Kindy Team

Kindy Team ist die mobile App für das Kita-Team und bündelt Arbeitszeit, Dienstplan, Abwesenheiten und Team-Kommunikation in einer App, auf dem Smartphone der Erzieherinnen und Erzieher, jederzeit griffbereit.

Diese Seite gibt einen Überblick: wofür die App da ist, was sie kann und wie sie eingerichtet wird. Für die einzelnen Bereiche gibt es eigene, ausführliche Artikel; sie sind jeweils verlinkt.

Wofür ist Kindy Team da?

Kindy Team löst drei Alltagsprobleme im Kita-Betrieb:

• Arbeitszeit einfach erfassen. Statt Zettel, Excel oder Stempeluhr laufen Check-in und Check-out direkt am Handy.
• Dienstplan und Abwesenheiten transparent halten. Wer arbeitet wann, wer ist krank, wer hat Urlaub: alles an einem Ort.
• Team- und Elternkommunikation an einem Ort. Interne Themen laufen in geschlossenen Team-Chats, nicht in privaten Messenger-Gruppen, in denen Dienstliches und Privates verschwimmen. Nachrichten an und von Eltern liegen in derselben App, klar getrennt per Filter.

Kurz: Kindy Team ist die App fürs pädagogische Personal. Die Kindy App für die Eltern bleibt davon unberührt und richtet sich weiter an die Familien.

Für wen ist die App?

• Erzieherinnen und Erzieher: tägliche Nutzung für Zeiterfassung, Dienstplan, Chat.
• Kita-Leitung: Überblick über Anwesenheit, Abwesenheiten und Kommunikation.
• Träger und Verwaltung: saubere Zeit- und Abwesenheits­daten direkt aus dem Alltag, ohne Umwege über Zettel und Tabellen.

Kindy Team steht allen Kindy-Nutzern zur Verfügung.

Anmelden

Die Anmeldung läuft in fünf Schritten:

1. Kindy-ID der Einrichtung eingeben, ein kurzer Code im Format KY-1234. Die ID nennt die Leitung; im Kita-Konto steht sie im Menü Einrichtung unter dem Namen der Einrichtung.
   
2. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben, dieselben wie im Kita-Konto.
3. Code der Zwei-Faktor-Anmeldung eingeben, falls sie für die Person eingeschaltet ist.
4. Das eigene Profil aus der Liste der Benutzer wählen.
5. Die sechsstellige PIN eingeben.

Die Schritte 1 bis 3 melden das Gerät bei der Einrichtung an, die Schritte 4 und 5 die Person. Im Alltag genügen deshalb Profil und PIN. Zusätzlich lässt sich die App mit Face ID, Fingerabdruck oder dem Gerätecode sperren.

Ausführlich, mit allen Meldungen und den häufigen Stolpersteinen: Anmelden in der Team-App.

Was kann die App?

Nach der Anmeldung zeigt die App vier Bereiche, erreichbar über die Symbole am unteren Bildschirmrand. In der Mitte sitzt ein großer Plus-Knopf für schnelle Aktionen, und oben links führt das Profil-Symbol zum eigenen Profil und zu den Einstellungen.

Reihenfolge der Bereiche von links nach rechts: Chat, Dienstplan, (Plus), Abwesenheiten, Zeiterfassung.

Chat (Diskussionen)

Der zentrale Chat, für das Team und für die Eltern der eigenen Gruppen.

• drei Filter: Alle, Intern (nur Team) oder Eltern
• Diskussionen je Gruppe, Bereich oder Thema
• Nachrichten, Bilder und Sprachnachrichten
• Nachrichten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, lesbar für die Mitglieder der jeweiligen Diskussion
• markierte Nachrichten (Sterne) für Wichtiges
• Push-Benachrichtigungen für neue Nachrichten
• Teilnehmerliste und Diskussions­beschreibung jederzeit einsehbar

Manche Diskussionen sind zeitlich oder auf Werktage begrenzt; die App weist darauf hin, wenn gerade nicht geschrieben werden kann.

Die internen Diskussionen sind der Ersatz für private Messenger-Gruppen: was im Team besprochen wird, bleibt im Team und nicht auf privaten Handys ehemaliger Mitarbeitender.

Mehr dazu: Chat in der Team-App.

Dienstplan

Der Dienstplan der Einrichtung, auf das Wesentliche reduziert.

• Tages- und Wochenansicht, wischbar zwischen den Wochen
• Filter Alle, Meine Gruppe und Nur ich
• Schichten und Vertretungen werden in einer Liste zusammengeführt
• die Diensttypen (zum Beispiel Früh-, Spät- oder Tagdienst) kommen aus der Kindy-Konfiguration

Änderungen aus dem Kita-Konto zieht die App im Hintergrund nach, ein manuelles Aktualisieren ist nicht nötig.

Hinweis: Der Dienstplan ist berechtigungs­abhängig. Ist er nicht sichtbar, kann die Leitung ihn freischalten.

