Controlling in der Trägerverwaltung

Übersicht

Das Controlling ist die Startseite der Trägerverwaltung und bündelt die kita-übergreifende Auswertung: Wie sind die Einrichtungen belegt, ist heute genügend Personal eingeplant, wie entwickelt sich der Personalbedarf in den nächsten Monaten, wie sehen die klassischen Kita-Berichte im direkten Vergleich aus und wie hat sich die Belegung in den vergangenen Monaten entwickelt.

Der Bereich besteht aus vier Reitern:

Aufruf

Im Menü unter Träger den Punkt Controlling wählen. Das Controlling ist zugleich die Seite, die nach der Anmeldung geöffnet wird.

Angezeigt werden ausschließlich die Kitas, die dem Träger zugeordnet und für den verwendeten Zugang freigegeben sind.

Reiter „Übersicht & Deckung"

Die vier Kennzahlen-Karten

Oben stehen vier Karten:

Jede Karte sagt außerdem, über wie viele Kitas ihre Zahl geht. Trägt eine Kennzahl nicht alle Einrichtungen, steht auf der Karte Enthält x von n Kitas samt Grund (zum Beispiel „1 ohne gepflegte Angabe" oder „2 ohne abrufbare Daten") und der Satz „Der Wert ist entsprechend zu niedrig." Liefert keine einzige Kita einen Wert, steht statt einer Zahl ein Strich mit dem Grund daneben. Eine 0 wird nie erfunden.

Solange geladen wird, stehen auf den Karten Striche. Erst danach sind die Zahlen belastbar.

Personalwerte werden bewusst nicht über Kitas hinweg summiert: Einrichtungen können unterschiedliche Personalschlüssel hinterlegt haben, eine Gesamtsumme wäre irreführend.

Datum wählen und was das Datum beeinflusst

Rechts oben stehen zwei Pfeile, das aktuelle Datum und die Schaltfläche Heute. Mit den Pfeilen wird tageweise vor- und zurückgeblättert, Heute springt zurück auf den aktuellen Tag (und ist am heutigen Tag ausgegraut). Diese Datumsauswahl gehört zum Reiter Übersicht & Deckung und erscheint nur dort.

Wichtig ist der Wirkungsbereich, den auch das Info-Symbol neben der Datumsauswahl nennt:

„Das Datum wirkt auf Personaldeckung und Abgänge. Belegung und Alters-Mix zeigen den aktuellen Stand."

Das heißt konkret:

• Deckung, Saldo und Status werden für den gewählten Tag berechnet (geplante Schichten dieses Tages).
• Abgänge 3 Mon. zählt die Kinder, deren Austrittsdatum zwischen dem gewählten Datum und drei Monate später liegt. Das Fenster wandert also mit.
• Belegung, U3, Ü3 und Hort zeigen immer den heutigen Stand. Beim Zurückblättern bleiben diese Spalten daher unverändert; das ist kein Fehler.

Die Vergleichstabelle

Deckung bedeutet: das für diesen Tag eingeplante Personal (Dienstplan, abzüglich genehmigter Abwesenheiten und Krankmeldungen, gewichtet nach Fach-/Hilfskraft) im Verhältnis zum rechnerischen Bedarf aus dem Betreuungsschlüssel, also dem hinterlegten Verhältnis von Fachkräften zu Kindern je Betreuungsart. Unter der Tabelle steht dazu der Hinweis:

„Saldo in gewichteten Personaleinheiten (nach Fachkraft-Gewichtung), nicht in Stunden."

Für Kitas, bei denen rechnerisch gar kein Bedarf entstehen kann, bleiben Deckung und Saldo leer. Ein Prozentwert stünde dort auf 100 %, ohne dass etwas gerechnet wurde; den Grund nennt stattdessen die Status-Spalte.

Die Sortierung ist fest vorgegeben: unterbesetzte und kritische Kitas stehen oben, danach folgen die übrigen nach aufsteigender Deckung. Zeilen ohne auswertbare Deckung (geschlossene Tage, fehlende Rechengrundlage, fehlende Plandaten) stehen dahinter, fehlgeschlagene Berechnungen ganz am Ende.

