Dienstplan

Der Dienstplan zeigt die Arbeitsschichten aller Mitarbeitenden in einem Raster. Schichten lassen sich anlegen, bearbeiten und per Ziehen verschieben. In der Wochenansicht zeigt der Plan zusätzlich je Tag, ob genug Personal eingeplant ist, und markiert Schließtage.

Ansichten

Oben links wird zwischen drei Ansichten umgeschaltet: Woche, Monat und Tag.

Wochenansicht (Standard)

• Zeigt sieben Tage (Montag bis Sonntag)
• Wochenendtage sind optisch abgehoben und lassen sich in den Einstellungen der Einrichtung mit Wochenende anzeigen ausblenden
• Rechts neben jedem Namen steht die Wochensumme der Stunden
• Nur hier erscheinen die Deckungs-Ampel und die Schließtag-Kennzeichnung

Monatsansicht

• Zeigt den gesamten Monat
• Automatisch in Wochen aufgeteilt
• Jede Woche als eigener Abschnitt für bessere Übersicht

Tagesansicht

• Zeigt einen einzelnen Tag als Zeitleiste
• Nützlich, um Überschneidungen und Lücken im Tagesverlauf zu sehen

Navigation

• Pfeile links und rechts wechseln die Woche beziehungsweise den Monat
• Der heutige Tag ist farblich hervorgehoben
• Vergangene Tage sind ausgegraut und nicht bearbeitbar

Deckungs-Ampel je Tag

In der Wochenansicht steht in jeder Tagesspalte unter dem Datum ein farbiger Punkt. Er sagt, wie gut der Tag mit Personal besetzt ist, und wird aus dem Dienstplan und der Zahl der gebuchten Kinder berechnet.

• Sichtbar ist die Ampel nur mit Schreibrecht im Dienstplan. Wer den Plan nur liest, sieht Schichten und Schließtage, aber keine Ampel.
• Die Ampel erscheint für Montag bis Freitag. Samstag und Sonntag tragen keine.
• An einem Schließtag tritt an ihre Stelle die Schließtag-Kennzeichnung.
• Fehlt Personal, steht neben dem Punkt die Lücke als Zahl, zum Beispiel 1,5. Ist für den Tag niemand eingeplant, steht dort kein Personal.

Ein Klick oder ein Zeigen auf die Ampel öffnet ein kleines Fenster mit den Werten des Tages:

Sind die Grundlagen unvollständig, steht darunter ein Hinweis, der mit Werte ungenau beginnt, etwa bei Kindern ohne Geburtsdatum oder wenn noch der Standard-Betreuungsschlüssel gilt. Wie die Zahlen zustande kommen, steht im Artikel Personaldeckung.

Schließtage

Ist ein Tag als Schließtag hinterlegt, ist seine Spalte in der Wochenansicht grau hinterlegt und trägt in der Kopfzeile ein Schild mit der Art: Schließtag, Brückentag, Teamtag oder Ferien. Ist eine Bezeichnung hinterlegt (zum Beispiel „Betriebsausflug"), erscheint sie beim Zeigen auf das Schild. Schichten lassen sich an einem Schließtag weiterhin eintragen; eine Deckungs-Ampel gibt es dort nicht.

Schichten verwalten

Neue Schicht erstellen

Möglichkeit 1: über den Knopf Neu

1. Oben rechts auf Neu und dann auf Dienst hinzufügen klicken
2. Mitarbeitende Person, Datum und Diensttyp wählen
3. Bei Bedarf Start- und Endzeit anpassen
4. Optional: Notiz hinzufügen
5. Auf Speichern klicken

Möglichkeit 2: Ziehen aus der Seitenleiste

1. Einen Diensttyp aus der Seitenleiste rechts ziehen
2. Ihn auf der gewünschten Zelle loslassen (Person und Tag)
3. Die Schicht entsteht mit den Standardzeiten des Diensttyps

Schicht bearbeiten

• Auf eine bestehende Schicht klicken
• Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
• Die gewünschten Felder ändern
• Auf Speichern klicken

Schicht löschen

• Mit der Maus über eine Schicht fahren
• Auf das Papierkorb-Symbol klicken
• Das Löschen bestätigen

Schicht verschieben

• Eine Schicht anklicken und halten
• Die Schicht zu einem anderen Tag oder zu einer anderen Person ziehen
• Loslassen verschiebt die Schicht

Diensttypen

Diensttypen sind vordefinierte Schichtvorlagen, zum Beispiel „Frühdienst" oder „Spätdienst".

