Pausen in der Team-App

Wofür

Die Team-App stempelt Pausen mit: Während einer offenen Schicht lässt sich eine Pause starten und wieder beenden, eine Stoppuhr zeigt sie sekundengenau, und das Gerät erinnert an die Pflichtpause, auch wenn die App geschlossen ist. Die gestempelte Zeit wird beim Auschecken von der Arbeitszeit abgezogen und steht damit im Arbeitszeitkonto.

Wo

In der unteren Leiste das Symbol ganz rechts (Stoppuhr). Oben steht Zeiterfassung. Auf der Stempelkarte stehen bei offener Schicht die Schaltflächen Check-out und Pause nebeneinander.

Pause starten und beenden

1. Eingestempelt sein: Ohne offene Schicht gibt es keine Pausen-Schaltfläche.
2. Auf Pause tippen. Die Uhr auf der Stempelkarte friert ein und wird gedämpft dargestellt, darunter steht neben der Check-in-Zeit das Wort Pause.
3. Die Pause endet über Fortsetzen an derselben Stelle.
4. Mehrere Pausen je Dienst sind möglich. Nach dem Beenden steht Pause wieder bereit; eine zweite Pause lässt sich erst starten, wenn die erste beendet ist.
5. Wird beim Check-out noch pausiert, beendet das System die laufende Pause automatisch.

Die einzelnen Pausen bleiben als Beleg stehen: In der Wochenliste zeigt jeder Eintrag seine Pausenzeiten (etwa 12:00 – 12:30), und beim Öffnen eines Eintrags steht der Abschnitt Gestempelte Pausen mit Zeitspanne und Dauer (30 Min.). Eine noch laufende Pause steht dort als läuft, eine nie beendete als nicht beendet.

Die Pausen-Stoppuhr

Sobald eine Pause läuft, erscheint unter der Stempelkarte eine eigene Karte:

Die Uhr rechnet aus dem Startzeitpunkt, nicht aus einem eigenen Zähler: Ein Wechsel in eine andere App, das Sperren des Bildschirms oder ein Neustart der App verändern die angezeigte Dauer nicht.

Das Ziel ist der fehlende Rest, nicht die volle Pflichtpause. Wer heute schon 15 Minuten pausiert hat und eine zweite Pause startet, liest Noch offen: 15 Min. Pflichtpause.

Die Erinnerung auf dem Gerät

Die App meldet sich zur Pflichtpause von selbst. Drei Meldungen kommen vor, alle als gewöhnliche Mitteilung des Geräts:

Die genannte Minutenzahl ist immer der noch fehlende Rest, nicht die Schwelle.

Dazu drei Eigenschaften, die im Alltag den Unterschied machen:

• Sie kommt auch bei geschlossener App. Die Meldung wird auf dem Gerät für einen Zeitpunkt vorgemerkt und dort ausgelöst; die App muss dafür nicht offen oder im Hintergrund sein. Sie muss allerdings vorher gelaufen sein, damit die Vormerkung entstehen konnte.
• Sie ist ein eigener Mitteilungskanal. Auf dem Gerät heißt er Pausen-Erinnerung, beschrieben mit „Erinnerung, sobald die Pflichtpause erreicht ist." Er lässt sich in den Geräteeinstellungen getrennt von allen übrigen Mitteilungen der App stummschalten.
• Sie hängt nicht an den Push-Einstellungen der App. Der Schalter Push-Mitteilungen unter Kontoeinstellung, Abschnitt Benachrichtigung, steuert die Mitteilungen aus der Einrichtung (Nachrichten und Ähnliches). Die Pausen-Erinnerung entsteht auf dem Gerät selbst, ohne Server, und kommt auch bei ausgeschaltetem Schalter. Was sie braucht, ist allein die Erlaubnis des Geräts, Mitteilungen der Team-App anzuzeigen.

Ist die Pflichtpause bereits überfällig, während die App offen ist, gibt es keine Mitteilung mehr, sondern ganz oben im Bereich Zeiterfassung ein Banner: Pflichtpause überfällig: 10 Minuten Pause machen.

Die Erinnerungen laufen nur, solange eingestempelt und nicht pausiert wird. Mit dem Check-out oder dem Pausenbeginn verschwinden sie.

Beispiel

Check-in um 07:00 Uhr, keine eigenen Pausenregeln der Einrichtung, also die gesetzliche Staffel (über 6 Stunden 30 Minuten):

Wenn die Pause nicht gestempelt wird

Wer die Pause vergisst zu stempeln, verliert sie nicht: Sie wird beim Auschecken eingetragen.

1. Auf Check-out tippen. Im Dialog steht das Feld Pause in Minuten.
2. Das Feld ist mit der bereits gestempelten Zeit vorbelegt und meint die gesamte Pause des Dienstes, nicht einen Zusatz obendrauf. Darunter steht dann: „30 Min. Pause sind gestempelt. Im Feld steht die gesamte Pause des Dienstes; bei einer längeren Pause die Gesamtzeit eintragen."
3. Wurde in diesem Dienst gar nichts gestempelt, steht dort 0 und es erscheint zusätzlich der Schalter Keine Pause gemacht mit dem Hinweis „Es wird dann keine Pause abgezogen. Die Angabe wird am Eintrag gespeichert."
4. Bestätigen.

