Wir starten mit Kindy: der Fahrplan

Übersicht

Dieser Wegweiser beschreibt, in welcher Reihenfolge eine Einrichtung Kindy in Betrieb nimmt. Er ersetzt keinen der Einzelartikel, sondern sortiert sie: sechs Etappen, jede mit dem, was gerade ansteht, wo es liegt, woran sich das Ende der Etappe erkennen lässt und welcher Artikel die Einzelheiten hat.

Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Mehrere Schritte setzen einen früheren voraus: ohne Gruppen lässt sich kein Kind einer Gruppe zuordnen, ohne Benutzergruppe lässt sich keine Person anlegen, ohne aktives Kind kein Eltern-Zugang. Diese Abhängigkeiten stehen jeweils unter Warum jetzt.

Welche Anwendung wofür da ist (Kita-Konto, Team-App, Eltern-App, Trägerverwaltung), erklärt Die Kindy-Apps im Überblick. Der Fahrplan hier setzt das voraus: Eingerichtet wird fast alles im Kita-Konto im Browser.

Voraussetzung für Etappe 1 ist das erste Konto der Einrichtung. Es wird von Kindy eingerichtet; Passwort und PIN werden mitgeteilt und beim ersten Anmelden geändert, siehe Erstmalige Passwort Änderung.

Etappe 1: Die Einrichtung anlegen

Was jetzt dran ist

1. Im Kita-Konto den Bereich Einrichtung öffnen, Reiter Übersicht.
2. Oben die Stammdaten ausfüllen: Standortname, Adresse, Telefon, E-Mail, Region und Feiertage im Kalender (Anzeigen oder Ausblenden), dann Speichern. Unter Region stehen die Bundesländer von Deutschland und Österreich; daraus ergeben sich die Feiertage.
3. Das Logo entsteht über das Bild im Kopf der Seite: darauf klicken und eine Datei hochladen.
4. Im Abschnitt GRUPPEN über die Plus-Schaltfläche das Fenster Gruppe öffnen und je Gruppe Name, Größe, Motiv, Bereich, Farbe im Dienstplan und Betreuungsart festlegen. Im selben Fenster lassen sich später Kinder per Ziehen zuordnen (Alle Kinder links, Kinder in der Gruppe rechts).

Wo es liegt: Einrichtung › Reiter Übersicht. Die weiteren Seiten der Einrichtung (Benutzerrechte, Datenim-/export, Kundenkonto, Datenschutz, Geräte-Verwaltung) stehen hinter der Schaltfläche mit den drei Punkten oben rechts im Kopfbereich.

Warum jetzt: Die Gruppen sind die Grundlage von fast allem, was danach kommt. Sie stehen zur Auswahl, wenn ein Kind zugeordnet wird, sie begrenzen den Zugriff einer Benutzergruppe, sie sind die Empfänger von Pinnwandeinträgen und Nachrichten, und sie bilden die Gruppenansicht. Beim späteren Import werden Gruppen ausschließlich über den exakt gleich geschriebenen Namen wiedererkannt.

Fertig, wenn: Der Kopf der Seite zeigt Name und Logo der Einrichtung, und im Abschnitt GRUPPEN stehen alle Gruppen des Hauses.

Hinweis zu Öffnungszeiten: Im Kita-Konto gibt es dafür kein eigenes Feld. Ein Träger kann die Öffnungszeiten und die Kapazität in der Trägerverwaltung hinterlegen (Kita öffnen › Kontaktinformationen › Basis-Informationen bearbeiten). Die Zeiten, mit denen Kindy tatsächlich rechnet, entstehen später: die Betreuungszeiten am Betreuungsmodell (Etappe 3) und die Tagesansicht im Dienstplan (Etappe 6).

Mehr dazu: Wie lege ich eine Gruppe an?, Wie kann ich das Logo/Bild der Einrichtung ändern?

Etappe 2: Wer darf was

Was jetzt dran ist

1. Einrichtung öffnen, über die Schaltfläche mit den drei Punkten Benutzerrechte wählen. Die Liste zeigt die Spalte Benutzergruppe; über die Plus-Schaltfläche entsteht eine neue, über Bearbeiten wird eine bestehende geöffnet.
2. Im Fenster Benutzergruppe eine Bezeichnung vergeben und die Rechte setzen. Die meisten Rechte haben die Stufen Keine Berechtigung, Leserechte und Lese-/Schreibrechte, einige sind reine Ja/Nein-Schalter (etwa Kind anlegen oder QR-Kiosk). Eine ähnliche Gruppe lässt sich über Benutzergruppe duplizieren kopieren.
3. Unter Zugriff einschränken festlegen, ob Zugriff auf alle Gruppen besteht oder Nur gewählte(n) Gruppe(n). Bei der zweiten Wahl werden die erlaubten Gruppen angehakt.
4. Erst danach die Personen anlegen: Bereich Mitarbeiter öffnen, oben rechts Neu. Im Fenster Teammitglied stehen Vorname, Nachname, Zugangsart, PIN, optional Gruppe, und die Benutzergruppe.
5. Für viele Personen auf einmal: Einrichtung › Datenim-/export › Team Stammdaten.

