Abfragelisten
Übersicht
Mit Abfragelisten holt die Einrichtung tageweise Rückmeldungen von Eltern ein, etwa zur Ferienbetreuung, zum Mittagessen oder zur Anmeldung für einen Ausflug. Die Liste erscheint in der Eltern-App, dort werden einzelne Tage gewählt und wieder abgewählt. Im Kita-Konto steht die Auswahl aller Kinder einer Gruppe als Wochenübersicht bereit und lässt sich als Excel-Datei ausgeben.
Eine Liste anlegen
- Im Kita-Konto im Menü den Punkt Abfragelisten wählen.
- Oben rechts Neu anklicken.
- Unter Empfänger eine Gruppe wählen. Weitere Gruppen lassen sich nacheinander hinzufügen, eine gewählte Gruppe wird über das Kreuz wieder entfernt.
- Unter Name der Liste eine Bezeichnung eintragen.
- Die Einstellungen setzen (siehe unten).
- Mit Speichern abschließen. Es erscheint „Die Liste wurde erfolgreich gespeichert."
Die Einstellungen im Dialog
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Auswahlmöglichkeit | Bis wann ein Tag gewählt werden darf. Zur Wahl stehen „Die Tage können ohne Einschränkung gewählt werden.", „Bis zum Ende des Tages kann der nächste Tag gewählt werden.", „Bis zum Ende der Woche können alle Tage der nächsten Woche gewählt werden." und „Bis zum Ende des Monats können alle Tage des folgenden Monats gewählt werden." |
| Laufzeit | Zeitraum der Liste mit Von und Bis. Auch eine Laufzeit über das ganze Jahr ist möglich. |
| Nur für bestimme Wochentage | Ohne Haken sind alle Wochentage wählbar, mit Haken erscheint die Auswahl der einzelnen Wochentage. |
| Listenbeschreibung | Freier Text zur Liste. Er ist in der Eltern-App über das Informationssymbol in der geöffneten Liste abrufbar. |
| Auswahl für den Tag | Zusätzliche Eingabe je Tag. Mit Haken erscheinen Bezeichnung und Auswahl mit den Werten Texteingabe und Uhrzeit. |
| Aktive Liste | Nur aktive Listen sind für Eltern sichtbar. Eine nicht aktive Liste bleibt intern nutzbar. |
| Liste in der Eltern-App sichtbar ab | Datum, ab dem eine aktive Liste in der Eltern-App auftaucht. Erscheint nur bei aktiver Liste. |
| Ende der Eingabezeit | Mit Haken erscheint Einträge sind möglich bis. Danach ist die Auswahl für Eltern gesperrt. |
| Mit Essen verknüpfen | Essensmeldungen fließen automatisch in die Liste ein. |
| Mit Abwesenheiten verknüpfen | Abwesende Kinder werden automatisch als Nein geführt. |
| Mit Anwesenheiten verknüpfen | Eingecheckte Kinder werden automatisch als Ja geführt. |
| Benachrichtigung | Nicht benachrichtigen oder Eltern in der App benachrichtigen. Die Benachrichtigung geht beim Speichern an die Empfängergruppen. |
Die drei Verknüpfungs-Schalter sind mit Warnsymbol bei Widersprüchen und zusätzlicher Export-Spalte im eigenen Artikel Abfragelisten - Verknüpfung mit Essen, Abwesenheit und Anwesenheit beschrieben.
Listenansicht im Kita-Konto
Die Übersicht führt alle Listen der gewählten Gruppe mit Name der Liste, Laufzeit und Status (Aktiv oder Inaktiv). Der Pfeil bei einer aktiven Liste klappt eine Kurzauswertung auf: wie viele Kinder in der Woche geantwortet haben, als Zahl und als Balken. Anzeigen öffnet die Wochenansicht mit allen Kindern der Gruppe.
Je Kind und Tag steht ein Symbol: ein Haken für „gewählt“, ein Fragezeichen für „noch keine Angabe", ein Kreuz für eine Absage. Bei verknüpften Listen kommen ein Symbol für Abwesenheit und ein Warnsymbol für widersprüchliche Angaben hinzu. Über die Datumsanzeige links oben wird die Woche gewechselt; liegt sie außerhalb der Laufzeit, erscheint ein Hinweis und die letzte gültige Woche.
