Was steuert was: Einrichtung, Benutzergruppe und Person

Übersicht

Dienstplan, Zeiterfassung, Arbeitszeitkonto, Abwesenheiten, Schließtage und Personaldeckung greifen ineinander: Jede Zahl im Arbeitszeitkonto entsteht aus Einstellungen, die auf drei Ebenen liegen. Diese Seite erklärt das Modell dahinter; die Schritt-für-Schritt-Einrichtung steht im Artikel Einrichtung der Personalmodule.

Wie die Bausteine zusammenhängen

Stammdaten sind die Grundlage. Jede Gruppe hat eine Betreuungsart (Krippe, Elementar, Altersgemischt, Hort), jede Person eine Gruppe (Stammgruppe) und eine Qualifikation / Ausbildung. Ohne Betreuungsart kann die Personaldeckung keinen Bedarf berechnen, ohne Qualifikation zählt eine Person dort nicht mit dem richtigen Gewicht.

Das Soll steht an der Person. Im Bereich Arbeitszeit wird die Arbeitszeit-Verteilung festgelegt: gleichmäßig aus Wochenstunden und Arbeitstage pro Woche, Individuell pro Wochentag oder als A-/B-Wochen-Wechsel. Dazu kommen die Pausen-Regelung (die vertragliche Pause, die das Tagessoll verringert), ein optionales Gültig ab für Änderungen sowie die Jahreskontingente für Urlaub, Regenerationstage und Sonderurlaub.

Der Dienstplan plant. Aus Diensttypen entstehen Einträge je Person und Tag; ein Eintrag kann über Springer – in mehreren Gruppen einsetzen mehreren Gruppen gelten. Mit Woche als Vorlage speichern und Vorlage anwenden wird ein Wochenmuster wiederverwendet. Schließtage werden im Dienstplan markiert. Außerdem liefert der Dienstplan den geplanten Dienstbeginn und das geplante Dienstende, auf die sich die Kappungen im Arbeitszeitkonto beziehen.

Die Zeiterfassung liefert das Ist. Gestempelt wird im Kita-Konto (Check-in und Check-out, Zeiteinträge von Hand, Zeitvorlagen), in der Team-App oder per QR-Karte am Kiosk. Die Pausenautomatik mit ihren Automatischen Pausenregeln zieht je nach Modus beim Auschecken eine Pause ab oder warnt nur. Wichtig: Die Zeiterfassung zeigt immer die volle gestempelte Zeit. Alle Kappungen wirken ausschließlich im Arbeitszeitkonto.

Das Arbeitszeitkonto rechnet Ist minus Soll. Der Saldo läuft ab dem Stichtag der Aktivierung mit dem dort eingetragenen Startsaldo. Auf der Ist-Seite greifen die Einrichtungsregeln Arbeitszeit frühestens ab geplantem Dienstbeginn zählen und Arbeitszeit spätestens bis zum geplanten Dienstende zählen, letztere mit Gültig ab und Puffer nach geplantem Dienstende (Minuten); beide wirken nur an Tagen mit Dienstplan-Eintrag. An Feiertagen ist das Soll null, gestempelte Arbeit zählt als Plus; an einem Tag ohne Soll (etwa ein Samstagsfest) ebenfalls, solange Arbeit an dienstfreien Tagen dem Arbeitszeitkonto gutschreiben aktiv ist. Saldo-Cap Plus (Stunden) und Saldo-Cap Minus (Stunden) sind ein weicher Deckel: Ab 80 Prozent wird gewarnt, bei Überschreitung rot markiert, blockiert wird nichts. Korrekturen und der Periodenabschluss verändern den Saldo zusätzlich und bleiben in der Tabelle Korrekturen nachvollziehbar.