Diensttyp erstellen

1. In der Seitenleiste auf + klicken
2. Einen Code (zum Beispiel „F1") und einen Namen vergeben
3. Start- und Endzeit festlegen
4. Eine Farbe wählen
5. Auf Speichern klicken

Diensttyp bearbeiten oder löschen

• In der Seitenleiste über einen Diensttyp fahren
• Auf das Bearbeiten- oder das Löschen-Symbol klicken

Verfügbare Felder

• Code: Kurzbezeichnung (zum Beispiel „S1", „F1")
• Name: ausführlicher Name (zum Beispiel „Spätdienst")
• Startzeit: Beginn der Schicht
• Endzeit: Ende der Schicht
• Dauer: wird automatisch berechnet
• Farbe: Farbmarkierung im Plan

Abwesenheiten im Dienstplan

Abwesenheiten werden nicht im Dienstplan erfasst, sondern im Abwesenheitsmodul. Der Dienstplan zeigt sie mit an, sobald sie genehmigt sind. Ein Eintrag, der noch auf seine Freigabe wartet, erscheint hier nicht.

Darstellung

Eine Abwesenheit steht als eigener, pastellfarbener Balken in der Zeile der Person:

• Urlaub: helles Grün
• Krankheit: helles Orange
• Termin: helles Lila
• alle übrigen Arten (Überstundenabbau, Kind krank, Regenerationstag, Sonderurlaub, Berufsschule): neutrales Grau

Eine Abwesenheitsart Fortbildung gibt es nicht mehr. Die Farben im Dienstplan sind dezenter gewählt als im Abwesenheitsmodul, damit die Diensttypen im Vordergrund bleiben; dieselbe Art kann deshalb in beiden Ansichten unterschiedlich aussehen.

Mehrtägige Abwesenheiten

• Mehrtägige Abwesenheiten erscheinen als durchgehender Balken über die betroffenen Tage
• Die Art steht am ersten Tag, die Folgetage führen den Balken fort
• Beim Zeigen auf den Balken erscheinen Art, Zeitraum und Notiz

Hinweis

Abwesenheiten aus dem Abwesenheitsmodul sind im Dienstplan nur zur Ansicht. Ändern, verschieben oder löschen lassen sie sich ausschließlich im Abwesenheitsmodul.

Filter

Rechts oben stehen zwei Filterknöpfe, mit denen sich Krankmeldungen und Termine aus- und wieder einblenden lassen. Ist ein Filter aktiv, erscheint über dem Plan ein Hinweis (Krankmeldungen ausgeblendet beziehungsweise Termine ausgeblendet) mit einem Knopf zum Wiedereinblenden. Die Einstellung bleibt bis zum nächsten Wechsel erhalten.

Stundensummen

Tägliche Summen

• In der Fußzeile steht die Gesamtstundenzahl pro Tag
• Format: „8h" oder „8h 30min"
• Ist die Pausenautomatik der Einrichtung eingeschaltet, ist der Wert bereits um die Pausen gekürzt

Wöchentliche Summen

• Neben jedem Namen steht die Wochensumme
• Nur in der Wochenansicht sichtbar

PDF-Export

1. Rechts oben auf PDF klicken
2. Der Dienstplan wird als PDF erzeugt und heruntergeladen

Inhalt des PDFs

• Kopfzeile mit dem Zeitraum
• Tabelle mit allen Schichten und Abwesenheiten
• Farbige Markierung der Einträge
• Tages- und Wochensummen
• Legende der verwendeten Dienst- und Abwesenheitstypen
• Seitenzahlen und Erstellungsdatum

Tipps

Für Einsteiger

1. Zuerst die benötigten Diensttypen anlegen
2. Für schnelles Planen die Diensttypen auf die Zellen ziehen
3. Der heutige Tag ist immer markiert
4. Vergangene Tage lassen sich nicht mehr bearbeiten

Für Fortgeschrittene

1. Das Ziehen funktioniert auch auf Mobilgeräten
2. Schichten lassen sich zwischen Mitarbeitenden verschieben
3. Die Deckungs-Ampel früh in der Woche prüfen: eine rote Spalte lässt sich umplanen, solange die Woche nicht begonnen hat
4. Der PDF-Export enthält alle sichtbaren Informationen samt Farben
5. Wochenendtage lassen sich in den Einstellungen der Einrichtung ausblenden

Berechtigungen

• Lesen: Dienstplan ansehen, aber nicht bearbeiten und ohne Deckungs-Ampel
• Schreiben: Dienstplan vollständig bearbeiten, mit Deckungs-Ampel

Ohne Berechtigung ist der Bereich nicht zugänglich.