Zeiterfassung

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Die Zeiterfassung erfasst Arbeitszeiten per Stempeluhr (Check-in und Check-out) oder durch eine Eingabe von Hand. Pausen werden nach den Regeln der Einrichtung bewertet, und die Seite zeigt die Summen der Woche und des Monats.

Check-in und Check-out (Stempeluhr)

Am Rechner

Check-in:

• Bei mehreren Gruppen zuerst die Gruppe aus dem Auswahlfeld wählen
• Auf den grünen Knopf Check-in klicken
• Die Startzeit wird erfasst
• Der Knopf zeigt danach die Check-in-Zeit und die verstrichene Zeit

Check-out:

• Auf Check-out klicken
• Die Endzeit wird erfasst
• Die Arbeitszeit wird berechnet

Am Mobilgerät

Check-in:

• Auf den runden Knopf unten rechts tippen
• Bei mehreren Gruppen die Gruppe auswählen
• Die Startzeit wird erfasst

Check-out:

• Erneut auf den Knopf tippen
• Die Endzeit wird erfasst

Notiz beim Check-in

Beim Check-in lässt sich eine kurze Notiz hinterlegen, zum Beispiel:

• Zahntermin vor Arbeit
• Verspätet wegen Verkehr

Zeiterfassung von Hand

Für nachträgliche Einträge und Korrekturen.

Zuerst prüfen: ist diese Möglichkeit überhaupt offen? Hat die Einrichtung eingestellt, dass die Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfasst wird, entfällt die Eingabe von Hand vollständig, auch für den heutigen Tag. Dann fehlt der Eintrag Zeiteintrag hinzufügen im Aktionsmenü, die Zeitvorlagen werden nicht mehr angeboten, und ein Klick auf eine leere Kalenderzelle meldet: „In dieser Einrichtung wird die Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfasst." Erfasst wird dann nur noch durch Ein- und Ausstempeln. Wer alle Zeiten verwalten darf, legt weiterhin Einträge an und korrigiert sie.

Getrennt davon steuert die Einstellung Mitarbeitende dürfen eigene Zeiteinträge nachträglich ändern, ob abgeschlossene eigene Einträge noch geändert oder gelöscht werden dürfen. Ist sie aus, ist auch das Nachtragen für einen vergangenen oder künftigen Tag gesperrt; die Meldung nennt dann den Grund.

Zeiteintrag erstellen

1. Im Aktionsmenü auf Zeiteintrag hinzufügen klicken
ODER: auf eine leere Zelle im Kalender klicken

2. Die Felder ausfüllen:

• Mitarbeiter: erscheint mit Lesen: Alle; für eine andere Person speichern lässt sich nur mit Schreiben: Alle. Bleibt das Feld leer, gilt der Eintrag dem eigenen Konto
• Gruppe: bei mehreren Gruppen
• Datum: Tag der Arbeit
• Von: Startzeit
• Bis: Endzeit
• Pause: in Minuten
• Notiz: optional

3. Auf Speichern klicken

Zeiten für andere Mitarbeitende erfassen

Mit Schreiben: Alle in der Berechtigung Zeiterfassung lassen sich Zeiten auch für andere Personen erfassen. Dazu über dem Kalender im Auswahlfeld mit dem Namen die Person wählen. Solange ihre Woche angezeigt wird, gilt die Erfassung ihr:

• Das Erfassungsfenster für einen neuen Eintrag ist im Feld Mitarbeiter mit dieser Person vorbelegt.
• Laut Dienstplan im Erfassungsfenster, das Auswahlfenster Zeiteintrag beim Klick auf eine leere Zelle und die Leiste Vorlagen zeigen ihre Dienste. Ein Wechsel der Person über dem Kalender oder im Feld Mitarbeiter lädt die Dienste neu.
• Ein Klick auf einen Dienst oder eine Zeitvorlage im Auswahlfenster Zeiteintrag und das Ziehen einer Vorlage auf eine Zelle legen den Eintrag sofort für diese Person an, in ihrer Stammgruppe.

Dienste und Vorlagen werden nur per Klick oder Ziehen übernommen, nie von selbst. Ein anderes Datum im Erfassungsfenster lädt Laut Dienstplan nicht neu; für die Dienste eines bestimmten Tages direkt auf dessen Zelle im Kalender klicken.

