Welche Arbeitsweise passt zu uns?

Übersicht

Dienstplan, Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto greifen ineinander, werden aber über einzelne Entscheidungen auf drei Ebenen gesteuert. Die Einrichtung legt die Regeln für alle fest (Kita-Konto: Einrichtung › Einstellungen, Reiter Dienstplan & Zeit; Trägerverwaltung: Basis-Informationen bearbeiten). Die Benutzergruppe trägt Rechte und die Urlaubsfreigabe (Einrichtung › Benutzergruppen). Die Person hat im Mitarbeiterprofil unter ARBEITSZEIT ihr Soll, ihre Pausenregelung und den Start des Arbeitszeitkontos.

Dieser Wegweiser führt durch die zehn Entscheidungen mit Optionen, Wirkung und Fundort. Welche Einstellung welche Anzeige beeinflusst, zeigt im Detail der Artikel Was steuert was.

1. Wie wird die Arbeitszeit erfasst?

Optionen

• Stempeln in der Team-App: Kachel Zeit erfassen, dann Einstempeln und Ausstempeln. Stempeln geht ebenso im Kita-Konto.
• Stempeln per QR-Karte am Kiosk: Karten entstehen im Kita-Konto unter Zeiterfassung über QR-Karten generieren; am Kiosk-Tablet wird die Karte vor die Kamera gehalten.
• Eintragen von Hand: Kita-Konto Zeiteintrag hinzufügen, Team-App Zeiteintrag, jeweils mit Zeitvorlagen.
• Zusatzschalter Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfassen (Standard: aus).

Was sich ändert: Mit dem Schalter können Mitarbeitende keine Zeiteinträge mehr von Hand anlegen, auch nicht für den heutigen Tag, und die Zeitvorlagen entfallen. Im Kita-Konto steht dann „In dieser Einrichtung wird die Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfasst."

Was es nicht tut: Das Ein- und Ausstempeln bleibt unberührt. Ob bestehende Einträge geändert werden dürfen, regelt Entscheidung 2. Wer alle Zeiten verwalten darf, legt weiterhin Einträge an.

Wo einstellen: Kita-Konto: Einrichtung › Einstellungen › Dienstplan & Zeit › ZEITERFASSUNG EINSTELLUNGEN. Trägerverwaltung: Kita öffnen › Kontaktinformationen › Bearbeiten › Basis-Informationen bearbeiten › Zeiterfassung.

Mehr dazu: Zeiterfassung in der Team-App, Arbeitszeit per QR-Karte am Kiosk erfassen, Zeiterfassung im Kita-Konto.

2. Dürfen Mitarbeitende ihre Zeiten nachträglich ändern?

Optionen

• Mitarbeitende dürfen eigene Zeiteinträge nachträglich ändern (Standard: an).
• Beim Ausstempeln gilt die aktuelle Uhrzeit (Standard: aus).

Was sich ändert: Ist der erste Schalter aus, können Mitarbeitende abgeschlossene Einträge weder ändern noch löschen und nichts für vergangene oder künftige Tage nachtragen. Ist der zweite an, ist beim Ausstempeln das Feld Bis (Ende) gesperrt und die Uhrzeit des Check-outs wird gebucht; liegt der Check-in an einem früheren Tag oder mehr als 16 Stunden zurück, trägt die Leitung die Endzeit nach.

Was es nicht tut: Beide Schalter gelten nicht für Personen, die alle Zeiten verwalten dürfen, und nicht für die Trägerverwaltung. Die Schalter legen sich nicht gegenseitig um: Sind Schalter 1 und der Schalter aus Entscheidung 1 beide an, darf eine Fehlstempelung selbst korrigiert, aber kein Eintrag neu angelegt werden. Jede Korrektur bleibt protokolliert.

Wo einstellen: Wie Entscheidung 1.

Mehr dazu: Zeiterfassung im Kita-Konto, Arbeitszeitkonto: Saldo prüfen und Fehler finden.

