Datenimport je Kita in der Trägerverwaltung

Übersicht

Über den Datenimport übernimmt die Trägerverwaltung Stammdaten aus einer CSV-Datei in genau eine Einrichtung: Kinder-Stammdaten, Familienmitglieder und Team-Stammdaten. Der Ablauf entspricht dem Import im Kita-Konto, mit Auswahl der Zeilen, Zuordnung der Spalten, Vorschau und einer Ergebnisübersicht am Ende. Die Seite beschreibt sich selbst mit dem Satz „Stammdaten per CSV-Datei in die ausgewählte Kita übernehmen."

Aufbau der Datei, Vorlagen und die Bedeutung der einzelnen Spalten stehen in den Artikeln zum Kita-Konto:

Dieser Artikel beschreibt den Weg in der Trägerverwaltung und die Stellen, an denen sie sich vom Kita-Konto unterscheidet.

Aufruf

1. In der Seitenleiste über die Standort-Karte die Kita wählen, in die importiert werden soll.
2. Im Abschnitt Kita den Punkt Standort aufklappen und Datenimport wählen.

Ist die Seitenleiste eingeklappt, steht Datenimport als eigenes Symbol in der Symbolleiste. Außerdem führt auf der Seite Daten-Export eine Schaltfläche Datenimport direkt zum Import derselben Kita.

Oben rechts auf der Seite steht der Name der Kita, in die importiert wird. Ist noch keine Kita gewählt, steht dort stattdessen „Bitte zuerst eine Kita auswählen."

Darunter liegen drei Reiter: Kinder-Stammdaten, Familienmitglieder und Team-Stammdaten. Beim Öffnen ist der erste Reiter aktiv, dessen Bereich für den verwendeten Zugang freigegeben ist.

Wichtig beim Wechsel der Kita: Wird über die Standort-Karte eine andere Kita gewählt, bleibt die Seite Datenimport geöffnet, der Reiter beginnt aber von vorn. Eine begonnene Vorschau wird nicht in die neue Kita übernommen, die Datei muss dort erneut ausgewählt werden.

Für alle drei Reiter

• Angenommen werden nur CSV-Dateien bis 30 MB.
• Über CSV-Datei auswählen wird die Datei gewählt. Nach dem Einlesen zeigt der Reiter, wie viele Zeilen erkannt wurden.
• Bevor etwas gespeichert wird, zeigt eine Vorschau jede Zeile mit der Spalte Hinweise. Fehlerhafte Zeilen lassen sich dort nicht ankreuzen und werden nicht importiert.
• Die Schaltfläche Einträge importieren nennt in Klammern die Zahl der Zeilen, die tatsächlich übernommen werden.
• Am Ende steht Import abgeschlossen mit den Zählern Angelegt, Aktualisiert (nicht beim Team) und Übersprungen. Von dort geht es über Weitere Datei importieren zurück zum Anfang oder direkt in die passende Liste der Kita.

Kinder-Stammdaten importieren

Der Reiter führt in drei Schritten durch den Import. Die Excel-Vorlage ist über Excel-Vorlage herunterladen direkt im Reiter verlinkt; es ist dieselbe Vorlage wie im Kita-Konto. Als Trennzeichen sind Semikolon, Komma oder Tabulator möglich, die erste ausgefüllte Zeile enthält die Spaltenüberschriften.

Schritt 1 von 3: Datei auswählen

1. CSV-Datei auswählen anklicken und die Datei wählen.
2. Die Tabelle zeigt alle Zeilen, jede Spalte mit ihrem Buchstaben und ihrer Überschrift. Nicht benötigte Zeilen über das Häkchen abwählen.
3. Auf Weiter klicken.

Schritt 2 von 3: Spalten zuordnen

1. Je Spalte der Datei unter Feld das passende Kindy-Feld wählen. Spalten, die nicht übernommen werden sollen, bleiben auf Nicht zuordnen.
2. Über Beispielzeile lässt sich eine andere Zeile als Muster einblenden, um die Zuordnung zu prüfen.
3. Spalten ohne Inhalt auf „Nicht zuordnen" setzen räumt leere Spalten in einem Zug ab, Gespeicherte Zuordnung zurücksetzen stellt die Reihenfolge der Vorlage wieder her.
4. Auf Weiter zur Vorschau klicken.