Ohne Schreiben: Alle legen Auswahlfenster, Vorlagenleiste und Erfassungsfenster neue Einträge für das eigene Konto an, auch wenn gerade die Woche einer anderen Person angezeigt wird. Ein Eintrag für eine andere Person lässt sich dann nicht speichern.

Dauer oder Von und Bis

Es gibt zwei Wege:

• Von und Bis eingeben: die Dauer wird berechnet
• Dauer direkt eingeben: überschreibt die Berechnung aus Von und Bis

Pausen

Pausenregeln der Einrichtung

Die Einrichtung hinterlegt in ihren Einstellungen unter Automatische Pausenregeln, ab welcher Arbeitszeit welche Pause gilt. Ohne eigene Regeln gelten die gesetzlichen Werte:

Maßgeblich ist die Arbeitszeit, nicht die Anwesenheit: wer 6:30 Stunden anwesend ist und 30 Minuten Pause macht, arbeitet 6:00 Stunden und schuldet keine Pause.

Die drei Modi der Pausenautomatik

In den Einstellungen der Einrichtung steht das Feld Pausenautomatik mit drei Möglichkeiten. Davon hängt ab, was bei einer zu kurzen Pause geschieht:

Der Abzug eines abgeschlossenen Eintrags wird festgehalten: eine spätere Änderung der Einstellung oder der Regeln verschiebt bereits erfasste Tage nicht mehr.

Pausen-Warnung

Liegt die erfasste Pause unter dem Sollwert, erscheint am Tag ein Warndreieck mit dem Wort Pause!. Beim Zeigen darauf steht der Hinweis „Mindestpause unterschritten (ArbZG)". In den Modi Warnung anzeigen und Automatisch anpassen wird bewertet, bei Keine Automatik nicht.

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Im Kalender steht bei jedem Tag:

Brutto: 8h 30min    (Check-in bis Check-out)
Pause:  30min / 30min  (Ist / Soll)
Netto:  8h          (Brutto minus Pause)

Kalender-Ansicht

Wochenansicht (Standard)

• Zeigt sieben Tage (Montag bis Sonntag)
• Navigation mit den Pfeilen
• Wochenendtage lassen sich über die Einstellung Wochenende anzeigen der Einrichtung ausblenden

Monatsansicht

• Zeigt alle Tage des Monats
• Nützlich für die Monatsübersicht

Umschalten

Die Knöpfe Woche und Monat stehen über dem Kalender.

Darstellung pro Tag

Jeder Zeiteintrag zeigt:

• Gruppe (falls vorhanden)
• Von-Bis-Zeiten
• Status offen, wenn noch nicht ausgecheckt wurde
• Dauer bei abgeschlossenen Einträgen
• Papierkorb-Symbol bei entsprechender Berechtigung

Statistiken

Wochenstatistik (oben)

Hinweis beim Soll

Beim Zeigen auf Soll erscheinen die Vertragsdetails, zum Beispiel „40h/Woche auf 5 Tage = 8h/Tag".

Wochensumme (im Kalender)

Am Ende der Woche steht die Gesamtsumme aller Netto-Stunden.

Gruppen

Bei mehreren Gruppen

• Am Rechner: Auswahlfeld für die Gruppe vor dem Check-in
• Am Mobilgerät: Auswahlfenster beim Check-in
• Standard-Gruppe: mit Stern markiert und automatisch vorausgewählt

Bei einer Gruppe

• Keine Auswahl nötig
• Einträge werden automatisch zugeordnet

Gruppe beim Eintrag von Hand

Im Erfassungsfenster lässt sich die Gruppe wählen, wenn für eine andere Gruppe erfasst wird.

Zeiteintrag bearbeiten

1. Auf einen bestehenden Eintrag klicken
2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
3. Die gewünschten Felder ändern
4. Auf Speichern klicken

Ob eigene abgeschlossene Einträge geändert werden dürfen, entscheidet die Einstellung der Einrichtung (siehe oben). Die Leitung kann in jedem Fall korrigieren.

