Automatische Pausen und Nettoarbeitszeit im Dienstplan

Übersicht

Mit dieser Funktion schlägt der Dienstplan beim Anlegen oder Bearbeiten einer Schicht automatisch eine gesetzliche Pause vor und zeigt direkt die Nettoarbeitszeit an – also die geplante Arbeitszeit nach Abzug der Pause. So ist auf einen Blick erkennbar, wie viel reine Arbeitszeit eine Schicht tatsächlich umfasst, und die geplanten Schichten halten die gesetzlichen Pausenregeln ein.

Der Vorschlag richtet sich nach der geplanten Schichtdauer:

• über 6 Stunden → 30 Minuten Pause,
• über 9 Stunden → 45 Minuten Pause.

Die Funktion ist pro Einrichtung ein- und ausschaltbar und standardmäßig ausgeschaltet. Erst nach dem Einschalten erscheinen das Pausenfeld und die Nettozeit im Dienstplan. Solange sie aus ist, verhält sich der Dienstplan unverändert und zeigt wie bisher nur die Uhrzeiten an.

Funktion einschalten

Der Pausen-/Netto-Vorschlag wird je Einrichtung aktiviert. Das ist an zwei Stellen möglich; beide schalten dieselbe Einstellung.

Im Kita-Konto

1. Die Einrichtung öffnen und auf den Reiter Einstellungen wechseln.
2. Zum Abschnitt Zeiterfassung Einstellungen scrollen.
3. Das Kontrollkästchen Pausen im Dienstplan automatisch vorschlagen anhaken.
4. Speichern.

Unter dem Kästchen steht zur Erläuterung: „Schlägt im Dienstplan anhand der geplanten Dauer eine gesetzliche Pause vor (über 6h 30min, über 9h 45min) und zeigt die Nettozeit. Pro Eintrag überschreibbar."

In der Trägerverwaltung

1. Die gewünschte Kita öffnen.
2. Im Abschnitt mit den Stammdaten auf Bearbeiten klicken (Fenster Basis-Informationen bearbeiten).
3. Im Unterabschnitt Zeiterfassung den Schalter Pausen im Dienstplan automatisch vorschlagen aktivieren.
4. Speichern.

Beide Wege wirken auf dieselbe Einstellung der Einrichtung – es genügt, sie an einer der beiden Stellen zu setzen.

Standard ist aus. Bestehende Pläne ändern sich nicht ungefragt: Schichten, die vor dem Einschalten angelegt wurden, behalten ihre Anzeige und werden erst dann mit Pause und Nettozeit versehen, wenn sie das nächste Mal bearbeitet und gespeichert werden.

Nutzung im Dienstplan

Ist die Funktion eingeschaltet, erscheint beim Anlegen oder Bearbeiten einer Schicht im Schicht-Fenster zusätzlich das Feld Pause (Minuten) und daneben die Anzeige Nettozeit (in der Trägerverwaltung: Pause (Min.) und Netto-Arbeitszeit).

1. Eine Schicht über das Schicht-Fenster anlegen oder eine bestehende öffnen.
2. Von- und Bis-Zeit der Schicht setzen.
3. Aus der geplanten Dauer wird automatisch eine Pause vorgeschlagen:
   • bis 6 Stunden: keine Pause (0 Minuten),
   • über 6 Stunden: 30 Minuten,
   • über 9 Stunden: 45 Minuten.
4. Die Nettozeit wird sofort angezeigt – sie entspricht der geplanten Dauer abzüglich der Pause und aktualisiert sich, sobald sich Zeiten oder Pause ändern.
5. Bei Bedarf den vorgeschlagenen Wert im Feld Pause (Minuten) von Hand anpassen. Die Nettozeit passt sich entsprechend an.
6. Speichern.

Ein konkretes Beispiel: Eine Schicht von 08:00 bis 16:30 dauert geplant 8,5 Stunden. Da das über 6 Stunden liegt, werden automatisch 30 Minuten Pause vorgeschlagen; als Nettozeit erscheint 8:00. Wird die Pause von Hand auf 45 Minuten erhöht, sinkt die Nettozeit auf 7:45.

Der vorgeschlagene Wert ist nur ein Vorschlag. Ein im Pausenfeld von Hand eingetragener Wert (auch 0 für keine Pause) gilt für diese Schicht und wird nicht wieder automatisch überschrieben.

Wo die Nettozeit sichtbar ist

In der Team-App erscheinen Pause und Nettozeit nur bei Schichten, für die das Backend die Werte liefert. Ältere Einträge ohne diese Angaben werden weiterhin nur mit der Uhrzeit dargestellt.

Hinweise

• Abwesenheiten haben keine Pause und keine Nettozeit. Pause und Nettozeit gelten ausschließlich für Schichten. Bei Abwesenheits-Einträgen (z. B. Urlaub) werden sie nicht angezeigt.
• Der Vorschlag ist immer überschreibbar. Die automatische Pause ist eine Vorbelegung anhand der geplanten Dauer. Pro Schicht lässt sie sich jederzeit ändern; ein manuell gesetzter Wert bleibt erhalten.
• Die Nettozeit ist nie negativ. Ist die eingetragene Pause größer als die Schichtdauer, beträgt die Nettozeit 0.
• Wirkt erst nach dem Einschalten. Solange Pausen im Dienstplan automatisch vorschlagen ausgeschaltet ist, gibt es weder das Pausenfeld noch die Nettozeit; der Dienstplan zeigt wie zuvor nur die Uhrzeiten.
• Die Pausenschwellen sind einheitlich über 6 Stunden 30 Minuten, über 9 Stunden 45 Minuten und entsprechen der gesetzlichen Pausenregelung.

Wenn etwas nicht funktioniert