Die Zuordnung wird für diese Kita in diesem Browser gespeichert und beim nächsten Import wieder vorgeschlagen.

Schritt 3 von 3: Vorschau prüfen und importieren

1. Die Hinweise je Zeile prüfen, zum Beispiel „Gruppe fehlt oder ist in der Kita nicht angelegt" oder „E-Mail-Adresse Familie 1 ungültig".
2. Unter Vor dem Import den Schalter Bisherige Gruppenzuordnungen beenden einstellen. Er erscheint nur, wenn eine Spalte der Gruppe zugeordnet ist, und ist eingeschaltet vorbelegt. Eingeschaltet werden bisherige Zuordnungen der betroffenen Kinder zum gestrigen Tag beendet; ausgeschaltet bleiben sie bestehen und die Kinder sind danach in mehreren Gruppen (Springer).
3. Ist in ausgewählten Zeilen „Account anlegen" mit x markiert, steht dort zusätzlich ein Hinweis: der Import verschickt für diese Angehörigen sofort die Einladungsmail, sofern Vor- und Nachname sowie eine E-Mail-Adresse vorliegen und in dieser Kita zu der Adresse noch kein Zugang besteht.
4. Auf Einträge importieren klicken.

Unterschied zum Kita-Konto: ohne Stammdaten-Kennzeichnung kein Import

Die Stammdaten-Kennzeichnung ist in der Trägerverwaltung Pflicht. Die Seite sagt dazu:

„Pflicht ist die Stammdaten-Kennzeichnung: Kinder werden ausschließlich über sie wiedererkannt. Eine Kennzeichnung, die in der Kita schon vergeben ist, aktualisiert das vorhandene Kind; Zeilen ohne Kennzeichnung werden nicht importiert."

Im Kita-Konto bekommt eine Zeile ohne Kennzeichnung eine automatisch erzeugte Nummer, in aller Regel entsteht daraus ein neues Kind. In der Trägerverwaltung wird sie stattdessen übersprungen und im Ergebnis gezählt. Ist keiner Spalte die Kennzeichnung zugeordnet, warnt schon die Spaltenzuordnung: „Keiner Spalte ist die Stammdaten-Kennzeichnung zugeordnet. Ohne sie wird keine Zeile importiert."

Damit kann ein Import aus der Trägerverwaltung kein Kind versehentlich doppelt anlegen und kein fremdes Kind über eine zufällig gleiche Nummer überschreiben.

Unterschied zum Kita-Konto: Gruppe nur aus der Datei

Ist keiner Spalte die Gruppe zugeordnet, ändert der Import an der Gruppenzuordnung der Kinder nichts. Eine Gruppe wird nur gesetzt, wenn sie in der Zeile steht und es in der Kita eine Gruppe mit genau diesem Namen gibt.

Familienmitglieder importieren

Dieser Reiter hat nur zwei Schritte und keine Spaltenzuordnung: die Spalten müssen in der Reihenfolge der Vorlage stehen. Als Trennzeichen sind Komma oder Semikolon möglich, die erste Zeile enthält die Überschriften und wird nicht übernommen. Die passende Vorlage lädt CSV-Vorlage herunterladen direkt herunter.

Schritt 1 von 2: Datei auswählen und prüfen

1. CSV-Datei auswählen anklicken und die Datei wählen.
2. Die Tabelle zeigt jede Zeile mit Zeilennummer und Hinweisen, darüber zum Beispiel „18 von 20 Zeilen sind gültig".
3. Auf Daten abgleichen klicken.

Schritt 2 von 2: Abgleich prüfen und importieren

Die Spalte Abgleich zeigt je Zeile, was geschehen wird:

1. Die gewünschten Zeilen ankreuzen; über das Kästchen im Tabellenkopf lassen sich alle importierbaren Zeilen auf einmal wählen.
2. Auf Einträge importieren klicken. Während des Imports zeigt die Seite, wie viele Einträge bereits verarbeitet sind.

