Für Team, LeitungStand 15.10.2026

Einen Bogen abschließen, wieder öffnen oder löschen

Übersicht

Ist ein Bogen fertig, wird er abgeschlossen oder beendet. Erst dann ist er gegen weitere Änderungen geschützt, und bei einer Momentaufnahme entsteht die Auswertung. Dieser Artikel zeigt, wie das geht, wer es darf und wie ein Bogen bei Bedarf wieder geöffnet oder gelöscht wird.

Zwei Begriffe vorab:

Abschließen gibt es nur bei einer Momentaufnahme, also einem Bogen für einen festen Zeitraum.
Beenden gibt es bei einem fortlaufenden Bogen und bei einem Protokoll, also bei Bögen ohne festen Zeitraum.

Was die drei Arten von Bögen sind, beschreibt der Artikel Eine Beobachtung anlegen und ausfüllen.

Abschließen und Beenden im Vergleich

	Momentaufnahme	Fortlaufend und Protokoll
Schaltfläche am Ende des Bogens	Abschließen	Bogen beenden
Status vorher	Entwurf	Offen
Status danach	Abgeschlossen	Beendet
Bedingung	Mindestens eine Aussage ist beantwortet. Nicht beobachtbar zählt nicht als Antwort.	Keine.
Was danach geschieht	Die Auswertung entsteht. Der Bogen lässt sich nicht mehr ausfüllen.	Der Bogen lässt sich nicht mehr ergänzen. Für das Kind kann ein neuer Bogen derselben Vorlage angelegt werden.

Eine Momentaufnahme abschließen

Im Reiter Entwicklung des Kindes auf den Namen der Momentaufnahme klicken. Die Momentaufnahme hat den Status Entwurf.
Den Bogen bis zum Ende nach unten scrollen. Dort steht der Hinweis, dass Änderungen automatisch gespeichert werden und die Momentaufnahme mit Abschließen fertig ist.
Auf Abschließen klicken.

Unteres Ende des Halbjahresbogen-Entwurfs mit dem Hinweis zum automatischen Speichern und zum Abschließen und der grünen Schaltfläche Abschließen

Die Rückfrage Momentaufnahme abschließen? erscheint mit dem Satz „Der Bogen lässt sich danach nicht mehr ausfüllen."
Auf Ja, abschließen klicken.

Rückfrage Momentaufnahme abschließen? mit dem Satz „Der Bogen lässt sich danach nicht mehr ausfüllen." und den Schaltflächen Abbrechen und Ja, abschließen

Kurz erscheint „Die Momentaufnahme wurde abgeschlossen." Der Bogen wechselt in den Reiter Auswertung. In der Bogenliste steht er jetzt mit dem Status Abgeschlossen.

Ist noch keine Aussage beantwortet, wird nicht abgeschlossen. Es erscheint „Mindestens eine Antwort ist nötig".

Einen fortlaufenden Bogen oder ein Protokoll beenden

Ein fortlaufender Bogen oder ein Protokoll bleibt offen, bis er beendet wird. Beenden ist sinnvoll, wenn der Bogen nicht mehr weitergeführt werden soll, zum Beispiel weil alle Meilensteine erreicht sind oder ein neuer Bogen beginnen soll.

Im Reiter Entwicklung des Kindes auf den Namen des Bogens klicken. Er hat den Status Offen.
Den Bogen bis zum Ende nach unten scrollen. Dort steht „Ein fortlaufender Bogen bleibt offen, bis er beendet wird." oder „Ein Protokoll bleibt offen, bis es beendet wird."
Auf Bogen beenden klicken.

Unteres Ende des fortlaufenden Bogens „Meilensteine Selbstständigkeit" mit dem Satz „Änderungen werden automatisch gespeichert. Ein fortlaufender Bogen bleibt offen, bis er beendet wird." und der grünen Schaltfläche Bogen beenden

Die Rückfrage Bogen beenden? erscheint mit dem Satz „Der Bogen lässt sich danach nicht mehr ausfüllen. Für dieses Kind kann anschließend ein neuer Bogen angelegt werden."
Auf Ja, beenden klicken.

Kurz erscheint „Der Bogen wurde beendet." Der Bogen wechselt in den Reiter Auswertung. In der Bogenliste steht er jetzt mit dem Status Beendet.

Was nach dem Abschließen oder Beenden gilt

Der Bogen lässt sich nicht mehr ausfüllen. Im Reiter Bogen steht „Dieser Bogen ist abgeschlossen und lässt sich nicht mehr ausfüllen." oder „Dieser Bogen ist beendet und lässt sich nicht mehr ausfüllen."
Ein Klick auf den Namen in der Bogenliste öffnet den Bogen gleich in der Auswertung.
Bei einem fortlaufenden Bogen oder einem Protokoll kann über Neue Beobachtung ein neuer Bogen derselben Vorlage angelegt werden.
Ist doch noch etwas zu ändern, kann der Bogen wieder geöffnet werden (siehe unten).

