Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto in der Trägerverwaltung

Übersicht

In der Trägerverwaltung lassen sich für jede Kita des Trägers zwei Seiten öffnen:

• Zeiterfassung: die gestempelten Zeiten einer Person je Woche oder Monat, mit Soll, Differenz und Abwesenheiten. Vorhandene Einträge lassen sich korrigieren oder löschen, jede Änderung ist im Verlauf nachvollziehbar.
• Arbeitszeitkonto: der laufende Saldo aller Personen der Kita, je Person mit Wochen-Aufschlüsselung und Korrekturen. Hier wird das Konto gestartet, korrigiert und ein Periodenabschluss gebucht.

Der Träger arbeitet dabei mit denselben Daten wie die Kita. Was hier geändert wird, steht sofort auch im Kita-Konto und in der Team-App. Erfasst werden die Zeiten aber in der Kita: die Mitarbeitenden stempeln in der Team-App, am Kiosk oder im Kita-Konto. In der Trägerverwaltung lässt sich kein neuer Zeiteintrag anlegen.

Wie Soll, Ist, Pausen und Saldo im Einzelnen berechnet werden, steht in den Artikeln zum Kita-Konto:

Dieser Artikel beschreibt die beiden Seiten in der Trägerverwaltung und die Stellen, an denen sie sich vom Kita-Konto unterscheiden.

Aufruf

1. In der Seitenleiste über die Standort-Karte die Kita wählen.
2. Im Abschnitt Kita den Punkt Personal aufklappen.
3. Zeiterfassung oder Arbeitszeitkonto anklicken.

Ist die Seitenleiste eingeklappt, stehen Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto als eigene Symbole in der Symbolleiste.

Ein Wechsel des Standorts in der Standort-Karte lässt die Seite offen und lädt sie für die neu gewählte Kita.

Beide Punkte erscheinen nur für Zugänge, die den jeweiligen Bereich haben (siehe „Voraussetzungen").

Zeiterfassung

Aufbau der Seite

Beim Öffnen zeigt die Seite die laufende Woche der ersten Person der Liste. Unter Mitarbeiter stehen die aktiven Personen der Kita; Gerätekonten erscheinen dort nicht.

Gibt es im Zeitraum keine Einträge, steht dort „Keine Zeiteinträge im gewählten Zeitraum".

Was die Kennzahlen bedeuten

Soll, Abwesenheiten und Differenz rechnet die Seite nur in der Wochenansicht. In der Monatsansicht steht beim Soll „0h 0min", und die Differenz entspricht dort der gearbeiteten Zeit. Für den Vergleich mit dem Soll die Woche wählen oder das Arbeitszeitkonto öffnen.

Die Zeiterfassung zeigt immer die volle gestempelte Zeit. Hat die Kita eingestellt, dass Arbeitszeit erst ab dem geplanten Dienstbeginn oder nur bis zum geplanten Dienstende zählt, wirkt diese Kürzung nur im Arbeitszeitkonto. Deshalb kann Ist dort kleiner sein als Gearbeitet hier.

Nachträglich geänderte Einträge erkennen

Die Spalte Geändert markiert jeden Eintrag, der nach dem Stempeln geändert wurde:

Beim Darüberfahren mit der Maus nennt der Chip das Datum und die Uhrzeit der Änderung.

Verlauf eines Eintrags

In der Spalte Aktionen öffnet das Uhr-Symbol (beim Darüberfahren Verlauf) das Fenster Verlauf des Zeiteintrags. Es zeigt jede Änderung mit Person, Zeitpunkt und den Werten vorher und nachher. Wurde nichts geändert, steht dort Keine Änderungen mit „Zu diesem Eintrag wurde bisher nichts geändert."

Prüfliste: alle nachträglichen Änderungen der Kita

Die Schaltfläche Prüfliste öffnet Prüfliste: nachträgliche Änderungen. Die Liste zeigt alle nachträglichen Änderungen an Zeiteinträgen der Kita in einem Zeitraum, über alle Personen.

1. Unter Von und Bis den Zeitraum wählen. Vorbelegt sind die letzten 30 Tage bis heute.
2. Nur Selbstkorrekturen ist eingeschaltet. Dann erscheinen nur Änderungen, die eine Person an ihrem eigenen Eintrag vorgenommen hat. Ausgeschaltet erscheinen zusätzlich die Änderungen der Leitung.
3. Die Liste nennt oben die Zahl, zum Beispiel „12 Änderungen im Zeitraum", und je Änderung Person, Zeitpunkt, den betroffenen Tag und Vorher und Nachher je Feld.

Sind es sehr viele Änderungen, zeigt die Liste nur die neuesten und sagt das ausdrücklich. Dann den Zeitraum kürzer wählen.

