Abwesenheiten des Teams in der Trägerverwaltung

Übersicht

In der Trägerverwaltung lassen sich die Abwesenheiten der Mitarbeitenden jeder Kita des Trägers ansehen und pflegen: Urlaub, Krankheit, Termine und die übrigen Arten eintragen, ändern und löschen, offene Anträge genehmigen oder ablehnen, den Verlauf eines Eintrags nachlesen und zum Jahresende den Resturlaub ins Folgejahr übertragen.

Der Träger arbeitet dabei in denselben Abwesenheiten wie die Kita. Was hier gespeichert wird, steht auch im Kita-Konto unter Abwesenheiten. Die Bedienung folgt in weiten Teilen dem Kita-Konto. Dieser Artikel beschreibt die Seite in der Trägerverwaltung; Einzelheiten, die in beiden gleich sind, stehen in den Artikeln Abwesenheiten (Mitarbeiter), Freigabe von Urlaub, Urlaubsverwaltung für Mitarbeitende und Krankheit im genehmigten Urlaub: drei Regeln.

Die Summen je Abwesenheitsart über eine oder mehrere Kitas stehen nicht auf dieser Seite, sondern in der Abwesenheits-Auswertung (siehe „Abgrenzung zur Abwesenheits-Auswertung“).

Aufruf

1. In der Seitenleiste über die Standort-Karte (Standort) die Kita wählen.
2. Im Abschnitt Kita den Punkt Personal aufklappen.
3. Abwesenheiten anklicken.

Aus der Abwesenheits-Auswertung führt die Schaltfläche Einzelansicht öffnen auf diese Seite, sobald dort eine einzelne Kita gewählt ist.

Der Punkt Abwesenheiten erscheint nur für Zugänge, die den Bereich Abwesenheiten haben (siehe „Voraussetzungen“).

Aufbau der Seite

Beim Aufruf zeigt die Seite das laufende Jahr mit allen Mitarbeitenden.

Ansicht wählen

• Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter oder eine einzelne Person. Zur Auswahl stehen die Mitarbeitenden der Kita mit Beschäftigung aktiv.
• Monat zeigt die Abwesenheiten eines Kalendermonats, Jahr die eines Kalenderjahres. Ein Eintrag, der in den Zeitraum hineinreicht, erscheint ebenfalls.
• Mit den Pfeilen wird ein Monat beziehungsweise ein Jahr vor- oder zurückgeblättert.

Ein Wechsel des Standorts in der Standort-Karte zeigt danach die Abwesenheiten der neu gewählten Kita.

Kennzahlen einer Person

Ist unter Mitarbeiter eine Person gewählt und steht die Ansicht auf Jahr, erscheinen über der Liste ihre Jahreswerte. In der Ansicht Monat und bei Alle Mitarbeiter fehlen sie.

Fällt eine Krankmeldung auf einen Schließtag, der als Urlaub angerechnet wird, steht unter den Kennzahlen ein erklärender Satz, etwa „Ein angerechneter Schließtag ist durch eine Krankmeldung überdeckt, wird aber weiterhin als Urlaub angerechnet (1 Urlaubstag).“ Über Betroffene Tage anzeigen lassen sich die Tage einzeln aufklappen. Wie diese Tage gezählt werden, beschreibt der Artikel Krankheit im genehmigten Urlaub: drei Regeln.

Wie Anspruch, Übertrag und Resturlaub zustande kommen, steht im Artikel Urlaubsverwaltung für Mitarbeitende.

Die Liste

Ein Eintrag aus der Trägerverwaltung trägt unter Typ den Namen des Träger-Zugangs, zum Beispiel „Eingetragen von Petra Schulz“. So ist auch im Kita-Konto zu sehen, wer ihn angelegt hat.

Gibt es im Zeitraum keinen Eintrag, steht dort „Keine Abwesenheiten im gewählten Zeitraum“.

