Eltern zur Eltern-App einladen

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Übersicht

Eltern bekommen ihren Zugang zur Eltern-App von der Einrichtung. Im Kita-Konto wird dafür in der Familienansicht ein App Benutzer angelegt. Kindy verschickt an die hinterlegte E-Mail-Adresse einen Aktivierungscode. Mit diesem Code vergeben die Eltern ihr eigenes Passwort und melden sich danach in der Eltern-App mit E-Mail-Adresse und Passwort an.

Dieser Artikel beschreibt das Kita-Konto im Browser und die Aktivierungsseite, auf der Eltern den Code einlösen.

Wo Zugänge angelegt werden

Die Zugänge stehen in der Familienansicht in der Karte APP BENUTZER. Dorthin führen zwei Wege:

Aus dem Profil des Kindes

1. Das Kind öffnen.
2. Oben rechts im Kopfbereich das Menü öffnen.
3. Familienansicht wählen.

Aus der Familienliste

1. In der oberen Navigationsleiste das Stammdaten-Symbol anklicken.
2. Familien wählen.
3. In der Zeile der Familie auf Anzeigen klicken.

Auf der Familienseite bis zur Karte APP BENUTZER blättern. Rechts in deren Kopfzeile steht die grüne Plus-Schaltfläche.

In der Familienliste zeigt die Spalte Nutzer die Anzahl der Zugänge zur Eltern-App, mit einem Smartphone-Symbol davor.

Zugang anlegen und Eltern einladen

1. Auf der Familienseite in der Karte ALLGEMEIN prüfen, ob Teilnahmebestätigung liegt vor angehakt ist. Ohne diesen Haken lässt sich kein Zugang anlegen.
2. In der Karte APP BENUTZER auf die grüne Plus-Schaltfläche klicken. Es öffnet sich das Fenster App Benutzer.
3. Vorname, Nachname und E-Mail eintragen.
4. Die Rolle wählen, zum Beispiel Vater.
5. Bei Bedarf Einschränkung der zugeordneten Kinder setzen und die Kinder anhaken, die dieser Zugang sehen darf.
6. Den Haken E-Mail mit Aktivierungscode an den Benutzer verschicken gesetzt lassen.
7. Auf Speichern klicken.

Das Fenster schließt sich, der neue Zugang steht in der Liste. Darunter erscheinen das Versanddatum und das Kennzeichen CODE GESENDET.

Mit Abbrechen oder dem Kreuz oben rechts wird das Fenster geschlossen, ohne dass ein Zugang entsteht.

Für jede Person, die die Eltern-App nutzen soll, wird ein eigener Zugang mit eigener E-Mail-Adresse angelegt. Mutter und Vater bekommen also zwei Zugänge in derselben Familie.

Die Felder im Fenster App Benutzer

Die Rolle beschreibt, in welcher Beziehung die Person zur Familie steht. Nach der Aktivierung steht sie als Kennzeichen in der Zeile des Zugangs.

Einschränkung der zugeordneten Kinder

Ohne Einschränkung erreicht ein Zugang alle aktiven Kinder der Familie, auch Geschwisterkinder, die später dazukommen. Mit Einschränkung nur die angehakten Kinder.

Die Wirkung steht direkt in der Liste unter dem Namen:

• sieht nur mit den Vornamen der Kinder, die der Zugang tatsächlich erreicht.
• erreicht derzeit kein Kind, wenn keines der angehakten Kinder aktiv ist oder gar kein Kind angehakt wurde. Ein solcher Zugang lässt sich nicht aktivieren.

Ein neues Geschwisterkind kommt bei gesetzter Einschränkung nicht automatisch hinzu. Es muss im Zugang nachträglich angehakt werden.

Was beim Speichern passiert

Mit dem Haken für die Aktivierungscode-Mail:

• Kindy erzeugt einen persönlichen Aktivierungscode und schickt ihn per E-Mail an die eingetragene Adresse. Die E-Mail nennt den Namen der Person und den Namen der Einrichtung. Der Betreff lautet in der Regel „Dein Aktivierungscode für die Kindy App“.
• In der Liste erscheinen Datum und Uhrzeit des Versands, zum Beispiel „23.10.26 um 14:05 Uhr“, und das Kennzeichen CODE GESENDET.