Zugangsart

Warum jetzt: Die Benutzergruppe ist beim Anlegen einer Person ein Pflichtfeld; ohne eine passende Gruppe lässt sich das Fenster nicht speichern. Im Team-Import ist eine Benutzergruppe, die es nicht gibt, ein Fehler: die Zeile wird mit dem Hinweis Benutzergruppe nicht vorhanden markiert und lässt sich nicht importieren. Und die Einschränkung auf einzelne Gruppen setzt voraus, dass die Gruppen aus Etappe 1 bereits existieren.

Fertig, wenn: Jede Person steht in der Liste Mitarbeiter mit ihrer Benutzergruppe, und mindestens eine Person hat die Zugangsart E-Mail und PIN. Die letzte Person mit dieser Zugangsart lässt sich weder löschen noch umstellen; das System weist beides ab, damit der Zugang zur Einrichtung nicht verloren geht.

Mehr dazu: Benutzergruppen für Mitarbeiter:innen, Wie lege ich Mitarbeiter:innen an?, Mitarbeitende anlegen und in der Team-App anmelden, Wie können Mitarbeiter:innen Stammdaten importiert werden?, Standort, Kita-Gruppen für Mitarbeiter:innen einschränken

Etappe 3: Kinder und Familien

Was jetzt dran ist

1. Zuerst die Kataloge, die später je Kind ausgewählt werden, im Bereich Einrichtung, Reiter Übersicht:
   • Abschnitt BETREUUNGSMODELLE: Fenster Betreuungsmodell mit Name des Betreuungsmodells, Weitere Bezeichnung, Interner Code und den Betreuungszeiten.
   • Abschnitt AUSWAHLFELDER: Fenster Eigenes Auswahlfeld für zusätzliche Merkmale mit Bereich (Kind, Familie oder Team), Kategorie, Feldbezeichnung, Feldtyp (Ja/Nein oder Auswahl) und Aktiv.
2. Kinder einzeln anlegen: Bereich Kinder, Schaltfläche Neu. Im Fenster Kind anlegen entweder unter Wähle eine Familie eine bestehende Familie wählen oder Eine neue Familie für das Kind anlegen ankreuzen, dazu Kind Vorname, Kind Nachname, Geburtsdatum und Geschlecht.
3. Im Kind ergänzen: Abschnitt VERTRAGSDATEN mit Eintrittsdatum und Austrittsdatum, Abschnitt GRUPPE (Fenster Gruppe mit Von, Bis, Gruppe und dem Haken Hauptgruppe) und Abschnitt BETREUUNGSZEITEN (Fenster Betreuungszeiten des Kindes mit dem Betreuungsmodell aus Schritt 1).
4. Für viele Kinder auf einmal: Einrichtung › Datenim-/export › Kinder Stammdaten. Die Datei kann unter anderem die Spalten Stammdaten Kennzeichnung, Eintrittsdatum, Gruppe, Betreuungsmodell und Teilnahmebestätigung liegt vor enthalten.
5. Die Familie: Sie entsteht mit dem ersten Kind, eine eigene Schaltfläche zum Anlegen gibt es in der Familienliste nicht. In der Familienansicht stehen die Abschnitte ELTERN UND FAMILIE (die Familienmitglieder mit ihren Kontaktdaten), KINDER, APP BENUTZER und DOKUMENTE.

Warum jetzt: Gruppen und Betreuungsmodelle lassen sich am Kind nur auswählen, wenn sie vorher angelegt wurden; beide Fenster zeigen ausschließlich die Einträge der Einrichtung. Im Import gilt dasselbe über den Namen: Eine Gruppe, die es nicht gibt, bleibt unzugeordnet, und ein unbekanntes Betreuungsmodell wird in der Vorschau mit Betreuungsmodell nicht gefunden, wird übersprungen markiert und ausgelassen. Das Eintrittsdatum entscheidet außerdem darüber, ob ein Kind aktiv ist: Ein Datum in der Zukunft bedeutet, dass das Kind noch nicht aktiv ist, und ein aktives Kind ist die Voraussetzung für Etappe 4.

Fertig, wenn: Die Kinder stehen in der Liste Kinder und nicht unter Inaktive Kinder, jedes Kind hat eine Hauptgruppe, und die Gruppenansicht zeigt sie. Steht dort Keine Kinder in dieser Gruppe. mit dem Zusatz Derzeit sind dieser Gruppe keine Kinder zugewiesen., fehlt noch die Zuordnung oder das Eintrittsdatum liegt in der Zukunft.

