Personal in der Trägerverwaltung

Übersicht

In der Trägerverwaltung lassen sich die Mitarbeitenden jeder Kita des Trägers aufrufen: die Mitarbeiterliste einer Kita mit Suche und Filter und das Mitarbeiter-Profil jeder Person mit Stammdaten, Vertragsdaten, Arbeitszeit, Dokumenten und Zugang. Neue Mitarbeitende lassen sich von hier aus anlegen und einladen.

Der Träger arbeitet dabei auf denselben Personaldaten wie die Kita. Was hier gespeichert wird, steht auch im Kita-Konto und wirkt in der Team-App. Der Tagesbetrieb bleibt bei der Kita: Stempeln, Dienste, Abwesenheiten und Arbeitszeitkonto haben eigene Seiten und eigene Artikel (siehe „Was nicht auf dieser Seite steht“). Wie Einrichtung, Benutzergruppe und Person zusammenspielen, erklärt der Artikel „Was steuert was: Einrichtung, Benutzergruppe und Person“.

Aufruf

1. In der Seitenleiste über die Standort-Karte (Standort) die Kita wählen.
2. Im Abschnitt Kita den Punkt Personal aufklappen.
3. Mitarbeiter anklicken.

Der Punkt Mitarbeiter erscheint nur für Zugänge, die den Bereich Personal haben (siehe „Voraussetzungen“).

Die Mitarbeiterliste

Die Überschrift lautet Mitarbeiter, dahinter steht in Klammern die Zahl der gerade angezeigten Personen, zum Beispiel Mitarbeiter (24). Die Zahl folgt Suche und Filter.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet ebenfalls das Mitarbeiter-Profil. Je Seite stehen 20 Personen.

Filtern und suchen:

• Inaktive anzeigen: Personen, deren Beschäftigung ausgeschaltet ist, sind zunächst ausgeblendet. Mit dem Haken erscheinen sie, abgedimmt und mit dem Kennzeichen Inaktiv.
• Suchen: findet Personen über Vorname, Nachname, E-Mail, Position, Gruppe und Benutzergruppe. Beispiel: „Krippe“ zeigt alle Personen der Gruppe Krippe.

Ein Avatar in Farbe steht für ein aktiviertes Konto, ein grauer für ein noch nicht aktiviertes.

Mitarbeitende anlegen

1. In der Mitarbeiterliste auf Personal hinzufügen klicken. Der Dialog Mitarbeiter anlegen öffnet sich.
2. Vorname und Nachname eintragen.
3. Unter Zugangsart Nur PIN oder E-Mail & PIN wählen.
4. Bei E-Mail & PIN die Login E-Mail eintragen. An diese Adresse geht die Einladung zur Aktivierung des Kontos.
5. Optional die Benutzergruppe wählen (vorbelegt „- Optional wählen -“).
6. Bei Nur PIN erscheint Login E-Mail zuordnen, sobald es in der Kita mindestens einen Zugang mit E-Mail & PIN gibt. Vorbelegt ist Zugriff mit jeder E-Mail Adresse.
7. Optional das Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ eintragen.
8. Auf Anlegen klicken.

Anlegen wird erst klickbar, wenn Vor- und Nachname ausgefüllt sind und bei E-Mail & PIN eine gültige Adresse eingetragen ist. Ist die Adresse schon vergeben, erscheint schon beim Verlassen des Feldes „Die E-Mail-Adresse … wird bereits verwendet.“

Danach erscheint „Mitarbeiter wurde angelegt.“, bei E-Mail & PIN „Mitarbeiter wurde angelegt und eine Einladung per E-Mail versendet.“ Das Profil der neuen Person öffnet sich direkt. Die Beschäftigung ist eingeschaltet. Ein Zugang Nur PIN gilt sofort als aktiviert, ein Zugang E-Mail & PIN erst, wenn die Person den Link aus der Einladung genutzt hat.