Abgeschlossener Monat: Ist ein Monat für den Lohnexport abgeschlossen, lassen sich Zeiteinträge mit einem Datum in diesem Monat oder davor nicht mehr anlegen, ändern, löschen oder ausstempeln, auch nicht von der Leitung, in der Trägerverwaltung, in der Team-App oder am QR-Kiosk. Im Kita-Konto, in der Trägerverwaltung und am QR-Kiosk erscheint „Der Monat 09.2026 ist abgeschlossen. Änderungen bitte als Saldo-Korrektur im Folgemonat erfassen.“ Ein Fehler wird dann als Korrektur im Arbeitszeitkonto mit Datum im ersten offenen Monat ausgeglichen (siehe Hilfeartikel Lohnexport).

Änderungsverlauf

Die Leitung kann sehen:

• Wer hat den Eintrag erstellt?
• Wer hat wann geändert?
• Welche Felder wurden geändert?

Zeiteintrag löschen

1. Über einen Eintrag im Kalender fahren
2. Auf das Papierkorb-Symbol klicken
3. Das Löschen bestätigen

Hinweis: Gelöschte Einträge werden getrennt angezeigt und zählen nicht in die Statistik.

Export

Es gibt zwei Wege: Die Knöpfe über dem Kalender geben die gerade angezeigte Woche oder den angezeigten Monat einer Person aus. Über Mitarbeiter exportieren lassen sich ein beliebiger Zeitraum und auf Wunsch alle Mitarbeitenden in einer Datei ausgeben.

PDF-Export

1. Über dem Kalender auf PDF klicken
2. Die angezeigte Woche oder der angezeigte Monat der ausgewählten Person wird ausgegeben
3. Enthalten sind Einträge, Zusammenfassung und Name

CSV-Export

1. Über dem Kalender auf CSV klicken
2. Die Datei lässt sich in Excel oder Google Sheets öffnen
3. Nützlich für die Lohnbuchhaltung

Mitarbeiter exportieren (beliebiger Zeitraum)

1. In der Zeiterfassung oben rechts auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken
2. Mitarbeiter exportieren wählen
3. Im Dialog Mitarbeiter exportieren die Felder ausfüllen (siehe Tabelle)
4. Auf Exportieren klicken, die Datei wird heruntergeladen

Im Feld Mitarbeiter stehen unter den aktiven Personen zusätzlich unter der Zwischenüberschrift Ausgeschiedene Mitarbeitende die Personen, die nicht mehr aktiv sind, aber noch Zeiteinträge haben. So lassen sich auch ihre Zeiten nachträglich exportieren. Ohne solche Personen entfällt die Zwischenüberschrift.

Zur Schnellwahl:

• Nach der Wahl von Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr ist der zuletzt abgeschlossene Zeitraum vorbelegt. Am 06.10.2026 ist das bei Monat zum Beispiel „September 2026“, bei Quartal „3. Quartal 2026“.
• Der laufende Zeitraum ist ebenfalls wählbar. Er trägt den Zusatz „(laufend)“ und endet mit dem heutigen Tag.
• Zur Auswahl stehen die letzten 24 Monate, 8 Quartale, 4 Halbjahre und 3 Jahre, jeweils einschließlich des laufenden.
• Werden Von oder Bis von Hand geändert, springt Zeitraum zurück auf Eigener Zeitraum.
• Ohne Schnellwahl ist beim Öffnen der laufende Monat bis heute eingetragen.
• Exportieren lässt sich nicht anklicken, solange Bis vor Von liegt.

Inhalt des PDF

• Kopf: „Zeiterfassung“, darunter der Name der Person (bzw. „Alle Mitarbeiter“) und der Zeitraum
• Tabelle: eine Zeile je Eintrag mit den Spalten Datum, Typ, Gruppe, Von, Bis, Pause, Arbeitszeit, Geändert und Notiz. Bei Alle Mitarbeiter steht vorne zusätzlich die Spalte Mitarbeiter. Mit der Option Abwesenheiten einbeziehen (Krank, Urlaub) erscheinen Krank- und Urlaubstage als eigene Zeilen. Die Spalte Geändert zeigt, ob ein Eintrag nachträglich geändert wurde.
• Zusammenfassung: Mit Soll/Ist-Vergleich anzeigen steht je Monat eine Zeile mit Ist, Soll und Saldo in Stunden und Minuten (z. B. 152:00), darunter eine Zeile Summe. Umfasst der Export nur einen Monat, steht dort nur die Summe. Ohne diesen Haken zeigt die Zusammenfassung nur die gearbeitete Zeit und die Arbeitstage.

