Häufige Fragen im Hort

Übersicht

Dieser Artikel sammelt Fragen, die Leitung und Team im Hort häufig stellen. Jede Antwort sagt, was es in Kindy dafür gibt. Wo es keine eigene Funktion gibt, steht der Weg mit vorhandenen Funktionen dabei, und wo auch der fehlt, steht das ausdrücklich da. Wie eine Hortgruppe grundsätzlich eingerichtet wird, beschreibt der Artikel Kindy im Hort einrichten.

Wo wird die Schulklasse eines Kindes hinterlegt?

Ein eigenes Feld für die Schulklasse gibt es nicht. Hinterlegt wird sie über ein eigenes Auswahlfeld am Kind.

Feld anlegen

1. Einrichtung öffnen, Reiter Übersicht, Abschnitt AUSWAHLFELDER.
2. Über das Plus-Symbol das Fenster Eigenes Auswahlfeld öffnen.
3. Bereich auf Kind stellen, als Feldbezeichnung zum Beispiel „Klasse“ eintragen.
4. Feldtyp auf Auswahl stellen und unter Auswahlmöglichkeiten über Option hinzufügen die Klassen anlegen, etwa „1a“, „1b“, „2a“.
5. Aktiv auf Ja stellen und speichern.

Danach steht das Feld im Profil jedes Kindes im Abschnitt Auswahlfelder, dort wird die Klasse gewählt.

Klasse in der Gruppenansicht sehen: Ist im Fenster Eigenes Auswahlfeld das Häkchen In Übersicht anzeigen gesetzt, trägt die Kachel eines Kindes mit gesetzter Klasse in der Gruppenansicht einen Stern mit dem Hinweis Besonderheiten hinterlegt. Ein Klick darauf öffnet das Fenster Besonderheiten mit dem Eintrag, zum Beispiel „Klasse: 3b“.

Liste aller Kinder einer Klasse: Über den Menüpunkt Smart-Listen eine Liste im Bereich Kind mit der Art der Abfrage Zusatzfeld anlegen, das Feld „Klasse“ und die Option „3b“ wählen. Die Liste zeigt alle aktiven Kinder dieser Klasse, lässt sich oben rechts auf eine Gruppe eingrenzen und über Excel Export oder PDF Export ausgeben. Für mehrere Klassen in einer Liste werden weitere Bedingungen mit Oder verknüpft.

Zum Schuljahreswechsel: Eine Option lässt sich umbenennen, ohne die gesetzten Werte zu verlieren. Wechselt eine Klasse geschlossen, genügt es deshalb, die Option „3b“ in „4b“ umzubenennen. Kinder, die die Klasse wechseln, werden einzeln im Profil umgestellt.

Mehr dazu: Eigene Auswahlfelder, Smart-Listen.

Wie wird festgehalten, dass ein Kind allein nach Hause gehen darf?

Eine eigene Freigabe mit diesem Namen gibt es nicht. Zwei vorhandene Funktionen decken die Frage ab: die Gehzeiten für das Wann und ein eigenes Ja/Nein-Feld für das grundsätzliche Ob.

Gehzeiten: wann das Kind heute gehen darf

Eine Gehzeit ist die Uhrzeit, zu der ein Kind die Einrichtung selbstständig verlassen darf. Die Familie trägt sie in der Eltern-App unter Mein Kind, Punkt Gehzeiten, selbst ein, einmalig oder über Wiederholen regelmäßig (Täglich, Wöchentlich, Monatlich). Im Kita-Konto erscheint der Eintrag im Menüpunkt Gehzeiten mit der Kennzeichnung Einmalig oder Dauervollmacht. Von dort, und in einer Hortgruppe direkt in der Gruppenansicht, wird das Kind zur Gehzeit losgeschickt.

Eigenes Ja/Nein-Feld: ob das Kind grundsätzlich allein gehen darf

1. Einrichtung, Reiter Übersicht, Abschnitt AUSWAHLFELDER, Plus-Symbol.
2. Bereich Kind, Feldbezeichnung zum Beispiel „Darf allein nach Hause gehen“, Feldtyp Ja/Nein, Aktiv Ja.
3. Bei Bedarf In Übersicht anzeigen setzen: dann trägt die Kachel der betreffenden Kinder in der Gruppenansicht den Stern Besonderheiten hinterlegt.
4. Speichern.

Den Haken für viele Kinder auf einmal setzt das Symbol Werte bei Kindern setzen in der Zeile des Feldes: im Fenster die Gruppe wählen und die Kinder anhaken. Eine Smart-Liste mit diesem Feld und dem Wert Ja liefert alle Kinder, die allein gehen dürfen.

Wichtig: Beides sind Angaben, keine unterschriebene Erklärung. Die Gehzeit tragen die Eltern in der App ein oder das Team über Verwalten in der Tagesansicht Gehzeiten, das Ja/Nein-Feld setzt das Team. Eine Unterschrift erfasst Kindy dabei nicht. Das Ja/Nein-Feld steuert außerdem nichts: Es verhindert kein Losschicken und löst keine Warnung aus.

