Plätze laut Betriebserlaubnis, amtliche Kennungen und verwaltende Stelle
Übersicht
Zu jeder Einrichtung lassen sich drei Angaben hinterlegen, die zu den Stammdaten der Kita gehören:
- die Plätze laut Betriebserlaubnis, gesamt und je Altersgruppe,
- die Amtlichen Kennungen, also die Einrichtungsnummer (amtlich) und die Trägernummer (amtlich),
- die Verwaltende Stelle, wenn die Kita zu einem Träger gehört.
Alle drei Angaben lassen sich im Kita-Konto und in der Trägerverwaltung pflegen. Beide Oberflächen bearbeiten dieselben Werte: was an einer Stelle gespeichert wird, steht danach auch an der anderen.
Plätze laut Betriebserlaubnis
Hier werden die genehmigten Plätze aus der Betriebserlaubnis eingetragen. Es gibt vier Felder:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Plätze gesamt | Gesamtzahl der genehmigten Plätze |
| Plätze unter 3 | Plätze für Kinder unter drei Jahren |
| Plätze über 3 | Plätze für Kinder ab drei Jahren |
| Plätze Schulkinder | Plätze für Schulkinder |
Erlaubt ist in jedem Feld eine ganze Zahl zwischen 0 und 9999. Ein Feld darf auch leer bleiben. Leer bedeutet „nicht hinterlegt", das ist etwas anderes als 0. Die Felder werden einzeln gespeichert; ob die Plätze je Altersgruppe zusammen die Gesamtzahl ergeben, wird beim Speichern nicht geprüft.
Beispiel: Eine Kita mit 55 genehmigten Plätzen, davon 15 für Kinder unter drei und 40 für Kinder über drei, ohne Hortplätze, trägt bei Plätze gesamt 55, bei Plätze unter 3 15, bei Plätze über 3 40 ein und lässt Plätze Schulkinder leer.
Amtliche Kennungen
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Einrichtungsnummer (amtlich) | Die Nummer, unter der die Behörde die Einrichtung führt |
| Trägernummer (amtlich) | Die Nummer, unter der die Behörde den Träger führt |
Jedes Feld nimmt höchstens 40 Zeichen auf. Leerzeichen am Anfang und am Ende werden beim Speichern entfernt. Ein geleertes Feld bleibt leer.
Bei Hamburger Kitas ist die Einrichtungsnummer (amtlich) die Nummer für die Änderungsmitteilung der Trägerverwaltung und steht dort im Kopf der Mitteilung. Fehlt die Nummer, meldet die Änderungsmitteilung „Keine Einrichtungsnummer hinterlegt für:" mit dem Namen der Kita und dem Zusatz „Die Einrichtungsnummer wird bei der Kita unter Kontaktinformationen hinterlegt." Ein eigenes Hamburger Nummernfeld gibt es daneben nicht mehr; die Einrichtungsnummer steht nur noch an dieser einen Stelle.
Nicht zu verwechseln ist die amtliche Einrichtungsnummer mit der Einrichtungs-ID, die im Kita-Konto oben auf der Seite der Einrichtung steht. Die Einrichtungs-ID ist die Kennung der Kita in Kindy und lässt sich nicht bearbeiten.
Verwaltende Stelle
Die Verwaltende Stelle hält fest, ob die Kita selbst oder der Träger diese Kita verwaltet. Davon hängt ab, wer die Plätze der Kita über die Platzanfragen vergibt: bei Diese Kita die Kita im Kita-Konto, bei Der Träger der Träger in der Trägerverwaltung (siehe Artikel Platzanfragen und Platzvergabe). Die Auswahl erscheint nur bei Kitas, die einem Träger zugeordnet sind. Bei einer Kita ohne Träger fehlt sie, die Kita vergibt dann selbst.
| Auswahl | Bedeutung |
|---|---|
| Vorgabe (derzeit: Diese Kita) oder Vorgabe (derzeit: Der Träger) | Noch nicht festgelegt. Es gilt die Vorgabe, die in Klammern genannt ist. |
| Diese Kita | Die Kita verwaltet sich selbst. |
| Der Träger | Der Träger verwaltet die Kita. |
Solange Vorgabe gewählt ist, steht unter dem Feld: „Noch nicht festgelegt. Die Vorgabe richtet sich danach, ob die Trägerverwaltung genutzt wird." Die Vorgabe lautet Der Träger, wenn die Kita einem Träger zugeordnet ist und in den letzten 90 Tagen jemand mit einem Zugang dieses Trägers in der Trägerverwaltung aktiv war. Sonst lautet sie Diese Kita. Die Vorgabe kann sich dadurch von selbst ändern; eine ausdrücklich gewählte Stelle bleibt dagegen stehen, bis sie wieder umgestellt wird.
