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Für Team, LeitungStand 15.10.2026

Fortlaufende Bögen und Protokolle führen

Übersicht

Nicht jeder Bogen wird an einem Tag ausgefüllt. Ein fortlaufender Bogen begleitet ein Kind über Wochen oder Monate, zum Beispiel ein Meilensteinbogen: Immer wenn das Kind etwas Neues kann, wird es eingetragen. Ein Protokoll sammelt einzelne, kurze Beobachtungen mit Datum, zum Beispiel aus dem Freispiel. Dieser Artikel zeigt, wie beide Arten über längere Zeit geführt werden.

Zwei Begriffe vorab:

  • Verlauf: Bei einem fortlaufenden Bogen geht eine frühere Antwort nicht verloren, wenn sie später geändert wird. Die frühere Antwort bleibt im Verlauf der Aussage sichtbar.
  • Eintrag: Ein Protokoll besteht aus Einträgen. Jeder Eintrag ist eine einzelne Beobachtung mit Datum und wird für sich gespeichert.

Wie ein Bogen angelegt wird und welche Antwortmöglichkeiten es gibt, beschreibt der Artikel Eine Beobachtung anlegen und ausfüllen.

Fortlaufende Bögen

Ein fortlaufender Bogen hat keinen festen Zeitraum. In der Bogenliste steht in der Spalte Art der Wert Fortlaufend und in der Spalte Zeitraum „seit" mit dem Datum, an dem er angelegt wurde. Solange er weitergeführt wird, hat er den Status Offen.

Für dasselbe Kind und dieselbe Vorlage gibt es immer nur einen offenen fortlaufenden Bogen. Wird über Neue Beobachtung dieselbe Vorlage noch einmal gewählt, öffnet sich der vorhandene Bogen mit der Meldung „Dieser Bogen ist bereits offen."

Einen fortlaufenden Bogen weiterführen

So wird ein fortlaufender Bogen nach einer neuen Beobachtung ergänzt, etwa einmal in der Woche:

  1. Im Reiter Entwicklung des Kindes in der Spalte Vorlage auf den Namen des Bogens klicken, zum Beispiel „Meilensteine Selbstständigkeit".
  2. Der Bogen öffnet sich im Reiter Bogen.
  3. Im Kopf unter Beobachtet am das Datum prüfen. Vorbelegt ist heute. Wurde an einem anderen Tag beobachtet, das richtige Datum wählen.
  4. Bei der passenden Aussage die neue Antwort anklicken, zum Beispiel Erreicht und das Datum unter Erreicht am.
  5. Bei weiteren Aussagen genauso vorgehen.
  6. Über Zurück zur Bogenliste gehen. Die Antworten sind schon gespeichert.
Geöffneter fortlaufender Bogen „Meilensteine Selbstständigkeit" im Reiter Bogen : Kopf mit den Markierungen Fortlaufend und Offen , dem Fortschrittsbalken und dem Feld Beobachtet am mit dem Satz „Gilt für die Antworten, die ab jetzt gespeichert werden."
Geöffneter fortlaufender Bogen „Meilensteine Selbstständigkeit" im Reiter Bogen : Kopf mit den Markierungen Fortlaufend und Offen , dem Fortschrittsbalken und dem Feld Beobachtet am mit dem Satz „Gilt für die Antworten, die ab jetzt gespeichert werden."

Das Datum unter Beobachtet am gilt für alle Antworten, die ab jetzt gespeichert werden. Es lässt sich jederzeit ändern, auch mitten im Ausfüllen. Texte und Notizen tragen kein Datum.

Jede Änderung wird von selbst gespeichert. Oben rechts steht dabei Speichert … und danach Gespeichert. Am Ende des Bogens steht „Änderungen werden automatisch gespeichert."

Das Datum je Aussage

Bei einem fortlaufenden Bogen zeigt jede beantwortete Aussage rechts oben ein Uhr-Symbol mit dem Beobachtungsdatum und dem Namen der Person, die die Antwort gespeichert hat, zum Beispiel „12.10.2026 · Anna Schulz". So ist auf einen Blick zu sehen, wann zuletzt etwas zu dieser Aussage beobachtet wurde.

Eine beantwortete Meilenstein-Aussage im Bogen „Meilensteine Selbstständigkeit" mit dem Uhr-Symbol, dem Datum und dem Namen der Fachkraft rechts neben dem Text der Aussage
Eine beantwortete Meilenstein-Aussage im Bogen „Meilensteine Selbstständigkeit" mit dem Uhr-Symbol, dem Datum und dem Namen der Fachkraft rechts neben dem Text der Aussage

Den Verlauf einer Aussage ansehen

Wird eine Antwort später geändert, bleibt die frühere Antwort erhalten. Unter der Aussage erscheint dann der Link Verlauf mit der Anzahl früherer Antworten, etwa „Verlauf (2)".

