Für Leitung, TeamStand 16.10.2026

Sicher anmelden: Geräte, PIN und was bei Verlust zu tun ist

Übersicht

Dieser Artikel beschreibt, was ein Gerät nach der Anmeldung im Kita-Konto gespeichert behält, welche Gewohnheiten gemeinsam genutzte Geräte schützen und was zu tun ist, wenn ein Tablet, Laptop oder Smartphone verloren geht oder gestohlen wird. Der Notfall-Ablauf funktioniert auch dann, wenn die Geräte-Bestätigung in der Einrichtung nie eingeschaltet war.

Gute Gewohnheiten

Geteilte Tablets nur über die Personenauswahl nutzen. Auf einem Gruppen-Tablet meldet sich einmal jemand mit E-Mail und Passwort an. Danach wählt jede Person in der Personenauswahl (Herzlich Willkommen!) ihren Namen über Auswählen und gibt ihre eigene PIN ein. So arbeitet jede Person unter ihrem eigenen Namen.
Jede Person hat ihre eigene PIN und gibt sie nicht weiter. Wie die PIN geändert wird, steht im Artikel „PIN ändern".
Die Gerätesperre des Tablets selbst einschalten. Ein Code, Fingerabdruck oder eine Gesichtserkennung am Gerät gehört zur Einstellung des Geräts, nicht zu Kindy. Diese Sperre schützt alles, was auf dem Gerät gespeichert ist, also auch die Personenauswahl.
Mindestens zwei Personen das Recht Geräte-Verwaltung geben. Ist im Notfall die einzige berechtigte Person nicht erreichbar, kann sonst niemand ein Gerät sperren. Welche Rechte dafür nötig sind, steht unter Voraussetzungen.
Geräte benennen. In der Geräte-Verwaltung lässt sich jedem Eintrag über Aktionen und Umbenennen ein sprechender Gerätename geben, zum Beispiel „Tablet Gruppe Sonne". Im Notfall ist das betroffene Gerät dann sofort zu erkennen.
Beim Verlassen abmelden. Wer das Gerät aus der Hand legt, meldet sich über das Menü oben rechts mit Abmelden ab. Danach erscheint wieder die Personenauswahl. Die eingestellte Auto-Logout-Funktion zeigt die Personenauswahl nach einer Zeit ohne Eingabe ebenfalls wieder an, das eigene Abmelden ersetzt sie aber nicht.

Was auf einem Gerät gespeichert bleibt

Nach der Anmeldung behält ein Gerät zwei verschiedene Dinge. Beide zu unterscheiden hilft im Notfall.

	Geräte-Anmeldung	Persönliche Anmeldung
Entsteht durch	Anmeldung mit E-Mail und Passwort	Auswahl des eigenen Namens in der Personenauswahl und Eingabe der PIN
Wirkung	Das Gerät zeigt die Personenauswahl. Für den Wechsel zwischen Personen genügt danach die PIN.	Die Person arbeitet unter ihrem Namen und mit ihren Rechten im Kita-Konto.
Läuft ab	Nein, sie bleibt bestehen, bis sie beendet wird.	Ja, von selbst, wenn sie nicht genutzt wird (siehe unten).
In der Geräte-Verwaltung	Ja, als Eintrag bei der Person, mit deren E-Mail und Passwort die Anmeldung erfolgte	Nein, die Anmeldung per PIN legt keinen eigenen Eintrag an

Geräte-Anmeldung

Jede Anmeldung mit E-Mail und Passwort legt in der Geräte-Verwaltung einen Eintrag an, auch wenn die Geräte-Bestätigung ausgeschaltet ist. Wer sich auf demselben Gerät mehrfach mit E-Mail und Passwort anmeldet, erzeugt jedes Mal einen weiteren Eintrag. Ein Gerät kann deshalb mehrfach in der Liste stehen.

Die Geräte-Anmeldung endet:

über Sperren oder Entfernen in der Geräte-Verwaltung,
über Abmelden auf der Personenauswahl selbst (Schaltfläche oben rechts) oder über Abmelden im Menü der schmalen Ansicht, solange die Geräte-Bestätigung ausgeschaltet ist. Bei eingeschalteter Geräte-Bestätigung bleibt das Gerät dabei freigegeben,
wenn die gespeicherten Daten der Website im Browser gelöscht werden.