Ampel-Status

Wenn keine Deckung berechnet werden kann

Statt der Ampel steht dann einer dieser Hinweise in der Status-Spalte:

Zu den drei mittleren Fällen steht unter der Tabelle ein ausgeschriebener Hinweis mit dem nächsten Schritt, zum Beispiel:

„In den so gekennzeichneten Kitas ist noch keine Gruppe angelegt. Ohne Gruppe entsteht kein Bedarf, deshalb wird für sie keine Deckung berechnet. Anlegen bei der jeweiligen Kita unter Gruppen."

Der Hinweis erscheint nur, wenn mindestens eine Zeile den zugehörigen Status trägt. Die Reihenfolge ist bewusst gestuft: an einer Kita ganz ohne Gruppen wäre der Status Betreuungsart fehlt eine Sackgasse.

Zusätzlich erscheint neben der Belegung der Hinweis Kapazität nicht gepflegt, wenn für keine Gruppe der Einrichtung eine Platzzahl hinterlegt ist.

Warnhinweis zur Datenqualität

Neben dem Deckungswert kann ein orangefarbenes Warndreieck stehen. Der zugehörige Text nennt den Grund; er entspricht exakt dem Vorbehalt, den derselbe Wert auch in der Personalschlüssel- und Dienstplan-Ansicht trägt:

Treffen beide Punkte zu, werden sie in einem Text mit Mittelpunkt getrennt aufgeführt. Der Vorbehalt erscheint nur an einer Zeile, die auch wirklich einen Deckungswert zeigt.

Hinweis „Ausgleich prüfen"

Gibt es gleichzeitig mindestens eine unterbesetzte und mindestens eine deutlich überdeckte Kita (Saldo ab 0,5 und Deckung ab 110 %), erscheint über der Tabelle der Hinweis Ausgleich prüfen: mit bis zu zwei Kitas je Richtung und ihrem Saldo. Das ist der Anhaltspunkt für einen Personalausgleich zwischen Einrichtungen. Solange noch Deckungswerte nachladen, bleibt der Hinweis aus: er soll nicht zwei Einrichtungen vorschlagen, ohne die übrigen gesehen zu haben.

Wenn noch keine Deckung berechenbar ist

Haben alle geladenen Kitas keine Plandaten, erscheint statt der Ampeln der Hinweis Personaldeckung noch nicht verfügbar mit dem Text: „Sobald in mindestens einer Kita ein Dienstplan gepflegt ist, erscheint hier die Personaldeckung im Vergleich. Zum Start: Kita wählen und unter „Dienstplan" die erste Woche planen."

Für Kitas, denen die Rechengrundlage fehlt oder die an diesem Tag geschlossen sind, gilt dieser Rat nicht; sind alle Zeilen von dieser Art, bleibt der Hinweis daher aus und die Kachel Unterbesetzt nennt den tatsächlichen Grund.

Reiter „Prognose"

Was die Prognose berechnet

Die Prognose zeigt je Monat, ob das Personal den erwarteten Bedarf deckt: pro Kita und als Träger-Summe. Gerechnet wird ausschließlich mit Bestandsdaten, nicht mit Schätzungen. Der Hinweis unter der Matrix formuliert die Rechenbasis:

„VZÄ = Vollzeitäquivalente. Bedarf = bekannte Buchungen, Alters-Übergänge und bekannte Abgänge, ohne Neuaufnahmen. Personal = heutiger Stand plus bekannte Ein- und Austritte, gewichtet wie die Personaldeckung; ohne künftige Einstellungen."

VZÄ (Vollzeitäquivalente) rechnet Wochenstunden in Vollzeitstellen um. Die Basis ist die im Personalschlüssel der Kita hinterlegte Vollzeit-Woche (Std.); ohne Eintrag wird mit 39 Stunden pro Woche gerechnet.

Die Bedarfsseite entsteht so: Für jeden Monatsstichtag wird das Alter jedes gebuchten Kindes zum Stichtag bestimmt, das Kind seiner Hauptgruppe zugeordnet und über den Betreuungsschlüssel der Bedarf gebildet. Ein Kind, das in zwei Gruppen gebucht ist, zählt genau einmal. Neuaufnahmen kommen darin nicht vor, weil sie nicht bekannt sind und nicht geschätzt werden.

