Kindy im Überblick: Eltern-App, Team-App, Kita-Konto & Trägerverwaltung

Kindy ist eine Kita-Software für die digitale Organisation von Kindergarten, Krippe und Hort. Statt einer einzigen überladenen Anwendung besteht Kindy aus vier aufeinander abgestimmten Bausteinen, von denen jeder auf eine Rolle zugeschnitten ist: die Eltern-App für die Familien, die Team-App für die Mitarbeitenden, das Kita-Konto als vollständige Kommandozentrale der Einrichtung und die Trägerverwaltung für die einrichtungsübergreifende Sicht eines Trägers. Jede Rolle bekommt genau die Oberfläche, die zu ihren Aufgaben passt.

Warum Kindy aus mehreren Teilen besteht

Kindy ist kein einzelnes Programm, sondern eine kleine Familie aus Anwendungen. Jede Anwendung ist auf eine Rolle zugeschnitten: die Eltern, die Erzieherinnen und Erzieher, die Kita- oder Hort-Leitung und die Träger, die mehrere Einrichtungen verantworten. Jeder bekommt genau die Oberfläche, die zu seinen Aufgaben passt, übersichtlich und ohne Funktionen, die für ihn ohnehin nicht gedacht sind. Das klingt zunächst nach „mehr", ist in Wahrheit aber das Gegenteil. Statt einer überladenen Alles-App, in der jeder das meiste ausblenden müsste, hat jede Rolle ihr passendes Werkzeug.

Es gibt vier Bausteine:

1. Das Kita-Konto (die Kindy-App) ist die Kommandozentrale der Einrichtung.
2. Die Team-App ist der mobile Begleiter für die Mitarbeitenden.
3. Die Eltern-App ist der direkte Draht zu den Familien.
4. Die Trägerverwaltung bündelt mehrere Einrichtungen unter einem Dach.

Im Folgenden ist jeder Baustein einzeln erklärt: für wen, wofür und warum er so gebaut ist, wie er ist.

Welche Kindy-Apps gibt es?

Kindy umfasst eine im Browser laufende Kita-App (das Kita-Konto), zwei native Apps aus dem App-Store (die Team-App für Mitarbeitende und die Eltern-App für Familien) sowie ein eigenes Web-Panel für Träger (die Trägerverwaltung). Welches Werkzeug genutzt wird, hängt allein von der Rolle ab — niemand muss alle vier kennen.

Das Kita-Konto: die Kommandozentrale

Für wen: für die Kita selbst, also die Leitung und ebenso die Mitarbeitenden. Vieles im Alltag erledigen Erzieherinnen und Erzieher direkt in der Team-App. Manche Aufgaben gehören aber ins Kita-Konto, das genauso am Tablet oder Computer geöffnet wird. Das Kita-Konto ist also nicht „nur für die Leitung", sondern die gemeinsame, vollständige Arbeitsumgebung der Einrichtung.

Wofür: Das ist das Herzstück. Hier läuft die eigentliche Arbeit der Einrichtung zusammen: die Verwaltung der Kinder und Familien, die Organisation des Teams, die Kommunikation nach außen, Auswertungen und alles, was zum Führen einer Kita dazugehört. Es ist die vollständige, umfassende Oberfläche mit allen Funktionen.

Warum es so gebaut ist: Das Kita-Konto läuft im Browser, auf dem Computer, dem Tablet und dem Smartphone. Es passt sich automatisch an das jeweilige Gerät an: am großen Bildschirm mit viel Übersicht, am Handy kompakt und mit dem Daumen bedienbar. Nahezu die gesamte tägliche Arbeit lässt sich auch am Handy erledigen.

Einige wenige Dinge sind auf dem Smartphone bewusst nicht in voller Form vorgesehen. Das ist eine bewusste Entscheidung, kein technischer Mangel. Bestimmte umfangreiche Übersichten, Tabellen und Planungsansichten brauchen schlicht einen großen Bildschirm, um sinnvoll und fehlerfrei bedienbar zu sein. Ein gutes Beispiel ist die Dienst- und Schichtplanung: Schichten bequem per Ziehen-und-Ablegen anzulegen und zuzuweisen, mit der vollständigen Seitenleiste im Blick, gelingt am Tablet oder Computer deutlich besser als auf einem schmalen Handy-Display. Am Handy gibt es dafür eine kompakte Variante. Solche Ansichten auf ein Handy-Display zu zwängen würde sie unübersichtlich und fehleranfällig machen. Alles, was im Alltag unterwegs gebraucht wird, ist am Handy verfügbar; das, was Platz braucht, ist am großen Bildschirm beheimatet.

Wichtig zu verstehen: Auch wenn es im Browser startet, ist es eine vollwertige App. Mit einem Tipp lässt es sich als Symbol auf den Startbildschirm legen und öffnet sich dann wie jede andere App im Vollbild. Der einzige Unterschied zu einer „App aus dem Store" liegt darin, wie es zu den Nutzern kommt, und genau darin liegt der Vorteil (dazu weiter unten mehr).