Ein Passwortwechsel beendet die Geräte-Anmeldung nicht. Die Personenauswahl erscheint danach weiterhin, nur die persönlichen Anmeldungen der betroffenen Person werden beendet (siehe Notfall, Schritt 6).

Persönliche Anmeldung nach der PIN

Die persönliche Anmeldung gilt zunächst einen Tag. Jede Nutzung an einem neuen Tag verlängert sie auf fünf Tage ab diesem Zeitpunkt. Wird das Gerät von der Person nicht mehr genutzt, endet ihre Anmeldung also spätestens fünf Tage nach der letzten Nutzung.

Die persönliche Anmeldung endet außerdem:

über Abmelden im Menü oben rechts (in der schmalen Ansicht über Benutzer wechseln oder Abmelden),
wenn die Person ihr Passwort oder ihre PIN ändert: Dann werden ihre Anmeldungen auf allen anderen Geräten beendet,
wenn das Gerät in der Geräte-Verwaltung gesperrt wird.

Notfall: Gerät verloren oder gestohlen

Die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge abarbeiten. Der Ablauf funktioniert unabhängig davon, ob die Geräte-Bestätigung eingeschaltet ist.

1. Zugriff auf die Geräte-Verwaltung sicherstellen

Fehlt der Menüpunkt Geräte-Verwaltung, vergibt eine Person mit Schreibrecht auf die Benutzergruppen das Recht:

Im Einrichtungs-Bereich das Mehr-Menü (Symbol mit den drei Punkten) öffnen und Benutzerrechte wählen.
Die eigene Benutzergruppe über Bearbeiten öffnen.
Im Reiter Allgemein bei Geräte-Verwaltung die Stufe Geräte freigeben/sperren wählen und auf Speichern klicken.

2. Geräte-Verwaltung öffnen

Das Kita-Konto am Computer oder auf einem Tablet öffnen. Auf schmalen Bildschirmen wie einem Smartphone steht der Einrichtungs-Bereich nicht zur Verfügung.
Den Einrichtungs-Bereich öffnen.
Im Mehr-Menü (Symbol mit den drei Punkten) auf Geräte-Verwaltung klicken.

3. Alte und inaktive Geräte einblenden

Die Liste blendet standardmäßig Einträge aus, die älter als etwa sechs Monate sind, keinen Gerätenamen haben und für die keine Nutzung erfasst ist. Ein Gruppen-Tablet, auf dem sich vor langer Zeit einmal jemand mit E-Mail und Passwort angemeldet hat und das seitdem nur per PIN genutzt wird, kann genau so ein Eintrag sein.

Den Schalter Auch alte/inaktive Geräte anzeigen einschalten.
Neben dem Schalter steht vorher, wie viele Einträge ausgeblendet sind, zum Beispiel „3 alte Geräte ausgeblendet".

4. Die Einträge des verlorenen Geräts finden

Die Einträge stehen bei der Person, mit deren E-Mail und Passwort das Gerät angemeldet wurde. Bei einem Gruppen-Tablet ist das oft eine Leitung oder ein gemeinsamer Zugang, nicht die Person, die zuletzt per PIN darauf gearbeitet hat. Über das Suchfeld Nach Mitarbeiter:in oder Gerät suchen … lässt sich die Liste nach Namen filtern.

Zur Erkennung dienen:

Spalte	Was dort steht
Gerät	Der vergebene Gerätename. Ohne Namen eine Kurzangabe aus Betriebssystem und Browser, zum Beispiel „Windows · Chrome" oder „iOS · Safari"; App-Client steht für eine Anmeldung aus einer App statt aus einem Browser
Letzte Nutzung	Datum und Uhrzeit, sofern erfasst. War die Geräte-Bestätigung nie eingeschaltet, steht hier meist noch nicht erfasst

Die Kurzangabe stammt aus der Kennung, die der Browser selbst übermittelt. Manche Tablets melden sich dabei wie ein Computer, ein iPad kann also als „Mac · Safari" erscheinen. Ist bei einer Person keine Nutzung erfasst, steht ihr zuletzt angelegter Eintrag in der Regel oben.

