Mein Saldo stimmt nicht: Fehlersuche im Arbeitszeitkonto

Übersicht

Der Saldo entsteht Tag für Tag: erfasste Arbeitszeit (Ist) minus vertragliches Tagessoll, dazu die Gutschriften genehmigter Abwesenheiten, dazu Startsaldo und Korrekturen. Grundlagen, Aktivierung und Berechtigungen stehen im Artikel Arbeitszeitkonto. Bei einer Zahl, die nicht nachvollziehbar ist, gilt immer dieselbe Reihenfolge: zuerst die Wochen-Aufschlüsselung öffnen, dann die Woche finden, in der die Abweichung beginnt, dann den Tag.

Erst prüfen: die Wochen-Aufschlüsselung

Im Kita-Konto über das Personal-Menü Arbeitszeitkonto öffnen; in der Verwaltungsansicht die Person in der Liste Mitarbeiter wählen, in Mein Arbeitszeitkonto erscheint die Tabelle direkt. In der Team-App steht sie unter Mein Arbeitszeitkonto hinter Details anzeigen, je Kalenderwoche als Soll · Ist · Abw.

Saldo = Startsaldo + Summe aller Δ seit Konto-Start + Summe der Korrekturen. Die Tabelle zeigt nur die jüngsten Wochen (Verwaltungsansicht 52, eigene Ansicht 26), der Saldo rechnet alle. Beispiel: Startsaldo +2:00, Δ-Summe −5:30, Korrekturen +1:00 ergibt −2:30.

Lesehilfe: Soll unerwartet hoch oder niedrig führt zu Symptom 2, 3 oder 4. Ist kleiner als die Zeiterfassung führt zu Symptom 1. Abw. 0:00 trotz Urlaub führt zu Symptom 4. Alle Wochen stimmen, der Saldo nicht: Symptom 5 oder 7.

Symptome und Ursachen

1. Die Zeiterfassung zeigt mehr Stunden als das Konto gutschreibt

So sieht es aus: Die Zeiterfassung zeigt für Freitag Netto: 8:15 (gestempelt 07:45 bis 16:30, 30 Minuten Pause). Das Ist der Woche ist um 0:45 kleiner als die Summe der Netto-Werte.

Mögliche Ursachen:

• Arbeitszeit frühestens ab geplantem Dienstbeginn zählen ist aktiv (Bereich Einrichtung, Reiter Einstellungen, Abschnitt ZEITERFASSUNG EINSTELLUNGEN). Steht im Dienstplan 08:00, zählen die 15 Minuten davor nicht. Nur an Tagen mit Dienstplan-Eintrag, rückwirkend ab Konto-Start; die Zeiterfassung zeigt weiterhin die volle Zeit.
• Arbeitszeit spätestens bis zum geplanten Dienstende zählen ist aktiv. Bei Dienstende 16:00 entfallen die 30 Minuten danach; ein Eintrag vollständig nach dem Dienstende zählt gar nicht. Gültig ab darunter begrenzt die Kürzung auf Tage ab diesem Datum, leer heißt ab Konto-Start.
• Puffer nach geplantem Dienstende (Minuten): innerhalb des Puffers wird auf das Plan-Ende gekappt, darüber hinaus zählt die volle Zeit. Bei Puffer 15 wird 16:10 auf 16:00 gekappt, 16:30 zählt voll. Je Person übersteuerbar in den Mitarbeiter-Einstellungen unter Arbeitszeit (leer = Standard der Einrichtung, 0 = harte Kürzung).
• Pausenautomatik steht auf Automatisch anpassen: über 6 Stunden werden mindestens 30, über 9 Stunden 45 Minuten abgezogen, auch wenn weniger Pause erfasst wurde; eigene Automatische Pausenregeln gehen vor. Bei Warnung anzeigen erscheint nur Pause!, abgezogen wird nichts.
• Der Eintrag ist noch offen. Nur abgeschlossene Einträge zählen.
• Nicht verwechseln: die Tägliche Pausendauer im Mitarbeiterprofil verringert das Soll, nicht das Ist.

Mehr dazu: Arbeitszeit ab Dienstbeginn, Gültig-ab-Datum und Puffer, Automatische Pausen, Zeiterfassung.

2. Ein Tag zählt als Minus, obwohl gearbeitet wurde

So sieht es aus: 30 Wochenstunden, Arbeitstage pro Woche 4, freier Tag ist Mittwoch, gearbeitet wurde Montag, Dienstag, Donnerstag, Freitag je 7:30. Die Woche zeigt Soll 30:00, Ist 22:30, Δ −7:30.