Die Personalseite startet beim heutigen Stand und berücksichtigt je Monat die bekannten Ein- und Austritte aus den Mitarbeiter-Stammdaten. Gewichtet wird exakt wie bei der Deckungs-Ampel; eine freigestellte Leitung zählt dabei nicht mit.

Horizont und Nachbelegungs-Quote

• Horizont: Auswahl von 6 Monate bis 12 Monate; voreingestellt sind 12 Monate. Die Prognose beginnt jeweils mit dem Folgemonat.
• Annahme: Nachbelegungs-Quote: ein Schieberegler von 0 bis 100 % in 5er-Schritten, voreingestellt 0 %. Er ist mit dem violetten Kennzeichen Annahme markiert. Der Hinweis darunter: „Erwarteter Anteil freiwerdender Plätze, der nachbesetzt wird. 0 % = nur bekannte Effekte. Annahme-Werte werden getrennt ausgewiesen."

Ab einer Quote über 0 % erscheint im Kita-Detail die zusätzliche Zeile Bedarf (Annahme). Diese Werte werden nicht in den bekannten Bedarf eingerechnet, sondern getrennt ausgewiesen: „Annahme-Werte (mit Nachbelegung) sind separat ausgewiesen und nicht in den bekannten Bedarf eingerechnet."

Filtern und sortieren

Ab zwei Kitas erscheint eine Filterleiste:

• Kitas filtern: Mehrfachauswahl mit den Schaltflächen Alle und Keine; daneben steht „x von n ausgewählt".
• Nur Kitas mit Lücke: blendet Kitas ohne prognostiziertes Defizit aus.
• Sortierung: Größte Lücke oder Name. Vorbelegt ist Größte Lücke, sobald irgendwo eine Lücke besteht, sonst Name.

Rechts steht „zeige x von n Kitas". Filter und Sortierung ändern nur die Darstellung, nie die Werte.

Zusammenfassung, Verlauf und Matrix

Über der Matrix steht die Kernaussage: entweder „x von n berechenbaren Kitas mit prognostizierter Lücke im Horizont." samt „Größte Lücke: ( VZÄ)." oder, wenn nichts fehlt, „Keine Personallücken in den nächsten n Monaten prognostiziert."

Der grüne Zustand erscheint nur, wenn wirklich für jede Kita gerechnet werden konnte. Einrichtungen ohne Ergebnis werden getrennt benannt, zum Beispiel „Nicht berechenbar und daher nicht enthalten: 1 von 7 Kitas." oder „Ohne Rechengrundlage und daher nicht enthalten: 2 von 7 Kitas." Diese Einrichtungen gelten ausdrücklich nicht als „in Ordnung".

Darunter folgt das Diagramm Delta VZÄ im Zeitverlauf. Bei vielen Einrichtungen werden höchstens acht Linien plus die Träger-Summe gezeichnet; in diesem Fall erscheint der Hinweis „Top 8 von n Kitas im Chart — Kitas filtern, um andere zu sehen."

Besteht in mindestens einem Monat Unterdeckung, erscheint der Handlungshinweis Einstellungsvorlauf einplanen: „In mindestens einem Monat besteht Unterdeckung. Personalgewinnung benötigt Vorlauf — frühzeitig Stellen ausschreiben."

Die Matrix zeigt Monate als Spalten. Die erste Zeile ist die Träger-Summe (VZÄ), darunter folgt je Kita eine Zeile. Jede Zelle enthält das Delta, also Personal minus Bedarf. Die Legende Delta VZÄ: erklärt die Farben: Überdeckung (grün), ausgeglichen (neutral, Werte um null), Lücke (rot).

Fließt nicht jede Kita in die Träger-Summe ein, trägt die Summenzeile ein Warnsymbol, jede betroffene Zahl einen Stern und über der Tabelle steht der Grund („Summe unvollständig: 1 von 7 Kitas fehlt."). Konnte für keine Kita gerechnet werden, bleibt die Zeile leer: eine Summe aus keiner Kita wäre 0 und läse sich als „kein Bedarf, voll gedeckt".

