Für Leitung, TeamStand 20.09.2026

Was die Leitung für die Team-App einstellt

Übersicht

Fast alles, was in der Team-App geht oder nicht geht, entscheidet sich vorher im Kita-Konto: an den Einstellungen der Einrichtung, an der Benutzergruppe und am Profil der Person. Diese Seite ist die Landkarte dazu: je Schalter, wo er steht, was er in der App bewirkt und welcher Satz dort erscheint, wenn er greift. Wie dieselben Einstellungen im Kita-Konto selbst wirken, steht im Artikel Was steuert was: Einrichtung, Benutzergruppe und Person; hier geht es ausschließlich um die App-Sicht.

Wo die Schalter liegen

Ebene	Kita-Konto	Trägerverwaltung
Einrichtung, Zeiterfassung	Einrichtung, Reiter Einstellungen, Bereich Dienstplan & Zeit, Abschnitt ZEITERFASSUNG EINSTELLUNGEN	in der Kita unter Kontaktinformationen auf Bearbeiten, Abschnitt Zeiterfassung, Gruppe Arbeitszeit
Einrichtung, Standort	Einrichtung, Reiter Einstellungen, Bereich Sicherheit & Standort, Abschnitt STANDORT / CHECK-IN-RADIUS	gibt es dort nicht
Benutzergruppe	Einrichtung, Benutzerrechte, Fenster Benutzergruppe	Benutzergruppen
Person	Mitarbeiter, Person öffnen	Mitarbeiter-Profil

Einstellungen der Einrichtung und ihre Wirkung in der App

Einstellung	Wirkung in der Team-App
Mitarbeitende dürfen eigene Zeiteinträge nachträglich ändern (aus)	Bearbeiten und Löschen eigener Einträge verschwinden; beim Anlegen ist nur der heutige Tag wählbar
Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfassen (an)	Die Karte Zeit erfassen und das Plus im Zeiterfassungs-Tab verschwinden; Vorlagen werden nicht mehr angeboten
Beim Ausstempeln gilt die aktuelle Uhrzeit (an)	Das Feld Endzeit im Ausstempel-Dialog ist gesperrt und trägt ein Schloss-Symbol
Check-in nur am Standort der Einrichtung erlauben, Erlaubter Umkreis (Meter)	Die App fragt vor jedem Stempeln den Standort ab und stempelt außerhalb des Umkreises nicht
Abwesenheit ab Uhrzeit erfassen	Im Abwesenheitsformular erscheint bei Krank und Kind krank an einem einzelnen Tag die Zeile Krank ab (Uhrzeit) bzw. Abwesend ab (Uhrzeit)
Pausenautomatik, Automatische Pausenregeln	Beim Auschecken wird die Mindestpause angezeigt, gewarnt oder automatisch angehoben
Arbeitsarten, Zeitvorlagen	Füllen im Zeiteintrag die Auswahl Arbeitsart wählen und Vorlage wählen

Die ersten drei Schalter wirken nur für Konten, die ausschließlich ihre eigenen Zeiten verwalten. Wer die Berechtigung Zeiterfassung, Schreiben: Alle hat, ist von allen dreien ausgenommen und trägt weiterhin Zeiten nach.

Eigene Zeiten nachträglich ändern

Ist die Einstellung aus, öffnet sich ein bestehender Eintrag nur noch zum Ansehen, und unten steht: Nachträgliche Änderungen sind für diese Einrichtung deaktiviert. Korrekturen nimmt die Leitung vor.

Beim Anlegen eines neuen Eintrags ist dann nur noch der heutige Tag wählbar, mit dem Hinweis: Nur der heutige Tag ist wählbar. Einträge für andere Tage nimmt die Leitung vor. Wird trotzdem ein anderes Datum gespeichert, kommt je nach Richtung Für vergangene Tage ist die eigene Erfassung in dieser Einrichtung deaktiviert., Für künftige Tage ist die eigene Erfassung in dieser Einrichtung deaktiviert. oder Für diesen Tag ist die eigene Erfassung in dieser Einrichtung deaktiviert.

Das Ein- und Ausstempeln bleibt unberührt.

Nur stempeln

Ist Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfassen an, verschwinden in der App zwei Einstiege: die Karte Zeit erfassen (Untertitel Komm- und Geh-Zeit eintragen) im Plus-Menü und das Plus in der Kopfzeile des Zeiterfassungs-Tabs. Wird ein Formular trotzdem erreicht, steht dort: In dieser Einrichtung wird die Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfasst. Ein Eintrag von Hand ist deshalb für keinen Tag möglich. Beim Speichern lautet die Abweisung: In dieser Einrichtung wird die Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfasst.

Bestehende Einträge bleiben davon unberührt; ob sie geändert werden dürfen, entscheidet allein die Einstellung darüber.