Mögliche Ursachen:

• Arbeitszeit-Verteilung steht auf Gleichmaessig auf alle Arbeitstage: das Soll liegt dann auf den ersten Wochentagen, bei 4 Tagen auf Montag bis Donnerstag. Mittwoch bekommt 7:30 Soll ohne Ist, Freitag hat Soll 0; ist die Gutschrift an dienstfreien Tagen aus (Symptom 3), fehlt die Freitagszeit ganz. Lösung: Individuell pro Wochentag wählen und Mittwoch mit 0 eintragen (Mitarbeiter-Einstellungen, Arbeitszeit).
• A-/B-Wochen-Wechsel mit falscher Anker-Kalenderwoche (Profil A): die Profile sind vertauscht. Bei Profil A 40:00 und Profil B 30:00 zeigt jede zweite Woche +10:00, die andere −10:00.
• Eine Verteilung wurde ohne Gültig ab geändert: sie überschreibt rückwirkend alle Tage seit Konto-Start. Mit Datum behalten frühere Tage den bisherigen Wert.
• Pausen-Regelung auf Individuell pro Wochentag: ein leeres Feld heißt Pauschalwert, 0 heißt keine Pause an diesem Tag.
• Wochenstunden fehlen ganz: Hinweis Saldo unzuverlässig – Wochenstunden fehlen.

Mehr dazu: A-/B-Wochen-Wechsel, Was steuert was.

3. Ein freier Tag erzeugt Minus oder Plus

So sieht es aus: Ein Samstagsfest mit 4:00 gestempelter Zeit erhöht das Δ der Woche um +4:00. Oder: der 1. Mai fällt auf einen Arbeitstag, die Woche zeigt Soll 37:30 statt 30:00 und Δ −7:30.

Mögliche Ursachen:

• Arbeit an dienstfreien Tagen dem Arbeitszeitkonto gutschreiben (Standard: an): Zeit an einem Tag ohne Soll zählt als Plus. Ist die Option aus, erscheint sie in der Wochen-Aufschlüsselung weder im Ist noch im Δ. Feiertagsarbeit wird immer gutgeschrieben.
• Feiertage gelten nur, wenn in den Einrichtungsdaten Feiertage im Kalender auf Anzeigen steht und ein Bundesland hinterlegt ist. Sonst ist der Feiertag ein Arbeitstag mit vollem Soll.
• Der freie Tag ist im Profil kein freier Tag (Symptom 2).
• Abwesenheiten an Tagen ohne Soll (etwa das Wochenende im Urlaub) werden ignoriert: kein Abzug, keine Gutschrift.

Mehr dazu: Was steuert was.

4. Urlaub, Krankheit oder Schließtag verändern den Saldo unerwartet

So sieht es aus: Ein Tag Sonderurlaub bei Tagessoll 7:30: die Woche zeigt Abw. 0:00 und Δ −7:30.

Mögliche Ursachen:

• Nur genehmigte Abwesenheiten zählen. Im Status beantragt bleibt Abw. 0:00, bis die Urlaubsfreigabe erfolgt ist.
• Abwesenheit ab Uhrzeit erfassen (Zeiterfassungs-Einstellungen): eine Krankmeldung mit krank ab (Uhrzeit, optional) füllt den Rest des Tages bis zum Tagessoll auf, der Tag ist netto 0.
• Schließtage der Typen Schließtag, Brückentag, Teamtag und Ferien haben nur dann Soll 0, wenn der Typ unter Schließtage reduzieren das Soll oder Schließtage als Urlaub anrechnen angehakt ist. Sonst bleibt der Tag ein Arbeitstag mit Minus. Eine Änderung wirkt rückwirkend, aber nicht auf Tage vor dem letzten Periodenabschluss.

Mehr dazu: Abwesenheiten der Mitarbeiter, Urlaubsfreigabe, Urlaubsverwaltung.

5. Der Saldo springt am Konto-Start oder nach einem Periodenabschluss

So sieht es aus: Der Saldo liegt genau 24:00 über dem erwarteten Wert. Oder: er fiel an einem Tag von +52:00 auf +40:00.

Mögliche Ursachen:

• Vorzeichen des Startsaldos: +12:00 statt −12:00 verschiebt das Konto um 24:00. Korrektur über Konto-Start ändern.
• Konto-Start ändern verschiebt den gesamten Rechenzeitraum: Zeiten, Abwesenheiten und Korrekturen mit Datum vor dem Stichtag zählen nicht mehr.
• Ein Periodenabschluss hat gekappt: bei Cap 40:00 und Saldo +52:00 steht in der Tabelle Korrekturen eine Buchung über −12:00 mit der gewählten Begründung, etwa Periodenabschluss — Verfall.

Mehr dazu: Arbeitszeitkonto.

6. Der Saldo ist rot oder zeigt eine Warnung

So sieht es aus: Bei Saldo-Cap Plus (Stunden) 40 erscheint ab +32:01 Saldo nähert sich der Grenze., ab +40:01 rot Saldo-Plus-Grenze (40:00) überschritten. Die Minus-Seite verhält sich mit Saldo-Cap Minus (Stunden) gleich.