Ohne den Haken entsteht der Zugang trotzdem, aber es wird keine E-Mail verschickt und noch kein Code erzeugt. In der Liste fehlt dann das Kennzeichen CODE GESENDET. Die Eltern erfahren nichts davon, bis die Einladung über Aktivierungscode noch einmal senden nachgeholt wird. Die Schaltfläche steht in diesem Fall sofort zur Verfügung.

Eine Push-Benachrichtigung wird beim Anlegen nicht ausgelöst, die Einladung läuft allein über die E-Mail.

Ein über die Karte APP BENUTZER angelegter Zugang erzeugt kein Familienmitglied in der Karte ELTERN UND FAMILIE. Wer Telefonnummern, Abholberechtigung oder Notfallkontakt pflegen will, legt dort zusätzlich einen Eintrag an.

Was die Eltern tun

Der Code wird nicht in der Eltern-App eingegeben, sondern auf der Aktivierungsseite von Kindy im Browser. Die Eltern-App selbst kennt nur die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort.

1. Die Aktivierungsseite öffnen. Sie trägt die Überschrift „Los geht's“ und den Satz „Bitte gib den persönlichen Aktivierungscode ein, um deinen Account zu erstellen.“
2. Den Code in das Feld Aktivierungscode eingeben eintragen, falls er nicht schon vorausgefüllt ist, und auf Abschicken tippen. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
3. Unter DATENSCHUTZ den Schalter bei „Die Datenschutzerklärung habe ich gelesen und verstanden.“ einschalten.
4. Unter DEINE ZUGANGSDATEN steht die hinterlegte E-Mail Adresse. Sie lässt sich hier nicht ändern.
5. Ein Passwort unter Neues Passwort eintragen, mindestens sechs Zeichen, und unter Passwort wiederholen bestätigen.
6. Auf Fortfahren tippen.

Nach kurzer Verarbeitung erscheint „Großartig!“ mit dem Hinweis „Öffne jetzt die Kindy App und logge dich mit deiner E-Mail Adresse und deinem Passwort ein.“ Darunter stehen die Links zum App Store und zu Google Play.

Die Eltern-App heißt in beiden Stores Kindy App. Sie lässt sich außerdem im Browser nutzen, beschrieben im Artikel Wie kann ich Kindy benutzen?

Gültigkeit des Codes:

• Der Code besteht aus zwölf Zeichen, nur Großbuchstaben und Ziffern.
• Der Code hat kein Ablaufdatum. Er gilt, bis er eingelöst ist.
• Er gilt genau einmal. Nach der Aktivierung wird er ungültig. Danach melden sich die Eltern nur noch mit E-Mail-Adresse und Passwort an.
• Erneutes Verschicken erzeugt keinen neuen Code. Es geht derselbe Code noch einmal hinaus, eine ältere E-Mail bleibt also gültig.
• Der Code wird nur angenommen, wenn der Zugang mindestens ein aktives Kind erreicht. Liegt das Eintrittsdatum noch in der Zukunft, meldet die Aktivierungsseite den Code als ungültig, obwohl er stimmt.

Den Stand in der Familienansicht ablesen

Der Zeitpunkt bei CODE GESENDET belegt den Versand, nicht die Zustellung.

Code erneut senden, bearbeiten, löschen

Aktivierungscode noch einmal senden

Solange ein Zugang nicht aktiviert ist, steht in seiner Zeile eine Schaltfläche mit dem Kreis-Pfeil und dem Hinweis Aktivierungscode noch einmal senden.

• Er erscheint eine halbe Stunde nach dem letzten Versand. Direkt nach dem Anlegen fehlt er also zunächst.
• Ein Klick verschickt die E-Mail erneut und aktualisiert den Zeitpunkt bei CODE GESENDET. Danach ist die Schaltfläche wieder für eine halbe Stunde ausgeblendet.
• Bei einem Zugang, der ohne Einladung angelegt wurde, steht die Schaltfläche sofort bereit.

Ohne Wartezeit geht es über das Bearbeiten-Fenster: den Zugang öffnen, E-Mail mit Aktivierungscode an den Benutzer verschicken anhaken und Speichern. Auch dann geht derselbe Code hinaus. Wurde vorher die E-Mail-Adresse korrigiert, geht er an die neue Adresse.

Alle noch nicht aktivierten Zugänge der Einrichtung stehen zusätzlich auf einer eigenen Seite, beschrieben im Artikel Aktivierungscode erneut verschicken.