Detailansicht je Kita

Ein Klick auf eine Kita-Zeile klappt die Details auf (mehrere Kitas gleichzeitig möglich):

Die Ereignisse erscheinen als kleine Chips mit Monatskürzel und Anzahl, zum Beispiel „Aug: 7 Einschulungs-Abgänge", „Sep: 3 Krippe→Kiga-Übergänge", „Okt: 2 Kiga→Hort-Übergänge", „Nov: 1 Abgänge (Buchungsende)", „Dez: 1 Personal-Austritte" oder „Jan: 2 Personal-Eintritte". Die Chips zählen jeweils für diesen Monat, nicht aufsummiert ab heute.

Warum Prognose und Deckungs-Ampel derselben Kita auseinanderliegen können

Beide Reiter rechnen mit derselben Gewichtung, messen aber Unterschiedliches. Der Hinweis unter der Matrix sagt es wörtlich:

„Diese Zahlen beschreiben Beschäftigungsumfang über den Monat. Die Personaldeckung im Reiter „Übersicht & Deckung" zählt dagegen die an EINEM Tag geplanten Kräfte — beide Werte können daher auseinanderliegen, ohne dass einer falsch ist."

Beispiel: Eine Kita hat rechnerisch genug Beschäftigungsumfang für den Monat (Prognose ausgeglichen), an einem konkreten Dienstag sind aber zwei Kräfte im Urlaub: die Deckung dieses Tages steht auf Unterbesetzt. Umgekehrt kann ein gut besetzter Stichtag eine Lücke verdecken, die erst ab dem Austritt einer Kraft im übernächsten Monat entsteht.

Datenlücken, fehlende Grundlage und Fehler

Vor dem Kita-Namen kann ein orangefarbenes Warndreieck stehen („Prognose eingeschränkt"). Im aufgeklappten Detail folgt der Grund. Die Einleitung dort lautet: „Diese Kita hat Datenlücken — die Prognose ist nur eingeschränkt belastbar:“

• „… Mitarbeitende ohne hinterlegte Wochenstunden (Personal-Seite unsicher)"
• „… Kinder ohne Geburtsdatum (Alters-Übergänge unsicher)"
• „Kein Standort-Personalschlüssel hinterlegt" (der Bedarf wird dann mit Standardwerten gerechnet)

Fehlt die Rechengrundlage ganz, trägt die Zeile den Zustand Keine Rechengrundlage und im Detail steht, woran es liegt, zum Beispiel „Keine Gruppe hat eine Betreuungsart, der Bedarf wäre rechnerisch 0" oder „Niemand im zum Stichtag beschäftigten Personal hat Wochenstunden, die Personalseite wäre 0". Dazu der nächste Schritt: „Nachpflegen im Kita-Konto der Einrichtung: Gruppen › Betreuungsart, Kinder › Geburtsdatum und Gruppenbuchung, Mitarbeitende › Wochenstunden." Solche Kitas fließen in keine Summe ein.

Konnte die Prognose für eine Kita gar nicht gerechnet werden, steht dort ein graues Symbol und im Detail „Prognose für diese Kita nicht berechenbar." Die übrigen Kitas bleiben davon unberührt.

Reiter „Auswertungen"

Dieser Reiter stellt die bekannten Kita-Berichte über alle Einrichtungen nebeneinander. Je Kita entsteht ein eigener Block; nur die Übersicht wird als eine gemeinsame Vergleichstabelle dargestellt.

Berichte und benötigte Freigaben

Welche Berichte in der Auswahl Bericht überhaupt erscheinen, hängt von den freigegebenen Bereichen des verwendeten Zugangs ab. Fehlt eine Freigabe, taucht der Bericht gar nicht erst in der Liste auf.

Berichte ohne Eintrag in der Spalte gehören zum Controlling-Bereich, der für jeden Träger-Zugang aktiv ist.

