Urlaubsverwaltung für Mitarbeitende

Übersicht

Die Urlaubsverwaltung bündelt den Jahresurlaub, den Resturlaub-Übertrag aus dem Vorjahr, Regenerationstage und Sonderurlaub jedes Mitarbeitenden an einem Ort. Der Urlaubsanspruch wird im Mitarbeiterprofil unter ARBEITSZEIT gepflegt, die Urlaubsbilanz erscheint anschließend automatisch im Abwesenheitsbereich. Urlaub an Feiertagen und arbeitsfreien Tagen wird dabei nicht vom Anspruch abgezogen, und am Jahresende lässt sich der Resttag-Übertrag über einen eigenen Jahresabschluss-Dialog für alle Mitarbeitenden auf einmal festschreiben.

Urlaubsanspruch pflegen (Kita-Konto)

Der Jahresanspruch jedes Mitarbeitenden wird im Mitarbeiterprofil hinterlegt.

1. Im Menü Mitarbeiter öffnen und den gewünschten Mitarbeitenden auswählen.
2. Im Profil zum Abschnitt ARBEITSZEIT scrollen.
3. Die drei Anspruchsfelder ausfüllen (siehe Tabelle unten).
4. Auf Speichern klicken. Bei Erfolg erscheint die Meldung „Gespeichert".

Die Anspruchsfelder

Alle drei Werte sind ganze Tage zwischen 0 und 99.

• Bleibt Jahresurlaubsanspruch leer, greift der Standardanspruch der Einrichtung (intern als 30 Tage gerechnet). Erst nach dem expliziten Eintragen eines Werts wird in der Urlaubsbilanz ein „echter" Jahresanspruch angezeigt.
• Regenerationstage und Sonderurlaub mit dem Wert 0 gelten als nicht genutzt — die zugehörige Bilanzkarte wird dann gar nicht erst eingeblendet.

Urlaubsbilanz ansehen (Kita-Konto)

Die Bilanz wird im Abwesenheitsbereich angezeigt. Dieser wird über das Menü Abwesenheiten geöffnet.

Oberhalb des Kalenders erscheint die Karte Urlaubsbilanz mit fünf Werten:

Sind Regenerationstage oder Sonderurlaub eingerichtet, erscheinen darunter eigene Karten Regenerationstage und Sonderurlaub, jeweils mit Anspruch, Genommen und Verbleibend.

Wird mehr genommen als zur Verfügung steht, bleibt Verbleibend bei 0 (es wird nie negativ). Die tatsächlich genommenen Tage sind weiterhin in der Übersicht unter Urlaubstage sichtbar, sodass eine Überschreitung erkennbar bleibt.

Urlaub, Regenerationstage und Sonderurlaub erfassen

Die einzelnen Tage werden wie jede andere Abwesenheit im Abwesenheitskalender erfasst. Im Erfassungsfenster stehen unter Art der Abwesenheit unter anderem zur Auswahl:

• Urlaub — zählt auf den Jahres- bzw. Gesamtanspruch
• Regenerationstag — zählt auf die Regenerationstage
• Sonderurlaub — zählt auf das Sonderurlaubs-Kontingent

Für eintägige Einträge kann zusätzlich Vormittag oder Nachmittag gewählt werden; diese zählen als ein halber Tag. Mehrtägige Zeiträume werden über Start- und Enddatum erfasst.

Feiertage werden automatisch herausgerechnet

Liegt ein Urlaubstag auf einem gesetzlichen Feiertag oder an einem arbeitsfreien Tag des Mitarbeitenden, wird dieser Tag nicht vom Urlaubsanspruch abgezogen. Wer also über ein Wochenende oder einen Feiertag hinweg Urlaub einträgt, verliert für diese Tage keinen Anspruch.

Maßgeblich ist die Region der Einrichtung — so werden auch bundeslandspezifische Feiertage berücksichtigt. Beispiel: Fronleichnam ist in Baden-Württemberg ein gesetzlicher Feiertag und wird dort automatisch aus der Urlaubsberechnung herausgenommen; in einem Bundesland ohne Fronleichnam zählt derselbe Tag dagegen als normaler Urlaubstag.

Voraussetzung: Region und Feiertage einstellen

Damit Feiertage erkannt werden, müssen in den Einrichtungsdaten zwei Angaben gesetzt sein:

1. In der Einrichtung den Bereich mit den Stammdaten öffnen.
2. Unter Region das passende Bundesland auswählen (Deutschland oder Österreich).
3. Feiertage im Kalender auf Anzeigen stellen.
4. Speichern.