Wie die Auswertung gelesen wird, beschreibt der Artikel Die Auswertung lesen und als PDF erstellen.

Wer abschließen und beenden darf

Ausfüllen kann jede Person mit Schreibrecht in der Entwicklungsdokumentation. Abschließen und beenden dürfen nur:

die Person, die den Bogen angelegt hat, und
alle mit dem Recht Entwicklungsdokumentation verwalten.

Bei allen anderen fehlt die Schaltfläche. An ihrer Stelle steht der Hinweis:

„Abschließen oder Beenden kann die Person, die den Bogen angelegt hat, oder wer die Entwicklungsdokumentation verwalten darf."

Unteres Ende eines Bogens ohne Schaltfläche Abschließen ; an ihrer Stelle der Hinweis mit Info-Symbol „Abschließen oder Beenden kann die Person, die den Bogen angelegt hat, oder wer die Entwicklungsdokumentation verwalten darf."

Einen Bogen wieder öffnen

Ein abgeschlossener oder beendeter Bogen lässt sich wieder öffnen, etwa wenn nachträglich ein Fehler auffällt. Das geschieht in der Bogenliste.

Im Reiter Entwicklung des Kindes die Zeile des Bogens suchen. Er hat den Status Abgeschlossen oder Beendet.
Am Ende der Zeile auf das Symbol Wieder öffnen klicken. Es zeigt ein offenes Schloss.

Bogenliste von Maria Meyer mit den beiden abgeschlossenen Momentaufnahmen „Halbjahresbogen"; am Ende ihrer Zeilen das Symbol Wieder öffnen (offenes Schloss), am Ende der Entwurf-Zeile das Symbol Löschen (Papierkorb)

Eine Rückfrage erscheint (siehe Tabelle).
Auf Ja, wieder öffnen klicken. Kurz erscheint „Der Bogen wurde wieder geöffnet."

Rückfrage Momentaufnahme wieder öffnen? mit dem Satz „Die Momentaufnahme lässt sich danach wieder ausfüllen. Die Auswertung entfällt, bis sie erneut abgeschlossen wird." und den Schaltflächen Abbrechen und Ja, wieder öffnen

Art	Rückfrage	Was danach gilt
Momentaufnahme	Momentaufnahme wieder öffnen? „Die Momentaufnahme lässt sich danach wieder ausfüllen. Die Auswertung entfällt, bis sie erneut abgeschlossen wird."	Der Bogen steht wieder auf Entwurf. Die Antworten bleiben erhalten. Die Auswertung fehlt, bis der Bogen wieder abgeschlossen ist. So lange fehlt er auch im Verlauf der übrigen Momentaufnahmen derselben Vorlage.
Fortlaufend und Protokoll	Bogen wieder öffnen? „Der Bogen lässt sich danach wieder ausfüllen."	Der Bogen steht wieder auf Offen und lässt sich weiterführen.

Ein fortlaufender Bogen oder ein Protokoll lässt sich nur wieder öffnen, wenn das Kind keinen anderen offenen Bogen derselben Vorlage hat. Sonst erscheint „Es gibt bereits einen offenen Bogen dieser Vorlage".

Einen Bogen löschen

Gelöscht werden kann nur ein Bogen, der noch nichts Endgültiges enthält. Das Symbol Löschen (Papierkorb) steht deshalb nur an diesen Bögen:

Art	Löschen möglich
Momentaufnahme	Nur im Status Entwurf, auch wenn schon Antworten darin stehen. Eine abgeschlossene Momentaufnahme muss zuerst wieder geöffnet werden.
Fortlaufend und Protokoll	Nur ohne jede Antwort und ohne jeden Eintrag, auch wenn der Bogen schon beendet ist. Ein Bogen mit Inhalt lässt sich nicht löschen, sondern nur über Bogen beenden schließen.

So wird ein Bogen gelöscht:

Im Reiter Entwicklung des Kindes die Zeile des Bogens suchen.
Am Ende der Zeile auf das Symbol Löschen (Papierkorb) klicken.
Die Rückfrage erscheint: Entwurf löschen? bei einer Momentaufnahme, sonst Bogen löschen?. Darin steht, dass der Bogen endgültig gelöscht wird und sich nicht wiederherstellen lässt.
Auf Ja, löschen klicken. Kurz erscheint „Der Bogen wurde gelöscht."