Abwesenheitsarten

Beschäftigungsverbot und Mutterschutz können Mitarbeitende weder selbst melden noch beantragen. In der Trägerverwaltung trägt sie jeder Zugang mit dem Bereich Abwesenheiten ein.

Wie die einzelnen Arten auf das Arbeitszeitkonto wirken, beschreibt der Artikel Arbeitszeitkonto.

Abwesenheit erfassen

1. Oben rechts auf Abwesenheit erfassen klicken. Das Fenster Abwesenheit erfassen öffnet sich. Ist oben eine Person gewählt, ist sie unter Mitarbeiter vorbelegt.
2. Im Abschnitt Person und Art unter Mitarbeiter die Person und unter Art die Abwesenheitsart wählen.
3. Im Abschnitt Zeitraum Von und Bis eintragen. Bei einem einzelnen Tag erscheint je nach Art zusätzlich Halber Tag (Ganzer Tag, Vormittag, Nachmittag) oder bei einem Termin Von (Uhrzeit) und Bis (Uhrzeit).
4. Im Abschnitt Details je nach Art die Zusatzfelder ausfüllen und optional eine Notiz eintragen.
5. Auf Speichern klicken.

Danach erscheint „Abwesenheit gespeichert“ und der Eintrag steht in der Liste.

Zu Krank ab (Uhrzeit) und Abwesend ab (Uhrzeit) steht mehr im Artikel Krankheit ab Uhrzeit erfassen.

Ein Eintrag aus der Trägerverwaltung ist sofort genehmigt. Auch Urlaub und die übrigen antragspflichtigen Arten wandern nicht als Antrag in die Freigabe, sondern stehen direkt mit dem Status Genehmigt in der Liste. Die Freigabe-Pflicht der Benutzergruppe gilt nur für Anträge, die Mitarbeitende selbst stellen.

Krankmeldung in einem genehmigten Urlaub

Fällt eine Krankmeldung in einen genehmigten Urlaub derselben Person, richtet sich das Speichern nach der Einstellung der Kita zu Krankheit im genehmigten Urlaub und an angerechneten Schließtagen:

• Bei Krankmeldung abweisen, Schließtag bleibt Urlaub wird die Krankmeldung nicht gespeichert und es erscheint „Es existiert bereits eine Abwesenheit in diesem Zeitraum.“
• Bei Urlaub nach Rückfrage teilen, Schließtag kostet keinen Urlaub steht schon beim Ausfüllen im Fenster: „Diese Krankmeldung fällt in einen genehmigten Urlaub. Beim Speichern wird der Urlaub geteilt, vorher folgt eine Rückfrage.“ Nach Speichern öffnet sich Krankmeldung im genehmigten Urlaub mit dem Vorschlag; gespeichert wird erst mit Urlaub teilen und speichern.
• Bei Urlaub ohne Rückfrage teilen, Schließtag kostet keinen Urlaub wird der Urlaub beim Speichern sofort geteilt. Die Meldung danach nennt die zurückgegebenen Urlaubstage, etwa „Krankmeldung erfasst. Der Urlaub wurde geteilt. Zurückgegebene Urlaubstage: 2.“

Die drei Regeln im Einzelnen beschreibt der Artikel Krankheit im genehmigten Urlaub: drei Regeln.

Abwesenheit bearbeiten oder löschen

Bearbeiten: In der Zeile auf den Stift (Bearbeiten) klicken. Das Fenster Abwesenheit bearbeiten öffnet sich mit den bisherigen Werten. Mitarbeiter lässt sich dort nicht ändern. Nach Speichern erscheint „Abwesenheit aktualisiert“.

Bei Beschäftigungsverbot und Mutterschutz ist Art gesperrt, darunter steht „Die Art lässt sich nicht ändern. Eintrag löschen und neu anlegen.“ Umgekehrt lässt sich ein Eintrag einer anderen Art auf eine dieser beiden Arten umstellen.