Einen Eintrag korrigieren

1. In der Zeile des Eintrags auf das Stift-Symbol (Bearbeiten) klicken.
2. Das Fenster Zeiteintrag bearbeiten öffnet sich. Mitarbeiter und Datum sind gesperrt: ein Eintrag wechselt weder die Person noch den Tag.
3. Kommt, Geht und Pause (Minuten) anpassen. Beide Uhrzeiten sind Pflicht.
4. Optional Arbeitsart wählen: Keine Angabe, Direkte Arbeit (am Kind) oder Indirekte Arbeit.
5. Optional Gruppe und Notiz anpassen.
6. Auf Speichern klicken. Die Bestätigung lautet „Zeiteintrag aktualisiert".

Das Feld Pause (Minuten) ist mit der Pause vorbelegt, die die Person erfasst hat. Zieht die Kita automatisch eine Pause ab, kann die Spalte Pause in der Tabelle mehr zeigen.

Die Korrektur erscheint danach mit dem Chip Von Leitung geändert und steht im Verlauf. Ob die Mitarbeitenden ihre eigenen Einträge ändern dürfen, spielt für den Träger keine Rolle: er kann Einträge auch dann korrigieren, wenn die Kita das ausgeschaltet hat.

Einen Eintrag löschen

1. In der Zeile des Eintrags auf das Papierkorb-Symbol (Löschen) klicken.
2. Die Rückfrage Zeiteintrag löschen mit „Diesen Zeiteintrag wirklich löschen? Das kann nicht rückgängig gemacht werden." mit Löschen bestätigen.

Export als PDF oder CSV

1. Auf Export klicken und PDF Export oder CSV Export wählen.
2. Im Fenster sind die Person und der angezeigte Zeitraum vorbelegt. Unter Mitarbeiter stehen auch ausgeschiedene Personen, die Zeiteinträge haben, unter der Überschrift Ausgeschiedene Mitarbeitende.
3. Den Zeitraum über Schnellwahl und Zeitraum wählen (Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr; der laufende Zeitraum ist mit „(laufend)" markiert) oder unter Von und Bis frei eintragen. Ein von Hand geändertes Datum stellt die Schnellwahl auf Eigener Zeitraum.
4. Auf Exportieren klicken. Die Datei wird heruntergeladen.

Arbeitszeitkonto

Übersicht aller Personen

Beim Öffnen steht die Auswahl Mitarbeiter auf Alle Mitarbeiter. Die Tabelle zeigt je Person:

Hinweise in der Spalte Status, wenn die Kita einen Saldo-Deckel eingestellt hat:

Der Deckel blockiert nichts, er zeigt nur an. Einzelheiten stehen in „Saldo-Deckel im Plus und im Minus".

Erscheint oben Hinweis zur Saldo-Berechnung, wurde die Berechnung des Saldos überarbeitet und bestehende Salden können sich verändert haben. Verstanden blendet den Hinweis aus.

Ein Konto starten

1. In der Zeile der Person auf Konto starten klicken.
2. Im Fenster Konto starten das Startdatum wählen.
3. Unter Start-Saldo das Vorzeichen, die Stunden und Minuten eintragen, die die Person zum Startdatum mitbringt. Der Start-Saldo kann negativ sein.
4. Auf Konto aktivieren klicken. Die Bestätigung lautet „Konto gestartet", und die Seite wechselt in die Details der Person.

Über Kontostart anpassen in den Details lassen sich Startdatum und Start-Saldo später ändern.

Details einer Person

Ein Klick auf den Pfeil in der Zeile oder die Wahl der Person unter Mitarbeiter öffnet die Details:

• Oben der Name und der Saldo, darunter Wochensoll, Kontostart und Stand (das Datum der Berechnung), dazu gegebenenfalls ein Hinweis zum Saldo-Deckel.
• Rechts die Schaltflächen Export (CSV), Kontostart anpassen und Korrektur erfassen.
• Die Tabelle Wochen-Aufschlüsselung mit bis zu 52 zurückliegenden Wochen.
• Die Tabelle Korrekturen.

Ist für die Person keine Wochenarbeitszeit hinterlegt, steht dort Saldo unzuverlässig mit „Für diese Person ist kein Wochensoll hinterlegt. Der angezeigte Saldo ist daher nicht aussagekräftig."

Wochen-Aufschlüsselung

Der Saldo ergibt sich aus dem Start-Saldo, der Summe aller Wochen-Differenzen seit dem Kontostart und den Korrekturen. Warum eine einzelne Woche anders aussieht als erwartet, klärt der Artikel „Mein Saldo stimmt nicht: Fehlersuche im Arbeitszeitkonto".

Korrekturen

Eine Korrektur bucht Stunden direkt auf das Konto, etwa für eine Auszahlung oder um einen Fehler auszugleichen.

1. In den Details auf Korrektur erfassen klicken.
2. Unter Richtung Gutschrift (+) oder Abzug (−) wählen.
3. Stunden und Minuten eintragen. Die Buchung darf nicht 0 sein.
4. Das Datum wählen, vorbelegt ist heute.
5. Einen Grund eintragen, zum Beispiel „Auszahlung". Der Grund ist Pflicht.
6. Auf Speichern klicken. Die Bestätigung lautet „Korrektur erfasst".