Abwesenheiten wirken auf das Soll. Urlaub, Krankheit, Kind krank, Regenerationstag, Berufsschule und ein als Arbeitszeit zählender Termin schreiben das Tagessoll gut, der Tag ist damit neutral. Überstundenabbau zieht das Tagessoll vom Saldo ab, das ist der gewollte Abbau. Sonderurlaub wird derzeit weder gutgeschrieben noch abgezogen: Der Tag rechnet wie ein Arbeitstag ohne Stempelung und erzeugt ein Minus in Höhe des Tagessolls. Halbtags-Einträge schreiben die Hälfte gut, Abwesenheit ab Uhrzeit erfassen (Krankheit und Kind krank) den Rest des Tages.

Schließtage wirken doppelt. Für jede der Arten Schließtag, Brückentag, Teamtag und Ferien legt die Einrichtung getrennt fest, ob sie unter Schließtage reduzieren das Soll und ob sie unter Schließtage als Urlaub anrechnen fällt. Eine als Urlaub angerechnete Art verbraucht bei allen aktiven Mitarbeitenden Urlaubstage und neutralisiert zugleich das Soll (Betriebsurlaub).

Die Personaldeckung liest, schreibt aber nicht. Zusammengeführt werden die Gruppen mit Betreuungsart, die Dienstplan-Einträge, die genehmigten Abwesenheiten, die Qualifikation jeder Person und die Einstellungen Betreuungsschlüssel und Personalgewichtung. Ein Springer zählt anteilig in jeder seiner Gruppen, insgesamt aber als eine Person. Schließtage gelten dort als geschlossen, also ohne Betreuungsbedarf.

Die drei Ebenen

Ebene Einrichtung

Kita-Konto: Einrichtung, Reiter Einstellungen, Bereich Dienstplan & Zeit; die Standort-Sperre unter Sicherheit & Standort. Trägerverwaltung: in der Kita unter Kontaktinformationen auf Bearbeiten, Fenster Basis-Informationen bearbeiten, Abschnitt Zeiterfassung; die Schließtag-Wirkung unter Standort-Einstellungen, Reiter Schließtage.

Ebene Benutzergruppe

Kita-Konto: Einrichtung, Benutzerrechte, Fenster Benutzergruppe, Reiter Einrichtung (der QR-Kiosk im Reiter Allgemein). Trägerverwaltung: Benutzergruppen, dort auch auf mehrere Kitas ausrollbar.

Ebene Person

Kita-Konto: Mitarbeiter, Person öffnen, Bereich Arbeitszeit; Gruppe und Zugangsart stehen im Profil darüber. Trägerverwaltung: Mitarbeiter-Profil, Bereich Arbeitszeit, Bearbeiten.

Was nur die Kita einstellen kann

Zwei Dinge gibt es in der Trägerverwaltung nicht, sie werden im Kita-Konto gepflegt:

• Die Standort-Sperre (Check-in nur am Standort der Einrichtung erlauben samt Radius) unter Sicherheit & Standort. Die Trägerverwaltung meldet lediglich, wenn eine Adresse nicht verortet werden kann und der Check-in-Radius deshalb nicht greift.
• Die Dienstplan-Vorlagen (Woche als Vorlage speichern, Vorlage anwenden, Vorlagen verwalten) im Dienstplan des Kita-Kontos.

Benutzergruppen lassen sich an beiden Stellen pflegen; nur das Ausrollen einer Gruppe auf mehrere Kitas gibt es allein in der Trägerverwaltung.

Typische Missverständnisse

Mehr dazu

• Personal-Wegweiser
• Arbeitszeitkonto: Saldo-Fehlersuche
• Einrichtung der Personalmodule
• Arbeitszeitkonto
• Zeiterfassung
• Dienstplan
• Abwesenheiten (Mitarbeiter)
• Personaldeckung
• Benutzergruppen für Mitarbeiter:innen
• Urlaubsfreigabe
• Urlaubsverwaltung
• A-/B-Wochen-Wechsel
• Gültig-ab-Datum und Puffer im Arbeitszeitkonto
• Arbeitszeit ab Dienstbeginn
• Automatische Pausen im Dienstplan
• Standort-Sperre in der Zeiterfassung
• Dienstplan-Vorlage