Wer die Auswahl beim Speichern nicht anfasst, legt damit nichts fest: die Einstellung bleibt auf Vorgabe. Um zur Vorgabe zurückzukehren, wird wieder der Eintrag Vorgabe (derzeit: …) gewählt und gespeichert. Das geht nur, solange für die Kita keine Platzanfrage besteht (siehe unten).
Festlegung durch die erste Platzanfrage
Steht noch Vorgabe, wird die Stelle festgeschrieben, sobald eine Platzanfrage für die Kita erfasst oder bearbeitet wird: im Kita-Konto auf Diese Kita, in der Trägerverwaltung auf Der Träger. Das ist jeweils die Stelle, die in diesem Moment ohnehin gilt. An der Vergabe ändert sich dadurch nichts, die Vorgabe kann sich danach aber nicht mehr von selbst ändern. Im Auswahlfeld steht von da an Diese Kita oder Der Träger statt Vorgabe.
Solange Platzanfragen dieser Kita bestehen, lässt sich Vorgabe nicht wieder wählen. Das gilt für jede Anfrage, die die Kita betrifft, auch für bereits beendete, bis sie gelöscht ist. Wird Vorgabe trotzdem gewählt und gespeichert, erscheint:
„Solange Platzanfragen dieser Kita bestehen, bleibt die verwaltende Stelle ausdrücklich gewählt. „Vorgabe“ ist erst wieder wählbar, wenn keine Platzanfrage dieser Kita mehr besteht.“
Im Kita-Konto erscheint die Meldung in einem Fenster mit OK, in der Trägerverwaltung rot über den Kontaktinformationen, die dort im Bearbeiten-Zustand bleiben. Gespeichert wird in beiden Fällen nichts, auch keine anderen Änderungen aus demselben Speichern.
Wechsel zwischen Kita und Träger
Ein Wechsel zwischen Diese Kita und Der Träger wird abgelehnt, solange für die Kita noch Vorgänge offen sind:
- ein Platzangebot für diese Kita, dessen Annahmefrist noch läuft. Ein Angebot mit abgelaufener Frist hält den Wechsel nicht auf, es wird beim Speichern auf Angebot verfallen gesetzt.
- eine gerade laufende Aufnahme über Kind aufnehmen, bis sie abgeschlossen ist, längstens zehn Minuten.
Die Meldung nennt die betroffenen Vorgänge mit ihrer Kennung, getrennt durch Semikolon, zum Beispiel:
„Die verwaltende Stelle kann nicht gewechselt werden, solange Vorgänge offen sind: Offenes Platzangebot 4KX7PM mit Frist bis 20.10.2026; Laufende Aufnahme zu Platzanfrage 9RT2WQ“
Sie erscheint an denselben Stellen wie die Meldung oben, und auch hier wird nichts gespeichert. Abhilfe: die Antwort der Eltern eintragen, das Angebot absagen oder zurückziehen oder die Frist ablaufen lassen, eine laufende Aufnahme abschließen und dann erneut speichern.
Was mit den Platzanfragen der Kita bei einem erlaubten Wechsel geschieht:
| Wechsel | Anfragen auf Warteliste, Angebot angenommen, Angebot abgelehnt, Angebot verfallen | Anfragen auf Abgesagt, Zurückgezogen, Abgeschlossen, Aufgenommen |
|---|---|---|
| Von Diese Kita zu Der Träger | Gehen an den Träger über und werden dort in der Platzvergabe weitergeführt. Im Verlauf steht „Vergabestelle gewechselt“. | Bleiben bei der Kita und lassen sich dort weiter löschen. |
| Von Der Träger zu Diese Kita | Es wird nichts verschoben. Die Anfragen des Trägers bleiben beim Träger; die Kita trägt dort den Zusatz „vergibt selbst“. | Es wird nichts verschoben. |
Meldet das Speichern beim Wechsel zum Träger „Einige Platzanfragen wurden gerade geändert und sind noch nicht beim Träger. Bitte erneut speichern.“, wurde gleichzeitig an einer Anfrage gearbeitet. Erneutes Speichern nimmt die übrigen Anfragen mit.
Im Kita-Konto bearbeiten
Plätze und Kennungen
- Über das Einstellungs-Symbol in der oberen Menüleiste die Seite der Einrichtung öffnen. Die Seite beginnt mit dem Reiter Übersicht.