3. Wie werden Pausen behandelt?

Optionen

• Pausenautomatik der Einrichtung: Keine Automatik, Warnung anzeigen (Standard) oder Automatisch anpassen, dazu die Automatischen Pausenregeln „ab X Std Y Min: Z Min Pause" (Regel hinzufügen). Für Minderjährige bleiben die gesetzlichen Vorgaben aktiv.
• Pausen im Dienstplan automatisch vorschlagen (Standard: aus): schlägt je Schicht eine Pause vor (über 6 Stunden 30 Minuten, über 9 Stunden 45 Minuten) und zeigt die Nettozeit; pro Eintrag überschreibbar.
• Je Person die Pausen-Regelung: Pauschal (Tägliche Pausendauer (Minuten)), Individuell pro Wochentag oder Aus den Pausenregeln ableiten.

Was sich ändert: Gestempelt 8:00 bis 16:30 ohne Pause, Regel „ab 6 Std: 30 Min Pause". Bei Automatisch anpassen werden 30 Minuten abgezogen, das Ist beträgt 8:00 Stunden; bei Warnung anzeigen bleibt es bei 8:30 Stunden mit Hinweis. Die Pausen-Regelung der Person wirkt dagegen auf das Soll: 8 Stunden Tagessoll mit 30 Minuten Pauschale ergeben 7:30 Stunden.

Was es nicht tut: Die Pausenautomatik verändert nicht das Soll; die Pausen-Regelung je Person ist von ihr unabhängig. Der Dienstplan-Vorschlag ist Planung und zieht beim Stempeln nichts ab.

Wo einstellen: Automatik, Regeln und Dienstplan-Vorschlag unter ZEITERFASSUNG EINSTELLUNGEN (Kita-Konto) oder Basis-Informationen bearbeiten › Zeiterfassung › Pausen (Trägerverwaltung, Modus dort Automatische Pause). Die Pausen-Regelung je Person im Profil unter ARBEITSZEIT, in der Trägerverwaltung im Mitarbeiter-Profil.

Mehr dazu: Automatische Pausen im Dienstplan, Zeiterfassung.

4. Wie sind die Soll-Stunden je Person verteilt?

Optionen (Arbeitszeit-Verteilung im Mitarbeiterprofil)

• Gleichmaessig auf alle Arbeitstage: Wochenstunden und Arbeitstage pro Woche, daraus Stunden pro Tag.
• Individuell pro Wochentag: je Tag ein Wert, 0 h heißt „arbeitet an diesem Tag nicht".
• A-/B-Wochen-Wechsel: Profil A (Anker-Woche), Profil B (Wechsel-Woche), Anker-Kalenderwoche (Profil A).
• Gültig ab: ab diesem Datum gilt die neue Verteilung; leer heißt rückwirkendes Überschreiben.

Was sich ändert: 30 Wochenstunden auf 5 Tage ergeben 6 Stunden Soll je Tag. Montag bis Mittwoch 8, Donnerstag 6, Freitag 0 ergibt dasselbe Wochensoll, aber am Freitag kein Minus.

Was es nicht tut: Die Verteilung plant keine Dienste; sie bestimmt nur das Soll im Arbeitszeitkonto. Pausen gehören in die Pausen-Regelung (Entscheidung 3).

Wo einstellen: Kita-Konto: Mitarbeiter › Person › ARBEITSZEIT. Trägerverwaltung: Personal › Mitarbeiter › Mitarbeiter-Profil › Arbeitszeit-Verteilung.

Mehr dazu: A-/B-Wochen-Wechsel, Arbeitszeitkonto.

5. Zählt Arbeitszeit vor Dienstbeginn und nach Dienstende?

Optionen

• Arbeitszeit frühestens ab geplantem Dienstbeginn zählen (Standard: aus).
• Arbeitszeit spätestens bis zum geplanten Dienstende zählen (Standard: aus) mit Gültig ab und Puffer nach geplantem Dienstende (Minuten); der Puffer ist je Person im Profil übersteuerbar.

Was sich ändert: Dienstplan 8:00 bis 16:00, gestempelt 7:53 bis 16:12, Puffer 15 Minuten: Das Arbeitszeitkonto zählt genau 8 Stunden. Um 16:20 ausgestempelt liegt außerhalb des Puffers, dann zählt die volle Zeit.

Was es nicht tut: Die Stempelzeiten bleiben unverändert, gekürzt wird nur im Arbeitszeitkonto. Ohne Dienstplan-Eintrag greift nichts. Ohne Gültig ab wirkt die Kürzung rückwirkend ab Konto-Start.