Mehr dazu: Gehzeiten, Gruppenansicht im Hort: Kinder losschicken, Eigene Auswahlfelder.

Wie melden Eltern ihr Kind zur Ferienbetreuung an?

Eine eigene Ferienanmeldung gibt es nicht. Zwei vorhandene Module eignen sich dafür, je nachdem, wie genau die Anmeldung sein soll.

Tageweise: Abfrageliste

Die Abfrageliste ist der Weg, wenn Eltern einzelne Ferientage wählen sollen.

1. Menüpunkt Abfragelisten, oben rechts Neu.
2. Unter Empfänger die Hortgruppe(n) wählen, unter Name der Liste zum Beispiel „Ferienbetreuung Sommer“.
3. Unter Laufzeit den Ferienzeitraum mit Von und Bis eintragen.
4. Sollen nur bestimmte Wochentage wählbar sein, Nur für bestimme Wochentage anhaken und die Tage auswählen.
5. Für einen Anmeldeschluss Ende der Eingabezeit anhaken und unter Einträge sind möglich bis das Datum setzen.
6. Soll je Tag zusätzlich eine Uhrzeit angegeben werden, etwa die geplante Abholzeit, Auswahl für den Tag anhaken, eine Bezeichnung eintragen und Uhrzeit wählen.
7. Aktive Liste anhaken, bei Benachrichtigung Eltern in der App benachrichtigen wählen und speichern.

Die Eltern wählen die Tage in der Eltern-App unter Mein Kind, Punkt Abfragelisten, einzeln oder über Ganze Woche. Im Kita-Konto zeigt Anzeigen die Wochenübersicht aller Kinder; Exportieren gibt die angezeigte Woche als Excel-Datei aus. Bei mehreren Ferienwochen wird jede Woche einzeln exportiert.

Einmalige Frage: Umfrage

Reicht eine einzelne Rückmeldung, zum Beispiel „Welche Ferienwochen?“, eignet sich eine Umfrage aus dem Menüpunkt Umfragen. Eine Frage vom Typ Mehrfachauswahl mit den Ferienwochen als Antworten und eine Antwortfrist setzen decken das ab. Beantwortet wird je Kind.

Nicht dafür gedacht: Schließtage vom Typ Ferien

Unter Einrichtung, Einstellungen, Abschnitt SCHLIESSTAGE (DIENSTPLAN) gibt es den Typ Ferien. Er kennzeichnet Tage, an denen die Einrichtung geschlossen ist. In der Eltern-App erscheinen diese Tage, sofern Schließtage in der Eltern-App anzeigen gesetzt ist, unter Termine im Abschnitt Schließtage mit dem Satz „Tage, an denen die Einrichtung geschlossen ist.“ Für Ferienzeiten mit Betreuung ist der Typ deshalb der falsche Weg; er gehört nur zu echten Schließzeiten, etwa einer Sommerschließung.

Mehr dazu: Abfragelisten, Abfragelisten: Verknüpfung mit Essen, Abwesenheit und Anwesenheit, Umfragen, Schließtage.

Wie erfahren Eltern, dass ihr Kind angekommen oder gegangen ist?

Dafür gibt es eine eigene Benachrichtigung. Sie braucht zwei Schalter:

1. In der Gruppe: Im Kita-Konto das Fenster Gruppe öffnen und im Abschnitt Benachrichtigungen Eltern beim Ein- und Ausloggen benachrichtigen anhaken. Darunter steht: „Empfehlenswert für Hortgruppen. Eltern aktivieren den Empfang zusätzlich selbst in der App.“
2. In der Eltern-App: Die Eltern schalten unter Nutzerkonto, Abschnitt PUSH-BENACHRICHTIGUNGEN, den Schalter Ein- & Ausloggen ein. Er ist zu Beginn ausgeschaltet.

Sind beide gesetzt, bekommen die Eltern beim Einchecken eine Meldung wie „Mia ist angekommen“, beim Auschecken „Mia ist gegangen“, jeweils mit Uhrzeit. Der Gruppen-Schalter gilt für die Gruppe, in der das Kind ein- oder ausgecheckt wird. Ist ein Kind mehreren Gruppen zugeordnet, etwa Frühhort und Hort, wird der Schalter in beiden Gruppen gesetzt.

Beim Losschicken geht statt „ist gegangen“ eine eigene Meldung hinaus, sofern im Bestätigungsfenster Push-Benachrichtigung verschicken angehakt bleibt. Ohne hinterlegte Nachricht lautet sie zum Beispiel „Dein Kind wurde um 14:30 Uhr losgeschickt“. In der Eltern-App steuert diese Meldung der Schalter Losgeschickt, der von Beginn an eingeschaltet ist.

Mehr dazu: Push-Benachrichtigungen in der Eltern-App, Gruppenansicht im Hort: Kinder losschicken.