Mehr dazu: Wie lege ich ein Kind an?, Wie können Kinder Stammdaten importiert werden?, Wie kann ich einfacher Kinder einer Gruppe zuordnen?, Betreuungsmodelle, Eigene Auswahlfelder, Allergien und Merkmale, Familienmitglieder importieren, Kinderliste: Ein- und Austrittsdaten verwalten

Etappe 4: Eltern an Bord

Was jetzt dran ist

1. Vorher festlegen, was die Eltern-App zeigt: Einrichtung › Einstellungen › Reiter Eltern-App, Abschnitt ELTERN APP FUNKTIONEN. Dort wird je Funktion angekreuzt, ob sie in der Eltern-App erscheint, unter anderem Kurzmitteilungen, Abholer (mit der Wahl Nur eingetragene Abholer (aus Familie) oder Freie Eingabe von Namen), Abwesenheit, Telefonliste, Fotoliste, Speiseplan, Tagesverlauf, Abfragelisten, Elternstunden, Diskussionen, Gehzeiten, Umfragen, Übersetzer anzeigen und Bild Download erlauben.
2. Wenn neue Familien nicht die gesamte Vorgeschichte mitlesen sollen: je Kind im Abschnitt VERTRAGSDATEN das Feld Inhalte sichtbar ab setzen, bevor eingeladen wird.
3. Je Familie die Teilnahme dokumentieren: in der Familienansicht den Haken Teilnahmebestätigung liegt vor setzen.
4. Zugang anlegen: in der Familienansicht im Abschnitt APP BENUTZER über die Plus-Schaltfläche das Fenster App Benutzer öffnen, Vorname, Nachname, E-Mail und Rolle eintragen und den Haken E-Mail mit Aktivierungscode an den Benutzer verschicken setzen.
5. Alternative ohne Einzelanlage: die Selbstregistrierung. Eltern tragen sich über einen dauerhaften Link oder den Aushang mit QR-Code selbst ein, bestätigen ihre E-Mail-Adresse und erscheinen danach im Kita-Konto unter Registrierungen, wo sie über Zuordnen & einladen einem Kind zugeordnet werden.

Warum jetzt: Ein Eltern-Zugang lässt sich erst anlegen, wenn die Familie ein aktives Kind mit Gruppenzuordnung hat. Fehlt das, erscheint Benutzer anlegen nicht möglich mit dem Hinweis, das Eintrittsdatum und die Gruppenzuordnung zu prüfen. Fehlt die Teilnahmebestätigung, lautet derselbe Hinweis, dass bisher keine Teilnahmebestätigung vorliegt. Auch ein trotzdem verschickter Code hilft nicht weiter: Ohne aktives Kind lässt er sich nicht einlösen.

Fertig, wenn: In der Familienansicht steht bei den App-Benutzern das Symbol mit dem Hinweis Kindy App aktiviert. Solange nur CODE GESENDET dasteht, hat die Familie den Zugang noch nicht eingerichtet.

Mehr dazu: Wie lade ich Eltern zur Eltern-App ein?, Eltern-Registrierungen, Aktivierungscode erneut verschicken, Wie sehe ich, ob Eltern den Account aktiviert haben?, Einträge für (neue) Eltern zeitlich einschränken, Push-Benachrichtigungen in der Eltern-App

Etappe 5: Den Alltag einschalten

Was jetzt dran ist

1. Pinnwand: Auf der Seite Pinnwandeinträge über Neu das Fenster Neuer Eintrag öffnen. Unter Empfänger stehen Alle Gruppen und die einzelnen Gruppen zur Wahl.
2. Postbox: Über Neue Nachricht eine Nachricht an die Eltern schreiben. Neben dem Postfach gibt es dort Termin Nachrichten, Entwürfe und Vorlagen.
3. Termine: Auf der Seite Termine über Neu einen Termin anlegen, bei Bedarf als Serie.
4. Abfragelisten: Im Bereich Abfragelisten über Neu eine Liste anlegen, die in der Eltern-App erscheint, etwa für das Mittagessen oder die Ferienbetreuung.
5. Gruppenansicht: Die tägliche Fläche für Kommen und Gehen der Kinder.

Warum jetzt: Diese Flächen setzen die vorherigen Etappen voraus. Ein Pinnwandeintrag braucht eine Gruppe als Empfänger, die Gruppenansicht braucht Kinder in der Gruppe, und in der Eltern-App erscheinen Abfragelisten nur, wenn die Funktion in Etappe 4 angekreuzt wurde. Die Gruppen-Ansicht ist außerdem ein eigenes Recht der Benutzergruppe: Ohne dieses Recht fehlt der Menüpunkt.

