Abwesenheit in der Team-App beantragen

Übersicht

Die Team-App hat einen eigenen Bereich für Abwesenheiten. Dort stehen die eigenen Urlaubs-, Krankheits- und Termin-Einträge, und dort werden neue erfasst. Je nach Art und Einstellung der Benutzergruppe entsteht daraus ein Antrag, der auf die Freigabe der Leitung wartet, oder ein sofort gültiger Eintrag. Entschieden wird über Anträge nicht in der App, sondern im Kita-Konto.

Den Bereich öffnen

In der unteren Leiste das Symbol direkt rechts neben der runden Plus-Schaltfläche antippen. In der Kopfzeile steht dann Abwesenheiten, darunter die Überschrift Übersicht und der Hinweis Urlaub, Krankheit und Termine.

Es gibt drei Wege zu einem neuen Eintrag:

1. Im Bereich Abwesenheiten oben rechts auf das + in der Kopfzeile tippen.
2. In der unteren Leiste die runde Plus-Schaltfläche antippen und im Blatt Was möchtest du tun? die Karte Abwesenheit planen (Urlaub, Krankheit oder Termine) wählen. Nach dem Speichern wechselt die App selbst in den Bereich Abwesenheiten.
3. Einen vorhandenen Eintrag der Liste antippen, um ihn zu öffnen und zu ändern.

Die Liste

Über der Liste stehen zwei Filter:

Jede Zeile zeigt links Tag und Monat des Beginns, daneben die Art, bei Bedarf ein Status-Abzeichen und darunter das Datum: bei einem einzelnen Tag mit Wochentag (etwa Mi, 12.11.25), sonst als Spanne (10.08.25 – 21.08.25). Gehört ein Eintrag einer anderen Person, steht deren Name über der Art.

Sind keine Einträge vorhanden, erscheint Keine Abwesenheit mit dem Zusatz „Du hast keine Abwesenheiten gemeldet."

Die Liste nach unten ziehen lädt sie neu. Geladen werden das laufende und das vorige Kalenderjahr, ältere Einträge zeigt die App nicht.

Eine Abwesenheit erfassen

1. Über eines der + das Formular öffnen. In der Kopfzeile steht Abwesenheit, darüber der Titel Ausfüllen.
2. Startdatum und Enddatum wählen. Für einen einzelnen Tag bleiben beide gleich.
3. Auf Abwesenheitsart tippen. Es öffnet sich das Blatt Art der Abwesenheit mit allen Arten (siehe Tabelle unten).
4. Auf Zeitraum tippen und Ganztags, Vormittag oder Nachmittag wählen.
5. Je nach Art erscheinen zusätzliche Felder: eine Uhrzeit bei Krankheit, ein Zeitfenster und der Schalter Zählt als Arbeitszeit beim Termin.
6. Optional eine Begründung in das Feld Nachricht (optional) schreiben.
7. Auf Abschicken tippen. Danach erscheint die Meldung Abwesenheit erfolgreich erstellt.

Abschicken bleibt grau, solange Art oder Zeitraum fehlen.

Die Arten im Einzelnen

Die App bietet acht Arten an, in dieser Reihenfolge:

Ganztags, Vormittag, Nachmittag

Vormittag und Nachmittag kürzen den Eintrag um einen halben Tag. Die Kürzung gilt für den gesamten Eintrag, nicht für jeden einzelnen Tag: Ein Urlaub von Montag bis Mittwoch mit Nachmittag zählt 2,5 Tage.

Wochenenden und Feiertage zählen nicht mit. Sind im Profil abweichende Arbeitstage hinterlegt, gelten diese.

Krank ab Uhrzeit

Wer mitten im Dienst krank wird, trägt die Uhrzeit ein, ab der die Abwesenheit gilt. Das Feld heißt bei Krank Krank ab (Uhrzeit) und bei Kind krank Abwesend ab (Uhrzeit) und ist immer optional.

Die Zeile erscheint nur, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

• Die Art ist Krank oder Kind krank.
• Start- und Enddatum liegen auf demselben Tag.
• Die Einrichtung hat die Erfassung ab Uhrzeit eingeschaltet.

Ist eine Uhrzeit gesetzt, gilt der Zeitraum automatisch als Ganztags; Uhrzeit und Halbtags schließen einander aus. Wie das Arbeitszeitkonto den Rest des Tages gutschreibt, steht im Artikel Krankheit ab Uhrzeit erfassen.

Termin: Zeitfenster und Arbeitszeit

Bei der Art Termin an einem einzelnen Tag erscheinen die Felder Von (Uhrzeit) und Bis (Uhrzeit). Beide gehören zusammen:

• Ist nur eines gefüllt, erscheint der Hinweis Bitte Beginn und Ende angeben, sonst gilt der Termin ganztägig.
• Liegt das Ende nicht nach dem Beginn, erscheint Das Ende muss nach dem Beginn liegen.

In beiden Fällen wird der Termin ohne Zeitfenster und damit ganztägig gespeichert.