Wird dafür Internet gebraucht? Ja. Das Kita-Konto lädt die Daten der Einrichtung live, dafür ist eine Internetverbindung nötig (WLAN oder mobile Daten). Das ist auch sinnvoll, denn so sehen alle immer denselben, aktuellen Stand. Die Team-App und die Eltern-App sind als installierte Apps zusätzlich in der Lage, Push-Benachrichtigungen direkt aufs Handy zu schicken, praktisch für kurze Hinweise unterwegs.

Wofür ist die Team-App?

Für wen: für die Erzieherinnen und Erzieher im Alltag, direkt in der Gruppe.

Wofür: Die Team-App ist bewusst fokussiert. Sie ist für die Dinge gedacht, die Mitarbeitende schnell und unterwegs erledigen, dort, wo es unpraktisch wäre, sich erst an einen Computer zu setzen. Sie ist eine native App (also direkt aus dem App-Store installiert), weil genau diese Aufgaben von der engen Verzahnung mit dem Smartphone profitieren.

Warum sie nicht alles kann, was das Kita-Konto kann, und das Absicht ist: Die Team-App ist kein verkleinerter Nachbau des Kita-Kontos. Sie soll die typischen Handgriffe der Mitarbeitenden leicht machen, nicht die komplette Kita-Verwaltung aufs Handy holen. Eine App, die zusätzlich alles könnte, was das Kita-Konto kann, wäre nicht besser. Sie wäre unübersichtlicher für die Erzieher (die meiste Verwaltung brauchen sie im Alltag gar nicht), und Verbesserungen würden langsamer ankommen, weil jede Funktion doppelt gebaut werden müsste. Die klare Aufteilung sorgt dafür, dass beide Teile gut bleiben: die Team-App schlank und alltagstauglich, das Kita-Konto vollständig und gründlich.

Sie wächst Schritt für Schritt, aber immer entlang ihres Zwecks: Die Team-App steht nicht still, sie wird laufend erweitert. Entscheidend ist das Kriterium: Es kommt das hinzu, was Erzieherinnen und Erzieher in ihrer täglichen Arbeit wirklich brauchen und unterwegs sinnvoll am Handy erledigen, nicht alles, was es irgendwo im Kita-Konto gibt. Wenn heute also etwas noch nicht in der Team-App steckt, heißt das nicht „geht nicht", sondern dass Schritt für Schritt das ergänzt wird, was den Mitarbeitenden den größten Nutzen bringt.

Wofür ist die Eltern-App?

Für wen: für die Eltern der betreuten Kinder.

Wofür: Die Eltern-App ist das Fenster der Familien in die Kita, für Mitteilungen, Informationen aus der Einrichtung und die Kommunikation zwischen Eltern und Kita. Auch sie ist eine native App aus dem Store, weil Eltern sie auf ihrem privaten Handy nutzen und dort z. B. von Benachrichtigungen profitieren.

Warum sie getrennt ist: Eltern und Kita-Personal haben völlig unterschiedliche Bedürfnisse und dürfen völlig unterschiedliche Dinge sehen. Eine gemeinsame App für beide wäre weder übersichtlich noch sauber getrennt. Deshalb hat jede Seite ihre eigene, passende Oberfläche, und die Eltern sehen ausschließlich das, was ihre Familie betrifft.

Was kann die Trägerverwaltung?

Für wen: für Träger, die mehrere Einrichtungen verantworten — also Geschäftsführung und Verwaltung auf der Ebene über der einzelnen Kita.

Wofür: Die Trägerverwaltung ist ein eigenes Web-Panel, das alle Einrichtungen eines Trägers unter einem Dach bündelt. Während das Kita-Konto auf eine Einrichtung schaut, schafft die Trägerverwaltung den einrichtungsübergreifenden Blick: alle Kitas auf einen Blick und bei Bedarf der gezielte Wechsel in eine einzelne Einrichtung. Welche Einrichtungen und welche Daten ein angemeldeter Träger-Account sieht, richtet sich nach seiner Berechtigung.

Die Trägerverwaltung gliedert sich in zwei Bereiche, die in der Seitenleiste deutlich getrennt sind:

Bereich Träger (übergreifend, immer verfügbar):

Bereich Kita (nach Auswahl einer Einrichtung):

Sobald oben in der Seitenleiste eine konkrete Einrichtung gewählt ist, öffnet sich für genau diese Kita der Zugriff auf Kinder, Familien, das Personal (mit Mitarbeiterliste, Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Personalschlüssel und Arbeitszeitkonto), den Standort (Details und Gruppen) sowie die Anwesenheit. So lässt sich aus der Träger-Ebene heraus gezielt in die Tiefe einer einzelnen Einrichtung wechseln.

Warum sie getrennt ist: Die Aufgaben eines Trägers sind andere als die einer einzelnen Kita. Ein Träger braucht den Vergleich über Einrichtungen hinweg, etwa um Belegung und Personalbedarf im Gesamtblick zu sehen oder eine Information an mehrere Häuser auf einmal zu geben. Eine eigene Oberfläche für diese übergreifende Sicht ist übersichtlicher als der Versuch, sie in das Kita-Konto einer einzelnen Einrichtung zu pressen.