Zeitraum und Optionen

Je nach Bericht ändert sich die Steuerleiste:

• Von / bis bei Abwesenheiten, Anwesenheiten, Elternstunden, Spätabholungen und Unfällen. Voreingestellt ist der laufende Monat bis heute, bei Unfälle die letzten zwölf Monate bis heute. Ein selbst gewählter Zeitraum bleibt beim Berichtswechsel stehen.
• Bei Wochenstunden eine Kalenderwochen-Navigation („KW 31 / 2026") und die Option Nur Überschreitungen.
• Bei Anwesenheiten Gruppe die Option Auch Kinder ohne Einträge anzeigen und, sobald diese gesetzt ist, zusätzlich Wochenende anzeigen.
• Bei Ein-/Austritte die Umschaltung zwischen Aktive Kinder und Inaktive Kinder.

Unter der Steuerleiste steht der ausgewertete Bezug im Klartext, zum Beispiel „Zeitraum: 01.09.2026 – 10.09.2026" beziehungsweise die Kalenderwoche.

Aktualisieren lädt den Bericht neu. Ein Wechsel von Bericht, Zeitraum oder Option lädt automatisch nach.

Liegt „bis" vor „von", wird nichts abgerufen; stattdessen erscheint „„bis" liegt vor „von" — bitte den Zeitraum korrigieren." Ein unvollständiges oder kalendarisch unmögliches Datum führt zu „Bitte „von" und „bis" vollständig als TT.MM.JJJJ eingeben."

Kita-Filter

Unter der Steuerleiste steht Kitas filtern. Dieser Filter begrenzt nicht nur die Anzeige, sondern auch die tatsächlich abgefragten Kitas. Bei vielen Einrichtungen verkürzt eine kleinere Auswahl die Ladezeit spürbar. Voreingestellt sind alle Kitas.

Unter der Leiste steht der Hinweis: „Werte je Kita — Spalten und Rundung entsprechen der Kita-Ansicht." Die Zahlen sind also identisch zu denen, die die Einrichtung selbst sieht.

Die Übersicht als Vergleichstabelle

Beim Bericht Übersicht stehen die Kitas als Zeilen und die Kennzahlen als Spalten: Kita, Kinder, Plätze, Auslastung (aktive Kinder), App Benutzer, Aktivierung, Gruppen. Jede Spaltenüberschrift ist anklickbar und sortiert die Tabelle; voreingestellt ist die Auslastung absteigend.

Die Spalte Kinder zählt kopfgenau: Ein Kind, das zwei Gruppen zugeordnet ist, erscheint einmal, nicht zweimal. Dieselbe Zahl ist auch die Grundlage der Auslastung.

Wochenstunden lesen

Die Tabelle je Kita hat die Spalten Name, Modell, Soll, Ist, Differenz und Nutzung der gebuchten Zeit. Ist bedeutet Anwesenheit: die Summe aller erfassten Zeiten der Woche, auch an Tagen ohne gebuchtes Soll. Darüber stehen je Kita die Kennzahlen Kinder, Überschreitungen und Ø Nutzung der gebuchten Zeit samt der Basis, über die der Durchschnitt gebildet wurde.

Einrichtungen ohne gebuchte Betreuungszeiten tragen dafür keine Quote. Der Hinweis lautet: „Diese Einrichtung arbeitet ohne gebuchte Betreuungszeiten. Die Nutzung der gebuchten Zeit lässt sich dafür nicht berechnen." Das ist kein Pflegeauftrag, sondern ein Zustand.

Spätabholungen lesen

Der Bericht nennt die Einzelfälle und die Spätabholungen je Kind/Monat. Darüber steht, mit welcher Karenz gerechnet wurde: „Angewandte Karenz: n Minuten. „Zu spät" gilt ab Auscheck-Zeit nach gebuchtem Band-Ende zzgl. Karenz."

Ein-/Austritte bearbeiten

Der Bericht Ein-/Austritte ist der einzige, in dem direkt geschrieben werden kann. Die drei Datumsfelder je Kind sind bearbeitbar; geänderte Zeilen werden hervorgehoben und unten mitgezählt („… ungespeicherte Änderung(en)").

1. Datum im gewünschten Feld ändern.
2. Auf Speichern klicken (pro Kita getrennt); gesendet werden nur die geänderten Kinder.
3. Bei Erfolg erscheint „Vertragsdaten für n Kind(er) gespeichert." und der Bericht wird neu geladen, weil sich der Aktiv-Status eines Kindes daraus neu ergeben kann.

