Hamburg: Änderungsmitteilung in der Trägerverwaltung
Übersicht
Träger von Hamburger Kitas melden der Behörde jeden Monat, welche Kinder im Vormonat die Betreuung begonnen oder beendet haben oder nach Ablauf des Bewilligungszeitraums weiter betreut werden. Die Seite Änderungsmitteilung in der Trägerverwaltung stellt diese Fälle je Monat über alle Hamburger Kitas des Trägers zusammen, weist auf fehlende Angaben und ablaufende Fristen hin, erzeugt die Mitteilung als PDF oder CSV und hält fest, welche Fälle bereits gemeldet sind.
Die Seite bereitet die Meldung vor. Verschickt wird sie außerhalb von Kindy, per E-Mail, E-Fax oder Post an die zuständige Stelle.
Beispiel: Im September wird der Vormonat August 2026 geöffnet. Dort stehen der Eintritt eines neuen Kindes zum 01.08.2026, der Austritt eines Schulkindes zum 31.08.2026 und die Weiterbetreuung eines Kindes, dessen neuer Gutschein am 01.08.2026 an den abgelaufenen anschließt. Die drei Fälle werden als PDF heruntergeladen, an die Behörde geschickt und danach als gemeldet markiert.
Voraussetzungen
Kita mit Hamburger Betreuung
Die Seite gilt nur für Kitas, bei denen das Hamburger Kita-Gutscheinsystem eingeschaltet ist. Andere Kitas des Trägers tauchen auf der Seite nicht auf, auch nicht im Kita-Filter.
Eingeschaltet wird es an einer von zwei Stellen, beide wirken gleich:
- Im Kita-Konto: in den Einstellungen der Kita, Reiter Allgemein, das Häkchen Hamburger Kita-Gutscheinsystem setzen und Speichern.
- In der Trägerverwaltung: die Kita öffnen, bei Kontaktinformationen auf Bearbeiten klicken, im Fenster Basis-Informationen bearbeiten den Schalter Hamburger Kita-Gutscheinsystem einschalten und speichern. Der Menüpunkt Änderungsmitteilung erscheint danach ohne neue Anmeldung.
Ist es eingeschaltet, zeigt das Kinderprofil im Kita-Konto die Bereiche BETREUUNG (Hamburg) und GUTSCHEIN/ZUSCHUSS (Hamburg) statt Betreuungszeiten. Beim Umschalten bleiben alle vorhandenen Betreuungs- und Gutscheindaten erhalten, es wechselt nur die Anzeige.
Zugang mit dem Bereich Kinder
Die Seite zeigt Namen und Geburtsdaten von Kindern und gehört deshalb zum Bereich Kinder. Ist dieser Bereich für den Zugang nicht freigegeben, erscheint der Menüpunkt nicht.
Gutscheine im Kita-Konto
Bescheidnummer, Leistungsart und Ende des Bewilligungszeitraums stammen aus den Gutscheinen, die die Kita im Kita-Konto beim Kind erfasst. Die Trägerverwaltung zeigt diese Gutscheine nicht an und kann sie nicht bearbeiten.
- Im Kita-Konto das Kind öffnen.
- Im Kasten GUTSCHEIN/ZUSCHUSS (Hamburg) auf das Plus-Symbol klicken (oder einen vorhandenen Eintrag über den Stift öffnen).
- Im Fenster Gutschein/Zuschuss folgende Felder ausfüllen:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Typ | Gutschein wählen. Einträge vom Typ Antragsbestätigung oder Zuschuss zählen für die Änderungsmitteilung nicht. |
| Betreuung | die bewilligte Leistungsart; erscheint in der Mitteilung als Leistungsart |
| (Gutschein)Nummer | die Nummer des Bewilligungsbescheids |
| Gültig von / Gültig bis | der Bewilligungszeitraum; Gültig bis erscheint als Ende Bewilligungszeitraum |
- Auf Speichern klicken.