Was dann geschieht, hängt an der Pausenautomatik der Einrichtung:

Der Schalter Keine Pause gemacht ist der einzige Weg, dem angehobenen Abzug zu widersprechen: Mit ihm wird die Mindestpause nicht angewendet und nichts abgezogen. Er erscheint nur, wenn in diesem Dienst keine Pause gestempelt wurde. Eine gestempelte Pause ist eine Messung, gegen die sich „keine Pause gemacht" nicht erklären lässt.

Nachträglich lässt sich die Pause am Eintrag ändern: Eintrag in der Wochenliste antippen, Feld Pause anpassen, speichern. Die Liste Gestempelte Pausen bleibt dabei als Beleg stehen und wird nicht verändert.

Zusammenspiel mit den Pausenregeln der Einrichtung

Die Team-App erfindet keine eigenen Schwellen. Sie rechnet mit denselben Regeln wie das Kita-Konto und der Server:

• Ohne eigene Regeln gilt die gesetzliche Staffel für Erwachsene: über 6 Stunden Arbeitszeit 30 Minuten, über 9 Stunden 45 Minuten.
• Mit eigenen Pausenregeln der Einrichtung gelten deren Bänder. Stoppuhr, Erinnerung und Banner nennen dann diese Zahlen, nicht die gesetzlichen.
• Maßgeblich ist die Arbeitszeit, nicht die Anwesenheit: Schon gemachte Pausen zählen nicht mit, die Schwelle rückt entsprechend nach hinten.
• Bereits genommene Pausen des Tages werden angerechnet. Verlangt sind 30 Minuten und 20 davon sind gemacht, nennen Erinnerung und Banner die fehlenden 10.

Was die Einrichtung dazu einstellt und was die einzelnen Einstellungen bewirken, steht in eigenen Artikeln, die unter „Mehr dazu" verlinkt sind. Drei Abgrenzungen sind im Alltag wichtig:

• Die Pausenautomatik wirkt auf die erfasste Zeit und damit auf den Abzug beim Auschecken.
• Die Pausen-Regelung einer Person verringert dagegen ihr Tages-Soll. Sie hat mit den Meldungen der App nichts zu tun.
• Die automatischen Pausen im Dienstplan sind ein reiner Planungsvorschlag für eine Schicht und berühren weder die Stoppuhr noch das Arbeitszeitkonto.

Voraussetzungen

• Recht Zeiterfassung mit Schreiben mindestens auf der Stufe Eigene. Ohne Schreibrecht bleiben die Stempel- und Pausen-Schaltflächen abgeblendet und lassen sich nicht antippen.
• Eine offene Schicht. Ohne Check-in gibt es weder Pausen-Schaltfläche noch Erinnerung.
• Für die Meldungen auf dem Gerät: Mitteilungen der Team-App müssen erlaubt sein. Beim ersten Planen einer Erinnerung fragt das Gerät danach, falls die Erlaubnis noch fehlt.

Was es nicht tut

• Die Stoppuhr beendet die Pause nicht von selbst. Weder das Erreichen der Pflichtpause noch die Mitteilung stempeln etwas; beendet wird über Fortsetzen oder mit dem Check-out.
• Verlängern verwirft nur den Hinweis auf der Karte, nichts weiter.
• Die Pflichtpause wird nicht erzwungen. Wer durcharbeitet, wird erinnert; ob und wie viel am Ende abgezogen wird, entscheidet die Pausenautomatik der Einrichtung.
• Die Erinnerung wird in dem Moment vorgemerkt, in dem die App den Pausenbeginn sieht. Wurde die Pause an einem anderen Gerät oder im Kita-Konto gestempelt, entsteht sie erst, wenn die App diesen Stand mitbekommt.
• Für Minderjährige gelten eigene gesetzliche Pausenzeiten. Die App kennt sie nicht und rechnet auch für sie mit der Staffel für Erwachsene beziehungsweise mit den Regeln der Einrichtung.
• Der Standort wird für Pausen nicht geprüft. Die Standort-Sperre gilt nur für das Einstempeln.

Stolperstelle

Eine Erinnerung entsteht nur, wenn die App gelaufen ist. Die Meldungen werden auf dem Gerät vorgemerkt, während die App läuft, und danach auch bei geschlossener App ausgelöst. Wer eine ganze Schicht arbeitet, ohne die Team-App an diesem Tag ein einziges Mal geöffnet zu haben, bekommt deshalb weder Vorwarnung noch Fälligkeitsmeldung. Und je nach Energiesparmodus des Geräts kann eine vorgemerkte Meldung einige Minuten später eintreffen als berechnet. Sie ist eine Erinnerung, keine Stechuhr.

Wenn etwas nicht funktioniert

Mehr dazu

• Zeiterfassung in der Team-App
• Pausenautomatik in der Zeiterfassung
• Pausen-Soll je Person
• Automatische Pausen im Dienstplan
• Die Team-App im Überblick