Grunddienstplan-Vorlage im Dienstplan

Übersicht

Eine Grunddienstplan-Vorlage ist ein fest gespeichertes Wochen-Muster (Montag bis Freitag), das jederzeit auf eine beliebige Woche angewendet werden kann. So lässt sich ein wiederkehrender Standard-Wochenplan einmal festhalten und immer wieder als Ausgangspunkt für eine neue Woche nutzen, statt jede Woche von Hand neu zu erfassen.

Die Funktion liegt im Kita-Konto im Bereich Dienstplan und umfasst drei Bausteine: eine Woche als Vorlage speichern, eine Vorlage anwenden (zuerst als Entwurf zum Prüfen) und Vorlagen verwalten (umbenennen, überschreiben, löschen).

Unterschied: Vorlage oder Wochen-Vorschlag

Im Dienstplan gibt es zwei Wege, eine Woche zu befüllen – bewusst verschieden:

Beide enden im selben Schritt: Das Ergebnis erscheint zuerst als Entwurf über dem Plan und wird erst nach ausdrücklicher Übernahme gespeichert.

Wo die Funktionen zu finden sind

Im Kita-Konto über das Hauptmenü Dienstplan öffnen. Im Aktionen-Menü (dasselbe Menü, in dem auch Woche füllen liegt) stehen drei Einträge bereit:

• Vorlage anwenden
• Woche als Vorlage speichern
• Vorlagen verwalten

Eine Woche als Vorlage speichern

Eine Vorlage entsteht immer aus den Einträgen der aktuell angezeigten Woche. Es werden ausschließlich die Einträge von Montag bis Freitag dieser Woche als wiederverwendbares Wochentag-Muster übernommen.

1. In die Woche navigieren, deren Besetzung als Muster dienen soll.
2. Im Aktionen-Menü Woche als Vorlage speichern wählen.
3. Im Dialog erscheint oben, wie viele Einträge aus dieser Woche übernommen werden (z. B. „18 Einträge aus dieser Woche werden als wiederverwendbares Wochentag-Muster (Mo–Fr) gespeichert.").
4. Unter Name der Vorlage eine Bezeichnung eintragen, z. B. Grunddienstplan Standard.
5. Optional unter Bestehende Vorlage überschreiben (optional) eine vorhandene Vorlage wählen, um sie zu ersetzen. Standard ist Neue Vorlage anlegen.
6. Auf Speichern klicken.

Nach dem Speichern erscheint eine Bestätigung mit Name und Anzahl der Einträge, z. B. „Vorlage „Grunddienstplan Standard" gespeichert (18 Einträge)."

Hinweis: Enthält die angezeigte Woche keine Einträge, erscheint der Hinweis „Diese Woche enthält keine Einträge zum Speichern." – dann ist nichts zu sichern.

Eine Vorlage auf eine Woche anwenden

Beim Anwenden wird das gespeicherte Muster auf die aktuell angezeigte Woche gelegt – aber zunächst nur als Entwurf. Bis zur Übernahme bleibt der Plan unverändert.

1. In die Zielwoche navigieren, die befüllt werden soll.
2. Im Aktionen-Menü Vorlage anwenden wählen.
3. Im Dialog unter Grunddienstplan-Vorlage die gewünschte Vorlage auswählen.
4. Auf Anwenden klicken.

Über dem Plan erscheint nun die Entwurfs-Vorschau mit der Überschrift „Grunddienstplan – noch nicht im Plan" und einem Entwurf-Kennzeichen. Jeder Eintrag des Musters erscheint als Karte mit Person, Datum und Diensttyp; mehrere Gruppen je Eintrag werden als Gruppen-Kennzeichen angezeigt.

Einzelne Einträge verwerfen

Soll ein einzelner Eintrag nicht übernommen werden, auf das × auf der jeweiligen Karte klicken („Diese Schicht verwerfen"). Die Karte verschwindet aus dem Entwurf; alle übrigen bleiben erhalten.

Übernehmen oder verwerfen

Zum Abschluss eine der beiden Aktionen oben am Entwurf wählen:

• … übernehmen – schreibt die verbliebenen Einträge in den Plan. Die Schaltfläche nennt die Anzahl (z. B. „16 übernehmen"). Erst dieser Klick speichert.
• Verwerfen – schließt den Entwurf, ohne etwas zu speichern.

Nach der Übernahme erscheint eine Bestätigung mit der Zahl der übernommenen Schichten. Solange der Entwurf offen ist, steht nichts davon im Plan.

Hinweis: Sind noch keine Vorlagen gespeichert, zeigt der Dialog „Es sind noch keine Vorlagen gespeichert. „Woche als Vorlage speichern" legt eine an."

Vorlagen verwalten

Über Vorlagen verwalten werden alle gespeicherten Vorlagen der Einrichtung aufgelistet – je Eintrag mit Name und Anzahl der enthaltenen Einträge.

Mit Schließen wird das Fenster verlassen. Sind keine Vorlagen vorhanden, steht dort „Es sind noch keine Vorlagen gespeichert."

Voraussetzungen

• Der Dienstplan ist an die Berechtigung Dienstplan gebunden. Zum Anwenden, Speichern und Verwalten von Vorlagen ist Schreiben erforderlich. Mit reiner Lese-Berechtigung sind die Aktionen nicht verfügbar.
• Vorlagen gehören jeweils zur Einrichtung – die gespeicherten Vorlagen stehen im Dienstplan dieser Einrichtung zur Verfügung.

Hinweise

• Schließtage werden übersprungen. Beim Anwenden auf eine Woche werden Tage, die als Schließtag der Einrichtung hinterlegt sind, ausgelassen – für diese Tage entsteht kein Entwurfs-Eintrag.
• Springer und Mehrfach-Gruppen bleiben erhalten. Ist ein Eintrag mehreren Gruppen zugeordnet (z. B. eine Springer-Kraft), wird diese Zuordnung sowohl beim Speichern als auch beim Anwenden vollständig übernommen – sie wird nie auf eine einzelne Gruppe reduziert.
• Das Muster ist wochentagsbasiert. Gespeichert wird, welcher Wochentag (Mo–Fr) welche Besetzung trägt. Beim Anwenden wird jeder Wochentag des Musters auf den passenden Tag der Zielwoche gelegt – unabhängig vom konkreten Datum der Ursprungswoche.
• Wochenenden werden nicht erfasst. Samstag und Sonntag sind nicht Teil des Musters.
• Eine Vorlage anzuwenden überschreibt nichts automatisch. Die übernommenen Einträge werden dem Plan hinzugefügt; ein Eintrag wird erst durch die ausdrückliche Übernahme des Entwurfs geschrieben.

Wenn etwas nicht funktioniert