  1. Unter der Aussage auf Verlauf klicken. Die Liste klappt auf.
  2. Jede frühere Antwort steht dort mit Datum und dem Namen der Person, die sie gespeichert hat. Die neueste frühere Antwort steht oben. Gab es damals eine Notiz, steht sie darunter.
  3. Mit einem weiteren Klick auf Verlauf klappt die Liste wieder zu.
Eine Aussage im Bogen „Meilensteine Selbstständigkeit" mit aufgeklapptem Verlauf : die früheren Antworten untereinander, jeweils mit Datum und dem Namen der Fachkraft
Eine Aussage im Bogen „Meilensteine Selbstständigkeit" mit aufgeklapptem Verlauf : die früheren Antworten untereinander, jeweils mit Datum und dem Namen der Fachkraft

Eine frühere Antwort landet im Verlauf, wenn die neue Antwort ein anderes Beobachtungsdatum hat oder von einer anderen Person stammt. Ändert dieselbe Person eine Antwort mit demselben Beobachtungsdatum, gilt das als Korrektur: Die alte Antwort wird ersetzt und erscheint nicht im Verlauf.

Beispiel: Am 01.09. wurde „Zieht die Jacke selbst an" mit Teilweise beantwortet. Am 13.10. steht Beobachtet am auf dem 13.10., und die Antwort wird auf Erreicht geändert. Die Aussage zeigt jetzt Erreicht, und im Verlauf (1) steht Teilweise vom 01.09.

Protokolle

Ein Protokoll sammelt einzelne Beobachtungen. In der Bogenliste steht in der Spalte Art der Wert Protokoll. Jeder Eintrag folgt demselben Schema aus der Vorlage und trägt ein eigenes Datum. Ein Protokoll ist für pädagogische Beobachtungen gedacht.

Auch hier gilt: Für dasselbe Kind und dieselbe Vorlage gibt es immer nur ein offenes Protokoll.

Anders als bei den übrigen Bögen speichert ein Protokoll nicht automatisch. Jeder Eintrag wird erst mit Speichern gesichert.

Einen Eintrag hinzufügen

  1. Im Reiter Entwicklung des Kindes auf den Namen des Protokolls klicken, zum Beispiel „Beobachtung im Freispiel".
  2. Das Protokoll öffnet sich mit dem Bereich Einträge. Gibt es noch keinen, steht dort „Noch keine Einträge."
  3. Auf Neuer Eintrag klicken. Ein Formular öffnet sich.
Geöffnetes Protokoll „Beobachtung im Freispiel" mit der Überschrift Einträge , der Schaltfläche Neuer Eintrag und darunter der Liste der fünf Einträge
Geöffnetes Protokoll „Beobachtung im Freispiel" mit der Überschrift Einträge , der Schaltfläche Neuer Eintrag und darunter der Liste der fünf Einträge
  1. Unter Datum das Datum prüfen. Vorbelegt ist heute.
  2. Die Felder der Vorlage ausfüllen. Es reicht eine Antwort oder ein Text.
  3. Auf Speichern klicken. Kurz erscheint „Der Eintrag wurde gespeichert."
Formular Neuer Eintrag im Protokoll „Beobachtung im Freispiel" mit dem Feld Datum , den Aussagen der Vorlage und den Schaltflächen Abbrechen und Speichern
Formular Neuer Eintrag im Protokoll „Beobachtung im Freispiel" mit dem Feld Datum , den Aussagen der Vorlage und den Schaltflächen Abbrechen und Speichern

Mit Abbrechen wird das Formular ohne Speichern geschlossen.

Fehlt das Datum, steht am Feld „Bitte ein Datum angeben." Ist gar nichts ausgefüllt, erscheint „Bitte mindestens eine Antwort oder einen Text eintragen."

Die Einträge lesen

Die Einträge stehen untereinander, der neueste oben. Jede Zeile zeigt:

  • das Datum des Eintrags,
  • den Namen der Person, die ihn erfasst hat,
  • die Markierung geändert, wenn der Eintrag später bearbeitet wurde,
  • eine Kurzfassung der Antworten, zum Beispiel „Beteiligung: hoch". Freitexte stehen nicht in der Kurzfassung.

Vor jeder Antwort steht eine Kurzbezeichnung der Aussage. Diese Kurzbezeichnung wird in der Vorlage festgelegt. Fehlt sie, stehen dort die ersten zwei Wörter der Aussage.