Beim Ausstempeln gilt die aktuelle Uhrzeit

Ist die Einstellung an, zeigt der Ausstempel-Dialog das Feld Endzeit mit einem Schloss-Symbol und darunter dauerhaft: Beim Ausstempeln gilt die aktuelle Uhrzeit. Eine abweichende Endzeit trägt die Leitung nach. Gebucht wird die Uhrzeit des Check-outs.

Liegt der Check-in an einem früheren Tag, lässt sich der Eintrag gar nicht mehr selbst abschließen: Der Eintrag ist von einem früheren Tag und braucht eine Endzeit. Weil beim Ausstempeln die aktuelle Uhrzeit gilt, kann ihn nur die Leitung abschließen. Wird ein solcher noch laufender Eintrag über Eintrag bearbeiten geöffnet, steht dort: Ohne Endzeit bleibt dieser Eintrag laufend. Beim Ausstempeln gilt in dieser Einrichtung die aktuelle Uhrzeit, eine abweichende Endzeit trägt die Leitung nach. Änderungen lassen sich trotzdem speichern.

Unabhängig von dieser Einstellung und auch für die Leitung gilt: Eine Endzeit, die noch in der Zukunft liegt, wird an einem offenen Eintrag nicht angenommen.

Standort-Sperre

Ist Check-in nur am Standort der Einrichtung erlauben aktiv, erfasst die App vor jedem Ein- und Ausstempeln den Standort. Klappt das nicht, wird nicht gestempelt, und es erscheint einer dieser Sätze:

Ortung ist deaktiviert. Bitte aktiviere die Standortdienste, um ein- oder auszustempeln.
Ohne Standortfreigabe ist das Stempeln nicht möglich. Bitte erlaube den Zugriff auf deinen Standort.
Standortzugriff ist gesperrt. Bitte erlaube ihn in den Geräteeinstellungen, um zu stempeln.
Standort konnte nicht ermittelt werden. Bitte versuche es im Freien erneut.

Liegt das Gerät außerhalb des eingestellten Umkreises, lautet die Meldung: Stempeln nicht möglich: Du bist nicht in der Nähe der Einrichtung. Der Umkreis liegt zwischen 50 und 500 Metern; die Koordinaten werden aus der Adresse der Einrichtung ermittelt. Kann die Adresse nicht verortet werden, greift die Sperre nicht, und das Kita-Konto weist darauf hin.

Diese Einstellung gibt es nur im Kita-Konto, nicht in der Trägerverwaltung.

Berechtigungen und was sie in der App ausblenden

Die Werte stehen in der Benutzergruppe der Person: Kita-Konto Einrichtung, Benutzerrechte, Fenster Benutzergruppe.

Berechtigung	Wert	Was in der App passiert
Dienstplan	Keine Berechtigung	Der Dienstplan-Tab zeigt ein Schloss mit Keine Berechtigung für den Dienstplan und darunter Deine Leitung kann das freischalten.
Dienstplan	Leserechte	Der Plan ist sichtbar, die Personaldeckung mit ihren Stufen Ausreichend besetzt, Knapp besetzt, Unterbesetzt aber nicht
Zeiterfassung, Lesen: Keine		Der Zeiterfassungs-Tab bleibt leer, es werden keine Wochen geladen
Zeiterfassung, Schreiben: Keine		Die Schaltflächen Check-in und Check-out fehlen; ein Zeiteintrag öffnet nur zum Ansehen, mit Nur Ansicht. Bearbeiten erfordert Schreibrecht.
Zeiterfassung, Schreiben: Alle		Ausnahme von den drei Zeiterfassungs-Schaltern der Einrichtung: Endzeit, Handeintrag und nachträgliche Korrektur bleiben möglich
Abwesenheit (Mitarbeiter), Lesen: Keine		Die Abwesenheitsliste zeigt ein Schloss und Du hast keine Berechtigung.
Abwesenheit (Mitarbeiter), Lesen: Alle		Die Liste enthält auch die Einträge der Kolleginnen und Kollegen, jeweils mit Namen
Arbeitszeitkonto, Lesen und Schreiben beide Keine		Die Karte Mein Arbeitszeitkonto im Zeiterfassungs-Tab wird gar nicht erst angezeigt
Urlaub muss freigegeben werden	Ja	Ein Antrag auf Urlaub, Überstundenabbau, Regenerationstag oder Sonderurlaub steht in der App auf Beantragt, bis er auf Genehmigt oder Abgelehnt gesetzt wird; Krankmeldungen und Termine nicht
Zugriff einschränken (Reiter Gruppen)	Nur gewählte(n) Gruppe(n)	Im Chat-Tab erscheinen nur Diskussionen der gewählten Gruppen sowie gruppenübergreifende

Die vier Reiter der unteren Leiste, also Chat, Dienstplan, Abwesenheiten und Zeiterfassung, bleiben immer sichtbar. Eine fehlende Berechtigung blendet den Inhalt aus, nicht den Reiter.

