Personen in mehreren Kitas
Übersicht
Arbeitet eine Person in mehreren Kitas des Trägers, hat sie in jeder Kita einen eigenen Personaldatensatz. Die Trägerverwaltung hilft an zwei Stellen, diese Datensätze zusammenzuführen und die Person über alle Kitas im Blick zu behalten:
- Die Seite Personen in mehreren Kitas sucht in allen Kitas des Trägers nach Personaldatensätzen, die zu derselben Person gehören könnten, und schlägt sie zum Verknüpfen vor.
- Die Personenansicht zeigt eine verknüpfte Person für einen Monat in allen ihren Kitas: Dienste, Abwesenheiten, Konflikte zwischen den Kitas, Wochenstunden laut Vertrag und Urlaub.
Beides ist eine Ansicht in der Trägerverwaltung. An den Personaldatensätzen selbst ändert sich nichts: Urlaubsanspruch, Arbeitszeitkonto, Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnexport bleiben je Kita getrennt. Wie einzelne Datensätze im Personalprofil verknüpft und wieder gelöst werden, erklärt der Artikel „Personal in der Trägerverwaltung“, Abschnitt Weitere Einrichtungen.
Aufruf
Personen in mehreren Kitas: In der Seitenleiste im Abschnitt Träger auf Personen in mehreren Kitas klicken. Der Punkt steht unter Kitas-Übersicht.
Personenansicht, auf zwei Wegen:
- Auf der Seite Personen in mehreren Kitas unter Bestehende Verknüpfungen bei einer Person auf Personenansicht klicken.
- Im Personalprofil einer verknüpften Person unter Weitere Einrichtungen auf Alle Kitas dieser Person ansehen klicken.
Beide Seiten erscheinen nur für Zugänge mit dem Bereich Personal (siehe „Voraussetzungen“).
Die Seite „Personen in mehreren Kitas“
Oben stehen die Vorschläge, darunter die Bestehenden Verknüpfungen und eingeklappt die verworfenen Paare (Verworfen).
Vorschläge
Gesucht wird in allen Kitas, auf die der eigene Zugang Zugriff hat: Personaldatensätze mit gleichem Vor- und Nachnamen in verschiedenen Kitas. Groß- und Kleinschreibung zählt nicht. Verknüpft wird nie automatisch, erst ein Klick auf Verknüpfen speichert.
| Gruppe | Was darin steht |
|---|---|
| Gleicher Name und Geburtsdatum | Name und Geburtsdatum stimmen überein |
| Gleicher Name, Geburtsdatum fehlt | Bei mindestens einem Datensatz fehlt das Geburtsdatum oder es ist nicht lesbar. Vor dem Verknüpfen prüfen, ob es wirklich dieselbe Person ist |
| Nicht mehr aktiv | Höchstens einer der Datensätze ist noch aktiv. Die Gruppe steht nach den anderen und ist eingeklappt |
Geburtsdatum. Verglichen wird das Datum, nicht die Schreibweise: „12.11.98“ und „12.11.1998“ gelten als gleich. Bei zweistelligen Jahreszahlen gilt das letzte Jahrhundert, das nicht in der Zukunft liegt. Stehen in zwei Datensätzen verschiedene lesbare Geburtsdaten, ist es kein Vorschlag. Dieselbe Regel gilt im Dialog Mit einer anderen Einrichtung verknüpfen im Personalprofil für das Kennzeichen Vorschlag.
Je Vorschlag stehen Name, Geburtsdatum und die Kitas. Ein Klick auf einen Datensatz öffnet sein Personalprofil. Kennzeichen an einem Datensatz:
| Kennzeichen / Hinweis | Bedeutung |
|---|---|
| nicht mehr aktiv | Die Beschäftigung in dieser Kita ist ausgeschaltet |
| verknüpft | Der Datensatz gehört schon zu einer Verknüpfung. Der Vorschlag lautet dann Zur bestehenden Verknüpfung |
| „Mehrere Personaldatensätze mit diesem Namen in dieser Einrichtung, verknüpfen lässt sich nur einer davon.“ | In derselben Kita gibt es den Namen mehrfach. Die Datensätze stehen als Alternativen nebeneinander, zum Beispiel „Kita Sonnenschein (Datensatz 2)“ |
Je Paar gibt es zwei Buttons:
- Verknüpfen verknüpft die beiden Datensätze als dieselbe Person. Es gelten dieselben Regeln wie im Personalprofil: aus jeder Kita höchstens ein Datensatz, jeder Datensatz in höchstens einer Verknüpfung. Lässt sich ein Paar nicht verknüpfen, steht der Grund direkt am Paar.