Im Zweifel alle Einträge dieser Person sperren, mit Ausnahme des Eintrags mit der Markierung Dieses Gerät (das ist das Gerät, an dem gerade gearbeitet wird). Die Person muss sich danach auf ihren übrigen Geräten einmal neu mit E-Mail und Passwort anmelden. Das ist der kleinere Aufwand gegenüber einem Gerät, das weiter Zugriff hat.

5. Sperren, nicht Entfernen

Für jeden betroffenen Eintrag:

In der Zeile auf Aktionen klicken und Sperren wählen.
Die Rückfrage Gerät sperren? mit Ja, sperren. bestätigen.

Die Rückfrage lautet: „Soll dieses Gerät gesperrt werden? Eine Anmeldung von diesem Gerät ist danach erst nach erneuter Freigabe möglich." Der Eintrag steht danach mit dem Status Gesperrt in der Liste.

Gesperrt wird jeder Eintrag einzeln. Die Sammelauswahl über die Kästchen bietet nur Entfernen an. Für Dieses Gerät gibt es kein Sperren.

Warum Sperren und nicht Entfernen:

Sperren beendet sofort alle laufenden Anmeldungen auf diesem Gerät. Die Personenauswahl und die PIN funktionieren dort nicht mehr.
Ein gesperrter Eintrag bleibt gesperrt, auch wenn später die Geräte-Bestätigung eingeschaltet wird. Er wird nur durch eine ausdrückliche Freigabe in der Geräte-Verwaltung wieder nutzbar.
Entfernen löscht den Eintrag dagegen ganz. Bei eingeschalteter Geräte-Bestätigung gilt das Gerät danach als neu und kann wieder freigegeben werden, je nach Freigabe-Modus auch per Code an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Ist auf dem verlorenen Gerät das E-Mail-Postfach eingerichtet, könnte das reichen.
Der gesperrte Eintrag bleibt in der Liste sichtbar und hält so fest, welches Gerät wann gesperrt wurde.

6. Passwort ändern

Solange die Geräte-Bestätigung ausgeschaltet ist, hält weder Sperren noch Entfernen eine neue Anmeldung mit E-Mail und Passwort auf. Hat der Browser des verlorenen Geräts die Zugangsdaten gespeichert, kann sich das Gerät damit neu anmelden. Deshalb ändert die Person, mit deren E-Mail das Gerät angemeldet war, ihr Passwort:

angemeldet an einem anderen Gerät über Mein Profil, Abschnitt PASSWORT ÄNDERN (Felder Aktuelles Passwort und Neues Passwort), oder
über Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite und den Link in der E-Mail.

Der Wechsel in Mein Profil beendet die Anmeldungen dieser Person auf allen anderen Geräten, die eigene Anmeldung bleibt bestehen. Ein neues Passwort über den Link aus Passwort vergessen? beendet alle ihre Anmeldungen.

7. PINs ändern

Alle Personen, die sich auf dem verlorenen Gerät per PIN angemeldet haben, ändern ihre PIN, möglichst an einem anderen Gerät: angemeldet über Mein Profil, Abschnitt PIN ÄNDERN. Eine auf dem Gerät eingegebene PIN kann mitgelesen oder notiert worden sein. Der PIN-Wechsel in Mein Profil beendet zugleich die Anmeldungen dieser Person auf allen anderen Geräten. Einzelheiten stehen im Artikel „PIN ändern".

Vorbeugen mit der Geräte-Bestätigung

Die Geräte-Bestätigung sorgt dafür, dass eine Anmeldung mit E-Mail und Passwort nur von freigegebenen Geräten aus möglich ist. Zugangsdaten allein reichen dann nicht mehr. Wie sie eingeschaltet wird, beschreibt der Artikel „Anmeldung nur von freigegebenen Geräten".