Eine PIN wird im Dialog nicht vergeben. Sie wird danach im Profil unter Zugriff & Authentifizierung mit Neue PIN setzen eingetragen (nur mit der Rolle Voll-Admin, siehe „Was welche Rolle im Profil speichern kann“) oder von der Kita im Kita-Konto. Wie sich die Person danach in der Team-App anmeldet, steht im Artikel „Mitarbeitende anlegen und in der Team-App anmelden“.

Viele Mitarbeitende auf einmal lassen sich über den Datenimport der Kita übernehmen (siehe „Datenimport je Kita in der Trägerverwaltung“).

Einladung erneut senden

Hat eine Person mit E-Mail & PIN ihr Konto noch nicht aktiviert, geht die Einladung über das Papierflieger-Symbol in der Liste oder über Einladung erneut senden im Profil (Abschnitt Arbeitsverhältnis, Zeile Account) noch einmal hinaus. Die Bestätigung lautet „Einladung wurde erneut versendet.“

Das Mitarbeiter-Profil

Oben steht der Name, daneben Account aktiviert oder Account nicht aktiviert. Darunter stehen Position und Gruppe und die Stichworte der Person. Über Personal oben links geht es zurück zur Liste.

• Profilbild: Ein Klick auf das Bild öffnet die Dateiauswahl, höchstens 10 MB. Das Papierkorb-Symbol daneben entfernt das Bild.
• Stichworte: Über das Plus ein Stichwort eintippen und mit Enter bestätigen, höchstens 40 Zeichen. Das × an einem Stichwort entfernt es.

Links stehen die Abschnitte des Profils:

In den meisten Abschnitten startet Bearbeiten die Eingabe, Speichern übernimmt sie, Abbrechen verwirft sie. Nach dem Speichern erscheint „Mitarbeiterdaten gespeichert“.

Basisdaten

Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht (Weiblich, Männlich, Divers), Telefon und Wichtige Infos. Die E-Mail steht hier nur zur Ansicht; sie wird unter Zugriff & Authentifizierung geändert.

Nachrichtenempfang legt fest, ob Eltern diese Person als Empfänger einer Nachricht auswählen können. Im Bearbeiten-Modus ist es der Haken Als Empfänger wählbar; sonst steht dort Als Empfänger wählbar oder Nicht als Empfänger wählbar.

Arbeitsverhältnis

Über Bearbeiten werden Position und Zugewiesene Gruppe geändert. Ohne Gruppe steht dort Keine Gruppe zugewiesen.

Die beiden Schalter darunter wirken sofort, ohne Bearbeiten und Speichern:

Die Zeile Account zeigt Account aktiviert oder Account nicht aktiviert, bei einer noch offenen Einladung mit der Schaltfläche Einladung erneut senden.

Gerätekonto. Der Text am Schalter beschreibt die Wirkung: Das Konto kann Kinder ein- und auschecken, die Gruppenansicht nutzen und per PIN den Benutzer wechseln. Angemeldet kann es Zeiterfassung, Abwesenheiten, Urlaubsanspruch und Arbeitszeitkonto nicht nutzen. Es ist nicht als Empfänger wählbar und wird in der Personalzahl der Kita, im Personalschlüssel, in der Abwesenheits-Auswertung und im Lohnexport nicht mitgezählt. In der Trägerverwaltung fehlt es damit auch in der Zahl Mitarbeiter der Kitas-Übersicht. In der Mitarbeiterliste bleibt es sichtbar, mit dem Kennzeichen Gerätekonto. Anders als das Ausschalten der Beschäftigung beendet das Kennzeichen keine laufende Anmeldung. Einzelheiten zum Gruppen-Tablet stehen im Artikel „Mitarbeitende anlegen und in der Team-App anmelden“.

