in keiner Statistik mit und verändert weder Dienstplan noch Personaldeckung.
• Ein eigener Antrag lässt sich über Stornieren zurückziehen.

Die Leitung sieht die offenen Anträge über der Urlaubsbilanz im Bereich Offene Anträge mit ihrer Anzahl und entscheidet je Antrag über Genehmigen oder Ablehnen. Liegen im selben Zeitraum weitere Abwesenheiten anderer Mitarbeitender, wird darauf in der Antragszeile hingewiesen. Nach der Entscheidung trägt der Eintrag Genehmigt oder Abgelehnt; erst ein genehmigter Eintrag wirkt im Dienstplan, in der Personaldeckung und in den Summen.

Krankheit, Kind krank, Termin und Berufsschule sind Meldungen und nie freigabepflichtig; diese vier Arten gelten sofort.

Mehrtägige Abwesenheiten

Für Abwesenheiten über mehrere Tage:

1. Startdatum eintragen
2. Enddatum eintragen
3. Die Dauer wird automatisch berechnet, gezählt werden Werktage ohne Feiertage

Im Kalender: Eine mehrtägige Abwesenheit erscheint an jedem betroffenen Tag als eigener Eintrag mit Art und Notiz, nicht als durchgehender Balken. Im Dienstplan dagegen wird derselbe Zeitraum als durchgehender Balken dargestellt.

Abwesenheit bearbeiten

1. Im Kalender auf eine bestehende Abwesenheit klicken
2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
3. Die gewünschten Felder ändern
4. Auf Speichern klicken

Änderungsverlauf

Benutzer mit Schreibberechtigung können den Änderungsverlauf einsehen:

• Wer hat die Abwesenheit erstellt?
• Wer hat sie wann geändert?
• Welche Felder wurden geändert (alt zu neu)?

Abwesenheit löschen

1. Auf die Abwesenheit klicken
2. Auf Löschen klicken
3. Die Rückfrage bestätigen

Hinweis für die Leitung: Gelöschte Einträge lassen sich über Gelöschte wieder anzeigen.

Kalender-Ansicht

Monats-Navigation

• Pfeile links und rechts wechseln den Monat
• Dazwischen steht der angezeigte Monat

Farbcodierung

Jede Art trägt eine eigene Farbe, links am Eintrag als farbiger Balken und dahinter als heller Hintergrund:

Wochenenden

• Samstag und Sonntag sind ausgegraut
• Abwesenheiten können trotzdem eingetragen werden

Statistiken

Jahresüberblick (oben auf der Seite)

Fünf Karten zeigen die Summen für das laufende Jahr:

• Krankheitstage
• Urlaubstage
• Überstundenabbau
• Kind krank
• Tage gesamt

Monatszusammenfassung (unter dem Kalender)

Dieselben fünf Werte, bezogen auf den angezeigten Monat. Beantragte, abgelehnte und stornierte Einträge zählen nicht mit.

Die vollständige Auswertung über alle Mitarbeitenden und alle acht Arten liegt hinter dem Knopf Auswertung; er erscheint nur mit dem Leserecht für alle Mitarbeitenden.

Mitarbeiter-Auswahl

Mit Schreibrecht für alle:

• Auswahlfeld über dem Kalender zum Wechseln zwischen Mitarbeitenden

Ohne dieses Recht:

• Nur die eigenen Abwesenheiten sind sichtbar
• Kein Auswahlfeld

Export

1. Auf Export über dem Kalender klicken
2. Im Fenster Export die gewünschten Abwesenheitsarten ankreuzen; darunter steht, wie viele Einträge exportiert werden
3. Auf PDF oder auf CSV klicken

Die CSV-Datei lässt sich in Excel oder Google Sheets öffnen und eignet sich für weitere Auswertungen.

Gelöschte Einträge

Nur für Benutzer mit Schreibberechtigung:

1. Auf Gelöschte über dem Kalender klicken
2. Gelöschte Einträge werden unter dem Kalender aufgelistet
3. Zu sehen sind Art, Datum, wer erstellt und wer gelöscht hat sowie die Notiz
4. Gelöschte Einträge können nicht wiederhergestellt werden

Tipps

Für Mitarbeitende

1. Krankheitstage so früh wie möglich melden
2. Die Notiz für zusätzliche Informationen nutzen
3. Bei freigabepflichtigen Arten den Status im Blick behalten: erst Genehmigt zählt
4. Die eigene Jahresstatistik regelmäßig prüfen

Für die Leitung

1. Offene Anträge zeitnah entscheiden, solange sie nicht entschieden sind, fehlt der Ausfall in der Personaldeckung
2. Den Änderungsverlauf bei Unklarheiten nutzen
3. Monatlich exportieren für die eigenen Unterlagen
4. Gelöschte Einträge bleiben zur Nachvollziehbarkeit sichtbar

Berechtigungen

Eine Abwesenheit für sich selbst darf jede angemeldete Person eintragen. Ein Eintrag für eine andere Person setzt das Schreibrecht für alle Mitarbeitenden voraus. Ohne jede Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.