Den Kasten sehen im Kita-Konto nur Benutzergruppen, die im Recht Gutschein/Zuschuss mindestens Leserechte haben; eintragen und ändern lässt sich nur mit Lese-/Schreibrechte.
Eintritts- und Austrittsdatum
Eintritt und Austritt richten sich nach den Vertragsdaten des Kindes:
- im Kita-Konto im Kasten VERTRAGSDATEN die Felder Eintrittsdatum und Austrittsdatum,
- in der Trägerverwaltung im Kindprofil im Abschnitt Vertragsdaten dieselben Felder.
Es sind dieselben Angaben, die auch die übrigen Auswertungen verwenden.
Einrichtungsnummer der Kita
Die Nummer, unter der die Behörde die Kita führt, wird in der Trägerverwaltung bei der Kita hinterlegt und steht danach im Kopf der exportierten Mitteilung.
- In der Trägerverwaltung die Kita öffnen und Kontaktinformationen wählen.
- Auf Bearbeiten klicken.
- Im Fenster Basis-Informationen bearbeiten das Feld Einrichtungsnummer (Behörde) ausfüllen. Der Hinweis darunter lautet: „Wird in der Änderungsmitteilung für diese Kita angegeben."
- Auf Speichern klicken.
Das Feld erscheint nur, solange der Schalter Hamburger Kita-Gutscheinsystem im selben Fenster eingeschaltet ist; beim Ausschalten bleibt die Nummer gespeichert. Das Kita-Konto zeigt die Einrichtungsnummer nicht an; ein Speichern der Kita-Einstellungen dort lässt sie unverändert.
Wie die Fälle erkannt werden
Die Seite bildet drei Arten von Fällen. Maßgeblich ist jeweils ein Datum im gewählten Monat.
| Anlass | Wann ein Fall entsteht | Datum des Falls |
|---|---|---|
| Eintritt | Das Eintrittsdatum des Kindes liegt im Monat. | das Eintrittsdatum |
| Austritt | Das Austrittsdatum des Kindes liegt im Monat. | das Austrittsdatum |
| Weiterbetreuung | Ein Gutschein beginnt im Monat, und dasselbe Kind hat in derselben Kita einen früheren Gutschein, der höchstens 31 Tage vorher geendet hat. | der Beginn des neuen Gutscheins |
Zu Eintritt und Austritt sucht die Seite den Gutschein des Kindes, dessen Zeitraum das Datum abdeckt: Gültig von liegt am oder vor dem Datum, Gültig bis ist leer oder liegt am oder nach dem Datum. Passen mehrere, gilt der zuletzt begonnene. Aus ihm kommen Bescheidnummer, Leistungsart und Ende des Bewilligungszeitraums. Findet sich keiner, steht der Fall trotzdem in der Liste, aber ohne Bescheidnummer.
Zur Weiterbetreuung im Einzelnen:
- Der alte Gutschein muss mindestens einen Tag vor dem neuen enden. Überschneiden sich die beiden Zeiträume, entsteht kein Fall.
- Liegt zwischen dem Ende des alten und dem Beginn des neuen Gutscheins eine Lücke von mehr als 30 Tagen, gilt das nicht als Weiterbetreuung.
- Ist das Kind vor Beginn des neuen Gutscheins ausgetreten, entsteht kein Fall. Fällt das Austrittsdatum genau auf den Beginn des neuen Gutscheins, erscheint das Kind als Austritt und als Weiterbetreuung.
- Bescheidnummer, Leistungsart und Ende des Bewilligungszeitraums kommen aus dem neuen Gutschein.
Beispiel: Der alte Gutschein gilt bis 31.07.2026, der neue ab 01.08.2026. Im August 2026 erscheint eine Weiterbetreuung mit dem Datum 01.08.2026.
Die Seite öffnen und bedienen
- In der Trägerverwaltung in der Seitenleiste Änderungsmitteilung wählen.
- Die Seite öffnet sich mit dem Vormonat, weil rückblickend gemeldet wird.