Warum das Kita-Konto im Browser läuft und keine „Alles-App" ist

Das ist die häufigste Rückfrage: „Warum kann ich auf dem Handy nicht einfach alles über eine installierte App machen?". Die Antwort hat handfeste, für jeden nachvollziehbare Gründe.

Updates sind sofort für alle da, und alle haben denselben Stand. Bei einer nativen App aus dem Store muss jede Änderung erst die Prüfung von Apple und Google durchlaufen, das dauert je nach Prüfung Stunden bis mehrere Tage. Danach muss zusätzlich jeder das Update selbst installieren. So entsteht schnell ein Durcheinander: Ein Teil des Teams hat schon aktualisiert, ein anderer noch nicht, plötzlich fehlen bei den einen Funktionen, die die anderen schon haben, und Anleitungen passen nicht mehr. Beim Kita-Konto im Browser wird eine Verbesserung einmal eingespielt und ist mit dem nächsten Aufrufen für alle Kitas da. Kein Download, kein Warten, kein „bitte erst die App aktualisieren", und immer nur eine aktuelle Version für alle gleich.

Wünsche werden schneller umgesetzt. Weil keine App-Store-Bürokratie dazwischensteht, können Verbesserungen und neue Funktionen deutlich schneller bei den Kitas ankommen, statt erst in der nächsten Store-Freigabe. Genau das ist einer der Kerngründe für den Web-Ansatz: Tempo bei der Weiterentwicklung.

Eine Oberfläche, an jedes Gerät angepasst. Weil das Kita-Konto responsiv ist, ist es überall dieselbe App: am Handy kompakt, am großen Bildschirm mit voller Übersicht. Wer am Tablet in der Gruppe beginnt und abends am Computer weitermacht, findet alles an derselben Stelle wieder. Lediglich einige besonders umfangreiche Ansichten wie die komfortable Schichtplanung im Dienstplan sind bewusst dem großen Bildschirm vorbehalten, weil sie dort schlicht besser bedienbar sind.

Dasselbe Prinzip gilt auch für die Trägerverwaltung: Sie läuft ebenfalls im Browser und steht damit ohne Store-Installation auf jedem Gerät bereit.

In einem Satz zusammengefasst

Kindy gibt jeder Rolle genau das passende Werkzeug: die Eltern-App für die Familien, die Team-App für die schnellen Aufgaben der Mitarbeitenden unterwegs, das Kita-Konto als vollständige Kommandozentrale der einzelnen Einrichtung und die Trägerverwaltung für den einrichtungsübergreifenden Blick eines Trägers. Kita-Konto und Trägerverwaltung laufen im Browser auf jedem Gerät, weil so jede Verbesserung sofort und ohne Update-Aufwand bei allen ankommt.

Häufige Fragen

Was ist Kindy?

Kindy ist eine Kita-Software für die digitale Organisation von Kindergarten, Krippe und Hort. Sie deckt die Verwaltung der Kinder und Familien, die Organisation des Teams und die Kommunikation mit den Eltern ab und besteht aus vier Bausteinen: dem Kita-Konto, der Team-App, der Eltern-App und der Trägerverwaltung.

Brauche ich für Kindy eine App aus dem Store?

Nicht für alles. Das Kita-Konto und die Trägerverwaltung laufen im Browser und brauchen keine Store-Installation — sie lassen sich aber mit einem Tipp als Symbol auf den Startbildschirm legen und öffnen sich dann wie eine App. Die Team-App (für Mitarbeitende) und die Eltern-App (für Familien) sind native Apps und werden aus dem App-Store von Apple oder Google installiert.

Läuft Kindy auch am Handy?

Ja. Das Kita-Konto passt sich automatisch an das Gerät an und ist am Smartphone kompakt bedienbar; nahezu die gesamte tägliche Arbeit lässt sich auch am Handy erledigen. Einige besonders umfangreiche Ansichten wie die Schichtplanung im Dienstplan sind bewusst dem großen Bildschirm vorbehalten. Team-App und Eltern-App sind ohnehin für das Handy gemacht.

Was ist der Unterschied zwischen Kita-Konto und Team-App?

Das Kita-Konto ist die vollständige Kommandozentrale der Einrichtung mit allen Funktionen und läuft im Browser. Die Team-App ist der schlanke mobile Begleiter für Erzieherinnen und Erzieher und enthält bewusst nur die Aufgaben, die im Alltag schnell und unterwegs am Handy erledigt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Kita-Konto und Trägerverwaltung?

Das Kita-Konto schaut auf eine Einrichtung. Die Trägerverwaltung bündelt alle Einrichtungen eines Trägers und bietet den übergreifenden Blick — etwa über Belegung und Personalbedarf — sowie Funktionen wie das Senden einer Nachricht oder eines Termins an mehrere Kitas auf einmal. Aus der Trägerverwaltung heraus lässt sich gezielt in eine einzelne Kita wechseln.

Brauche ich für Kindy eine Internetverbindung?

Ja. Das Kita-Konto und die Trägerverwaltung laden die Daten live, dafür ist eine Internetverbindung nötig (WLAN oder mobile Daten). Das ist gewollt, denn so sehen alle immer denselben, aktuellen Stand.