- Im ersten Kasten stehen unter Standortname, Adresse, Telefon, E-Mail, Region und Feiertage im Kalender die Zeile Plätze laut Betriebserlaubnis mit den vier Feldern und darunter Einrichtungsnummer (amtlich) und Trägernummer (amtlich).
- Die Werte eintragen.
- Auf Speichern klicken. Oben im Kasten erscheint Gespeichert!.
Das Fragezeichen neben Plätze laut Betriebserlaubnis erklärt: „Genehmigte Plätze laut Betriebserlaubnis, gesamt und je Altersgruppe." Das Fragezeichen neben Einrichtungsnummer (amtlich): „Bei Hamburger Kitas ist das die Nummer für die Änderungsmitteilung."
Verwaltende Stelle
- Auf der Seite der Einrichtung den Reiter Einstellungen öffnen.
- Das Feld Verwaltende Stelle steht unter dem Schalter Hamburger Kita-Gutscheinsystem.
- Die gewünschte Stelle wählen und die Einstellungen speichern.
In der Trägerverwaltung bearbeiten
- In der Seitenleiste über die Standort-Karte die Kita wählen und im Abschnitt Kita unter Standort auf Details klicken.
- Links im Bereich Übersicht auf Kontaktinformationen klicken.
- Rechts oben auf Bearbeiten klicken.
- Unter den Feldern zu Name, Adresse, Bundesland und Öffnungszeiten folgen die Abschnitte Plätze laut Betriebserlaubnis und Amtliche Kennungen. Darunter stehen der Schalter Hamburger Kita-Gutscheinsystem und das Feld Verwaltende Stelle.
- Die Werte eintragen und auf Speichern klicken. Mit Abbrechen wird die Bearbeitung ohne Änderung verlassen.
Ist der Schalter Hamburger Kita-Gutscheinsystem eingeschaltet, erscheint darunter der Hinweis: „Die Änderungsmitteilung verwendet die amtliche Einrichtungsnummer aus den Kontaktinformationen."
Außerhalb der Bearbeitung zeigen die Kontaktinformationen die Gesamtzahl unter Plätze laut Betriebserlaubnis sowie Einrichtungsnummer (amtlich) und Trägernummer (amtlich). Ein leeres Feld erscheint als „—". Im Bereich Dashboard steht die Gesamtzahl auf der Kachel Plätze gesamt.
Wofür die Plätze genutzt werden
Die Plätze laut Betriebserlaubnis fließen in die Belegungsvorschau ein. Diese steht im Kita-Konto unter Daten & Berichte, Kategorie Gruppen, und in der Trägerverwaltung im Controlling im Reiter Vorschau. Dort wirken die Plätze so:
- Gruppengrößen über der Gesamtzahl: Liegt die Summe der Gruppengrößen über Plätze gesamt, erscheint zum Beispiel „Die Summe der Gruppengrößen (60) liegt über den Plätzen laut Betriebserlaubnis (55)."
- Altersgruppe über ihren Plätzen: Sind in einem Monat mehr Kinder einer Altersgruppe belegt und fest zugesagt, als Plätze dafür hinterlegt sind, erscheint zum Beispiel „08.2027: Unter 3 belegt und fest (17) über den Plätzen laut Betriebserlaubnis (15)." Folgen mehrere Monate mit derselben Überschreitung aufeinander, fasst die Vorschau sie in einer Zeile zusammen, zum Beispiel „08.2027 bis 11.2027: Unter 3 belegt und fest (17) über den Plätzen laut Betriebserlaubnis (15)." Geprüft werden Unter 3, Über 3 und Schulkinder, jeweils nur, wenn für die Altersgruppe eine Zahl hinterlegt ist.
- Keine Plätze hinterlegt: „Die Plätze laut Betriebserlaubnis sind nicht hinterlegt; die Prüfung je Altersgruppe entfällt."
- Nur ein Teil hinterlegt: Fehlen Plätze gesamt, Plätze unter 3 oder Plätze über 3, nennt die Vorschau die fehlenden Angaben, zum Beispiel „Bei den Plätzen laut Betriebserlaubnis fehlt die Angabe „Plätze über 3"; die Prüfung dafür entfällt."
- Schulkinder: Ist bei Plätze Schulkinder nichts oder 0 eingetragen, zählt ein Kind, dessen Einschulung noch bevorsteht, nur bis zum 31.07. des Einschulungsjahres. Sind Schulkinder-Plätze eingetragen, zählt es ab dem 01.08. weiter, dann in der Altersgruppe Schulkinder.
Voraussetzungen
Im Kita-Konto
- Bearbeiten lassen sich die Felder mit dem Recht Standortdaten auf Lese-/Schreibrechte (in der Benutzergruppe im Reiter Einrichtung). Mit Leserechte sind die Felder sichtbar, aber gesperrt, und der Knopf Speichern fehlt.