Angebrochene Monate: Ein Monat, der am Rand des Zeitraums nur teilweise enthalten ist, steht mit seiner Datumsspanne, z. B. „Oktober 2026 (01.10.–06.10.)“. Die Monatswerte reichen höchstens bis heute.

Soll und Saldo nur mit Arbeitszeitkonto: Soll und Saldo werden nur für Zeiträume berechnet, in denen das Arbeitszeitkonto der Person läuft.

• Für Monate vor dem Start des Arbeitszeitkontos steht bei Soll und Saldo „-“. Im Ist zählt dort nur die erfasste Arbeitszeit.
• Der Startmonat zählt ab dem Starttag, z. B. „Juni 2026 (05.06.–30.06.)“ bei einem Start am 05.06.
• Die Summe addiert Soll und Saldo nur über die Monate mit Arbeitszeitkonto.
• Korrekturbuchungen aus dem Arbeitszeitkonto zählen nicht in die Monatswerte. Die Summe kann deshalb vom Stand im Arbeitszeitkonto abweichen.

Alle Mitarbeiter: Die Zusammenfassung enthält einen Block je Person. Der Name steht in jeder Monats- und Summenzeile, damit auch nach einem Seitenumbruch klar ist, zu wem eine Zeile gehört.

Unter der Zusammenfassung stehen diese Hinweise:

• „Ist enthält angerechnete Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit u. a.) nach dem Arbeitszeitkonto und kann deshalb von der Summe der Kommen-/Gehen-Zeiten abweichen.“
• „Soll und Saldo nur für Zeiträume mit Arbeitszeitkonto.“ (nur, wenn mindestens ein Monat vor dem Start des Arbeitszeitkontos liegt)

Inhalt der CSV-Datei

• Dieselben Einträge wie im PDF, Pause und Arbeitszeit in Minuten
• Die Zusammenfassung mit den Spalten Monat, Ist (min), Ist, Soll (min), Soll, Saldo (min) und Saldo, also jeder Wert einmal in Minuten zum Weiterrechnen und einmal in Stunden und Minuten. Bei Alle Mitarbeiter steht sie unter „Zusammenfassung pro Mitarbeiter“ mit dem Namen in jeder Zeile.
• Die Datei öffnet sich in Excel mit korrekten Umlauten.
• Vor Saldo-Werten wie +3:15 oder -12:40 steht ein Apostroph. So liest Excel sie als Text und nicht als Formel.

In der Trägerverwaltung

In der Trägerverwaltung gibt es den Export unter Personal › Zeiterfassung: auf Export klicken und PDF Export oder CSV Export wählen. Der Dialog „Zeiterfassung als PDF exportieren“ (bzw. „Zeiterfassung als CSV exportieren“) enthält die Felder Mitarbeiter, Schnellwahl, Zeitraum, Von und Bis und ist mit der angezeigten Person und der angezeigten Woche bzw. dem angezeigten Monat vorbelegt. Die Schnellwahl arbeitet wie im Kita-Konto. Exportiert wird immer eine Person. Das PDF enthält dieselben Monatszeilen, dieselbe Summe und dieselben Hinweise wie im Kita-Konto. Die CSV-Datei der Trägerverwaltung enthält nur die Einträge, ohne Monatszusammenfassung.

Wer exportieren kann

• Die Knöpfe PDF und CSV über dem Kalender stehen allen zur Verfügung, die die Zeiterfassung öffnen können.
• Mitarbeiter exportieren erscheint nur, wenn die Berechtigung Zeiterfassung auf Lesen: Alle (oder Schreiben: Alle) steht und zugleich mindestens Schreiben: Eigene gesetzt ist. Bei Schreiben: Keine fehlt die Schaltfläche mit den drei Punkten ganz, auch mit Lesen: Alle.

