Rund um die Zeiterfassung gibt es drei zusammengehörige Neuerungen, die alle nur das Arbeitszeitkonto (den Saldo) betreffen. Die tatsächlich erfassten Stempelzeiten bleiben in allen Fällen unverändert.
- Eine geänderte Arbeitszeit-Verteilung einer Person kann ab einem gewählten Tag gelten, statt rückwirkend auch vergangene Tage zu überschreiben.
- Die Regel Arbeitszeit spätestens bis zum geplanten Dienstende zählen kann ein Startdatum bekommen, ab dem sie greift.
- Ein Puffer nach dem geplanten Dienstende legt eine kurze Karenz fest, innerhalb derer Zeit nach dem geplanten Ende verfällt, statt gezählt zu werden.
„Gültig ab“ für die Arbeitszeit-Verteilung einer Person
Beim Ändern der Arbeitszeit einer Person, also der Wochenstunden, der Stunden pro Wochentag oder des A-/B-Wochen-Wechsels, lässt sich ein Datum Gültig ab setzen. Die neue Verteilung gilt dann erst ab diesem Tag.
- Abgeschlossene und vergangene Tage behalten den bis dahin gültigen Wert. Das gilt auch für bereits erfasste Krankheits- und Arbeitstage in zurückliegenden Wochen.
- Bleibt Gültig ab leer, wirkt die Änderung wie bisher rückwirkend und überschreibt auch die Vergangenheit.
- Betroffen ist ausschließlich das Arbeitszeitkonto. An den gestempelten Zeiten ändert sich nichts.
Beispiel
Ein Krankheitstag in einer früheren Woche war mit 8 Stunden hinterlegt. Später wird die Verteilung dieses Wochentags auf 6 Stunden 30 Minuten geändert und dabei ein Gültig ab in einer späteren Woche gesetzt.
- Der frühere Krankheitstag bleibt bei 8 Stunden.
- Erst ab dem gewählten Datum gelten 6 Stunden 30 Minuten.
„Gültig ab“ für die Regel „Arbeitszeit spätestens bis zum geplanten Dienstende zählen“
Die Einstellung Arbeitszeit spätestens bis zum geplanten Dienstende zählen gilt pro Einrichtung. Ist sie aktiv und stempelt jemand nach dem geplanten Dienstende aus, wird die Zeit im Arbeitszeitkonto nur bis zum Plan-Ende gezählt. Diese Regel kann nun ein Startdatum über das Feld Gültig ab bekommen.
- Tage vor dem Startdatum werden nicht gekürzt.
- Ab dem Startdatum greift die Kürzung.
- Ohne Startdatum verhält es sich wie bisher: Die Kürzung gilt ab Beginn des Arbeitszeitkontos und damit auch rückwirkend auf zurückliegende Wochenwerte und den Saldo.
Auch hier gilt: Die Kürzung wirkt nur im Arbeitszeitkonto. Die gestempelten Roh-Zeiten in der Zeiterfassung bleiben unverändert.
Puffer nach dem geplanten Dienstende
Der Puffer legt eine Karenz in Minuten nach dem geplanten Dienstende fest:
- Wird innerhalb des Puffers ausgestempelt, verfällt die Zeit nach dem geplanten Ende. Das Konto zählt bis zum geplanten Dienstende.
- Wird der Puffer überschritten, zählt die gesamte Zeit ab dem geplanten Ende bis zum Ausstempeln.
Beispiel
Geplantes Dienstende 14:00 Uhr, Puffer 14 Minuten:
| Ausstempeln | Angerechnet im Konto |
|---|---|
| 14:08 Uhr | keine Mehrzeit, das Konto zählt bis 14:00 Uhr |
| 14:15 Uhr | die vollen 15 Minuten ab 14:00 Uhr |
Ein Puffer von 0 bedeutet eine harte Kürzung genau am geplanten Ende: Jede Überschreitung wird sofort gekürzt.
Zwei Stufen: Einrichtung und Person
Der Puffer lässt sich zweistufig einstellen:
- Standard für die ganze Einrichtung: gilt für alle Personen, sofern nichts Abweichendes hinterlegt ist.
- Abweichender Wert je Person: übersteuert den Einrichtungs-Standard. Bleibt das Feld bei einer Person leer, gilt der Standard der Einrichtung. Ein gesetzter Wert übersteuert ihn, auch der Wert 0 (dann gilt für diese Person die harte Kürzung genau am geplanten Ende, unabhängig vom Einrichtungs-Puffer).