Mitarbeiter löschen. Der Link unten im Abschnitt öffnet die Rückfrage „… wirklich löschen? Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.“ Nach der Bestätigung mit Mitarbeiter löschen ist der Eintrag entfernt, laufende Anmeldungen der Person sind beendet und die Ansicht kehrt zur Liste zurück. Wer nur nicht mehr in der Kita arbeitet, wird besser über Aktiver Mitarbeiter ausgeschaltet: der Eintrag bleibt dann erhalten und lässt sich wieder einschalten.

Vertragsdaten

Liegt Inhalte sichtbar ab in der Zukunft, erscheint ein Warnhinweis: bis dahin sieht die Person in ihrem Kita-Konto keine Nachrichten und keine Pinnwand-Beiträge. Das Datum wirkt nur auf ihre eigene Ansicht, nicht auf das, was Eltern sehen, und greift ab ihrer nächsten Anmeldung.

Arbeitszeit

Hier steht, woraus das Soll der Person berechnet wird. Die Felder entsprechen denen im Kita-Konto; ihre Bedeutung erklären die Artikel zum Soll, auf die die Tabelle verweist.

Einstufung. Sie bestimmt die Gewichtung in der Personalschlüssel-Deckung: eine Fachkraft zählt voll, eine Hilfskraft anteilig. Die Änderung wirkt sofort im Kita-Konto, in der Team-App und in der Trägerverwaltung. Eine einmal gesetzte Einstufung lässt sich ändern, aber nicht wieder leeren.

Kinderdienst-Anteil einer Leitung. Steht die Einstufung auf Leitung, erscheint das Feld Davon Kinderdienst (Std./Woche). In der Personalschlüssel-Deckung zählt dann nur dieser Anteil der Wochenstunden: Kinderdienst-Stunden geteilt durch Wochenstunden. Beispiel: 10 von 40 Stunden ergeben den Faktor 0,25. Das gilt überall, wo die Deckung berechnet wird, auch in der Ampel je Stunde und in der Personalbedarfs-Prognose. Ohne hinterlegte Wochenstunden bleibt der Anteil wirkungslos. Bleibt das Feld leer, gilt die Leitungsfreistellung der Einrichtung; ohne Wert steht in der Ansicht Nicht hinterlegt. Erlaubt sind Zahlen von 0 bis 168, auch mit Komma, zum Beispiel 10,5.

Einstufung und Kinderdienst-Anteil werden mit Speichern zusammen mit der Arbeitszeit übernommen, aber in einem zweiten Schritt. Wird nur dieser zweite Schritt abgelehnt, ist die Arbeitszeit bereits gespeichert; der Abschnitt bleibt offen und zeigt die Meldung (siehe „Wenn etwas nicht funktioniert“).

Dokumente

Dokument hinzufügen öffnet einen Dialog mit Datum, Bezeichnung (zum Beispiel „Arbeitsvertrag, Zeugnis, Führungszeugnis“) und Datei über Datei wählen, höchstens 30 MB. Die Tabelle zeigt Datum, Bezeichnung und Datei; ein Klick auf den Dateinamen öffnet die Datei. Das Stift-Symbol öffnet Dokument bearbeiten, dort auch Löschen. Beim Löschen entfällt der Verweis im Profil. Ohne Dokumente steht dort Keine Dokumente vorhanden.

Zugriff & Authentifizierung

Was die Zugangsarten für die Anmeldung in der Team-App bedeuten, steht im Artikel „Mitarbeitende anlegen und in der Team-App anmelden“.

Adresse eines Zugangs E-Mail & PIN ändern. Personen mit Nur PIN, die unter Login E-Mail zuordnen die bisherige Adresse haben, werden auf die neue Adresse umgestellt. Die Meldung nach dem Speichern nennt die Zahl, zum Beispiel „2 Mitarbeitende wurden auf die neue Adresse umgestellt“ oder „1 mitarbeitende Person wurde auf die neue Adresse umgestellt“.