Das Kind ist morgens im Frühhort und nachmittags wieder da: wie zählt die Anwesenheit?

Ein Kind kann am selben Tag mehrfach ein- und ausgecheckt werden. Jeder Abschnitt zählt, die Zeiten werden zur Tagessumme addiert.

Beispiel: Frühhort von 7:00 bis 8:00 Uhr, Hort von 11:30 bis 16:00 Uhr. Die Tagessumme beträgt 5:30 Stunden, nicht nur die 4:30 Stunden des letzten Abschnitts.

Im Bericht Anwesenheiten Gruppe (Einrichtung, Reiter Daten & Berichte, Kategorie Gruppen) steht dafür je Abschnitt eine eigene Zeile mit Anwesend von, Anwesend bis und Zeit. Darunter folgt eine Zeile mit dem Wort SUMME in der Spalte Anwesend von. Sie trägt die Tagessumme sowie Betreuungsmodell, Betreuungszeit und Differenz. Bei einer Auswertung in Excel entweder die Abschnittszeilen oder die SUMME-Zeilen addieren, nie beide.

Mehr dazu: Anwesenheiten einer Gruppe für einen Monat exportieren.

Wer holt ab?

Dafür gibt es die Funktion Abholer. Die Eltern teilen in der Eltern-App unter Mein Kind, Punkt Abholer, mit, wer ihr Kind an einem bestimmten Tag oder regelmäßig abholt. Die Einrichtung legt unter Einrichtung, Reiter Einstellungen, Unterreiter Eltern-App, fest, ob Eltern nur aus den in der Familie als Abholberechtigt gekennzeichneten Personen wählen oder freie Namen eintragen.

In einer Hortgruppe sieht das Team die Abholer so:

Das Abholer-Symbol direkt an der Kachel des Kindes fehlt in einer Hortgruppe, weil dort das Tür-Symbol zum Losschicken steht.

Der Abholer-Eintrag ist eine Mitteilung der Eltern, keine Vollmacht. Eine schriftliche Vollmacht, die die Einrichtung verlangt, bleibt die Grundlage.

Mehr dazu: Abholer.

Lassen sich Hausaufgaben oder AG-Kurse erfassen?

Hausaufgaben: Kindy hat keine Funktion für Hausaufgaben. Weder die Aufgaben noch ein Erledigt-Vermerk lassen sich als eigener Eintrag erfassen, und Eltern sehen dazu nichts in der Eltern-App. Für eine kurze Übergabe im Team, etwa „Hausaufgaben nicht fertig geworden“, steht das Tagebuch zur Verfügung. Es ist ausschließlich teamintern: „Der Eintrag im Tagebuch ist für Eltern nicht sichtbar.“

AG-Kurse: Eine Kursverwaltung mit Terminen, Teilnehmerlisten und Anwesenheit je Kurs gibt es nicht. Festhalten lässt sich nur, wer an welcher AG teilnimmt: über ein eigenes Auswahlfeld am Kind, zum Beispiel „AG“ vom Feldtyp Auswahl mit den Optionen „Fußball“, „Chor“, „Kochen“. Ein Kind kann dabei mehrere Optionen zugleich haben. Eine Smart-Liste mit der Option „Chor“ liefert dann alle Kinder dieser AG, auch als Excel- oder PDF-Datei. Wann die AG stattfindet und wer an einem bestimmten Tag da war, bildet Kindy nicht ab.

Mehr dazu: Tagebuch, Eigene Auswahlfelder, Smart-Listen.

Voraussetzungen

Die Rechte werden je Benutzergruppe unter Einrichtung, Menü, Benutzerrechte vergeben. Die Funktionen für Eltern werden unter Einrichtung, Reiter Einstellungen, Unterreiter Eltern-App, Abschnitt ELTERN APP FUNKTIONEN freigeschaltet.

Wenn etwas nicht funktioniert

Hinweise

• Auswahlfelder, die der Träger über die Standard-Auswahlfelder vorgibt, tragen das Kennzeichen Träger und lassen sich in der Kita nicht ändern. Eine Klasse oder AG als eigenes Feld der Kita anzulegen, ist davon nicht berührt.
• Smart-Listen erfassen nur aktive Kinder. Ein Kind, das den Hort verlassen hat und inaktiv gesetzt ist, erscheint in keiner Klassen- oder AG-Liste mehr.
• Ein Abholer-Eintrag kommt aus dem App-Zugang eines Elternteils. In der Abholer-Anzeige steht nicht, welches Elternteil den Eintrag angelegt hat.

Mehr dazu

• Kindy im Hort einrichten
• Gruppenansicht im Hort: Kinder losschicken
• Eigene Auswahlfelder
• Smart-Listen
• Gehzeiten
• Abfragelisten
• Umfragen
• Schließtage
• Push-Benachrichtigungen in der Eltern-App
• Anwesenheiten einer Gruppe für einen Monat exportieren
• Abholer