Der Import legt keine Familien an. Jede Kennzeichnung muss zu einer Familie gehören, die in dieser Kita bereits besteht. Beim Aktualisieren ersetzen die Spalten ab „Vorname" den gespeicherten Wert, auch mit einer leeren Zelle. Welche Werte in den Spalten Rolle und in den Ja/Nein-Spalten erlaubt sind, nennt der Reiter selbst und der Artikel „Familienmitglieder Import".

Team-Stammdaten importieren

Der Reiter führt in denselben drei Schritten wie bei den Kindern durch den Import: Datei auswählen, Spalten zuordnen, Vorschau prüfen und importieren. Über Excel-Vorlage herunterladen ist dieselbe Vorlage wie im Kita-Konto verlinkt. Als Trennzeichen sind Semikolon, Komma oder Tabulator möglich.

Der Import legt nur neue Einträge an; vorhandene Einträge ändert er nicht.

Unterschied zum Kita-Konto: weniger Felder, keine PIN

Übernommen werden nur sechs Felder:

• Nachname
• Vorname
• Tätigkeit, als Kennung in Kleinbuchstaben, zum Beispiel erzieher, leitung, praktikant oder sonstige
• Gruppe
• E-Mail-Adresse
• Benutzergruppe, mit dem Namen, den sie in dieser Kita trägt

Geburtsdatum, Geschlecht, Telefon und PIN aus der Vorlage lassen sich in der Trägerverwaltung nicht zuordnen; diese Spalten bleiben auf Nicht zuordnen. Auch die zusätzliche Zuordnung einer Anmelde-Adresse für Personen ohne eigene E-Mail-Adresse gibt es hier nicht. Der Reiter sagt dazu ausdrücklich: „Der Import vergibt keine PIN." Eine PIN wird danach im Profil der Person gesetzt, im Kita-Konto über das Feld Neue PIN (optional).

Vorschau und Einladungsmail

In der Vorschau steht je Zeile die Spalte E-Mail-Aktivierung. Bei jeder importierbaren Zeile mit einer gültigen, in dieser Kita noch nicht vergebenen E-Mail-Adresse ist das Häkchen gesetzt. Unter Vor dem Import steht dann der Hinweis: „Der Import verschickt an diese Adressen sofort eine Einladungsmail, sobald er den Eintrag anlegt." Wer die Einladung später verschicken will, nimmt das Häkchen vorher heraus.

Weitere Hinweise in der Vorschau:

Das Ergebnis nennt Angelegt und Übersprungen. Welche Einträge entstanden sind, zeigt die Mitarbeiterliste, erreichbar über Zur Mitarbeiterliste.

Voraussetzungen

• Ein Zugang zur Trägerverwaltung, für den die Kita freigegeben ist.
• Jeder Reiter hängt an einem Bereich des Zugangs: Kinder-Stammdaten an Kinder, Familienmitglieder an Familien, Team-Stammdaten an Personal. Fehlt die Freigabe, zeigt der Reiter Kein Zugriff auf diesen Bereich, zum Beispiel mit dem Satz „Der Bereich Personal ist für diesen Zugang nicht freigegeben."
• Zum Importieren reicht das Ansehen des Bereichs nicht, der Zugang braucht dort auch das Recht zu schreiben.
• Gruppen und Benutzergruppen, die in der Datei genannt werden, müssen in der Kita bereits angelegt sein. Für Familienmitglieder muss die Familie bestehen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Ein Import ändert dieselben Daten, mit denen die Kita im Kita-Konto arbeitet. Angelegte und aktualisierte Einträge sind dort sofort sichtbar.
• Einladungsmails gehen ohne weitere Rückfrage hinaus: beim Kinder-Import für jede Zeile mit „Account anlegen", beim Team-Import für jede Zeile mit gesetztem Häkchen E-Mail-Aktivierung.
• Die gespeicherte Spaltenzuordnung gilt je Kita und je Browser. Auf einem anderen Rechner oder in einem anderen Browser wird wieder die Reihenfolge der Vorlage vorgeschlagen.
• Bei einer großen Datei lohnt zuerst eine Probe mit wenigen Zeilen, vor allem wenn Kinder oder Familienmitglieder aktualisiert werden sollen.