Voraussetzungen für den Zugang zur App

Bevor irgendeine Einstellung greift, muss die Person sich überhaupt anmelden können. Dafür sind im Kita-Konto unter Mitarbeiter drei Dinge nötig:

Der Schalter Aktiver Mitarbeiter ist an. Ist er aus, taucht die Person in der Benutzerauswahl der App nicht auf.
Im Bereich ZUGANGSDATEN steht die Zugangsart auf PIN oder E-Mail und PIN, nicht auf Keine.
Bei der Zugangsart PIN ist unter Login E-Mail zuordnen die E-Mail-Adresse hinterlegt, über die sich das Gerät anmeldet.

Beim ersten Start fragt die App unter Einrichtung finden nach der Kindy-ID (Format wie KY-1234), danach folgen Benutzerauswahl und PIN. Findet die App niemanden, steht dort: Bitte wende dich an deine Leitung. Sie lädt dich per E-Mail in die App ein.

Wenn etwas nicht funktioniert

Beobachtung	Ursache	Lösung
Der Dienstplan zeigt nur ein Schloss	Die Benutzergruppe hat beim Dienstplan den Wert Keine Berechtigung	Im Kita-Konto in der Benutzergruppe auf Leserechte setzen
Das Plus im Zeiterfassungs-Tab fehlt	Die Einrichtung hat Arbeitszeit ausschließlich per Stempeln erfassen eingeschaltet	So gewollt; Zeiten entstehen dann nur durch Stempeln
Der Zeiteintrag lässt sich öffnen, aber nichts ändern	Entweder fehlt das Schreibrecht (Nur Ansicht. Bearbeiten erfordert Schreibrecht.) oder die Selbstkorrektur ist aus (Nachträgliche Änderungen sind für diese Einrichtung deaktiviert.)	Der angezeigte Satz nennt den Grund; beide Stellen liegen im Kita-Konto
Beim Ausstempeln lässt sich die Endzeit nicht antippen	Beim Ausstempeln gilt die aktuelle Uhrzeit ist eingeschaltet	Die Leitung trägt eine abweichende Endzeit nach
Stempeln bricht mit einer Standort-Meldung ab	Die Standort-Sperre ist aktiv und die Ortung aus, nicht freigegeben oder ungenau	Standortdienste einschalten und der App den Zugriff erlauben
Die Karte Mein Arbeitszeitkonto fehlt	Die Benutzergruppe hat beim Arbeitszeitkonto Lesen und Schreiben auf Keine	Lesen auf Eigene setzen
Das Arbeitszeitkonto ist sichtbar, aber leer	Das Konto ist für diese Person noch nicht aktiviert: Arbeitszeitkonto noch nicht eingerichtet	Die Leitung aktiviert es im Kita-Konto je Person
Die Zeile Krank ab (Uhrzeit) fehlt	Abwesenheit ab Uhrzeit erfassen ist aus, oder die Meldung geht über mehrere Tage	Die Einstellung liegt in den Zeiterfassungs-Einstellungen der Einrichtung
Ein Urlaubsantrag steht auf Beantragt	Die Benutzergruppe hat Urlaub muss freigegeben werden auf Ja	Die Leitung gibt den Antrag im Kita-Konto frei
Eine geänderte Einstellung wirkt in der App noch nicht	Die App arbeitet mit dem zuletzt geladenen Stand	Die App neu laden oder neu starten; danach greift der neue Stand

Hinweise

Eine geänderte Einstellung wirkt sofort für alle, sobald die App die Einstellungen der Einrichtung neu geladen hat. Es gibt keine App-Aktualisierung über den Store dafür.
Die Einstellung Anmeldung nur von freigegebenen Geräten erlauben gilt ausdrücklich nur für die Trägerverwaltung. Team-App und Eltern-App sind davon nicht betroffen.
Die Standort-Sperre und der Umkreis lassen sich nur im Kita-Konto pflegen. Alle übrigen Zeiterfassungs-Schalter stehen auch in der Trägerverwaltung, und beide Wege schreiben denselben Wert.
Ein Eintrag, der über Mitternacht läuft, lässt sich in der App nicht nachbearbeiten, unabhängig von jeder Einstellung: Dieser Eintrag läuft über Mitternacht. Er lässt sich hier noch nicht bearbeiten — die Zeiten sind deshalb gesperrt. Korrigieren lässt er sich im Kita-Konto.
Die Sperrtexte nennen bewusst nur einen Grund. Fehlt das Schreibrecht ganz, erscheint dieser Satz und nicht der Satz zur Einstellung der Einrichtung, weil sonst eine Einstellung erklärt würde, die mit der Lage nichts zu tun hat.