Löschen: In der Zeile auf den Papierkorb (Löschen) klicken und die Frage „Diese Abwesenheit wirklich löschen?“ mit Löschen bestätigen. Danach erscheint „Abwesenheit gelöscht“.

Die Angabe unter Bescheinigung (AU) wird in der Trägerverwaltung angezeigt, aber nicht eingetragen. Beim Bearbeiten bleibt sie unverändert erhalten.

Ist der Monat in der Kita für den Lohnexport abgeschlossen, lassen sich Einträge in diesem Monat weder anlegen noch ändern oder löschen (siehe „Wenn etwas nicht funktioniert“ und den Artikel Lohnexport).

Offene Anträge genehmigen oder ablehnen

Stellen Mitarbeitende einen Antrag, etwa auf Urlaub über die Team-App, und verlangt ihre Benutzergruppe eine Freigabe, steht er oben unter Offene Anträge. Der Abschnitt zeigt alle offenen Anträge der Kita, unabhängig von der Auswahl unter Mitarbeiter und vom angezeigten Zeitraum. Ohne offene Anträge fehlt er.

Genehmigen:

1. In der Zeile des Antrags auf den Haken (Genehmigen) klicken.
2. Im Fenster Antrag genehmigen („Diesen Antrag genehmigen?“) optional unter Notiz (optional) etwas eintragen.
3. Auf Genehmigen klicken. Es erscheint „Antrag genehmigt“.

Ablehnen:

1. In der Zeile auf das Kreuz (Ablehnen) klicken.
2. Im Fenster Antrag ablehnen unter Begründung den Grund eintragen. Die Begründung ist Pflicht.
3. Auf Ablehnen klicken. Es erscheint „Antrag abgelehnt“.

Nach der Entscheidung bekommt die Person, sofern sie in der Team-App angemeldet ist, dort die Mitteilung „Antrag genehmigt“ beziehungsweise „Antrag abgelehnt“ mit Art und Zeitraum, dazu die Notiz oder Begründung.

Neue Anträge melden sich in der Trägerverwaltung nicht von selbst. Offene Anträge stehen beim nächsten Aufruf der Seite unter Offene Anträge.

Wann ein Antrag überhaupt nötig ist und wie die Kita die Freigabe einstellt, beschreibt der Artikel Freigabe von Urlaub.

Verlauf einer Abwesenheit

Über das Uhr-Symbol (Verlauf) in der Zeile öffnet sich Verlauf der Abwesenheit. Dort steht, wer den Eintrag wann erstellt, bearbeitet, beantragt, entschieden, storniert oder gelöscht hat, mit den geänderten Werten. Änderungen durch die Person selbst tragen den Hinweis Eigene Änderung, Änderungen durch andere Änderung durch eine andere Person. Gibt es noch keine Änderung, steht dort Keine Änderungen.

Jahresabschluss: Resturlaub übertragen

Über Jahresabschluss wird der Resturlaub eines Jahres für alle Mitarbeitenden der Kita als Übertrag ins Folgejahr gebucht.

1. Oben rechts auf Jahresabschluss klicken. Das Fenster Urlaubs-Jahresabschluss öffnet sich.
2. Abschlussjahr und Übertragsjahr prüfen. Vorbelegt sind das laufende und das folgende Jahr.
3. Auf Vorschau berechnen klicken.
4. Die Tabelle zeigt je Person Jahresanspruch, Genommen, Resturlaub und den vorgeschlagenen Übertrag (Tage). Den Übertrag bei Bedarf je Person ändern.
5. Auf Übertrag buchen klicken.

Danach erscheint zum Beispiel „Jahresabschluss durchgeführt: 12 Übertrag/Überträge gebucht“.