PDF-Export

Über Export und dann Als PDF wird der aktuell angezeigte Bericht ausgegeben, mit denselben Spalten, Rundungen und Zwischenzeilen wie am Bildschirm. Es wird nichts neu geladen; entsprechend ist die Schaltfläche während des Ladens, ohne Daten und bei unbrauchbarem Zeitraum deaktiviert.

Wenn ein Bereich nicht freigegeben ist

Wird ein Bericht abgelehnt, erscheint je Kita der Chip Nicht freigegeben. Die Meldung sagt, dass der Bericht zu einem Bereich gehört, für den dieser Zugang keine Freigabe hat. Welche Bereiche ein Zugang sehen darf, ist am Zugang hinterlegt und lässt sich in der Trägerverwaltung nicht selbst umstellen; die Freigabe muss angefragt werden.

Das ist bewusst von einem Rechenfehler unterschieden: Bei einem echten Fehler steht dort Berechnung fehlgeschlagen.

Reiter „Belegung"

Was der Reiter zeigt

Der Reiter blickt zurück: wie viele Plätze in den vergangenen Monaten belegt und frei waren, wie hoch die Auslastung lag und wer in welchem Monat kam und ging. Der Einleitungssatz der Ansicht:

„Rückblick auf die Belegung aller Kitas: belegte und freie Plätze, Auslastung sowie Zu- und Abgänge je Monat. Alle Kitas kommen in einer einzigen Abfrage."

Weil alle Einrichtungen zusammen abgefragt werden, lädt dieser Reiter auch bei vielen Kitas in einem Durchgang.

Bezugsgröße: „nach Buchung" statt „aktive Kinder"

Über der Ansicht steht die wichtigste Lesehilfe:

„Belegte und freie Plätze sowie die Auslastung zählen hier die am Monatsersten gültige Buchung; sie tragen deshalb den Zusatz „nach Buchung". Der Reiter „Übersicht & Deckung" und die Spalte „Auslastung (aktive Kinder)" unter „Auswertungen" zählen dagegen aktive Kinder. Dieselbe Kita kann am selben Tag deshalb hier und dort verschiedene Zahlen tragen; beide sind richtig und messen Verschiedenes."

Kurz: Der Rückblick fragt „hatte dieses Kind am Monatsersten eine gültige Gruppenbuchung", die anderen Flächen fragen „ist dieses Kind heute aktiv gesetzt". Ein im März ausgetretenes Kind hat im März einen Platz belegt und taucht deshalb im Rückblick auf, obwohl es heute inaktiv ist.

Steuerung

Wird die Auswahl leer geräumt, wird bewusst nichts geladen: „Keine Kita ausgewählt. Mindestens eine Kita wählen, damit Werte angezeigt werden."

Zuordnung am Stichtag

Direkt darunter steht die Brücke zwischen beiden Zählweisen, als ausgeschriebene Rechnung unter der Überschrift Zuordnung am :

Die drei Zahlen sind ausdrücklich nicht addierbar, deshalb steht die Rechnung als Rechnung da. Je Kita aufschlüsseln öffnet dieselben drei Zähler je Einrichtung (Mit gültiger Buchung, Aktiv ohne Buchung, Davon inaktiv mit Buchung). Fehlt eine der drei Zahlen, steht statt des Ergebnisses ein Strich mit dem Hinweis „Die Verrechnung braucht alle drei Zahlen. Mindestens eine hat keine Kita geliefert."

Ist nicht der ganze Träger ausgewählt, steht unter dem Ergebnis, für wie viele Kitas die Rechnung gilt.

Träger gesamt je Monat

Die erste Tabelle summiert die gewählten Kitas je Monat und heißt Träger gesamt je Monat, bei eingeschränkter Auswahl Summe (Auswahl) je Monat.

