Benachrichtigungen im Kita-Konto

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Übersicht

Das Kita-Konto kann auf Handy, Tablet und PC eine Benachrichtigung zeigen, sobald Eltern in der Eltern-App etwas melden: eine Abmeldung, eine Kurzmitteilung, eine Antwort, eine neue Angabe zum Abholen und anderes. Ein Antippen der Benachrichtigung öffnet direkt die passende Ansicht im Kita-Konto. Die Kita legt fest, welche Arten von Meldungen es gibt; jede Person wählt daraus für sich aus.

So funktioniert es

• Einschalten je Gerät und Browser. Benachrichtigungen werden auf jedem Gerät einzeln eingeschaltet, im Kita-Konto unter Mein Profil. Auf einem Handy und einem PC derselben Person also zweimal.
• Für die angemeldete Person. Die Benachrichtigungen eines Geräts gehen an die Person, die dort gerade im Kita-Konto angemeldet ist. Auf einem Gerät bekommt immer nur eine Person die Benachrichtigungen.
• Nur Meldungen von Eltern. Eine Benachrichtigung entsteht, wenn Eltern etwas in der Eltern-App eintragen. Was das Team selbst im Kita-Konto oder in der Team-App einträgt, löst keine aus.
• Nur das Nötigste im Text. Eine Benachrichtigung nennt das Kind mit Vornamen und dem ersten Buchstaben des Nachnamens, dahinter in Klammern die Hauptgruppe des Kindes, zum Beispiel „Emil H. (Bären)". Ist beim Kind keine Hauptgruppe markiert, stehen alle seine Gruppen in der Klammer. Der Grund einer Abwesenheit, der Text einer Kurzmitteilung, einer Antwort oder einer Chat-Nachricht und der Name des Elternteils stehen nie in einer Benachrichtigung.
• Antippen führt zur Ansicht. Die Benachrichtigung öffnet das Kita-Konto in der passenden Ansicht (siehe Tabelle). Ist auf dem Gerät gerade niemand angemeldet, erscheint zuerst die Anmeldung; nach der Anmeldung per PIN geht es direkt zu dieser Ansicht weiter.

Welche Meldungen eine Benachrichtigung auslösen

Die erste Spalte zeigt die Bezeichnung, unter der die Art in den Einstellungen steht.

Wann genau eine Benachrichtigung kommt

• Abmeldungen nur für heute und morgen. Eine neue Abmeldung meldet sich nur, wenn sie heute oder morgen betrifft. Eine Abmeldung für nächste Woche löst keine Benachrichtigung aus; sie steht wie gewohnt in der Liste unter Abwesenheit. Eine Abmeldung, die schon vorgestern begonnen hat und bis übermorgen geht, betrifft auch heute und meldet sich deshalb. Für das Zurücknehmen gilt dieselbe Regel.
• Geänderte Abmeldung nur bei neuem Zeitraum. Ändern Eltern eine Abmeldung, kommt „Abmeldung geändert" nur dann, wenn sich der Zeitraum geändert hat und der neue Zeitraum heute oder morgen betrifft. Wird nur der Grund oder die Nachricht geändert, kommt keine Benachrichtigung.
• Kurzmitteilungen und Antworten nur, wenn sie neu sind. Bearbeiten Eltern eine noch ungelesene Kurzmitteilung oder Antwort, kommt keine weitere Benachrichtigung. Schreiben sie zu einer bereits gelesenen Kurzmitteilung weiter, gilt das als neue Kurzmitteilung.
• Abholer und Gehzeiten bei neuen und geänderten Angaben. Eine Benachrichtigung kommt, wenn Eltern eine Angabe zum Abholen oder eine Gehzeit neu eintragen oder ändern.
• Termine nur bei geänderter Teilnahme. Eine Zu- oder Absage meldet sich, wenn sich die Teilnahme des Kindes dadurch ändert.
• Unfallprotokolle nur beim ersten Bestätigen. Bestätigt ein Elternteil dasselbe Unfallprotokoll ein zweites Mal, kommt keine weitere Benachrichtigung.

Einschalten auf dem iPhone oder iPad

Auf iPhone und iPad kommen Benachrichtigungen nur an, wenn das Kita-Konto als App vom Home-Bildschirm geöffnet wird. Voraussetzung des Geräts ist iOS bzw. iPadOS ab Version 16.4.