Rückfrage Entwurf löschen? mit dem Satz „Der Entwurf wird endgültig gelöscht und lässt sich nicht wiederherstellen." und den Schaltflächen Abbrechen und Ja, löschen

Ein gelöschter Bogen lässt sich nicht wiederherstellen.

Kommt zwischen dem Öffnen der Liste und dem Klick auf Löschen Inhalt hinzu, etwa durch eine andere Person, wird nicht gelöscht. Es erscheint „Bögen mit Inhalt lassen sich nicht löschen, nur schließen".

Voraussetzungen

Handlung	Benötigte Rechte
Abschließen und Bogen beenden	Schreibrecht in der Entwicklungsdokumentation. Dazu: den Bogen selbst angelegt haben oder das Recht Entwicklungsdokumentation verwalten besitzen.
Wieder öffnen und Löschen	Das Recht Entwicklungsdokumentation verwalten und zusätzlich Schreibrecht in der Entwicklungsdokumentation. Ohne beides fehlen die Symbole in der Bogenliste.

Steht das Schreibrecht auf Eigene, gilt es nur für Kinder der eigenen Stammgruppe. Wo die Rechte vergeben werden, beschreibt der Artikel Rechte, Einstellungen und Hilfe bei Problemen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Beobachtung	Ursache	Lösung
An Stelle von Abschließen oder Bogen beenden steht „Abschließen oder Beenden kann die Person, die den Bogen angelegt hat, oder wer die Entwicklungsdokumentation verwalten darf."	Eine andere Person hat den Bogen angelegt.	Die Person, die ihn angelegt hat, oder jemand mit dem Recht Entwicklungsdokumentation verwalten schließt ihn ab.
Abschließen meldet „Mindestens eine Antwort ist nötig".	Keine Aussage ist beantwortet. Nicht beobachtbar zählt nicht.	Mindestens eine Aussage beantworten.
Beim Abschließen oder Beenden erscheint „Bitte zuerst die markierten Felder korrigieren." oder „Es gibt Änderungen, die nicht gespeichert werden konnten. Bitte zuerst die markierten Felder prüfen."	Im Bogen stehen Eingaben, die nicht gespeichert werden können, etwa ein erreichter Meilenstein ohne Datum unter Erreicht am oder eine Zahl außerhalb der erlaubten Grenzen.	Die markierten Felder korrigieren, dann erneut abschließen oder beenden.
Wieder öffnen und Löschen fehlen in der ganzen Liste.	Es fehlt das Recht Entwicklungsdokumentation verwalten oder das Schreibrecht.	Beide Rechte von der Leitung vergeben lassen.
Löschen fehlt an einem einzelnen Bogen.	Die Momentaufnahme ist abgeschlossen, oder der fortlaufende Bogen beziehungsweise das Protokoll enthält schon Antworten oder Einträge.	Eine abgeschlossene Momentaufnahme zuerst wieder öffnen. Einen Bogen mit Inhalt über Bogen beenden schließen.
„Es gibt bereits einen offenen Bogen dieser Vorlage"	Das Kind hat schon einen anderen offenen Bogen derselben Vorlage.	Den offenen Bogen weiterführen oder ihn zuerst beenden.
„Bögen mit Inhalt lassen sich nicht löschen, nur schließen"	Der Bogen hat inzwischen Antworten oder Einträge bekommen.	Den Bogen über Bogen beenden schließen.

Hinweise

Familie archiviert: Wird die Familie eines Kindes archiviert, werden seine offenen fortlaufenden Bögen und Protokolle beendet. In der Bogenliste steht unter dem Status dann Beim Archivieren der Familie beendet. Momentaufnahmen bleiben, wie sie sind. Wird die Archivierung aufgehoben, öffnen sich die Bögen nicht von selbst wieder. Mit dem Recht Entwicklungsdokumentation verwalten lassen sie sich über Wieder öffnen fortsetzen.
Person nicht mehr in der Einrichtung: Arbeitet die Person, die einen Bogen angelegt hat, nicht mehr in der Einrichtung, oder ist das Kind aus einer anderen Einrichtung gewechselt, kann den Bogen nur noch jemand mit dem Recht Entwicklungsdokumentation verwalten abschließen oder beenden.
Antworten bleiben: Ein wieder geöffneter Bogen behält alle Antworten. Eine Momentaufnahme bekommt ihre Auswertung erst mit dem erneuten Abschließen zurück.
Protokoll-Einträge löschen: Wie einzelne Einträge eines Protokolls gelöscht werden, steht im Artikel Fortlaufende Bögen und Protokolle führen.