Mögliche Ursachen:

• Die Grenzen stehen im Abschnitt ZEITERFASSUNG EINSTELLUNGEN; die Warnung beginnt bei 80 Prozent, ein leeres Feld heißt keine Grenze.
• Die Grenze blockiert nichts: Stempeln, Abwesenheiten und Gutschriften laufen weiter. Gekappt wird nur über Periodenabschluss oder Korrektur.
• In der Team-App lautet der Hinweis Plus-Grenze (…) überschritten. Bitte mit der Verwaltung sprechen.

Mehr dazu: Arbeitszeitkonto.

7. Eine Korrektur fehlt oder wurde doppelt gebucht

So sieht es aus: Die Tabelle Korrekturen zeigt zweimal Auszahlung 5h mit −5:00, der Saldo ist um 5:00 zu niedrig.

Mögliche Ursachen:

• Doppelt angelegt: in der Verwaltungsansicht am Zeilenende Löschen (Rückfrage Korrektur wirklich löschen?). Das setzt bei Arbeitszeitkonto die Stufe Schreiben: Alle voraus; in der eigenen Ansicht steht Änderungen an Korrekturen sind nur durch die Verwaltung möglich.
• Eine Korrektur mit Datum vor dem Konto-Start zählt nicht. Datum prüfen oder neu anlegen.
• Wer wann eine Korrektur angelegt, bearbeitet oder gelöscht hat, zeigt unter Abwesenheiten die Schaltfläche Verlauf (Einträge Korrektur angelegt, Korrektur bearbeitet, Korrektur gelöscht, Kontostart gesetzt).

Mehr dazu: Arbeitszeitkonto.

8. Zwei Personen sehen unterschiedliche Zahlen

So sieht es aus: Die Leitung sieht im Kita-Konto +3:15, die Mitarbeiterin in der Team-App +3:15, ihr Kollege erhält beim Addieren der Wochen-Tabelle eine andere Summe.

Mögliche Ursachen:

• Alle Ansichten (Verwaltungsansicht, Mein Arbeitszeitkonto, Team-App, Trägerverwaltung, Kachel Mein Zeitkonto in der Zeiterfassung) rechnen beim Öffnen neu aus denselben Daten; der Zeitpunkt steht als Stand … dabei. Unterschiede entstehen nur, wenn zwischen zwei Aufrufen etwas geändert wurde: Eintrag abgeschlossen, Antrag genehmigt, Korrektur gebucht. Ansicht neu laden.
• Die Wochen-Tabellen sind unterschiedlich lang (52, 26 oder 4 Wochen). Wer die Δ-Spalte addiert, bekommt nur die angezeigten Wochen; der Saldo enthält alle Wochen, den Startsaldo und die Korrekturen.
• Die Wochensumme der Zeiterfassung ist die Netto-Zeit ohne Kürzungen (Symptom 1).

Mehr dazu: Wegweiser Personal.

9. Ein Eintrag wurde nachträglich geändert, das Konto zeigt es nicht

So sieht es aus: Ein Eintrag wurde von 8:00 auf 6:00 gekürzt, das Ist der Woche zeigt noch 40:00.

Mögliche Ursachen:

• Das Konto wird bei jedem Öffnen neu berechnet; die geöffnete Ansicht bleibt bis zum Neuladen stehen.
• Der Eintrag ist nach der Änderung noch offen und zählt deshalb nicht.
• Was geändert wurde, zeigt im Fenster Zeiteintrag bearbeiten die Schaltfläche Verlauf (mit Zeiterfassung Schreiben: Alle). Alle Personen auf einmal prüft in der Zeiterfassung der Menüpunkt Änderungen prüfen (Prüfliste: nachträgliche Änderungen, mit Lesen: Alle): Geändert am, Betroffener Tag, Mitarbeiter, Aktion, Geändert von, Änderung.
• Für Abwesenheiten steht der Verlauf unter Abwesenheiten hinter Verlauf und im Fenster Abwesenheit bearbeiten unter Änderungsverlauf.

Mehr dazu: Zeiterfassung.

Wenn nichts davon passt

An den Support mitschicken:

• Name der Person und die Kalenderwoche, in der die Abweichung beginnt.
• Die Zahl aus der Zeiterfassung (Netto der Woche) und die Zahlen aus dem Konto (Soll, Ist, Abw., Δ der Woche).
• Ein Screenshot der Wochen-Aufschlüsselung und der Tabelle Korrekturen.
• Die Werte aus den Mitarbeiter-Einstellungen unter Arbeitszeit (Wochenstunden, Arbeitstage, Pausen-Regelung, Gültig ab) und ob die Kürzungen ab Dienstbeginn oder bis Dienstende aktiv sind.

Mehr dazu

• Arbeitszeitkonto
• Wegweiser Personal
• Was steuert was
• Arbeitszeit ab Dienstbeginn
• Gültig-ab-Datum und Puffer im Arbeitszeitkonto
• A-/B-Wochen-Wechsel
• Automatische Pausen
• Abwesenheiten der Mitarbeiter
• Urlaubsfreigabe
• Urlaubsverwaltung
• Zeiterfassung