Wo sich die Einstellungen finden
Einrichtungs-Werte (Dienstende-Regel, „Gültig ab“, Einrichtungs-Puffer)
Im Kita-Konto:
- Die gewünschte Einrichtung öffnen und den Reiter Einstellungen wählen.
- Den Bereich Dienstplan & Zeit öffnen.
- Nach unten zum Abschnitt ZEITERFASSUNG EINSTELLUNGEN scrollen.
- Das Häkchen Arbeitszeit spätestens bis zum geplanten Dienstende zählen setzen. Erst danach erscheinen darunter die Felder Gültig ab und Puffer nach geplantem Dienstende (Minuten).
- Die gewünschten Werte eintragen und speichern.
In der Trägerverwaltung:
- Die gewünschte Kita öffnen und im Bereich Kontaktinformationen auf Bearbeiten klicken.
- Im Fenster Basis-Informationen bearbeiten zum Abschnitt Zeiterfassung, Gruppe Arbeitszeit gehen.
- Den Schalter Arbeitszeit spätestens bis zum geplanten Dienstende zählen aktivieren. Erst danach erscheinen die Felder Gültig ab und Puffer nach Dienstende (Minuten).
- Mit Speichern bestätigen.
Person-Werte (Arbeitszeit-Verteilung, „Gültig ab“, Person-Puffer)
Im Kita-Konto:
- Zu Mitarbeiter wechseln und die gewünschte Person öffnen.
- Zum Bereich Arbeitszeit gehen.
- Die Arbeitszeit-Verteilung wie gewünscht ändern und das Feld Gültig ab setzen. Für eine abweichende Karenz das Feld Puffer nach geplantem Dienstende (Minuten) ausfüllen (leer lassen für den Standard der Einrichtung).
- Speichern.
In der Trägerverwaltung:
- Das gewünschte Mitarbeiter-Profil öffnen und den Bereich Arbeitszeit wählen.
- Auf Bearbeiten klicken. Dann erscheinen die Felder Gültig ab und Puffer nach Dienstende (Minuten).
- Die gewünschten Werte eintragen und mit Speichern bestätigen.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Felder Gültig ab und der Einrichtungs-Puffer fehlen in den Einstellungen | Das Häkchen bzw. der Schalter Arbeitszeit spätestens bis zum geplanten Dienstende zählen ist nicht aktiviert | Die Option zuerst aktivieren, danach erscheinen beide Felder darunter |
| Eine geänderte Arbeitszeit hat auch vergangene Wochen verändert | Das Feld Gültig ab war beim Speichern leer, die Änderung wirkt dann rückwirkend | Beim erneuten Ändern ein Gültig ab setzen, damit frühere Tage ihren Wert behalten |
| Der Person-Puffer wirkt nicht wie erwartet, obwohl ein Einrichtungs-Puffer gesetzt ist | Bei der Person ist ein eigener Wert hinterlegt (auch eine 0), der den Einrichtungs-Standard übersteuert | Das Person-Feld leeren, damit wieder der Standard der Einrichtung gilt |
| Der Puffer scheint gar nicht zu greifen | Die Kürzung am Dienstende ist nicht aktiviert; ohne sie gibt es nichts zu puffern | Die Option Arbeitszeit spätestens bis zum geplanten Dienstende zählen aktivieren |
| Änderungen sind nach dem Verlassen der Seite verschwunden | Es wurde nicht gespeichert | Vor dem Verlassen Speichern nicht vergessen |
Hinweise
- Nur das Arbeitszeitkonto ist betroffen. Alle drei Funktionen wirken ausschließlich auf den Saldo. Die tatsächlich gestempelten Zeiten in der Zeiterfassung bleiben immer unverändert.
- Leeres „Gültig ab“ heißt rückwirkend. Ohne Datum überschreibt eine Änderung auch vergangene, bereits erfasste Tage, einschließlich hinterlegter Krankheits- und Arbeitstage.
- Der Einrichtungs-Puffer ist nur bei aktiver Dienstende-Kürzung sichtbar. Ohne die Kürzung am Dienstende gibt es keinen Zeitraum, der gepuffert werden könnte.
- Ein gesetzter Person-Puffer sticht immer, auch die 0. Nur ein leeres Person-Feld erbt den Standard der Einrichtung.
- Die Dienstende-Kürzung wirkt nur an Tagen mit Dienstplan-Eintrag. Ohne geplantes Dienstende für den Tag gibt es keine Grenze, bis zu der gekürzt wird.