Mehr dazu: Dienstplan in der Team-App.

Abwesenheiten

Abwesenheiten einsehen und melden. Aktuelle und vergangene Einträge stehen getrennt; eine neue Abwesenheit lässt sich direkt in der App melden, ganztags oder halbtags und mit einer kurzen Nachricht zur Erläuterung.

Zur Wahl stehen acht Arten: Urlaub, Krank, Kind krank, Termin, Überstundenabbau, Regenerationstag, Sonderurlaub und Berufsschule.

Ob eine Meldung sofort gilt oder erst freigegeben werden muss, hängt an der Benutzergruppe. Ist die Freigabe-Pflicht gesetzt, tragen Urlaub, Überstundenabbau, Regenerationstag und Sonderurlaub zunächst den Status Beantragt und gelten erst als Genehmigt.

Mehr dazu: Abwesenheit in der Team-App beantragen.

Zeiterfassung

Digitale Stempeluhr für die Arbeitszeit: Check-in und Check-out mit einem Tipp, Pausen, Zeitvorlagen und der Blick auf die vergangenen Einträge. Die Zeiten laufen direkt in das Kita-Konto und sind dort wie gewohnt auswertbar.

Erfasst die Einrichtung die Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln, entfällt das Anlegen von Hand; das Ein- und Ausstempeln bleibt davon unberührt.

Mehr dazu:

• Zeiterfassung in der Team-App
• Ausstempeln in der Team-App
• Pausen in der Team-App
• Arbeitszeitkonto in der Team-App

Plus-Knopf (Mitte)

Der Plus-Knopf in der Mitte der Leiste öffnet das Fenster Was möchtest du tun? mit drei Abkürzungen:

• Zeit erfassen: Komm- und Geh-Zeit eintragen, ohne erst in die Zeiterfassung zu wechseln. Bei ausschließlicher Erfassung per Stempeln erscheint diese Karte nicht.
• Abwesenheit planen: Urlaub, Krankheit oder Termine melden
• Diskussion starten: ein neues Thema für das Team eröffnen

Profil-Symbol (oben links)

Hinter dem Profil-Symbol stehen:

• Profil: eigenes Foto, Telefon, Einrichtung und App-Information
• Kontoeinstellung: Darstellung (Hell, Dunkel, Automatisch), Sprache, Push-Mitteilungen, App-Sperre und Abmelden
• Hilfe & Erklärung: diese Hilfeseite und weitere Hinweise

Wie hängt Kindy Team mit Kindy zusammen?

Kindy Team arbeitet direkt mit dem bestehenden Kita-Konto zusammen. Das heißt:

• Stammdaten (Mitarbeitende, Gruppen, Einrichtung) kommen aus Kindy, nichts wird doppelt gepflegt.
• Zeiterfassung und Abwesenheiten landen direkt im Kita-Konto und sind dort wie gewohnt auswertbar.
• Die Kindy App für die Eltern und Kindy Team sind getrennte Apps. Eltern brauchen Kindy Team nicht, das Personal nicht die Eltern-App.

Wer bereits Kindy einsetzt, kann Kindy Team ohne zusätzliche Einrichtung nutzen.

Sicherheit und Datenschutz

• Anmeldung mit den persönlichen Kindy-Zugangsdaten und der eigenen PIN. Optional lässt sich die App zusätzlich mit Face ID, Fingerabdruck oder dem Gerätecode sperren.
• Diskussionen sind verschlüsselt und für die Mitglieder der jeweiligen Diskussion lesbar.
• Zeit- und Abwesenheits­daten bleiben innerhalb von Kindy und werden nicht an Dritte weitergegeben.
• Push-Benachrichtigungen zeigen nur den Hinweis, dass es eine neue Nachricht gibt, keine Inhalte.

Erste Schritte

1. App installieren: im App Store (iOS) oder bei Google Play (Android) nach Kindy Team suchen.
2. Kindy-ID eingeben: den Code der Einrichtung (Format KY-1234) eintippen.
3. Anmelden: E-Mail und Passwort wie im Kita-Konto, danach Profil und PIN.
4. Einstellungen prüfen: über das Profil-Symbol oben links Darstellung, Sprache und Push-Mitteilungen anpassen.
5. App-Sperre aktivieren (optional): Face ID, Fingerabdruck oder Gerätecode schützen die App zusätzlich auf gemeinsam oder privat genutzten Geräten.
6. Loslegen: einstempeln, Dienstplan prüfen, im Team-Chat vorstellen.

Die App wächst mit

Kindy Team ist noch jung und wird Schritt für Schritt ausgebaut, um Funktionen, die im Kita-Alltag wirklich helfen.

Rückmeldungen sind willkommen: eine kurze Beschreibung, was passiert ist, was erwartet wurde, und die App-Version aus Profil → App-Information genügt. Rückmeldungen aus dem Alltag sind das, was die App besser macht.