- Über die Pfeile neben der Monatsangabe (Vorheriger Monat, Nächster Monat) einen anderen Monat wählen. Die Schaltfläche Vormonat führt zurück zum Vormonat.
- Bei mehreren Hamburger Kitas steht darunter Kitas filtern. Voreingestellt sind alle; mit Alle und Keine lässt sich die Auswahl schnell setzen. Ist keine Kita gewählt, zeigt die Seite Keine Kita ausgewählt.
Über den Listen steht, wie viele Kitas ausgewertet wurden (Ausgewertete Kitas) und zu welchem Monat die Listen gehören.
Die drei Abschnitte
Unter der Warnliste folgen die Abschnitte Eintritte, Austritte und Weiterbetreuungen, jeweils mit der Anzahl der Fälle. Die Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Kita | die Einrichtung |
| Kind | Nachname, Vorname, darunter das Geburtsdatum |
| Bescheidnummer (Gutscheinnummer) | die Nummer aus dem Gutschein, sonst nicht erfasst |
| Datum | Datum des Eintritts, Austritts oder Beginn der Weiterbetreuung |
| Leistungsart | die Leistungsart aus dem Gutschein |
| Ende Bewilligungszeitraum | Gültig bis des Gutscheins |
| Gemeldet | Nicht gemeldet oder Gemeldet mit dem Datum der Markierung |
Die Fälle sind nach Kita, Datum und Name sortiert. Gibt es in einem Abschnitt nichts, steht dort zum Beispiel „Keine Eintritte im August 2026 in den ausgewerteten Kitas."
Hinweise über den Listen
| Hinweis | Bedeutung |
|---|---|
| Keine Gutscheine erfasst | In den genannten Kitas ist im Kita-Konto kein einziger Gutschein erfasst. Eintritte und Austritte erscheinen dann ohne Bescheidnummer und Leistungsart, Weiterbetreuungen werden gar nicht erkannt. Eine leere Liste bedeutet dort also nicht, dass nichts zu melden ist. |
| Nicht alle Kitas konnten ausgewertet werden | Für die genannten Kitas konnten die Fälle nicht gebildet werden; diese Kitas fehlen in den Listen, in der Warnliste und im Export. Die Kopfzeile zeigt dann Angefragte Kitas und davon ausgewertet. |
| Keine Kita mit Hamburger Betreuung | Unter den freigegebenen und ausgewählten Kitas ist bei keiner das Hamburger Kita-Gutscheinsystem eingeschaltet. |
Die Warnliste
Die Warnungen stehen oberhalb der Abschnitte und betreffen nicht nur den gewählten Monat, sondern alle noch nicht gemeldeten Fälle mit einem Datum in den zwölf Monaten bis einschließlich dieses Monats. Ein Fall kann in zwei Gruppen erscheinen. Gibt es nichts, steht dort „Keine Warnungen für die ausgewerteten Kitas in den zwölf Monaten bis einschließlich …".
| Warnung | Bedeutung | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Gutscheinnummer fehlt | Für den Fall ist kein Gutschein mit Gutscheinnummer erfasst, dessen Zeitraum das Datum abdeckt. Gemeldet wird erst, wenn der Bewilligungsbescheid vorliegt. | Sobald der Bescheid da ist, im Kita-Konto beim Kind den Gutschein anlegen oder die (Gutschein)Nummer nachtragen. Danach die Seite neu laden. |
| Aus früheren Monaten, nicht gemeldet | Der Fall hat eine Gutscheinnummer, stammt aus einem früheren Monat und ist noch nicht als gemeldet markiert. | Den betreffenden Monat öffnen, exportieren, melden und markieren. War der Fall schon gemeldet, nur die Markierung nachholen. |
| Frist läuft ab | Eintritte und Weiterbetreuungen, deren Frist für die Mitteilung (zwölf Monate ab dem Datum des Falls) in höchstens zwei Monaten endet oder schon abgelaufen ist. Die Spalte Frist zeigt endet am … oder abgelaufen am …. | Den Fall vorrangig melden. |
Der Name des Kindes in der Warnliste führt ins Kindprofil der Trägerverwaltung. Die Gutscheine selbst werden dort nicht angezeigt; nachgetragen wird im Kita-Konto.