Wo einstellen: ZEITERFASSUNG EINSTELLUNGEN (Kita-Konto), Basis-Informationen bearbeiten › Zeiterfassung (Trägerverwaltung, dort Puffer nach Dienstende (Minuten)).

Mehr dazu: Arbeitszeit ab Dienstbeginn, Gültig-ab-Datum und Puffer im Arbeitszeitkonto.

6. Muss Urlaub freigegeben werden?

Optionen: In der Benutzergruppe das Feld Urlaub muss freigegeben werden: Nein oder Ja.

Was sich ändert: Bei Ja werden Urlaubsanträge dieser Gruppe erst nach Freigabe gültig. Unter Abwesenheiten erscheint für die Leitung der Bereich Offene Anträge mit Genehmigen und Ablehnen. Offene Anträge verbrauchen noch kein Kontingent; erst genehmigte Tage fließen in die Urlaubsbilanz ein.

Was es nicht tut: Die Freigabe-Pflicht steht nicht in den Einrichtungs-Einstellungen und gilt je Gruppe, nicht je Person. Krankmeldungen sind nicht betroffen. Genehmigen setzt bei Abwesenheit (Mitarbeiter) die Stufe Schreiben: Alle voraus.

Wo einstellen: Kita-Konto: Einrichtung › Benutzergruppen › Gruppe öffnen. Trägerverwaltung: Standort › Benutzergruppen.

Mehr dazu: Urlaubsfreigabe, Benutzergruppen für Mitarbeiterinnen.

7. Was passiert bei Krankheit im genehmigten Urlaub?

Optionen (Krankheit im genehmigten Urlaub und an angerechneten Schließtagen)

• Krankmeldung abweisen, Schließtag bleibt Urlaub (Voreinstellung)
• Urlaub nach Rückfrage teilen, Schließtag kostet keinen Urlaub
• Urlaub ohne Rückfrage teilen, Schließtag kostet keinen Urlaub

Was sich ändert: Urlaub vom 3. bis 14. August, krank vom 6. bis 8. August. Beim Abweisen lässt sich die Krankmeldung nicht speichern, der Urlaub muss vorher von Hand gekürzt werden. Beim Teilen bleibt Urlaub vom 3. bis 5. und vom 9. bis 14., die drei überdeckten Tage kommen zurück; mit Rückfrage wird der Vorschlag vor dem Speichern gezeigt.

Was es nicht tut: Gilt nur für eigene Krankheit, nicht für „Kind krank". Die Anrechnung an Schließtagen entsteht erst beim Auswerten, ohne Rückfrage.

Wo einstellen: ZEITERFASSUNG EINSTELLUNGEN (Kita-Konto), Basis-Informationen bearbeiten › Abwesenheiten (Trägerverwaltung).

Mehr dazu: Abwesenheiten der Mitarbeiter, Urlaubsverwaltung.

8. Wie wirken Schließtage auf Soll und Urlaub?

Optionen: Für jede Art (Schließtag, Brückentag, Teamtag, Ferien) getrennt Schließtage reduzieren das Soll und Schließtage als Urlaub anrechnen; dazu Schließtage in der Eltern-App anzeigen.

Was sich ändert: Ein Teamtag mit Haken bei „reduzieren das Soll" erzeugt kein Minus und kostet keinen Urlaub. Ferien mit Haken bei „als Urlaub anrechnen" werden bei allen aktiven Mitarbeitenden als Betriebsurlaub gebucht: Die Tage verbrauchen Urlaub und neutralisieren das Soll. Ohne Haken bleibt das Soll bestehen, wer nicht arbeitet, sammelt Minus.

Was es nicht tut: Die Schließtage selbst werden je Jahr unter SCHLIESSTAGE (DIENSTPLAN) gepflegt. Eine Änderung wirkt rückwirkend, abgeschlossene Perioden bleiben unverändert. Die Eltern-App-Anzeige betrifft nur die Termine der Eltern.

Wo einstellen: Kita-Konto: Einstellungen › Dienstplan & Zeit, Liste und Eltern-App-Schalter unter SCHLIESSTAGE (DIENSTPLAN), die Anrechnungen unter ZEITERFASSUNG EINSTELLUNGEN. Trägerverwaltung: Standort › Einstellungen › Reiter Schließtage.