1. Das Kita-Konto in Safari öffnen.
2. In Safari auf Teilen tippen und Zum Home-Bildschirm wählen. Als Name ist Kita-Konto vorgeschlagen; mit Hinzufügen bestätigen.
3. Safari schließen und das Kita-Konto über das neue Symbol auf dem Home-Bildschirm öffnen.
4. Im Kita-Konto anmelden. Die App vom Home-Bildschirm ist vom Safari-Fenster getrennt; die Anmeldung ist dort deshalb noch einmal nötig.
5. Oben rechts auf das eigene Profilbild tippen und Mein Profil öffnen. Auf dem Handy steht Mein Profil auch im Menü.
6. Im Abschnitt BENACHRICHTIGUNGEN auf Benachrichtigungen einschalten tippen.
7. Die Nachfrage des Geräts, ob das Kita-Konto Mitteilungen senden darf, mit Erlauben bestätigen.

Danach steht im Abschnitt BENACHRICHTIGUNGEN der Satz „Auf diesem Gerät eingeschaltet."

Wird das Kita-Konto auf dem iPhone oder iPad in Safari statt vom Home-Bildschirm geöffnet, fehlt der Button Benachrichtigungen einschalten. Stattdessen steht dort:

„Auf iPhone und iPad kommen Benachrichtigungen nur in der App vom Home-Bildschirm an. Dafür das Kita-Konto erst zum Home-Bildschirm hinzufügen (in Safari über „Teilen" und „Zum Home-Bildschirm") und danach von dort öffnen."

Einschalten auf Android

Auf Android lassen sich die Benachrichtigungen direkt im Browser einschalten, zum Beispiel in Chrome.

1. Das Kita-Konto im Browser öffnen und anmelden.
2. Mein Profil öffnen (Profilbild oben rechts oder im Menü).
3. Im Abschnitt BENACHRICHTIGUNGEN auf Benachrichtigungen einschalten tippen.
4. Die Nachfrage des Browsers, ob das Kita-Konto Benachrichtigungen senden darf, bestätigen.

Optional lässt sich das Kita-Konto über das Menü des Browsers zum Startbildschirm hinzufügen. Es öffnet sich dann wie eine App unter dem Namen Kita-Konto. Für die Benachrichtigungen ist das auf Android nicht nötig.

Einschalten am PC oder Mac

1. Das Kita-Konto im Browser öffnen und anmelden.
2. Oben rechts auf das eigene Profilbild klicken und Mein Profil wählen.
3. Im Abschnitt BENACHRICHTIGUNGEN auf Benachrichtigungen einschalten klicken.
4. Die Nachfrage des Browsers bestätigen.

Am PC oder Mac kommen die Benachrichtigungen an, solange der Browser läuft. Ein offener Tab mit dem Kita-Konto ist dafür nicht nötig; beim Klick auf die Benachrichtigung öffnet sich das Kita-Konto in einem neuen Fenster, wenn keines offen ist.

Ausschalten auf einem Gerät

1. Mein Profil öffnen.
2. Im Abschnitt BENACHRICHTIGUNGEN auf Ausschalten tippen bzw. klicken.

Das betrifft nur dieses Gerät. Andere Geräte, auf denen die Benachrichtigungen eingeschaltet sind, bekommen sie weiter.

Persönliche Auswahl: welche Arten und welche Gruppen

Unter Mein Profil steht unter dem Abschnitt BENACHRICHTIGUNGEN der Abschnitt MEINE AUSWAHL. Die Auswahl gilt für die eigene Anmeldung auf jedem Gerät, auf dem die Benachrichtigungen eingeschaltet sind. Die Auswahl wird einmal getroffen und muss nicht je Gerät wiederholt werden. Jede Änderung wird sofort gespeichert, es erscheint kurz „Gespeichert".

Arten

Unter Arten steht jede Art, die die Kita eingeschaltet hat, mit einem eigenen Schalter. Arten, die die Kita ausgeschaltet hat, erscheinen hier nicht. Neu angezeigte Arten sind zunächst eingeschaltet.

Beispiel: Eine Erzieherin möchte Abmeldungen und Gehzeiten sofort sehen, Kurzmitteilungen aber nur am Arbeitsplatz lesen. Dafür wird Kurzmitteilung der Eltern ausgeschaltet, die übrigen Schalter bleiben an.

Hat die Kita keine Art eingeschaltet, steht dort: „Die Kita hat derzeit keine Benachrichtigungen eingeschaltet."