Fertig, wenn: Der erste Pinnwandeintrag ist in der Eltern-App sichtbar, und die Gruppenansicht zeigt die Kinder der gewählten Gruppe.

Mehr dazu: Wie lege ich einen Pinnwand-Eintrag an?, Wie schreibe ich eine Nachricht?, Wiederholende Termine (Serientermine), Abfragelisten, Kurzmitteilungen, Aktionen in der Gruppenansicht ausblenden, Voreingestellte Gruppe auf der Startseite, Kita-Dashboard

Etappe 6: Optional und später

Diese Bereiche sind für den Start nicht nötig. Sie kommen dazu, wenn der Alltag läuft.

Personalbereich: Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Arbeitszeitkonto und Personaldeckung hängen an einer Reihe von Grundsatzentscheidungen (Erfassungsweg, Pausen, Soll je Person, Urlaubsfreigabe, Schließtage, Betreuungsschlüssel). Der passende Einstieg ist Welche Arbeitsweise passt zu uns?, die Schritte im Einzelnen stehen in Einrichtung der Personalmodule.

Team-App: Sobald die Mitarbeitenden aus Etappe 2 angelegt sind, können sie sich in der Team-App anmelden. Nötig sind die Kindy-ID der Einrichtung (sie steht im Kita-Konto oben auf der Seite Einrichtung), die Zugangsdaten und die persönliche PIN. Siehe Mitarbeitende anlegen und in der Team-App anmelden und Kindy Team.

Trägerverwaltung: Für Träger mit mehreren Einrichtungen. Sie bündelt die Kitas unter einem Dach und ergänzt Felder, die es im Kita-Konto nicht gibt, etwa Öffnungszeiten und Kapazität. Siehe Trägerverwaltung.

Dokumente der Einrichtung: Im Abschnitt DOKUMENTE der Einrichtung lassen sich PDF-Dateien hinterlegen, je Dokument mit der Sichtbarkeit Intern oder Kindy App.

Wenn etwas nicht funktioniert

Was sich später schwer ändern lässt

• Die Kennzeichnungen aus dem Import. Ein vorhandenes Kind wird beim erneuten Import ausschließlich über die Stammdaten Kennzeichnung wiedererkannt, eine Familie über die Familien Kennzeichnung. Wer ohne Kennzeichnung importiert, hat nach dem zweiten Import in aller Regel alles doppelt. Diese Nummern gehören von Anfang an in die Datei, am besten aus dem Vorsystem.
• Die Namen der Gruppen und Benutzergruppen, wenn regelmäßig importiert wird. Der Import verknüpft beides über den Namen. Eine Umbenennung trifft danach jede Datei, die noch den alten Namen führt.
• Der Rückblick der Eltern. Neue Eltern sehen die Inhalte der Gruppe auch aus der Zeit vor ihrer Anmeldung. Das Feld Inhalte sichtbar ab begrenzt das, wirkt aber nur, solange es vor der Einladung gesetzt ist. Was Eltern einmal gesehen haben, lässt sich nicht zurücknehmen.
• Gelöschte Datensätze. Das Löschen eines Kindes oder einer Familie ist endgültig. Für das Ende einer Betreuung ist das Austrittsdatum gedacht, nicht das Löschen.
• Der letzte Zugang mit eigener E-Mail. Solange es nur eine Person mit der Zugangsart E-Mail und PIN gibt, lässt sie sich weder löschen noch auf PIN umstellen. Eine zweite Person mit eigenem Zugang erspart diese Sackgasse.

Was man getrost später machen kann

• Der gesamte Personalbereich. Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Arbeitszeitkonto und Personaldeckung lassen sich jederzeit nachziehen; sie berühren die Arbeit mit Kindern und Eltern nicht.
• Eigene Auswahlfelder. Sie kommen jederzeit dazu. Optionen eines Auswahlfelds lassen sich später umbenennen, ohne bereits gesetzte Werte zu verlieren, und ein Feld lässt sich über Aktiv ausblenden statt löschen.
• Zusatzfunktionen der Eltern-App. Speiseplan, Elternstunden, Umfragen, Gehzeiten, Diskussionen und die übrigen Haken im Abschnitt ELTERN APP FUNKTIONEN können einzeln dazugeschaltet werden, wenn die Grundfunktionen laufen.
• Smart-Listen, Sammelmappe, Unfallprotokolle, Kalender-Abo. Praktische Ergänzungen, die keinen Einfluss auf die Grundeinrichtung haben.
• Die Feinheiten der Rechte. Benutzergruppen lassen sich jederzeit nachschärfen. Für den Start genügen wenige Gruppen, etwa eine für die Leitung und eine für das Team.