Mitarbeitende sortieren & Woche leeren im Dienstplan

Übersicht

Im Dienstplan lässt sich die Reihenfolge der Mitarbeitenden in der linken Spalte frei festlegen: Namen werden per Ziehen (Drag&Drop) nach oben oder unten verschoben. So bleibt der Plan übersichtlich und kompakt, etwa indem aktuell aktive Personen oben stehen und Abwesende nach unten rücken. Die einmal gewählte Reihenfolge bleibt gespeichert.

Zusätzlich kann eine komplette Wochenplanung mit Woche leeren in einem Schritt entfernt werden, z. B. um eine versehentlich befüllte oder veraltete Woche neu aufzusetzen.

Beide Funktionen liegen im Kita-Konto im Bereich Dienstplan.

Mitarbeitende sortieren

Die Mitarbeitenden stehen in der linken Spalte des Dienstplans, eine Person je Zeile. Die Reihenfolge dieser Zeilen lässt sich von Hand bestimmen.

1. Den Dienstplan über das Hauptmenü öffnen.
2. In der linken Spalte am Anfang einer Mitarbeitenden-Zeile den Ziehgriff (das Symbol mit den waagerechten Strichen, Hinweis „Zum Sortieren ziehen") anfassen.
3. Die Zeile bei gedrückter Maustaste nach oben oder unten an die gewünschte Stelle ziehen und loslassen.
4. Die neue Reihenfolge wird automatisch gespeichert. Ein zusätzliches Speichern ist nicht nötig.

Die festgelegte Reihenfolge gilt dauerhaft und erscheint beim nächsten Öffnen des Dienstplans wieder genauso.

Hinweis: Das Sortieren funktioniert nur, wenn alle Gruppen angezeigt werden. Ist oben ein einzelner Gruppen-Filter aktiv, zeigt die Spalte nur einen Teil der Mitarbeitenden. In diesem Fall ist der Ziehgriff ausgeblendet, weil sich aus einer gefilterten Teilmenge keine eindeutige Gesamtreihenfolge ergeben würde. Zum Sortieren die Ansicht zuerst wieder auf alle Gruppen stellen.

Woche leeren

Woche leeren entfernt alle Einträge der aktuell angezeigten Kalenderwoche, sowohl die Dienste als auch die Abwesenheiten. Andere Wochen bleiben unberührt.

1. Im Dienstplan zunächst in die Woche navigieren, die geleert werden soll.
2. Das Aktionen-Menü öffnen (dasselbe Menü, in dem auch Woche füllen und Vorlage anwenden liegen).
3. Unten im Menü auf Woche leeren klicken.
4. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, die die betroffene Kalenderwoche und das Jahr nennt, z. B. „Alle Dienste und Abwesenheiten der Kalenderwoche KW 26 (2026) werden entfernt. Diese Aktion betrifft nur die aktuell angezeigte Woche."
5. Zum Ausführen erneut auf Woche leeren klicken, oder mit Abbrechen den Vorgang verlassen.

Nach dem Leeren erscheint eine Bestätigung mit der Anzahl der entfernten Einträge, z. B. „Woche geleert: 14 Einträge entfernt".

Vorsicht: Das Leeren entfernt sämtliche Dienste und Abwesenheiten dieser Woche auf einmal. Vor dem Bestätigen prüfen, ob wirklich die richtige Woche angezeigt wird.

Praxistipp: Plan bei Ausfall und Urlaub kompakt halten

Bei Urlaub, Krankheit oder anderem Ausfall lohnt es sich, die betroffenen Personen per Ziehgriff nach unten zu sortieren. So stehen die aktuell eingeplanten Mitarbeitenden oben zusammen, und der aktive Teil des Plans bleibt auf einen Blick übersichtlich, ohne dass Personen aus dem Dienstplan entfernt werden müssen.

Voraussetzungen

• Beide Funktionen liegen im Kita-Konto im Bereich Dienstplan.
• Sortieren und Woche leeren erfordern die Schreiben-Berechtigung für den Dienstplan. Mit reiner Lese-Berechtigung sind der Ziehgriff und der Eintrag Woche leeren nicht verfügbar.
• Das Sortieren ist nur bei Anzeige aller Gruppen möglich (siehe Hinweis im Abschnitt „Mitarbeitende sortieren").

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Die Reihenfolge bleibt gespeichert. Einmal festgelegt, gilt sie dauerhaft und auch nach dem nächsten Öffnen des Dienstplans.
• Sortieren verändert keine Dienste. Es ändert nur die Anzeige-Reihenfolge der Mitarbeitenden, nicht die eingetragenen Schichten oder Abwesenheiten.
• Woche leeren wirkt nur auf die angezeigte Woche. Es werden ausschließlich die Dienste und Abwesenheiten dieser einen Kalenderwoche entfernt; alle anderen Wochen bleiben erhalten.