Exportieren
- Oben rechts auf Export klicken und Als PDF oder Als CSV wählen.
- Das Fenster Änderungsmitteilung als PDF bzw. Änderungsmitteilung als CSV nennt, wie viele Fälle mit Gutscheinnummer der Export enthält.
- Im Feld Ansprechperson den Namen prüfen. Vorbelegt ist der Name des angemeldeten Zugangs. Die Angabe steht in der Datei und wird nicht gespeichert.
- Auf Herunterladen klicken.
Das Fenster weist vor dem Herunterladen auf Folgendes hin:
- wie viele Fälle ohne Gutscheinnummer nicht im Export sind,
- welche Kitas nicht im Export sind, weil ihre Fälle nicht gebildet werden konnten,
- für welche Kitas Keine Einrichtungsnummer hinterlegt ist, mit dem Zusatz „Die Einrichtungsnummer wird bei der Kita unter Kontaktinformationen hinterlegt."
In den Export gehen nur Fälle mit Gutscheinnummer, und nur Kitas mit mindestens einem solchen Fall. Bereits als gemeldet markierte Fälle des Monats sind ebenfalls enthalten. Gibt es keinen Fall mit Gutscheinnummer, lässt sich Export nicht anklicken.
Inhalt des PDF (Querformat): Titel Änderungsmitteilung mit Monat, danach ein Abschnitt je Kita mit eigenem Kopf:
| Kopfangabe | Inhalt |
|---|---|
| Träger | Name des Trägers |
| Kita | Name der Kita |
| Einrichtungsnummer | aus den Kontaktinformationen der Kita, sonst nicht hinterlegt |
| Monat | der gewählte Monat |
| Erstellt am | Datum der Erstellung |
| Ansprechperson | die Angabe aus dem Export-Fenster |
Darunter je Kind eine Zeile mit Anlass, Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Bescheidnummer (Gutscheinnummer), Leistungsart, Datum des Anlasses und Ende Bewilligungszeitraum. Die Fußzeile nennt Monat, Seitenzahl und Erstellungsdatum.
Inhalt der CSV: eine Datei für alle Kitas, eine Zeile je Fall. Die Spalten Träger, Kita, Einrichtungsnummer, Monat, Erstellt am und Ansprechperson stehen in jeder Zeile, danach dieselben Spalten wie im PDF. Die Datei ist mit Semikolon getrennt und lässt sich in Excel mit korrekten Umlauten öffnen.
Die Datei wird anschließend außerhalb von Kindy an die Behörde geschickt, per E-Mail, E-Fax oder Post.
Als gemeldet markieren und zurücknehmen
Markieren
Nach dem Herunterladen wechselt das Fenster zu Als gemeldet markieren. Es nennt, wie viele Fälle aus der Datei noch nicht als gemeldet markiert sind.
- Als gemeldet markieren setzt diese Fälle auf Gemeldet mit dem heutigen Datum.
- Später schließt das Fenster ohne Markierung, zum Beispiel wenn die Mitteilung noch nicht verschickt ist. Markieren lässt sich dann nach einem erneuten Export.
Danach lädt die Liste neu. Markierte Fälle zeigen in der Spalte Gemeldet den Chip Gemeldet und darunter „am" mit dem Datum; aus der Warnliste verschwinden sie. Sind alle exportierten Fälle schon markiert, sagt das Fenster das und bietet nur Schließen an.
Zurücknehmen
- In der Spalte Gemeldet neben dem Chip Gemeldet auf das Pfeilsymbol (Markierung zurücknehmen) klicken.
- Die Rückfrage nennt Kind, Anlass und Datum: „Die Markierung „gemeldet" für … wird zurückgenommen. Der Fall gilt danach wieder als nicht gemeldet."
- Auf Zurücknehmen klicken.