- Nicht dieselbe Person nimmt das Paar aus den Vorschlägen. Die Bestätigung lautet „Als verschiedene Personen markiert“. Das Paar steht danach unter Verworfen, auch für alle anderen Zugänge des Trägers.
Gibt es nichts vorzuschlagen, steht dort Keine offenen Vorschläge mit einer Erklärung, wonach gesucht wurde.
Bestehende Verknüpfungen
Hier steht jede verknüpfte Person mit ihren Kitas. Personenansicht öffnet die Ansicht über alle Kitas dieser Person. Gehören zur Verknüpfung Kitas, auf die der eigene Zugang keinen Zugriff hat, erscheinen sie nur als Anzahl, zum Beispiel „Dazu eine weitere Einrichtung ohne Zugriff“.
Verworfen
Ein Klick auf Verworfen klappt die Liste auf. Je Paar stehen die beiden Datensätze und das Datum, zum Beispiel „verworfen am 14.11.2026“. Zurückholen hebt die Markierung auf; erfüllt das Paar weiter die Suche, steht es danach wieder unter den Vorschlägen. Die Bestätigung lautet „Markierung aufgehoben“.
Die Personenansicht
Die Personenansicht zeigt einen Monat. Mit den Pfeilen geht es zum vorherigen oder nächsten Monat, Aktueller Monat springt zurück. Oben stehen der Name und die Kitas der Person; ein Klick auf eine Kita öffnet das Personalprofil dort.
Ist der Personaldatensatz mit keinem anderen verknüpft, zeigt die Ansicht nur diese eine Kita und weist darauf hin, dass sich die Datensätze im Personalprofil unter Weitere Einrichtungen verknüpfen lassen.
Dienste und Abwesenheiten
Das Raster hat eine Zeile je Kita und eine Spalte je Tag des Monats. Bei schmalen Fenstern lässt es sich seitlich verschieben; ein Schatten am Rand zeigt, dass dort weitere Tage folgen. In den Zellen stehen:
| Eintrag | Bedeutung |
|---|---|
| Beginn und Ende untereinander, zum Beispiel „08:00“ über „12:00“ | Ein Dienst laut Dienstplan der Kita |
| Gestrichelter Rahmen | Dienst, noch nicht veröffentlicht |
| Kürzel der Abwesenheitsart, zum Beispiel „UR“, bei einem halben Tag mit „vm.“ (vormittags) oder „nm.“ (nachmittags) | Eine Abwesenheit, ganztägig oder für einen halben Tag |
| Schraffiert mit Uhr-Symbol | Beantragt, noch nicht genehmigt |
| Farbig umrandete Zellen, Warnzeichen über dem Tag | Konflikt an diesem Tag, siehe unten |
| Text mit „…“ am Ende | Ein langes Kürzel passt nicht in die Zelle; der volle Text erscheint beim Zeigen mit der Maus |
Wer mit der Maus auf einen Eintrag zeigt, sieht die Einzelheiten, zum Beispiel die Art der Abwesenheit, „beantragt“ oder „Abwesenheit laut Dienstplan“ für einen Eintrag aus dem Dienstplan der Kita.
Die Legende über dem Raster erklärt die Kennzeichen.
Konflikte zwischen Einrichtungen
Unter dem Raster stehen die Konflikte des Monats als Liste. Zwei Arten werden erkannt:
- Abwesend in einer Kita, zugleich Dienst in einer anderen, zum Beispiel „Abwesend in Kita Sonnenschein (Urlaub), zugleich Dienst in Kita Maulwurf (08:00–12:00).“
- Doppelt geplant: Dienste in zwei Kitas überschneiden sich zeitlich, zum Beispiel 08:00–12:00 in der einen und 11:00–15:00 in der anderen. Endet ein Dienst um 12:00 und beginnt der andere um 12:00, ist das kein Konflikt.
Verglichen wird auf die Uhrzeit genau. Ist eine eintägige Abwesenheit auf einen halben Tag (vormittags bis 12:00, nachmittags ab 12:00) oder auf Uhrzeiten begrenzt, zählt sie nur, wenn sie sich mit dem Dienst überschneidet. Urlaub am Vormittag in der einen Kita und ein Dienst ab 13:00 in der anderen sind also kein Konflikt. Beantragte Abwesenheiten zählen nicht.
Die Dienstplan-Übersicht einer einzelnen Kita prüft anders: tageweise und nur innerhalb dieser Kita. Sie meldet jeden Dienst an einem Tag mit Abwesenheit. Die beiden Ansichten können deshalb verschieden viele Hinweise zeigen.