Auswahl von der Einrichtung aus ändern
- In der Zeile des Kindes auf Bearbeiten klicken.
- Im Dialog Details je Tag Keine Angabe, Gewählt oder Abgewählt setzen.
- Mit Speichern abschließen.
Bei verknüpften Listen zeigt der Dialog zusätzlich Zeilen wie „Essen wurde erfasst", „Kind ist abwesend" oder „Kind ist eingecheckt".
Exportieren, bearbeiten, löschen
Das Mehr-Symbol rechts über der Tabelle öffnet das Menü mit Bearbeiten, Exportieren und Löschen. Exportieren gibt die angezeigte Woche als Excel-Datei aus, mit Nachname, Vorname und je Tag der getroffenen Auswahl; bei verknüpften Listen zusätzlich eine Spalte Status. Löschen verlangt im Dialog Liste löschen? zwei Bestätigungen, weil dabei auch alle Einträge der Liste verloren gehen.
Ansicht in der Eltern-App
Die Listen liegen im Bereich Mein Kind unter Abfragelisten. Die Kacheln Offen und Gewählt trennen die noch offenen von den beantworteten Listen. Innerhalb einer Liste wird je Kalenderwoche ausgewählt, einzeln je Tag oder über Ganze Woche; anschließend erscheint „Der Eintrag wurde übermittelt." Ein Tag, dessen Frist abgelaufen ist, trägt den Hinweis „Kann nicht mehr gewählt werden."
Sichtbar sind sechs Monate am Stück. Bei einer laufenden Liste beginnt das Fenster im aktuellen Monat, bei einer erst später startenden Liste in ihrem ersten Monat. Eine länger laufende Liste wird fortgeschrieben und muss nicht neu angelegt werden.
Voraussetzungen
- Freischaltung für die Eltern-App: Einrichtung, Reiter Einstellungen, Unterreiter Eltern-App, Abschnitt ELTERN APP FUNKTIONEN, Haken bei Abfragelisten. Ohne den Haken fehlt der Eintrag in der Eltern-App.
- Berechtigung: Einrichtung, Benutzerrechte, in der Benutzergruppe im Reiter Allgemein das Recht Abfragelisten. Leserechte erlauben nur das Ansehen, Lese-/Schreibrechte auch Anlegen und Bearbeiten, bei Keine Berechtigung fehlt der Menüpunkt.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Eltern sehen die Liste nicht | Liste nicht aktiv, oder Liste in der Eltern-App sichtbar ab liegt in der Zukunft | Haken Aktive Liste setzen, Datum prüfen |
| In der Eltern-App fehlt der Eintrag Abfragelisten ganz | Funktion für die Einrichtung nicht freigeschaltet | Haken Abfragelisten im Abschnitt ELTERN APP FUNKTIONEN setzen |
| Der Knopf Neu fehlt | Benutzergruppe hat nur Leserechte | Recht Abfragelisten auf Lese-/Schreibrechte setzen |
| Eltern können einen Tag nicht mehr wählen | Frist aus Auswahlmöglichkeit oder Datum aus Einträge sind möglich bis überschritten | Frist anpassen oder den Eintrag über Bearbeiten in der Wochenansicht setzen |
| In der Wochenansicht steht „Keine Kinder in der Grupppe vorhanden." | Die Empfängergruppe enthält keine Kinder | Gruppe prüfen oder die Liste an eine andere Gruppe richten |
Hinweise
- Eine bestehende Liste lässt sich über Bearbeiten ändern, auch Empfängergruppen und Laufzeit.
- Eine Benachrichtigung geht nur hinaus, wenn beim Speichern Eltern in der App benachrichtigen ausgewählt ist. Beim Nachbearbeiten mit Nicht benachrichtigen bleibt es still.
- Vor dem Löschen empfiehlt sich der Export der Wochen, die dokumentiert bleiben sollen.