Wichtig für den Notfall: zuerst sperren, dann einschalten. Beim Einschalten werden alle bereits genutzten Geräte automatisch als vertrauenswürdig übernommen, auch ein gerade verlorenes. Der Hinweis unter dem Schalter sagt das ausdrücklich: „Bereits genutzte Geräte werden beim Aktivieren automatisch als vertrauenswürdig übernommen." Gesperrte Geräte sind davon ausgenommen und bleiben gesperrt. Deshalb im Notfall erst die Schritte 1 bis 5 erledigen und die Geräte-Bestätigung danach einschalten.

Voraussetzungen

Für die Geräte-Verwaltung wird in der Benutzergruppe das Recht Geräte-Verwaltung mit der Stufe Geräte freigeben/sperren benötigt (Reiter Allgemein).
Das Mehr-Menü (Symbol mit den drei Punkten) im Einrichtungs-Bereich erscheint nur, wenn die Benutzergruppe beim Recht Benutzergruppen (Reiter Einrichtung) mindestens Leserechte hat.
Der Zugang zum Einrichtungs-Bereich in der oberen Leiste erscheint nur, wenn das Recht Standortdaten (Reiter Einrichtung) nicht auf Keine Berechtigung steht.
Die Geräte-Verwaltung steht unabhängig davon zur Verfügung, ob die Geräte-Bestätigung ein- oder ausgeschaltet ist.

Wenn etwas nicht funktioniert

Beobachtung	Ursache	Lösung
Der Menüpunkt Geräte-Verwaltung fehlt	Das Recht Geräte-Verwaltung fehlt, oder das Mehr-Menü wird gar nicht angezeigt, weil das Recht Benutzergruppen auf Keine Berechtigung steht	Die Rechte wie unter Voraussetzungen beschrieben setzen lassen
Der Einrichtungs-Bereich lässt sich auf dem Smartphone nicht öffnen	Der Bereich ist für schmale Bildschirme nicht vorgesehen	Am Computer oder auf einem Tablet öffnen
Das verlorene Gerät ist in der Liste nicht zu finden	Der Eintrag ist als altes Gerät ausgeblendet, oder er steht bei einer anderen Person	Auch alte/inaktive Geräte anzeigen einschalten und bei der Person suchen, mit deren E-Mail und Passwort das Gerät angemeldet wurde
Mehrere Einträge sehen gleich aus und keiner trägt ein Datum	Ohne Geräte-Bestätigung wird die letzte Nutzung meist nicht erfasst	Alle Einträge dieser Person außer Dieses Gerät sperren
Ein eigenes Gerät wurde versehentlich gesperrt, die Geräte-Bestätigung ist ausgeschaltet	Die Sperre gilt nur für die bisherige Geräte-Anmeldung	Auf dem Gerät neu mit E-Mail und Passwort anmelden. Dabei entsteht ein neuer Eintrag, der gesperrte bleibt in der Liste stehen
Ein eigenes Gerät wurde versehentlich gesperrt, die Geräte-Bestätigung ist eingeschaltet; bei der Anmeldung erscheint „Dieses Gerät wurde gesperrt. Bitte wende dich an deine Leitung."	Gesperrte Geräte werden bei eingeschalteter Bestätigung abgewiesen	Eine Person mit dem Recht Geräte-Verwaltung wählt beim gesperrten Eintrag Aktionen und Freigeben
Statt der Personenauswahl erscheint die Anmeldeseite	Die Geräte-Anmeldung wurde beendet, zum Beispiel durch Abmelden auf der Personenauswahl, durch Sperren oder Entfernen in der Geräte-Verwaltung	Neu mit E-Mail und Passwort anmelden

Hinweise

Sperren und Entfernen in der Geräte-Verwaltung wirken auch dann, wenn die Geräte-Bestätigung nie eingeschaltet war.
Die Zahl der PIN-Versuche auf der Personenauswahl ist begrenzt. Nach zu vielen falschen Eingaben nimmt das Kita-Konto für eine Weile keine PIN dieser Person mehr an.
Der vollständige Ablauf aus Sperren, Passwortwechsel und PIN-Wechsel ist nötig, solange die Geräte-Bestätigung ausgeschaltet ist. Jeder Schritt schließt einen anderen Weg: Sperren beendet die Anmeldungen auf dem Gerät, das neue Passwort verhindert eine neue Geräte-Anmeldung, die neue PIN schützt die persönlichen Anmeldungen.