Tipps

Für Mitarbeitende

1. Morgens den Check-in nicht vergessen, am besten zur Gewohnheit machen
2. Pause korrekt erfassen, je nach Einstellung der Einrichtung wird gewarnt oder abgezogen
3. Notizen nutzen für besondere Vorkommnisse
4. Wochenstatistik prüfen, um Über- und Unterstunden im Blick zu behalten

Für die Leitung

1. Offene Einträge prüfen, wenn jemand das Auschecken vergessen hat
2. Pausen-Warnungen beachten und die gesetzlichen Vorgaben einhalten
3. Monatlich exportieren für die Lohnabrechnung, am schnellsten über Mitarbeiter exportieren mit der Schnellwahl Monat: vorbelegt ist der zuletzt abgeschlossene Monat
4. Änderungsverlauf nutzen bei Unklarheiten
5. Fehlende Zeiten nachtragen: die Person über dem Kalender wählen und direkt für sie erfassen (siehe Zeiten für andere Mitarbeitende erfassen)

Berechtigungen

Die Berechtigung Zeiterfassung besteht aus zwei Auswahlfeldern, Lesen und Schreiben. Beide haben dieselben drei Stufen: Keine, Eigene, Alle. Sie werden unabhängig voneinander gesetzt.

Weil beide Achsen getrennt gesetzt werden, ist auch die Kombination Lesen: Alle mit Schreiben: Eigene möglich: alle Zeiten sehen, nur die eigenen stempeln und korrigieren.

Der QR-Kiosk ist davon unabhängig. Wer am Kiosk mit seiner Karte stempelt, braucht dafür keine eigene Berechtigung, es ist ja keine Anmeldung nötig. Eine Benutzergruppe mit Schreiben: Keine stempelt also nicht in der App ein, am Kiosk aber weiterhin. Das Ausstempeln und die Pause bleiben im Kita-Konto möglich, sonst käme niemand aus einem am Kiosk begonnenen Tag wieder heraus. In der Team-App sind diese Knöpfe bei Schreiben: Keine derzeit nicht bedienbar; wer dort am Kiosk eingestempelt wurde, stempelt am Kiosk oder im Kita-Konto wieder aus.

Das Arbeitszeitkonto ist eine eigene Berechtigung, ebenfalls mit den zwei Achsen Lesen und Schreiben. Sie steht ab Werk auf Keine. Wer die Saldo-Anzeige in der Zeiterfassung vermisst, obwohl die Zeiterfassung freigegeben ist, prüft zuerst diese zweite Berechtigung.

Ob eigene Zeiten überhaupt nachträglich geändert werden dürfen, entscheidet zusätzlich eine Einstellung der Einrichtung. Sie steht über der Berechtigung: ist sie aus, hilft auch Schreiben: Eigene nicht. Davon ausgenommen ist Schreiben: Alle, damit eine Fehlstempelung immer noch korrigiert werden kann. Einzelheiten dazu stehen im Artikel über das nachträgliche Ändern eigener Zeiteinträge.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn das Auschecken vergessen wurde?

Der Eintrag bleibt als offen markiert. Die Endzeit lässt sich später nachtragen, sofern die Einrichtung eigene Korrekturen erlaubt; sonst übernimmt das die Leitung.

Lassen sich Zeiten für vergangene Tage erfassen?

Das hängt an zwei Einstellungen der Einrichtung. Erfasst die Einrichtung ausschließlich per Stempeln, ist die Anlage von Hand für alle Tage gesperrt. Ist nur die nachträgliche Änderung eigener Einträge abgeschaltet, lässt sich von Hand ausschließlich für den heutigen Tag erfassen. Steht beides offen, geht es über Zeiteintrag hinzufügen oder über einen Klick auf den gewünschten Tag.

Warum erscheint eine Pausen-Warnung?

Das Arbeitszeitgesetz schreibt Mindestpausen vor. Kindy vergleicht die erfasste Pause mit der Regel der Einrichtung und weist auf eine Unterschreitung hin. Ob dabei nur gewarnt oder die Pause zusätzlich abgezogen wird, entscheidet die Pausenautomatik.

Wie berechnet sich die Differenz?

Differenz = Gearbeitet minus Soll. Ein positiver Wert bedeutet Überstunden, ein negativer bedeutet Fehlstunden.