Der Schalter Zählt als Arbeitszeit erscheint bei jedem Termin, auch bei einem mehrtägigen, und ist eingeschaltet. Darunter steht die Erklärung Ein dienstlicher Termin wird dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben. Ohne Haken zählt der Termin als private Abwesenheit und wird nicht angerechnet. Für einen privaten Arzttermin wird der Schalter also ausgeschaltet.

Krankmeldung im genehmigten Urlaub

Fällt eine neue Krankmeldung in einen bereits genehmigten Urlaub, kann die App den Urlaub teilen und die überdeckten Urlaubstage zurückgeben, statt die Krankmeldung abzuweisen. Welche der drei Regeln gilt, legt die Einrichtung fest.

Bei der Regel mit Rückfrage erscheint vor dem Speichern das Blatt Krankmeldung im genehmigten Urlaub mit dem Zeitraum der Krankmeldung, den Urlaubstagen zurück sowie Urlaub bisher und Urlaub danach. Erst Urlaub teilen und speichern führt die Teilung aus, Abbrechen verwirft alles und speichert nichts. Bei der Regel ohne Rückfrage erscheint dasselbe Blatt als Bericht unter dem Titel Urlaub wurde geteilt und wird mit Verstanden geschlossen.

Die Regeln, ihre Grenzen und die Stolperstellen stehen vollständig im Artikel Krankheit im genehmigten Urlaub: drei Regeln.

Antrag oder Direkteintrag: die vier Status

Ein Eintrag wird nur dann zum Antrag, wenn beides zutrifft: Die Art ist Urlaub, Überstundenabbau, Regenerationstag oder Sonderurlaub, und für die eigene Benutzergruppe ist Urlaub muss freigegeben werden gesetzt. Sonst gilt der Eintrag sofort.

Entschieden wird im Kita-Konto, nicht in der App. Sobald eine Entscheidung vorliegt, kommt eine Mitteilung auf das Gerät: Antrag genehmigt oder Antrag abgelehnt, jeweils mit Art und Zeitraum und, falls hinterlegt, der Begründung. Ein Tippen darauf öffnet den Bereich Abwesenheiten mit dem Filter Aktuell. Voraussetzung ist, dass Mitteilungen auf dem Gerät erlaubt sind. Der Ablauf der Freigabe steht im Artikel Freigabe von Urlaub.

Ändern und löschen

• Ein Eintrag, dessen Enddatum in der Zukunft oder heute liegt, öffnet sich mit dem Titel Bearbeiten. Alle Felder sind änderbar, gespeichert wird mit Abschicken; danach erscheint Abwesenheit aktualisiert.
• Ein Eintrag, der vor heute geendet hat, öffnet sich mit dem Titel Details und ist nur lesbar. Es gibt dort weder Abschicken noch Löschen.
• Löschen steht unter dem Formular. Es folgt die Rückfrage Abwesenheit löschen? mit dem Hinweis Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Nach Löschen erscheint Abwesenheit gelöscht.

Ein Stornieren gibt es in der App nicht. Ein noch offener Antrag wird stattdessen gelöscht. Jede Änderung und jede Löschung wird protokolliert und bleibt im Kita-Konto nachvollziehbar.

Abwesenheiten von Teammitgliedern

Bei entsprechender Berechtigung zeigt die Liste nicht nur die eigenen Einträge, sondern die des ganzen Teams. Fremde Einträge sind daran zu erkennen, dass über der Art der Name der Person steht; am eigenen Eintrag steht kein Name.

Fremde Einträge lassen sich nur ändern oder löschen, wenn die Benutzergruppe beim Schreiben auf Alle steht. Ohne dieses Recht öffnet sich das Formular zwar, das Speichern endet aber mit der Meldung Eintrag wurde nicht gefunden.

Voraussetzungen

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Ein Eintrag wirkt sich erst auf das Arbeitszeitkonto und auf die Abwesenheits-Auswertung aus, wenn er genehmigt ist. Ein offener Antrag zählt nirgends mit.
• Die Anzahl der Urlaubstage, der Resturlaub und die Jahressummen stehen nicht in der Team-App, sondern nur im Kita-Konto.
• Einen Antrag freigeben oder ablehnen kann in der App niemand, auch nicht mit weitgehenden Rechten. Das geschieht ausschließlich im Kita-Konto.
• Wochenenden, Feiertage und im Profil hinterlegte freie Tage zählen nicht als Abwesenheitstage.
• Ein Termin ohne Zeitfenster gilt ganztägig. Ob er dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben wird, entscheidet allein der Schalter Zählt als Arbeitszeit.
• Beim Anlegen über die runde Plus-Schaltfläche springt die App nach dem Speichern selbst in den Bereich Abwesenheiten und setzt den Filter auf Aktuell.
• Wer Einträge des Teams sehen darf, sieht dort Art, Zeitraum und Status der Kolleginnen und Kollegen. Eine Begründung im Feld Nachricht (optional) gehört damit nicht zu den vertraulichen Angaben.

Mehr dazu

• Freigabe von Urlaub
• Krankheit im genehmigten Urlaub: drei Regeln
• Krankheit ab Uhrzeit erfassen
• Abwesenheiten erfassen
• Den Dienstplan in der Team-App lesen
• Die Team-App im Überblick