Zurückgenommen wird immer ein einzelner Fall.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Menüpunkt Änderungsmitteilung fehlt | Bei keiner Kita des Zugangs ist das Hamburger Kita-Gutscheinsystem eingeschaltet, oder der Bereich Kinder ist für den Zugang nicht freigegeben | Den Schalter bei der Kita einschalten (siehe Voraussetzungen), sonst die Freigabe des Zugangs prüfen lassen |
| Die Seite zeigt Keine Berechtigung für die Änderungsmitteilung | Der Bereich Kinder ist für den Zugang nicht freigegeben | Freigabe des Zugangs anpassen lassen |
| Ein Kind fehlt in der Liste | Das Eintrittsdatum bzw. Austrittsdatum fehlt oder liegt in einem anderen Monat; bei einer Weiterbetreuung ist der neue Gutschein nicht vom Typ Gutschein, der alte endet mehr als 31 Tage vorher oder die Zeiträume überschneiden sich | Vertragsdaten und Gutscheine des Kindes im Kita-Konto prüfen, danach die Seite neu laden |
| Keine einzige Weiterbetreuung, obwohl es welche gibt | In der Kita sind keine Gutscheine erfasst (Hinweis Keine Gutscheine erfasst) oder sie sind unter Antragsbestätigung bzw. Zuschuss eingetragen | Im Kita-Konto die Gutscheine mit Typ Gutschein erfassen |
| Ein Fall fehlt im Export | Er hat keine Gutscheinnummer. Gemeldet wird erst mit Bewilligungsbescheid. | (Gutschein)Nummer im Kita-Konto nachtragen, dann erneut exportieren |
| Eine ganze Kita fehlt im Export | Die Kita hat im Monat keinen Fall mit Gutscheinnummer, ist im Filter abgewählt, oder ihre Fälle konnten nicht gebildet werden (Hinweis Nicht alle Kitas konnten ausgewertet werden) | Filter und Hinweise auf der Seite prüfen |
| Im Kopf des PDF steht bei Einrichtungsnummer nicht hinterlegt | Die Nummer fehlt bei der Kita | In der Trägerverwaltung bei der Kita unter Kontaktinformationen › Bearbeiten das Feld Einrichtungsnummer (Behörde) ausfüllen |
| Export lässt sich nicht anklicken | Es gibt keinen Fall mit Gutscheinnummer, oder die Seite lädt gerade | Warten, bis die Liste geladen ist; sonst Gutscheinnummern nachtragen |
| Eine Gutscheinnummer ist nachgetragen, die Seite zeigt weiter nicht erfasst | Die Seite zeigt den Stand beim Laden | Monat kurz wechseln oder die Seite neu laden |
| Meldung „Angenommen: …, nicht angenommen: …" nach dem Markieren | Einzelne Fälle ließen sich nicht markieren, etwa weil das Kind in der Kita nicht mehr vorhanden ist | Die Liste zeigt danach den tatsächlichen Stand; die übrigen Fälle sind markiert |
| Die Änderungsmitteilung konnte nicht geladen werden. | Die Daten ließen sich nicht abrufen | Auf Erneut versuchen klicken |
Hinweise
- Die Seite erzeugt die Mitteilung, verschickt sie aber nicht. Die Markierung Gemeldet hält nur fest, dass der Träger die Meldung erledigt hat.
- Die Markierung gehört zum Fall aus Anlass, Kind, Kita und Datum. Wird später die Gutscheinnummer geändert, bleibt die Markierung bestehen. Ändert sich dagegen das Eintritts- oder Austrittsdatum, entsteht ein neuer, ungemeldeter Fall.
- Die Frist in der Warnliste rechnet ab dem Datum des Falls, weil das Ausstellungsdatum des Bescheids in Kindy nicht erfasst wird.
- Die Ansprechperson wird nirgends gespeichert und muss bei jedem Export geprüft werden.
- Die Seite zeigt nur Kitas, die für den Zugang freigegeben sind. Ein anderer Zugang desselben Trägers kann daher andere Kitas sehen, die Markierungen gelten aber für den ganzen Träger.