Unter der Tabelle stehen die Vorbehalte im Klartext:

• „Die Platzzahl ist der heutige Stand und gilt für alle Monate gleich: Gruppengrößen tragen kein Gültigkeitsdatum."
• Liegt die damalige Belegung über der heutigen Platzzahl, erscheint Belegung über der heutigen Platzzahl. samt Erklärung: freie Plätze werden dann negativ und die Auslastung über 100 %. Grund ist eine seither geschlossene Gruppe, die in der Platzzahl fehlt, deren damalige Belegung aber im Monat steht.
• Der älteste Monat im Raster ist mit einem Kreuz markiert: seine Zu- und Abgänge messen den Übergang aus einem Monat, der nicht mehr angezeigt wird.
• Zu- und Abgänge werden für die Träger-Zeile nachträglich addiert, und zwar über die Kitas mit Werten. Auch das steht als Hinweis darunter.

Trägt eine Kennzahl nicht alle Kitas, steht ein Stern an der Zahl und der Grund als Fußnote, genau wie in der Prognose.

Diagramm und Matrix je Kita

Darunter folgt ein Liniendiagramm mit einer Auswahl Kennzahl:

• Auslastung (nach Buchung) (Voreinstellung)
• Belegte Plätze (nach Buchung)
• Freie Plätze (nach Buchung)
• Zugänge
• Abgänge

Zwei Achsen-Hinweise gehören dazu: bei der Auslastung „Die Achse ist bewusst nicht bei 100 % gedeckelt: Werte darüber sind echte Werte.", bei den freien Plätzen „Die Achse ist bewusst nicht bei 0 abgeschnitten: negative freie Plätze sind echte Werte."

Auch hier gilt der Chart-Deckel von acht Kita-Linien plus Summenlinie. Unter dem Diagramm steht die Matrix: eine Zeile je Kita, Monate als Spalten, oben die Summenzeile.

Eine Kita ohne Werte verschwindet nicht aus der Matrix. Unter der Tabelle stehen die Gründe im Klartext, zum Beispiel „Berechnung fehlgeschlagen, keine Werte für diese Kita", „Plätze nicht gepflegt, deshalb ohne freie Plätze und ohne Auslastung" oder „Keine Monatswerte für diese Kita geliefert".

Wenn Kitas fehlen

Über der Ansicht stehen zwei mögliche Meldungen:

• „Für diese Kitas ist die Berechnung fehlgeschlagen: … Ihre Zeile bleibt leer, und sie fehlen in jeder Summe."
• „… Kitas im Zugriff haben keine Daten geliefert (kein Kita-Dokument gefunden). Sie erscheinen in keiner Zeile und in keiner Summe." Sofern die Namen zuzuordnen sind, nennt die Meldung sie.

Gewichtung nach Qualifikation

Wie stark eine Person in Deckung und Prognose zählt, entscheidet die Gewichtung. Eingestellt wird sie im Personalschlüssel der jeweiligen Kita, und sie wirkt unmittelbar auf beide Reiter.

Ausgeschaltet (Voreinstellung): Es gelten die beiden groben Werte Fachkraft-Gewicht (standardmäßig 1,0) und Hilfskraft-Gewicht (standardmäßig 0,5). Ist bei einer Person keine Art hinterlegt, zählt sie als Fachkraft, also voll.

Eingeschaltet: Es gilt der je Qualifikation hinterlegte Faktor (Erzieher, Kinderpfleger, Praktikum und so weiter). Personen ohne hinterlegte Qualifikation zählen weiterhin nach Fach- beziehungsweise Hilfskraft.

Der Schalter heißt in der Trägerverwaltung Gewichtung nach Qualifikation (im Personalschlüssel der Kita über Bearbeiten), im Kita-Konto im Reiter Personalgewichtung Gewichtung nach Qualifikation verwenden. Die Faktoren je Qualifikation werden im Kita-Konto gepflegt.

Was das Einschalten bedeutet, sagt der Warnhinweis im Dialog:

„Ändert die Deckungswerte dieser Einrichtung in allen Ansichten, auch im Dienstplan und in der Team-App. Mitarbeitende ohne hinterlegte Qualifikation zählen weiter nach Fach-/Hilfskraft."

