Rechte, Einstellungen und Hilfe bei Problemen

Übersicht

Bevor das Team mit der Entwicklungsdokumentation arbeiten kann, braucht jede Benutzergruppe die passenden Rechte. Ohne diese Rechte erscheint der Reiter Entwicklung am Kind nicht, und auch die Vorlagen in den Einstellungen bleiben verborgen.

Dieser Artikel zeigt, welche Rechte es gibt, wie sie gesetzt werden und wo die Vorlagen in den Einstellungen liegen. Am Ende steht eine Tabelle mit häufigen Problemen und ihrer Lösung.

Was die Entwicklungsdokumentation ist, erklärt Was ist die Entwicklungsdokumentation?

Die Rechte im Überblick

Rechte werden nicht für einzelne Personen vergeben, sondern für eine Benutzergruppe, zum Beispiel „Leitung" oder „Gruppenkraft". Jede Person im Team gehört zu einer Benutzergruppe und bekommt deren Rechte.

Für die Entwicklungsdokumentation gibt es zwei Einstellungen:

Entwicklungsdokumentation (Lesen und Schreiben)

Diese Einstellung hat zwei Felder, Lesen und Schreiben. In beiden stehen Keine, Eigene oder Alle zur Wahl.

Die Stammgruppe ist die eine Gruppe, die einer Person in ihrem Personalprofil im Feld Gruppe zugeordnet ist. Wer in mehreren Gruppen arbeitet oder keine Stammgruppe hat, braucht Alle.

Was die Felder erlauben:

Schreiben reicht nie weiter als Lesen. Wird Schreiben höher gesetzt, zieht Lesen mit. Wird Lesen gesenkt, folgt Schreiben.

Entwicklungsdokumentation verwalten

Diese Einstellung steht auf Nein oder Ja. Mit Ja dürfen Mitglieder der Benutzergruppe:

• Vorlagen anlegen, ändern, aktivieren, als Neue Fassung fortführen, duplizieren, archivieren und leer drucken. Dafür ist zusätzlich das Leserecht nötig.
• Bögen in der Liste am Kind Wieder öffnen und Löschen. Dafür ist zusätzlich das Schreibrecht nötig.
• Bögen, die eine andere Person angelegt hat, Abschließen oder mit Bogen beenden schließen. Dafür ist zusätzlich das Schreibrecht nötig.
• In Protokollen auch fremde oder ältere Einträge löschen. Dafür ist zusätzlich das Schreibrecht nötig.

Bei Schreiben: Eigene gilt das alles nur für Kinder der eigenen Stammgruppe.

Welche Einstellung für wen?

Die folgende Tabelle ist ein Vorschlag. Jede Kita entscheidet selbst.

Die Rechte setzen

1. Im Kita-Konto oben rechts auf das Zahnrad-Symbol klicken. Die Seite der Einrichtung öffnet sich.
2. Oben rechts auf die runde Schaltfläche mit den drei Punkten klicken.
3. Im aufgeklappten Menü Benutzerrechte wählen.

4. In der Liste der Benutzergruppen in der Zeile der gewünschten Gruppe auf Bearbeiten klicken. Es öffnet sich das Fenster Benutzergruppe.

5. Im Fenster oben den Reiter Kind wählen.
6. Zum Block Entwicklungsdokumentation blättern.
7. Unter Lesen einen Wert wählen, zum Beispiel Alle.
8. Unter Schreiben einen Wert wählen, zum Beispiel Alle.
9. Daneben unter Entwicklungsdokumentation verwalten Ja oder Nein wählen.

10. Unten auf Speichern klicken.
11. Die Schritte 4 bis 10 für jede weitere Benutzergruppe wiederholen.

Das Fragezeichen neben Entwicklungsdokumentation zeigt den Hilfetext „Beobachtungs- und Entwicklungsbögen der Kinder lesen und ausfüllen. „Eigene" bezieht sich auf Kinder der eigenen Stammgruppe."

Auf dem Telefon fehlt der Eintrag Benutzerrechte im Menü. Dafür ein Tablet oder einen Computer verwenden.

Auch in der Trägerverwaltung lassen sich diese Rechte vergeben, dort unter Benutzergruppen. Beschriftungen und Werte sind dieselben.