Sperren beim Wechsel weg von E-Mail & PIN. In zwei Fällen wird die Zugangsart nicht umgestellt; der Abschnitt bleibt offen und zeigt die Meldung, gespeichert wird nichts:

• Es ist der letzte Zugang mit E-Mail & PIN in der Kita: „Der Zugriffstyp konnte nicht geändert werden, da dies der letzte Benutzer mit der Zugriffsart E-Mail und PIN ist. Mindestens ein Benutzer mit E-Mail und PIN muss existieren, um eine Aussperrung aus dem System zu verhindern.“
• Personen mit Nur PIN melden sich über diese Adresse an: „Die Zugangsart konnte nicht geändert werden, da 2 Mitarbeitende mit PIN-Zugang diese E-Mail-Adresse für ihre Anmeldung verwenden. Bitte diese Mitarbeitenden zuerst einer anderen Adresse zuordnen.“ Dazu bei diesen Personen unter Login E-Mail zuordnen eine andere Adresse oder Zugriff mit jeder E-Mail Adresse wählen und speichern.

Zusatzfelder

Hier stehen die Zusatzfelder, die die Kita für Mitarbeitende angelegt hat, jeweils als Haken mit Beschreibung. Ein Klick speichert sofort. Hat die Kita keine angelegt, steht dort Keine Zusatzfelder für Mitarbeiter definiert.

Was welche Rolle im Profil speichern kann

Ansehen lassen sich Liste und Profil mit dem Bereich Personal. Beim Speichern gibt es Stellen, die mehr verlangen:

Versucht ein anderer Zugang, einen dieser Abschnitte zu speichern, erscheint „Kein Zugriff auf diesen Bereich“ und die Änderung wird nicht übernommen. Bei Basisdaten, Arbeitsverhältnis und Zugriff & Authentifizierung kann die Seite trotzdem den neuen Wert und „Mitarbeiterdaten gespeichert“ anzeigen; nach dem Neuladen steht wieder der bisherige Wert. Bei den Zusatzfeldern springt der Haken zurück.

Was nicht auf dieser Seite steht

Die übrigen Punkte unter Personal haben eigene Seiten und eigene Artikel:

Voraussetzungen

• Der Zugang braucht den Bereich Personal. Den haben Voll-Admins und Zugänge mit der Rolle Personal / HR; bei Benutzerdefiniert muss Personal ausgewählt sein. Die Rollen Pädagogik / Betrieb und Controlling enthalten ihn nicht. Die Rolle wird unter Admin & Zugriff über Rolle ändern vergeben (siehe „Zugänge zur Trägerverwaltung verwalten“).
• Einige Abschnitte des Profils speichert nur ein Voll-Admin, die Zusatzfelder brauchen zusätzlich den Bereich Kinder (siehe „Was welche Rolle im Profil speichern kann“).
• Die Kita muss im Kita-Zugriff des Zugangs liegen.
• Die Auswahl unter Position, Gruppe und Benutzergruppe kommt aus der Kita. Die Benutzergruppen einer Kita pflegt ein Voll-Admin unter Benutzergruppen oder die Kita im Kita-Konto.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Die Schalter Aktiver Mitarbeiter und Gerätekonto speichern sofort, ohne Bearbeiten.
• Das Ausschalten von Aktiver Mitarbeiter und das Löschen beenden laufende Anmeldungen der Person in Kita-Konto und Team-App. Das Kennzeichen Gerätekonto tut das nicht.
• Mitarbeiter löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Für ausgeschiedene Mitarbeitende ist das Ausschalten der Beschäftigung der übliche Weg.
• Die Zahl hinter Mitarbeiter in der Liste zählt alle angezeigten Einträge, auch Gerätekonten. Die Zahl Mitarbeiter der Kitas-Übersicht zählt nur aktive Personen ohne Gerätekonten.
• Was im Profil gespeichert wird, gilt sofort auch im Kita-Konto der Kita und in der Team-App.