- Die Verwaltende Stelle erscheint nur, wenn die Kita einem Träger zugeordnet ist.
- Die Belegungsvorschau braucht das Recht Daten & Berichte.
In der Trägerverwaltung
- Die Details einer Kita mit Kontaktinformationen und Dashboard kann jeder Träger-Zugang ansehen, der Zugriff auf diese Kita hat.
- Der Knopf Bearbeiten erscheint nur für Zugänge mit vollem Zugriff.
Wenn etwas nicht funktioniert
| Beobachtung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Felder im Kita-Konto sind grau und Speichern fehlt | Die Benutzergruppe hat bei Standortdaten nur Leserechte | Das Recht auf Lese-/Schreibrechte stellen lassen |
| In der Trägerverwaltung fehlt der Knopf Bearbeiten | Der Zugang hat keinen vollen Zugriff | Eine Person mit vollem Zugriff bitten, die Angaben einzutragen |
| Das Feld Verwaltende Stelle fehlt | Die Kita ist keinem Träger zugeordnet | Kein Fehler; ohne Träger gibt es nichts auszuwählen |
| In der Trägerverwaltung steht unter einem Platzfeld „Bitte eine ganze Zahl zwischen 0 und 9999 angeben oder das Feld leer lassen." und über dem Formular „Bitte die rot markierten Felder prüfen." | Im Feld steht etwas anderes als eine ganze Zahl, etwa ein Komma, ein Minus oder Buchstaben | Eine ganze Zahl eintragen oder das Feld leeren, dann erneut speichern |
| Beim Speichern erscheint die Meldung: „Plätze laut Betriebserlaubnis“: jeder Wert muss eine ganze Zahl zwischen 0 und 9999 sein. | Ein Platzfeld enthält keinen zulässigen Wert; es wurde nichts gespeichert | Die vier Platzfelder prüfen und nur ganze Zahlen von 0 bis 9999 oder nichts eintragen |
| Die Änderungsmitteilung meldet „Keine Einrichtungsnummer hinterlegt für:" | Bei der Kita ist keine Einrichtungsnummer (amtlich) eingetragen | Die Nummer wie oben beschrieben im Kita-Konto oder in der Trägerverwaltung eintragen |
| Die Belegungsvorschau meldet, dass die Plätze laut Betriebserlaubnis nicht hinterlegt sind | Alle vier Platzfelder sind leer | Die Plätze aus der Betriebserlaubnis eintragen |
| Die Auswahl Vorgabe zeigt plötzlich eine andere Stelle in Klammern | Die Vorgabe hängt davon ab, ob die Trägerverwaltung in den letzten 90 Tagen genutzt wurde | Soll die Stelle fest bleiben, Diese Kita oder Der Träger ausdrücklich wählen und speichern |
| Statt Vorgabe steht ausdrücklich Diese Kita oder Der Träger, obwohl niemand umgestellt hat | Mit der ersten Platzanfrage wurde die geltende Stelle festgeschrieben | Kein Fehler, die Vergabe ist unverändert |
| „Solange Platzanfragen dieser Kita bestehen, bleibt die verwaltende Stelle ausdrücklich gewählt. …“ | Für die Kita bestehen Platzanfragen, auch beendete zählen bis zu ihrer Löschung | Diese Kita oder Der Träger wählen; Vorgabe ist erst wieder möglich, wenn keine Platzanfrage der Kita mehr besteht |
| „Die verwaltende Stelle kann nicht gewechselt werden, solange Vorgänge offen sind: …“ | Ein Platzangebot mit laufender Frist oder eine laufende Aufnahme | Die genannten Vorgänge erledigen, dann erneut speichern |
| „Einige Platzanfragen wurden gerade geändert und sind noch nicht beim Träger. Bitte erneut speichern.“ | Beim Wechsel zum Träger wurde gleichzeitig eine Anfrage geändert | Erneut speichern |
Hinweise
- Kita-Konto und Trägerverwaltung zeigen dieselben Werte. Wird ein Wert an einer Stelle geändert, gilt er nach dem Neuladen auch an der anderen.
- Ein leeres Platzfeld bedeutet „nicht hinterlegt", 0 bedeutet „keine Plätze". Bei Plätze Schulkinder behandelt die Belegungsvorschau beides gleich.
- Die Plätze laut Betriebserlaubnis sind eine Angabe zur ganzen Einrichtung. Die Größe der einzelnen Gruppen wird davon unabhängig an der Gruppe gepflegt.