Gruppen

Unter Gruppen gibt es zwei Möglichkeiten:

Dabei gilt:

• Die Gruppenwahl kann nur einschränken. Gruppen, die die Person im Kita-Konto nicht sehen darf, stehen nicht in der Liste und lassen sich nicht dazunehmen.
• Mindestens eine Gruppe bleibt ausgewählt. Die letzte angehakte Gruppe lässt sich nicht abwählen; darunter steht dann „Mindestens eine Gruppe bleibt ausgewählt." Wer gar keine Benachrichtigungen möchte, schaltet sie auf dem Gerät aus.
• Bei Nur ausgewählte Gruppen kommt eine neue Gruppe der Kita nicht von selbst dazu. Die Gruppe muss hier angehakt werden; darauf weist der Satz „Eine neue Gruppe der Kita kommt erst hinzu, wenn sie hier ausgewählt wird." hin.
• Maßgeblich sind die Gruppen des Kindes am Tag der Meldung, bei einer Abmeldung an den betroffenen Tagen (heute, morgen). Gehört ein Kind zu mehreren Gruppen, genügt eine davon.
• Ein Chat, der keiner Gruppe zugeordnet ist, meldet sich unabhängig von der Gruppenwahl.

Einstellung der Kita: welche Arten es gibt

Die Kita legt fest, welche Arten das Team überhaupt bekommen kann. Was die Kita ausschaltet, bekommt niemand, auch wenn es jemand in der persönlichen Auswahl eingeschaltet hätte. Solange die Kita nichts gespeichert hat, gelten die Standardwerte aus der Tabelle oben: alle Arten an, außer Zu- oder Absage zu einem Termin und Unfallprotokoll von Eltern bestätigt.

Im Kita-Konto

1. Über das Einstellungs-Symbol in der oberen Menüleiste die Seite der Einrichtung öffnen.
2. Oben auf den Reiter Einstellungen wechseln.
3. Den Reiter Allgemein wählen.
4. Im Abschnitt BENACHRICHTIGUNGEN IM KITA-KONTO unter Bei welchen Eltern-Ereignissen das Personal eine Benachrichtigung bekommen kann die gewünschten Arten anhaken.
5. Auf Speichern klicken.

Unter der Liste steht der Hinweis: „Jede Person kann unter „Mein Profil" einzelne der hier eingeschalteten Arten für sich ausschalten."

In der Trägerverwaltung

1. Im Menü unter Standort die Kita wählen und Einstellungen öffnen. Es erscheint die Seite Standort-Einstellungen.
2. Den Reiter Benachrichtigungen wählen.
3. Im Abschnitt Benachrichtigungen im Kita-Konto die gewünschten Arten anhaken.
4. Auf Speichern klicken.

Beide Wege ändern dieselbe Einstellung der Kita. Der Hinweis in der Trägerverwaltung lautet: „Jede Person kann im Kita-Konto einzelne der hier eingeschalteten Arten für sich ausschalten. Eine Benachrichtigung bekommt nur, wer das Ereignis im Kita-Konto auch sehen darf. Grund einer Abwesenheit, Nachrichten- und Chattexte stehen nie in einer Benachrichtigung."

Gemeinsam genutzte Geräte

Auf einem Tablet in der Gruppe oder einem PC im Büro wechseln oft mehrere Personen. Die Benachrichtigungen folgen dabei der Anmeldung:

• Benutzerwechsel per PIN. Über Abmelden im Menü des Profilbilds bzw. Benutzer wechseln im Handy-Menü wechselt das Kita-Konto zur Personenauswahl („Herzlich Willkommen!"). Ab diesem Moment bekommt auf dem Gerät niemand Benachrichtigungen. Meldet sich dann eine Person an (mit Auswählen wählen und die PIN eingeben), gehen die Benachrichtigungen dieses Geräts ab sofort an sie, mit ihrer eigenen Auswahl und ihren Rechten. Neu einschalten muss sie dafür nichts, sofern der Browser die Benachrichtigungen weiter erlaubt.
• Antippen bei abgemeldetem Gerät. Wird eine Benachrichtigung angetippt, während auf dem Gerät niemand angemeldet ist, erscheint die Personenauswahl. Nach der Anmeldung per PIN öffnet sich direkt die Ansicht der Benachrichtigung statt der Übersicht. Das gilt, wenn die Anmeldung innerhalb von 15 Minuten nach dem Antippen erfolgt.
• Vollständiges Abmelden. Wird auf der Personenauswahl Abmelden gewählt, bleiben die Benachrichtigungen auf dem Gerät aus. Nach der nächsten Anmeldung mit E-Mail-Adresse müssen sie unter Mein Profil wieder eingeschaltet werden.
• Gerät sicher abgeben. Wer ein Gerät nicht mehr nutzt oder weitergibt, schaltet vor dem Abmelden unter Mein Profil im Abschnitt BENACHRICHTIGUNGEN auf Ausschalten. Dann kommen dort sicher keine Benachrichtigungen mehr für diese Person an.
• Auto-Logout. Ist in den Einstellungen der Einrichtung ein Auto-Logout (Inaktivität) eingestellt, enden die Benachrichtigungen nach dieser Zeit ohne Nutzung. Beispiel: Bei 15 Minuten kommen auf einem Gerät nur Benachrichtigungen an, solange das Kita-Konto dort in den letzten 15 Minuten benutzt wurde. Am Feld steht dazu der Hinweis: „Mit dem Auto-Logout enden auch die Benachrichtigungen: Nach der eingestellten Zeit ohne Nutzung kommen auf dem Gerät keine mehr an." Bei Deaktiviert gilt diese Grenze nicht.