Zugang bearbeiten

1. Am Ende der Zeile auf das Stift-Symbol klicken.
2. Im Fenster App Benutzer die Angaben ändern.
3. Mit Speichern bestätigen.

Eine geänderte E-Mail-Adresse ist ab sofort die Anmeldeadresse in der Eltern-App. Sie wird wie beim Anlegen auf Doppelungen in der Einrichtung geprüft.

Zugang löschen

Im Bearbeiten-Fenster unten links auf Löschen klicken und die Rückfrage Soll der App Benutzer wirklich gelöscht werden? mit Ja, löschen. bestätigen. Der Zugang wird sofort entfernt, eine bestehende Anmeldung in der Eltern-App endet. Einzelheiten stehen im Artikel App Nutzer löschen.

Weitere Wege zu einem Zugang

Was ein Zugang zu sehen bekommt

• Ein Zugang erreicht die aktiven Kinder der Familie, bei gesetzter Einschränkung der zugeordneten Kinder nur die angehakten.
• Wie weit Eltern in die Vergangenheit zurücklesen können, regelt das Feld Inhalte sichtbar ab im Profil des Kindes unter VERTRAGSDATEN. Laut Hinweis am Feld sehen Eltern die Inhalte der Gruppe ihres Kindes (Pinnwand, Termine, Nachrichten und Aktivitäten) erst ab diesem Datum. Näheres im Artikel Einträge für (neue) Eltern zeitlich einschränken.

Voraussetzungen

Rechte

Die Rechte werden je Benutzergruppe vergeben, im Fenster der Benutzergruppe im Reiter Familie.

App Benutzer und Teilnahmebestätigung sind zwei getrennte Rechte. Ein Konto kann also Zugänge anlegen dürfen, ohne die Teilnahmebestätigung setzen zu dürfen, und umgekehrt.

Ist für die Benutzergruppe im Reiter Gruppen unter Zugriff einschränken die Einstellung Nur gewählte(n) Gruppe(n) aktiv, werden Anlegen, Bearbeiten, Löschen und erneutes Senden für Familien abgelehnt, deren Kinder alle außerhalb der freigegebenen Gruppen liegen.

Bedingungen an Familie und Kind

• Bei der Familie ist Teilnahmebestätigung liegt vor gesetzt.
• Die Familie hat mindestens ein aktives Kind, das einer Gruppe zugewiesen ist.
• Die Familie ist nicht archiviert. In einer archivierten Familie fehlt die Plus-Schaltfläche.

E-Mail-Adresse

• Eine E-Mail-Adresse kann in derselben Einrichtung nur zu einem Zugang gehören, auch innerhalb derselben Familie.
• In einer anderen Einrichtung darf dieselbe Adresse einen eigenen Zugang haben. Die beiden Zugänge sind unabhängig voneinander und werden jeweils mit einem eigenen Code aktiviert. Vergeben die Eltern dabei dasselbe Passwort, können sie in der Eltern-App zwischen beiden Einrichtungen wechseln. Das steht im Artikel Kinder in verschiedenen Kitas.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Ein Zugang ist kein Familienmitglied und umgekehrt. Beide Karten auf der Familienseite werden getrennt gepflegt. Ein gelöschtes Familienmitglied lässt den Zugang bestehen.
• Erst einladen, wenn das Kind aktiv ist. Hat die Familie noch kein aktives Kind, lässt sich über die Karte APP BENUTZER gar kein Zugang anlegen. Kommt die Einladung auf einem anderen Weg früher hinaus, etwa über den Datenimport, nimmt die Aktivierungsseite den Code bis zum Eintrittstag nicht an. Ab dem Eintrittstag funktioniert derselbe, bereits verschickte Code.
• Die E-Mail-Adresse ist die Anmeldeadresse. Wer sie im Zugang ändert, ändert die Adresse, mit der sich die Eltern in der Eltern-App anmelden.
• Das Passwort vergeben die Eltern selbst. Die Einrichtung kennt es nicht und kann es nicht einsehen.

Siehe auch

• Familienmitglieder anlegen und pflegen
• Aktivierungscode erneut verschicken
• App Nutzer löschen
• Eltern-Registrierungen
• Kinder in verschiedenen Kitas
• Einträge für (neue) Eltern zeitlich einschränken
• Wie können Kinder Stammdaten importiert werden?
• Wie kann ich Kindy benutzen?
• Benutzergruppen und Rechte