Gibt es keinen Konflikt, steht dort „Keine Konflikte in diesem Monat.“
Vertragsstunden und Urlaub
Je Kita stehen die Wochenstunden laut Vertrag, so wie im Personalprofil unter Arbeitszeit:
- Maßgeblich ist der Stand am Ersten des Monats, zum Beispiel „Wochenstunden am 01.11.2026“.
- Ändert sich die Arbeitszeit im Laufe des Monats, steht die Änderung darunter, zum Beispiel „ab 15.11.2026: 22,5 Std./Woche“.
- Bei A-/B-Wochen steht der Mittelwert aus beiden Wochen, beschriftet mit „Mittelwert aus A- und B-Woche“.
- Ist keine Arbeitszeit hinterlegt, steht dort Keine Angabe.
Darunter steht die Summe der Wochenstunden über alle sichtbaren Kitas. Kitas, auf die der eigene Zugang keinen Zugriff hat, sind nicht enthalten.
Der Urlaub steht je Kita für das Jahr des gewählten Monats: Jahresanspruch, bei übertragenem Urlaub Resturlaub aus Vorjahr, Urlaubsanspruch, Genommen und Resturlaub, in Tagen. Die Werte sind dieselben wie in den Abwesenheiten der jeweiligen Kita und werden nicht zusammengerechnet. Ist kein Jahresurlaubsanspruch hinterlegt, steht ein Hinweis, dass mit dem Standardwert gerechnet wird.
Voraussetzungen
- Beide Seiten brauchen den Bereich Personal in der Benutzergruppe des Zugangs. Ohne ihn fehlt der Punkt in der Seitenleiste.
- Die Personenansicht zeigt jeden Teil nur mit dem passenden Bereich:
| Teil der Personenansicht | Nötiger Bereich zusätzlich zu Personal |
|---|---|
| Abwesenheiten und Urlaub | Abwesenheiten |
| Dienste und Abwesenheiten laut Dienstplan | Dienstplan |
| Konflikte | Abwesenheiten und Dienstplan |
Fehlt ein Bereich, steht an der Stelle ein Satz, warum der Teil fehlt, zum Beispiel „Urlaubswerte fehlen in dieser Ansicht: Der Bereich Abwesenheiten ist für diesen Zugang nicht freigegeben.“
- Angezeigt werden nur Kitas, auf die der Zugang Zugriff hat. Andere Kitas einer Verknüpfung erscheinen nur als Anzahl, ohne Namen, Dienste oder Stunden, und fließen nicht in Konflikte und Summen ein.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Problem | Ursache und Lösung |
|---|---|
| Eine Person, die in zwei Kitas arbeitet, steht nicht unter den Vorschlägen | Vor- oder Nachname sind verschieden geschrieben, die Geburtsdaten sind verschieden, das Paar ist schon verknüpft oder wurde verworfen (unter Verworfen nachsehen). Verknüpfen lässt sich dann im Personalprofil unter Weitere Einrichtungen |
| Viele Vorschläge in Gleicher Name, Geburtsdatum fehlt | In vielen Personaldatensätzen ist kein Geburtsdatum eingetragen. Mit eingetragenem Geburtsdatum rückt ein Paar in die obere Gruppe oder fällt heraus, wenn die Daten verschieden sind |
| Ein Paar lässt sich nicht verknüpfen | Der Grund steht am Paar, zum Beispiel weil aus einer Kita schon ein anderer Datensatz zur Verknüpfung gehört |
| In der Personenansicht fehlen Dienste, Abwesenheiten oder Urlaub | Der Zugang hat den Bereich Dienstplan oder Abwesenheiten nicht. Der Satz an der Stelle nennt den fehlenden Bereich |
| Die Dienstplan-Übersicht einer Kita meldet einen Konflikt, die Personenansicht nicht | Die Personenansicht vergleicht auf die Uhrzeit genau und über Kitas hinweg, die Dienstplan-Übersicht tageweise innerhalb einer Kita (siehe „Konflikte zwischen Einrichtungen“) |
| „Die Personen in mehreren Kitas konnten nicht geladen werden.“ | Mit Erneut versuchen neu laden |
Hinweise
- Verknüpfen, Verwerfen und Zurückholen wirken für alle Zugänge des Trägers.
- Im Kita-Konto und in der Team-App sind Verknüpfungen und die Personenansicht nicht zu sehen.
- Verwandte Artikel: „Personal in der Trägerverwaltung“, „Abwesenheiten des Teams in der Trägerverwaltung“, „Dienstplan in der Trägerverwaltung“, „Abwesenheits-Statistik und Export“.