Mehr dazu: Dienstplan, Urlaubsverwaltung.

9. Nach welchem Schlüssel wird die Personaldeckung berechnet?

Optionen (Fenster Personaldeckung Einstellungen)

• Reiter Betreuungsschlüssel: Bundesland-Vorlage wählen oder je Betreuungsart selbst setzen: Krippe (0-3 Jahre), Elementar (3-6 Jahre), Hort (6-12 Jahre), Gemischt (Altersgemischt), als Kinder je Fachkraft.
• Reiter Personalgewichtung: Gewichtung nach Qualifikation verwenden an oder aus, darunter die Gewichtungsfaktoren (0 = nicht anrechenbar, 1 = voll anrechenbar) für Fachkräfte, Ergänzungskräfte, Ausbildung & Freiwillige und Sonstige.

Was sich ändert: Bei 10 Kindern je Fachkraft brauchen 25 Kinder im Elementarbereich 2,5 Kräfte. Mit Gewichtung zählt eine Person mit Faktor 0,5 nur halb; ohne hinterlegte Qualifikation zählt sie wie bisher.

Was es nicht tut: Die Personaldeckung verändert weder Soll noch Ist im Arbeitszeitkonto; abwesendes Personal wird in der Deckung abgezogen.

Wo einstellen: Kita-Konto: Personaldeckung › Symbol oben rechts. Trägerverwaltung: Personal › Personalschlüssel › Konfiguration.

Mehr dazu: Personaldeckung.

10. Darf nur vor Ort gestempelt werden?

Optionen: Check-in nur am Standort der Einrichtung erlauben mit Erlaubter Umkreis (Meter), 50 bis 500 (Voreinstellung 150).

Was sich ändert: Einstempeln in der Team-App ist nur im Umkreis um die Einrichtungsadresse möglich; außerhalb erscheint „Stempeln nicht möglich: Du bist nicht in der Nähe der Einrichtung."

Was es nicht tut: Greift nur in der Team-App und nur beim Einstempeln, nicht im Browser, am Kiosk oder beim Ausstempeln. Lässt sich die Adresse nicht verorten, blockiert die Sperre bewusst nicht; der Hinweis Adresse konnte nicht verortet werden. zeigt das beim Speichern.

Wo einstellen: Nur im Kita-Konto: Einrichtung › Einstellungen › Sicherheit & Standort › STANDORT / CHECK-IN-RADIUS.

Mehr dazu: Zeiterfassung und Standort-Sperre.

Empfohlene Reihenfolge beim Einrichten

1. Stammdaten und Gruppen: Einrichtungsdaten mit Region und Feiertage im Kalender, Gruppen, Benutzergruppen mit den Rechten für Zeiterfassung, Abwesenheit (Mitarbeiter), Arbeitszeitkonto, Dienstplan und Personaldeckung.
2. Soll je Person: Arbeitszeit-Verteilung, Pausen-Regelung und Jahresurlaubsanspruch (Tage) unter ARBEITSZEIT (Entscheidungen 3 und 4).
3. Diensttypen und Dienstplan: Im Dienstplan über Diensttyp hinzufügen die wiederkehrenden Dienste anlegen, dann planen.
4. Erfassungsweg und Regeln: Stempeln, Kiosk oder Eintragen, nachträgliches Ändern, Pausenautomatik, Grenzen am Dienstbeginn und Dienstende, Standort-Sperre (Entscheidungen 1, 2, 3, 5, 10).
5. Arbeitszeitkonto aktivieren: Unter Arbeitszeitkonto je Person Konto aktivieren mit Startdatum und Startsaldo. Dafür braucht die eigene Benutzergruppe beim Arbeitszeitkonto Schreiben: Alle.
6. Urlaub und Abwesenheit: Freigabe-Pflicht, Krankheit im Urlaub, Schließtage-Anrechnung (Entscheidungen 6 bis 8).
7. Personaldeckung: Bundesland-Vorlage und Gewichtung (Entscheidung 9).

Die Schritte im Einzelnen beschreibt Einrichtung der Personalmodule.