• Hat die Kita eine Obergrenze für den Übertrag eingestellt, nennt die Vorschau sie, etwa „Maximal übertragbarer Resturlaub: 5 Tage.“, und der Vorschlag geht nicht darüber hinaus.
• Der Vorschlag wird auf ganze Tage abgerundet.
• Die gebuchte Zahl ersetzt einen bereits gebuchten Übertrag derselben Person für das Übertragsjahr. Ein zweiter Abschluss addiert also nicht, sondern überschreibt.
• In der Vorschau erscheinen nur Mitarbeitende mit Beschäftigung aktiv.

Mehr zum Übertrag im Artikel Urlaubsverwaltung für Mitarbeitende.

Abgrenzung zur Abwesenheits-Auswertung

Diese Seite zeigt die Abwesenheiten einer Kita Eintrag für Eintrag. Die Summen je Abwesenheitsart und Person, über eine Kita oder mehrere Kitas des Trägers, samt CSV-Export stehen in der Abwesenheits-Auswertung in der Seitenleiste im Abschnitt Träger. Die Schaltfläche Auswertung oben auf dieser Seite öffnet sie direkt mit der aktuellen Kita und dem angezeigten Jahr. Beschrieben ist sie im Artikel Abwesenheits-Statistik und Export.

Was die Kita davon sieht

• Jeder Eintrag, jede Änderung und jede Entscheidung aus der Trägerverwaltung steht sofort in den Abwesenheiten der Kita im Kita-Konto, mit dem Namen des Träger-Zugangs unter Eingetragen von.
• Genehmigte Abwesenheiten erscheinen im Dienstplan der Kita; dort lassen sie sich nicht ändern. Einzelheiten im Artikel Dienstplan in der Trägerverwaltung.
• Abwesenheiten fließen in das Arbeitszeitkonto der Person ein. Wie, beschreibt der Artikel Arbeitszeitkonto.

Die Regeln rund um Abwesenheiten legt die Kita in ihren Einstellungen fest. Ein Voll-Admin erreicht sie in der Trägerverwaltung im Abschnitt Kita unter Standort › Einstellungen: die Regel Krankheit im genehmigten Urlaub und an angerechneten Schließtagen im Reiter Abwesenheiten & Abholung, den Schalter Krankheit ab Uhrzeit erlauben im Reiter Zeiterfassung.

Voraussetzungen

• Der Zugang braucht den Bereich Abwesenheiten. Den haben Voll-Admins und Zugänge mit der Rolle Personal / HR; bei Benutzerdefiniert muss Abwesenheiten ausgewählt sein. Die Rollen Pädagogik / Betrieb und Controlling enthalten ihn nicht. Die Rolle wird unter Admin & Zugriff über Rolle ändern vergeben (siehe Zugänge zur Trägerverwaltung verwalten).
• Die Kita muss im Kita-Zugriff des Zugangs liegen.
• Wer den Bereich Abwesenheiten hat, kann alle Abwesenheiten der Kita ansehen und bearbeiten, Anträge entscheiden und den Jahresabschluss buchen. Eine Trennung in Lesen und Schreiben gibt es für Träger-Zugänge nicht.
• Krank ab (Uhrzeit) und Abwesend ab (Uhrzeit) erscheinen nur, wenn die Kita Krankheit ab Uhrzeit erlauben eingeschaltet hat.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Was in der Trägerverwaltung gespeichert wird, gilt sofort auch für die Kita. Einen Entwurf oder ein Veröffentlichen gibt es bei Abwesenheiten nicht.
• Ein Eintrag aus der Trägerverwaltung ist immer sofort genehmigt, auch bei Urlaub.
• Gelöschte Einträge verschwinden aus der Liste.
• Auch ein Eintrag mit dem Status Abgelehnt oder Storniert belegt seinen Zeitraum: Ein neuer Eintrag für dieselbe Person und dieselben Tage wird mit „Es existiert bereits eine Abwesenheit in diesem Zeitraum.“ abgewiesen, bis der alte gelöscht ist.
• Der Jahresabschluss gilt für alle aktiven Mitarbeitenden der gewählten Kita, nicht für andere Einrichtungen des Trägers.