Praktisch heißt das: Die Werte fallen in der Regel, weil die feinen Faktoren meist unter 1,0 liegen. Beispiel bei 20 Kindern und einem Schlüssel von 1:10 (Bedarf 2,0 Stellen) mit einem Team aus Erzieher, Kinderpfleger und Berufspraktikant: ausgeschaltet zählen die drei Personen zusammen 3,0 (150 %, OK), eingeschaltet 1,75 (88 %, Kritisch), ohne dass sich an den Daten etwas geändert hat. Der Schalter sollte daher erst umgelegt werden, wenn die Qualifikationen der Mitarbeitenden gepflegt sind.

Ein Zurücksetzen des Personalschlüssels auf die Bundesland-Vorlage lässt den Schalter unangetastet: Zurückgesetzt werden die Betreuungsschlüssel, nicht das Rechenmodell.

Ebenfalls im Personalschlüssel steht die Vollzeit-Woche (Std.), die Basis der VZÄ-Umrechnung in der Prognose. Ohne Eintrag wird mit 39 Stunden gerechnet, sichtbar am Zusatz Standard.

Voraussetzungen

• Ein Zugang zur Trägerverwaltung. Der Bereich Controlling ist für jeden Träger-Zugang aktiv und lässt sich nicht abschalten. Das gilt für alle vier Reiter.
• Sichtbar sind nur die Kitas, die dem Träger zugeordnet und für den jeweiligen Zugang freigegeben sind. Ein auf einzelne Einrichtungen beschränkter Zugang sieht auch in den Summen und Vergleichen ausschließlich diese Einrichtungen.
• Für einzelne Berichte im Reiter Auswertungen sind zusätzlich die Bereiche Kinder, Familien beziehungsweise Abwesenheiten nötig (siehe die Tabelle oben).
• Für aussagekräftige Deckungs- und Prognosewerte in der jeweiligen Kita:
  • ein gepflegter Dienstplan (ohne Schichten gibt es keine Deckung),
  • ein hinterlegter Personalschlüssel (sonst wird mit Standardwerten gerechnet),
  • eine Betreuungsart je Gruppe (sonst entsteht rechnerisch kein Bedarf),
  • Gruppenbuchungen der Kinder mit gültigem Zeitraum (sonst zählt der Stichtag kein Kind),
  • Geburtsdaten der Kinder (sonst sind Alters-Mix und Alters-Übergänge unsicher),
  • Wochenstunden bei den Mitarbeitenden (sonst ist die Personalseite der Prognose unsicher),
  • gepflegte Gruppen-Kapazitäten, wenn freie Plätze und Auslastung stimmen sollen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Das Controlling ist bis auf den Bericht Ein-/Austritte rein lesend. Änderungen an Kindern, Personal oder Dienstplänen erfolgen in den jeweiligen Bereichen der Kita.
• Personalwerte werden nie über Kitas hinweg summiert, solange sie auf unterschiedlichen Personalschlüsseln beruhen. In der Prognose wird ausschließlich die VZÄ-Summe gebildet.
• Deckung und Prognose nutzen dieselbe Gewichtungsquelle. Eine Änderung am Personalschlüssel einer Kita wirkt daher gleichzeitig auf beide Reiter und darüber hinaus auf den Dienstplan im Kita-Konto sowie auf die Deckungsanzeige der Team-App.
• Genehmigte Abwesenheiten und Krankmeldungen senken die Deckung des betroffenen Tages; offene, noch nicht genehmigte Anträge zählen nicht als abwesend.
• An Schließtagen entsteht kein Betreuungsbedarf. Der Status lautet dann neutral Geschlossen, nicht Unterbesetzt.
• Die Reiter Übersicht & Deckung und Belegung zählen bewusst verschieden: aktive Kinder an einem Tag gegenüber gültigen Buchungen am Monatsersten. Beide Zahlen sind richtig, sie beantworten verschiedene Fragen.
• Die Unfall-Auswertung zeigt ausschließlich Kennzahlen. Der Hinweis im Bericht: „Nur Kennzahlen aus freigegebenen Unfallprotokollen. Einzelne Protokolle, Namen und Beschreibungen bleiben in der Kita."
• Fällt eine einzelne Kita aus (Berechnungsfehler oder fehlende Freigabe), bleiben die übrigen Einrichtungen sichtbar. Ein Teilausfall kippt nie den ganzen Vergleich.