Stammgruppe und Gruppenfreigabe prüfen

Zwei weitere Einstellungen entscheiden mit, welche Kinder eine Person sieht:

• Stammgruppe der Person: Bei Eigene zählt das Feld Gruppe im Personalprofil der Person. Ist es leer, sieht die Person mit Eigene kein Kind.
• Gruppenfreigabe der Benutzergruppe: Im Fenster Benutzergruppe legt der Reiter Gruppen unter Zugriff einschränken fest, ob die Gruppe Zugriff auf alle Gruppen hat oder Nur gewählte(n) Gruppe(n). Auch mit Alle in der Entwicklungsdokumentation bleiben Kinder aus nicht freigegebenen Gruppen gesperrt.

Wo die Vorlagen in den Einstellungen liegen

Die Vorlagen für die Beobachtungsbögen gelten für die ganze Einrichtung. Sie stehen in den Einstellungen der Einrichtung.

1. Im Kita-Konto oben rechts auf das Zahnrad-Symbol klicken. Die Seite der Einrichtung öffnet sich.
2. Den Reiter Einstellungen wählen.
3. Den Unterreiter Dokumentation wählen. Dort steht der Abschnitt ENTWICKLUNGSDOKUMENTATION.
4. Neben Beobachtungsbögen auf Verwalten klicken. Es öffnet sich die Seite Beobachtungsbögen mit der Liste aller Vorlagen.

Der Abschnitt erscheint nur mit beiden Rechten: Leserecht in der Entwicklungsdokumentation und Entwicklungsdokumentation verwalten auf Ja. Im selben Unterreiter steht auch der Abschnitt SAMMELMAPPE. Fehlen die Rechte für beide Abschnitte, gibt es den Unterreiter Dokumentation nicht.

Wie Vorlagen angelegt und gepflegt werden, steht in Eine eigene Vorlage zusammenstellen und Vorlagen pflegen: aktivieren, neue Fassung, duplizieren, archivieren.

Verschlüsselung der Texte

Freitexte, Notizen und die Texte in Protokoll-Einträgen werden verschlüsselt gespeichert, wenn für die Einrichtung die Verschlüsselung eingerichtet ist. Ohne Verschlüsselung werden diese Texte unverschlüsselt gespeichert. Die übrigen Antworten, etwa Skalenstufen, Meilensteine und Daten, werden nicht verschlüsselt.

Eine Einstellung dafür gibt es im Kita-Konto nicht. Auskunft gibt der Kindy-Support.

Lassen sich gespeicherte Texte nicht entschlüsseln, zeigt der Bogen „Die gespeicherten Texte dieses Bogens sind nicht lesbar. Texte und Notizen lassen sich deshalb nicht ändern." Die übrigen Antworten bleiben nutzbar.

Ein heruntergeladenes PDF ist nicht verschlüsselt. Es enthält den Namen des Kindes, gegebenenfalls das Geburtsdatum und je nach Auswertung Texte und Notizen. Weitergabe und Aufbewahrung der Datei liegen bei der Einrichtung.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Nach der Freischaltung: In bestehenden Benutzergruppen ist die Entwicklungsdokumentation zunächst ohne Rechte. Der Reiter Entwicklung und die Vorlagen erscheinen erst, nachdem die Rechte vergeben sind.
• PDFs ohne eigenes Recht: Das PDF der Auswertung, das Sammel-PDF und der leere Bogen am Kind brauchen kein eigenes Recht. Wer die Bögen eines Kindes ansehen darf, kann sie herunterladen.
• Wer abschließt: Arbeitet die Person, die einen Bogen angelegt hat, nicht mehr in der Einrichtung, kann den Bogen nur noch jemand mit Entwicklungsdokumentation verwalten abschließen oder beenden.
• Kind löschen: Wird ein Kind gelöscht, wird auch seine Entwicklungsdokumentation gelöscht. Der Löschdialog weist darauf hin. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
• Nur im Kita-Konto: Eltern-App und Team-App zeigen die Entwicklungsdokumentation nicht. Die Trägerverwaltung vergibt nur die Rechte.