Die Tabelle Korrekturen zeigt Datum, Buchung und Grund. Über das Stift-Symbol lässt sich eine Korrektur bearbeiten, über das Papierkorb-Symbol nach der Rückfrage „Diese Korrektur wirklich löschen?" löschen.

Periodenabschluss

Der Periodenabschluss kappt hohe Plus-Salden für alle Personen der Kita auf einmal. Plus-Salden oberhalb der Kappungsgrenze werden als Abzug gebucht, Minus-Salden bleiben unberührt.

1. In der Kopfzeile auf Periodenabschluss klicken.
2. Die Kappungsgrenze in Stunden und Minuten eintragen, also den Plus-Saldo, der nach dem Abschluss höchstens bleiben soll.
3. Auf Vorschau berechnen klicken.
4. Unter Betroffene Mitarbeiter stehen alle Personen über der Grenze mit Aktueller Saldo und der Buchung. Liegt niemand darüber, steht dort „Kein Mitarbeiter überschreitet die Kappungsgrenze."
5. Datum und Grund der Buchung eintragen; beide sind Pflicht.
6. Auf Abschluss durchführen klicken. Die Bestätigung nennt die Zahl der Buchungen.

Jede Buchung steht danach in den Korrekturen der Person mit dem Chip Periodenabschluss. Über Zurück lässt sich die Grenze vor dem Abschluss noch ändern.

Export

Export (CSV) in den Details lädt die Daten des Kontos der Person als CSV-Datei herunter.

Frühere Arbeitszeiten einer Person

Soll und Saldo hängen an der Arbeitszeit im Profil der Person. Wird die Arbeitszeit mit einem Gültig ab-Datum geändert, behalten die Tage davor den bisherigen Stand. Diese Stände stehen im Profil der Person im Abschnitt Arbeitszeit unter Festgehaltene frühere Stände.

Ein Stand lässt sich dort über Entfernen löschen. Die Rückfrage Stand entfernen warnt: „Diesen Stand entfernen? Für diesen Zeitraum gilt danach der nächste festgehaltene Stand oder, wenn es keinen gibt, die aktuelle Arbeitszeit. Soll und Saldo dieser Tage ändern sich, auch im Arbeitszeitkonto und im Dienstplan." Ein Stand mit dem Chip ohne Wirkung gilt für keinen einzigen Tag.

Wie das Profil in der Trägerverwaltung bedient wird, beschreibt der Artikel Personal in der Trägerverwaltung, die Wirkung des Datums „Gültig-ab-Datum und Puffer im Arbeitszeitkonto".

Was der Träger tut und was die Kita tut

Die Regeln der Kita zur Zeiterfassung (Pausen, Stempeln, Saldo-Deckel, Kürzung am Dienstbeginn und Dienstende) stehen in den Einstellungen der Kita im Reiter Zeiterfassung. Diesen Reiter erreichen nur Voll-Admins. Was die einzelnen Schalter bewirken, steht in den Artikeln zum Kita-Konto aus der Übersicht oben.

Voraussetzungen

• Für Zeiterfassung braucht der Zugang den Bereich Zeiterfassung, für Arbeitszeitkonto den Bereich Arbeitszeitkonto. Beide haben Voll-Admins und Zugänge mit der Rolle Personal / HR; bei Benutzerdefiniert muss der Bereich ausgewählt sein. Die Rollen Pädagogik / Betrieb und Controlling enthalten keinen der beiden. Die Rolle vergibt ein Voll-Admin unter Admin & Zugriff (siehe „Zugänge zur Trägerverwaltung verwalten").
• Die Kita muss im Kita-Zugriff des Zugangs liegen.
• Wer einen Bereich hat, kann die Seite ansehen und darin ändern. Eine Trennung in Ansehen und Bearbeiten gibt es für Träger-Zugänge nicht.
• Das Feld Gruppe im Fenster Zeiteintrag bearbeiten erscheint nur, wenn der Zugang auch den Bereich Dienstplan hat und die Kita Gruppen führt.
• Die Festgehaltenen früheren Stände im Profil einer Person erreicht nur, wer den Bereich Personal hat.
• Soll und Saldo setzen eine Arbeitszeit im Profil der Person voraus.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Was in der Trägerverwaltung korrigiert, gelöscht oder gebucht wird, gilt sofort auch im Kita-Konto und in der Team-App.
• Eine Korrektur durch den Träger erscheint in der Kita als Von Leitung geändert und steht im Verlauf des Eintrags.
• Ein gelöschter Zeiteintrag lässt sich nicht wiederherstellen.
• Der Periodenabschluss gilt für alle Personen der gewählten Kita, nicht für den ganzen Träger. Jede Kita wird einzeln abgeschlossen.
• Die Lohnexport-Einstellungen und der Monatsabschluss für den Lohn stehen im Artikel „Lohnexport". Auf diesen Seiten wirkt davon nur die Sperre abgeschlossener Monate.
• Abwesenheiten selbst werden nicht hier gepflegt, sondern unter Abwesenheiten, siehe Abwesenheiten des Teams in der Trägerverwaltung.