So wird ein Eintrag vollständig angezeigt:

  1. Auf die Zeile des Eintrags klicken. Der Eintrag klappt auf und zeigt alle Angaben, auch die Freitexte.
  2. Wurde der Eintrag bearbeitet, steht dort zusätzlich zum Beispiel „Geändert am 13.10.2026 von Anna Schulz."
  3. Mit einem weiteren Klick auf die Zeile klappt der Eintrag wieder zu.
Liste der Einträge im Protokoll „Beobachtung im Freispiel" mit einem aufgeklappten Eintrag: oben Datum, Name und Kurzfassung, darunter alle Angaben des Eintrags; rechts in der Zeile der Stift und der Papierkorb
Liste der Einträge im Protokoll „Beobachtung im Freispiel" mit einem aufgeklappten Eintrag: oben Datum, Name und Kurzfassung, darunter alle Angaben des Eintrags; rechts in der Zeile der Stift und der Papierkorb

Einen Eintrag bearbeiten

  1. In der Zeile des Eintrags rechts auf den Stift (Eintrag bearbeiten) klicken.
  2. Das Formular Eintrag bearbeiten öffnet sich mit den bisherigen Angaben.
  3. Datum, Antworten oder Texte ändern.
  4. Auf Speichern klicken.

Danach trägt die Zeile die Markierung geändert. Im aufgeklappten Eintrag steht, wann und von wem er zuletzt geändert wurde. Die Person, die den Eintrag angelegt hat, bleibt stehen. Frühere Fassungen des Eintrags werden nicht aufbewahrt.

Bearbeiten kann jede Person mit Schreibrecht, solange das Protokoll offen ist.

Einen Eintrag löschen

  1. In der Zeile des Eintrags rechts auf den Papierkorb (Eintrag löschen) klicken.
  2. Die Rückfrage Eintrag löschen? erscheint, etwa mit dem Satz „Der Eintrag vom 13.10.2026 wird gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen."
  3. Auf Ja, löschen klicken.
Rückfrage Eintrag löschen? mit dem Satz zum Datum des Eintrags und den Schaltflächen Abbrechen und Ja, löschen
Rückfrage Eintrag löschen? mit dem Satz zum Datum des Eintrags und den Schaltflächen Abbrechen und Ja, löschen

Wer darf welchen Eintrag löschen?

Eintrag Wer ihn löschen kann
Ein eigener Eintrag, der vor weniger als 24 Stunden angelegt wurde Die Person selbst, mit Schreibrecht.
Ein älterer Eintrag oder ein Eintrag einer anderen Person Nur wer das Recht Entwicklungsdokumentation verwalten hat.

Fehlt der Papierkorb an einem Eintrag, ist er entweder älter als 24 Stunden oder stammt von einer anderen Person.

Wann ein fortlaufender Bogen oder ein Protokoll endet

Ein fortlaufender Bogen und ein Protokoll bleiben offen, bis sie jemand mit Bogen beenden schließt. Am Ende des Bogens steht deshalb „Ein fortlaufender Bogen bleibt offen, bis er beendet wird." beziehungsweise „Ein Protokoll bleibt offen, bis es beendet wird." Ein beendeter Bogen lässt sich nicht mehr ergänzen. Danach kann für das Kind ein neuer Bogen derselben Vorlage angelegt werden.

Wie das geht und wer es darf, beschreibt der Artikel Einen Bogen abschließen, wieder öffnen oder löschen.

Voraussetzungen

  • Bögen weiterführen und Einträge erfassen kann, wer in der Entwicklungsdokumentation das Recht Schreiben hat.
  • Wer nur Lesen darf, sieht fortlaufende Bögen und Protokolle gleich in der Auswertung und kann nichts eintragen.
  • Fremde oder ältere Protokoll-Einträge löschen nur Personen mit dem Recht Entwicklungsdokumentation verwalten.

Mehr dazu im Artikel Rechte, Einstellungen und Hilfe bei Problemen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Beobachtung Ursache Lösung
Neue Beobachtung öffnet einen schon vorhandenen Bogen, mit „Dieser Bogen ist bereits offen." Für das Kind gibt es schon einen offenen Bogen dieser Vorlage. Den vorhandenen Bogen weiterführen. Ein neuer entsteht erst, wenn der alte beendet ist.
Eine geänderte Antwort erscheint nicht im Verlauf. Dieselbe Person hat die Antwort mit demselben Beobachtungsdatum geändert. Das gilt als Korrektur. Für eine neue Beobachtung vorher unter Beobachtet am das Datum der neuen Beobachtung wählen.
Neuer Eintrag fehlt im Protokoll. Das Protokoll ist beendet, oder es fehlt das Schreibrecht. Ein beendetes Protokoll kann jemand mit dem Recht Entwicklungsdokumentation verwalten wieder öffnen. Sonst das Schreibrecht von der Leitung vergeben lassen.
Der Papierkorb an einem Eintrag fehlt. Der Eintrag ist älter als 24 Stunden oder stammt von einer anderen Person. Eine Person mit dem Recht Entwicklungsdokumentation verwalten löscht ihn.
„Bitte mindestens eine Antwort oder einen Text eintragen." Der Eintrag ist leer. Mindestens eine Aussage beantworten oder einen Text eintragen.
„Die Texte dieses Eintrags sind nicht lesbar. Der Eintrag lässt sich deshalb nicht bearbeiten." Die verschlüsselten Texte lassen sich mit den aktuellen Einstellungen der Einrichtung nicht lesen. Den Kindy-Support ansprechen.

Hinweise