Ist keine Region gewählt oder stehen die Feiertage auf Ausblenden, kann das System die Feiertage nicht herausrechnen — dann zählt jeder eingetragene Tag voll.

Anzeige in der Trägerverwaltung

In der Trägerverwaltung wird dieselbe Urlaubsbilanz über den Bereich Abwesenheiten angezeigt. Oberhalb der Liste erscheint eine Statleiste mit den Jahreswerten je ausgewählter Person:

Die Werte stammen aus derselben Berechnung wie im Kita-Konto — Feiertage und arbeitsfreie Tage sind also auch hier bereits herausgerechnet.

Jahresabschluss: Resturlaub ins Folgejahr übertragen

Am Jahresende lässt sich der nicht genommene Urlaub für alle Mitarbeitenden auf einmal ins Folgejahr übertragen. Der Dialog wird im Abwesenheitsbereich über die Schaltfläche Jahresabschluss geöffnet.

Ablauf im Kita-Konto

1. Auf Jahresabschluss klicken. Der Dialog Jahresabschluss · Resturlaub-Übertrag öffnet sich.
2. Quelljahr (das abzuschließende Jahr) und Zieljahr (das Folgejahr) auswählen.
3. Auf Aktualisieren klicken — die Vorschau-Tabelle wird berechnet.
4. Die Tabelle prüfen und je Person den Wert in der Spalte Übertrag bei Bedarf anpassen.
5. Auf Übertrag festschreiben klicken.

Spalten der Vorschau-Tabelle

Der vorgeschlagene Übertrag entspricht dem Resturlaub des Quelljahres. Ist für die Einrichtung eine Obergrenze hinterlegt, weist der Hinweis „Maximaler Übertrag pro Mitarbeiter: … Tag(e)." darauf hin, und der Vorschlag wird auf diesen Wert begrenzt.

Nach dem Festschreiben erscheint der gebuchte Übertrag in der Urlaubsbilanz des Zieljahres unter Übertrag aus Vorjahr und erhöht den Gesamtanspruch.

In der Trägerverwaltung

In der Trägerverwaltung trägt die Schaltfläche Jahresabschluss zum Dialog Urlaubs-Jahresabschluss. Dort werden Abschlussjahr und Übertragsjahr gewählt, mit Vorschau berechnen die Liste erzeugt, die Werte in der Spalte Übertrag (Tage) geprüft und mit Übertrag buchen festgeschrieben. Bei Erfolg erscheint die Meldung „Jahresabschluss durchgeführt: … Übertrag/Überträge gebucht".

Voraussetzungen

• Urlaubsanspruch pflegen: Schreibrecht auf die Mitarbeiterdaten — die Felder unter ARBEITSZEIT sind sonst nur lesbar.
• Eigene Urlaubsbilanz ansehen: Leserecht auf Abwesenheiten für die eigenen Daten.
• Bilanz anderer Mitarbeitender ansehen: Leserecht auf Abwesenheiten für alle Mitarbeitenden (Lesen: Alle).
• Jahresabschluss durchführen: Schreibrecht auf Abwesenheiten für alle Mitarbeitenden (Schreiben: Alle), da der Übertrag fremde Mitarbeiterdaten verändert. Ohne dieses Recht ist die Schaltfläche Jahresabschluss nicht verfügbar.
• Feiertage herausrechnen: In den Einrichtungsdaten muss eine Region gewählt und Feiertage im Kalender auf Anzeigen gestellt sein.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Verbleibend wird nie negativ. Werden mehr Tage genommen als zustehen, bleibt der verbleibende Wert bei 0. Die tatsächlich genommenen Tage sind weiterhin sichtbar, sodass eine Überschreitung erkennbar bleibt.
• Regenerationstage und Sonderurlaub sind eigene Töpfe. Beide werden getrennt vom regulären Urlaub gezählt und reduzieren den Urlaubsanspruch nicht.
• Der Übertrag gilt pro Jahr. Ein für ein bestimmtes Jahr festgeschriebener Übertrag wirkt nur in diesem Jahr und erhöht dort den Gesamtanspruch.
• Offene Urlaubsanträge verbrauchen das Kontingent noch nicht. Erst genehmigte Tage fließen in die Bilanz ein.
• Kita-Konto und Trägerverwaltung zeigen dieselbe Berechnung. Bilanz, Übertrag und Feiertagsbehandlung sind in beiden Oberflächen identisch.