Wer bekommt was

Eine Benachrichtigung bekommt nur, wer die Meldung im Kita-Konto auch sehen darf. Im Einzelnen müssen alle diese Punkte zutreffen:

1. Die Kita hat die Art eingeschaltet.
2. Die Person hat die Art in MEINE AUSWAHL nicht ausgeschaltet.
3. Die Benutzergruppe der Person hat das passende Recht (Tabelle unten).
4. Das Kind gehört zu einer Gruppe, die die Person sehen darf. Ist die Benutzergruppe unter Zugriff einschränken auf Nur gewählte(n) Gruppe(n) gestellt, zählen nur diese Gruppen.
5. Hat die Person Nur ausgewählte Gruppen gewählt, gehört das Kind zu einer davon.
6. Bei einigen Arten gilt zusätzlich eine Regel für den einzelnen Eintrag (Tabelle unten).
7. Die Benachrichtigungen sind auf dem Gerät eingeschaltet und die Person ist dort angemeldet.

Die Rechte werden je Benutzergruppe vergeben, im Kita-Konto unter Benutzerrechte. Eine Änderung der Rechte wirkt bei der nächsten Meldung, ohne dass die Person sich neu anmelden muss.

Die eigene Meldung kommt nicht zurück. Ist eine Person aus dem Team zugleich Elternteil in der Kita und meldet ihr Kind über die Eltern-App ab, bekommt sie dazu selbst keine Benachrichtigung. Das gilt, wenn das Elternkonto und das Kita-Konto dieselbe E-Mail-Adresse haben.

Voraussetzungen

• Den Abschnitt BENACHRICHTIGUNGEN unter Mein Profil sieht jede angemeldete Person. Ob Benachrichtigungen ankommen, hängt danach von den Rechten ab (siehe „Wer bekommt was").
• Die Einstellung der Kita im Kita-Konto ist nur erreichbar, wenn die Benutzergruppe beim Recht Standortdaten nicht Keine Berechtigung hat. Ändern lässt sie sich nur mit Standortdaten = Lese-/Schreibrechte; mit Leserechte sind die Haken gesperrt und Speichern fehlt.
• Die Standort-Einstellungen in der Trägerverwaltung sind nur für einen Voll-Admin des Trägers erreichbar.
• iPhone und iPad: iOS bzw. iPadOS ab 16.4, Kita-Konto vom Home-Bildschirm geöffnet.
• Das Gerät und der Browser müssen Benachrichtigungen erlauben.

Wenn etwas nicht funktioniert

Diese Punkte der Reihe nach prüfen:

Häufige Fragen

Kommen die Benachrichtigungen auf mehreren Geräten an? Ja. Auf jedem Gerät, auf dem sie eingeschaltet sind und die Person angemeldet ist. Die persönliche Auswahl gilt für alle diese Geräte gleich.

Warum steht der Grund der Abmeldung nicht in der Benachrichtigung? Eine Benachrichtigung nennt bewusst nur das Kind und, wo es einen gibt, den Tag. Grund, Nachrichtentexte und Chattexte stehen nur im Kita-Konto; ein Antippen öffnet die Ansicht, in der sie zu lesen sind.

Kommt eine Benachrichtigung, wenn eine Kollegin eine Abwesenheit im Kita-Konto einträgt? Nein. Benachrichtigungen kommen nur zu Meldungen der Eltern aus der Eltern-App.

Gibt es Benachrichtigungen zu einer Gruppe, die im Kita-Konto nicht sichtbar ist? Nein. Die Gruppenwahl kann die sichtbaren Gruppen nur einschränken, nicht erweitern.

Hinweise

• Ein Antippen öffnet immer eine Ansicht im Kita-Konto der eigenen Kita, nie eine fremde Seite.
• Arten, die die Kita später ausschaltet und wieder einschaltet, behalten die persönliche Einstellung der Person.
• Wird die Gruppenwahl auf Alle sichtbaren Gruppen zurückgestellt, ist die vorherige Auswahl der einzelnen Gruppen verworfen.